headDivide.jpg NOTICE: The OPS Careers job alert service has been restored; to sign-up for job posting notifications through the OPS Careers job alert service please access the job alert subscription page.
navArrow1.gifSearch navArrow1.gifWho we are navArrow1.gifOur workforce navArrow2.gifHiring Process navArrow2.gifYouth And New Professionals navArrow2.gifFAQs

Job Specification
Position Title: AMBULANCE COMMUNICATIONS OFFICER
Job Code: OPSEU - Ambulance Communications Officer 1, 16710
Job ID: 22404

Purpose of Position:
To receive 9-1-1, emergency and non emergency requests for ambulance services, determine the required level of response, and provide seamless ambulance dispatching services using the resources provided by ambulance service operators. To provide timely and accurate telecommunications services to callers, ambulance service providers, and other emergency health services system stakeholders. Where required, provide call taking and dispatching telecommunication services for fire services and other public safety services.

**********************************************************

Traiter les demandes au 911 de services dambulance d`urgence et moins urgents, déterminer le degré requis d`intervention et assurer des services intégrés de répartition dambulances à l`aide des ressources fournies par les exploitants des services d`ambulance. Fournir des services de télécommunications en temps opportun et précis aux appelants, aux fournisseurs de services dambulance et aux autres intervenants du système des services de santé d`urgence. Au besoin, traiter les appels et fournir les services de télécommunications pour la répartition des services des incendies et d`autres services de sécurité publique.

Duties/Responsibilities:
Central Ambulance Communications Centres (CACC) are mission critical, technologically complex workplaces providing the initial access point to Ontarios emergency health services system for victims of illness or injury. Working in one of the ministry operated CACCs, responsible for the provision of ambulance communication services, the position:
1. Performs call-taking duties by: answering assessing and directing a response to all calls for ambulance service whether received by telephone or other wireline and wireless technologies (e.g. facsimile, teletype, cellular / satellite phone, computer-aided dispatch, radio or voice over internet, using the approved call screening instrument and protocols to establish interactive call taking actions with the caller, eliciting essential information to prioritize, pre-alert and activate the required level of ambulance and emergency services response, identify possible scene hazards; and respond to issues and concerns of callers and stakeholders.

2. Provides callers with pre-arrival instructions included as part of the approved call screening instrument and protocols including first aid, telephone-assisted cardio-pulmonary resuscitation (CPR) and preventative choking instructions to perform on the victim while awaiting the arrival of paramedics or tiered emergency responders.

3. Performs dispatching duties by: determining: call location, required levels of response, competing demands for service and availability of resources; selecting, notifying and directing the ambulances and emergency response units in a manner that minimizes response times while making efficient use of resources. Where required the position may also provide call taking and dispatching telecommunication services for fire services and other public safety services. Checks availability and monitors progress of vehicles by reviewing the status of each ambulance in the area of the dispatch catchment through oral and/or visual protocols.

4. Notifies other public safety agencies, public utilities /municipal/provincial agencies, neighboring CACC/Communication Services and health care facilities for assistance as requested by the responding/attending ambulance crew and notification protocols.

5. In the absence of physician or midwife direction selects and directs patient transport to closest appropriate health care facility in accordance with the needs of the patient and in accordance with local transportation agreements.

6. Operates, maintains and troubleshoots a variety of computer-based telecommunications and computer-aided dispatch (CAD) technologies used to maintain communications links, and provide assistance to ambulance crews.

7. Documents all elements of call activities in accordance with Ministry policy and prepares a variety of reports electronically and/or paper-based, any of which may be used in legal proceedings.

8. Works closely with co-workers, management, neighboring CACCs/Communications Services, land and air ambulance service providers and allied agencies to ensure appropriate operational and technical linkages and considerations with regard to requests for emergency services. Activates tiered response agencies in accordance with local criteria.

9. As directed by the Manager/Supervisor assists/participates in the training of staff (e.g. new employees and CACC staff returning from extended absences) to ensure operational standards, best practices etc. are adhered to.

10. Performs basic equipment checks and trouble-shooting to ensure operational readiness; maintains familiarization with equipment operation, catchment area geography/resources, and communication/ambulance service related legislation, policy, procedures and practices.

11. Participates in a team environment to resolve work related issues and refers contentious issues (e.g. public/stakeholder complaints, inquiries, and equipment failures) to the Manager/Supervisor.

12. Position requires the ability to work shifts of varying lengths in accordance with a compressed work week agreement in an inherently stressful 24/7 environment.

13. Performs additional duties as assigned by management.

****************************************************

Les centres intégrés de répartition d`ambulances (CIRA) sont des lieux de travail essentiels à la mission et technologiquement complexes qui fournissent le point d`accès initial au système des services d`urgence de lOntario pour les personnes malades ou blessées. Travaillant dans un des CIRA exploités par le ministère, chargés de la prestation des services de répartition dambulances, les titulaires du poste doivent:

1. Traiter les appels de la façon suivante : répondre, évaluer et diriger tous les appels pour un service d`ambulance, que cette demande soit reçue par téléphone ou par d`autres technologies filaires ou sans fil (p. ex., télécopieur, téléscripteur, téléphone cellulaire ou satellitaire, répartition assistée par ordinateur, radio ou voix par Internet), en utilisant les mécanismes et les protocoles approuvés de filtrage des appels dans le but d`établir une interaction vocale avec l`appelant afin de prendre des mesures, d`obtenir des renseignements essentiels pour établir les priorités, de pré-alerter et d`activer le niveau requis de services dambulance et d`intervention d`urgence, déterminer les risques possibles sur les lieux et répondre aux questions et aux préoccupations des appelants et des intervenants.
2. Fournir des directives aux appelants avant l`arrivée de l`ambulance, conformément aux mécanismes et aux protocoles approuvés de filtrage des appels, pouvant comprendre les premiers soins, la réanimation cardio-respiratoire (RCR) assistée par téléphone et les mesures de prévention de la suffocation devant être pratiquées sur la victime en attendant l`arrivée des ambulanciers ou d`autres intervenants d`urgence.
3. Accomplir les tâches de répartition de la façon suivante: déterminer la provenance des appels, les niveaux d`intervention requis, les demandes concurrentes des services et la disponibilité des ressources, sélectionner, avertir et diriger les ambulances et les unités d`intervention d`urgence d`une manière qui minimise les temps d`intervention, tout en faisant une utilisation efficace des ressources. En cas de besoin, le poste peut également traiter les appels et fournir les services de télécommunications pour la répartition des services des incendies et d`autres services de sécurité publique. Vérifier la disponibilité des véhicules et surveiller leur cheminement en vérifiant l`état de chaque ambulance dans la zone de répartition desservie à laide des protocoles vocaux ou visuels.
4. Informer les autres organismes de sécurité publique, les services publics, les organismes municipaux et provinciaux, les CIRA et les services de répartition voisins, et les établissements de santé afin d`obtenir de l`aide demandée par l`équipe d`intervenants ou d`ambulanciers, et conformément aux protocoles de notification.
5. En l`absence de directives fournies par un médecin ou une sage-femme, déterminer l`établissement de santé approprié le plus proche et y diriger le transport de la patiente ou du patient en fonction de ses besoins et conformément aux accords locaux en matière de transport.
6. Utiliser, maintenir et effectuer des manœuvres de dépannage d`une variété de systèmes de télécommunications informatisés et de répartition assistée par ordinateur permettant de maintenir des liens de communication et de fournir une aide aux ambulanciers.
7. Documenter tous les éléments des appels, conformément aux politiques du ministère, et préparer une série de rapports par voie électronique ou en version papier, qui pourraient être utilisés dans le cadre de procédures judiciaires.
8. Travailler en étroite collaboration avec les collègues de travail, les dirigeants, les CIRA et les services de répartition voisins, les fournisseurs de services d`ambulance terrestre et aérienne et les organismes connexes afin d`établir des liens opérationnels et techniques et de veiller à ce qu`ils donnent suite aux demandes de services d`urgence. Communiquer avec d`autres organismes d`intervention, conformément aux critères locaux.
9. Participer, à la demande du chef ou du superviseur, à la formation du personnel (p. ex., les nouveaux employés et les membres du personnel du CIRA qui reviennent au travail après une absence prolongée) afin d`assurer le respect des normes opérationnelles et des meilleures pratiques.
10. Effectuer des vérifications de base de l`équipement et des manœuvres de dépannage afin d`assurer la préparation opérationnelle, de maintenir une bonne connaissance du fonctionnement de l`équipement, de la géographie et des ressources de la région desservie, ainsi que des dispositions législatives, des politiques, des procédures et des pratiques en matière de communication et de services d`ambulance.
11. Participer, en équipe, aux activités visant à résoudre les problèmes liés au travail et soumettre les questions litigieuses (comme les plaintes du public et des intervenants, les enquêtes et la défaillance de l`équipement) au chef ou au superviseur.
12. Pouvoir effectuer des quarts de travail de durée variable, conformément à entente relative à une semaine de travail comprimée, dans un contexte intrinsèquement stressant, 24 sur 24, sept jours par semaine.
13. Accomplir d`autres tâches, à la demande de la direction.

Knowledge:
Job requires comprehensive knowledge of Ambulance and Central Ambulance Communications Centre operations, policies, practices and processes, coupled with knowledge of relevant sections of the Ambulance Act and other pertinent Acts (e.g. Coroners Act, Health Insurance Act, Regulated Health Professions Act, Fire Services Act, Mental Health Act, Highway Traffic Act) and knowledge of service operations of allied agencies (e.g. fire and police services) in order to provide timely and accurate call-taking and dispatching services with regard to 911 emergency and low priority requests for ambulances and other emergency services (e.g. fire, police). Job requires knowledge of medical terminology and pathophysiology in order to understand medical diagnosis, condition of patients, assess, prioritize and triage the urgency of requests for service and to communicate same with paramedics, physicians and other health care professionals and select appropriate health care facility destination. Job requires knowledge of spatial concepts in order to elicit and understand directions and geographic information necessary to ensure appropriate resources (e.g. paramedics, firefighters, police officers etc.) arrive at incident location without delay. Job requires maintaining familiarization with CACC catchment area geography, communities, roadways, health care facilities, land and air ambulance resources, allied agency resources, local / municipal / provincial / federal resources through continued review and use of CACC information aids. Job requires up-to-date knowledge of standard first-aid and targeted-responder CPR standards and techniques to provide life-saving pre-arrival instructions including first-aid, telephone-assisted CPR and choking intervention instruction to callers. Job requires knowledge of, and proficiency with customized computer-based telecommunications, information applications such as computer-aided dispatch (CAD) (Ambulance Response Information System - ARIS and ARIS II), trunked radio networks (GMCP, FleetNET), paging systems, automated telephone and audio recording systems, geographical information systems such as automatic vehicle locating (AVL) and geographic positioning system (GPS) in order to rapidly and accurately record, prioritize and locate callers, select, notify and monitor responding resources, update information, assist callers, responders and allied agencies. Job requires successful completion of all ministry mandated training and annual continuing education.

******************************************************

Le poste exige une connaissance approfondie du fonctionnement, des politiques, des pratiques et des procédures des ambulances et des centres intégrés de répartition d`ambulances, combinée à une connaissance des dispositions pertinentes de la Loi sur les ambulances ainsi que d`autres lois pertinentes (p. ex., la Loi sur les coroners, la Loi sur l`assurance-santé, la Loi sur les professions de la santé réglementées, la Loi de 1997 sur la prévention et la protection contre l`incendie, la Loi sur la santé mentale, le Code de la route), et une connaissance du fonctionnement des services des organismes connexes (p. ex., services d`incendie et services de police) afin d`assurer des services de traitement des appels et de répartition en temps opportun et précis en ce qui concerne les appels d`urgence au 911 et les demandes d`ambulances et d`autres services d`urgence (p. ex., pompiers, police) à faible priorité. Le poste exige une connaissance de la terminologie médicale et de la pathophysiologie afin de comprendre le diagnostic médical et létat des patients, d`évaluer, de prioriser et de déterminer le degré d`urgence des demandes de service, de communiquer ces renseignements aux ambulanciers, aux médecins et aux autres professionnels de la santé, et de sélectionner l`établissement de santé approprié qui sera la destination. Le poste exige une connaissance des notions spatiales afin d`obtenir et de comprendre les directives et informations géographiques nécessaires pour assurer que les ressources appropriées (p. ex., les ambulanciers paramédicaux, les pompiers, les policiers, etc.) arrivent sur les lieux de l`incident sans délai. Le poste exige le maintien de la connaissance du territoire desservi par le CIRA, des collectivités, du réseau routier, des établissements de santé, des ressources des services d`ambulance terrestre et aérienne, des ressources des organismes connexes, des ressources locales, municipales, provinciales et fédérales par l`étude continue et l`utilisation des moyens d`information du CIRA. Le poste exige une mise à jour des connaissances en matière de secourisme général et des normes et techniques de RCR à titre de répondant spécialisé afin de fournir des directives permettant d`assurer le sauvetage avant l`arrivée des secours, dont notamment les premiers soins, l`exécution de la RCR assistée par téléphone et les mesures à prendre par les appelants en cas d`étouffement. Le poste exige une connaissance et une maîtrise des télécommunications adaptées par ordinateur, des applications informatiques, comme celles utilisées pour la répartition assistée par ordinateur (Système d`information pour la répartition des ambulances – SIRA et SIRA II), des réseaux radio à commutation automatique de canaux (PSCMG, FleetNet), des systèmes de radiomessagerie, des systèmes d`enregistrement automatique téléphonique et audio, des systèmes d`information géographique, comme la localisation automatique des véhicules (LAV) et le système mondial de localisation (GPS), afin de pouvoir, rapidement et avec précision, enregistrer, prioriser et localiser les appelants, sélectionner, informer et surveiller les ressources d`intervention, procéder à la mise à jour des renseignements, aider les appelants, les intervenants et les organismes connexes. Le poste exige la réussite de tous les programmes de formation imposés par le ministère ainsi que de la formation continue annuelle.

Staffing and Licensing Requirements:
Mandatory Staffing Requisites for Position: as noted under the Ambulance Act of Ontario incumbents will be free of any criminal conviction considered relevant to the position of Communications Officer; ability to successfully complete pre-employment standardized testing; obtain a Ambulance Communication Officer Certificate and successfully complete/sign off at the local training ; within thirty days of employment acquire a valid Standard First-Aid and Targeted-Responder CPR and obtain a Restricted-Radio Operators Certificate through the ACO program provided by the ministry. Proficiency in English and advanced level oral French.

*******************************************************

Exigences aux termes de la dotation concernant ce poste : Comme il est prévu par la Loi sur les ambulances de lOntario, les candidates et candidats ne doivent pas avoir été reconnus coupables dun acte criminel pertinent pour le poste dagente ou dagent de répartition dambulances; doivent réussir les tests normalisés préalables à lemploi; obtenir un certificat dagente ou dagent de répartition dambulances et réussir une formation locale; obtenir, dans les 30 jours qui suivent lembauche, un certificat valide de secourisme général et un certificat RCR de répondant spécialisé, et obtenir un certificat restreint dopérateur-radio dans le cadre du Programme de formation de base des agents de répartition dambulances offert par le ministère. Maîtrise de l`anglais et maîtrise du français oral de niveau avancé.

Skills:
Job requires critical thinking, analytical, evaluative and problem-solving skills to: quickly, competently and consistently assess “real-time” circumstances of critical incidents or emergency situations and determine and deploy appropriate assistance to caller; determine the best approach to elicit information from disoriented or distraught callers; anticipate problems, based on the nature of the call, and keep responding paramedics and allied agencies informed (e.g. possible violent patient, rescue operation, road closures, chemical spill) and determine alternative solutions that will ensure the timely delivery of effective patient care. Job requires reasoning and logic skills when obtaining multiple reports from the public and allied agencies by telephone, computers and/or radio to decide whether the reports involve the same or different incidents and, if unsure, confirming with caller or other operators. Job requires judgment, analytical, priority-setting and multi-tasking skills to prioritize multiple and concurrent calls for services from the public, allied agencies based on preliminary information from a caller, assigning priority by assessing information factors against established call screening protocols (e.g. DPCI, IIDPCI), and responding the closest available and most appropriate ambulance. Job requires strong oral communication and effective listening skills to function effectively in a non-visual environment to receive, discuss and understand detailed information from callers, to determine the nature of an incident and to assign a priority, and to notify the hospital of detailed medical information of patient as advised by paramedics, establishing a radio-telephone patch when necessary. Job requires judgement and decision-making skills to provide pertinent information to paramedics, such as potential hazards. Job requires written communication skills to update information, prepare incident, complaint and equipment failure reports, and to respond to requests for information. Job requires interpersonal skills including tact, diplomacy and discretion to treat callers respectfully, patiently and in a calming manner; and co-ordinate life-saving work in an environment inherently filled with stresses and unintentional abuses of callers facing life-threatening emergencies, competing demands for service, limited resources and making decisions involving ambulance issues with common and cross-jurisdictional impacts. Job requires maintaining strictest confidentiality of all information that came into the custody and control of the Communications Officer in the provision of their duties and responsibilities. Job requires teamwork skills to work collegially and cooperatively with others in a fast-paced, “real-time”, critical incident environment; deliver local training. Job requires keyboarding skills of 35 wpm with 90% accuracy.

****************************************************

Le poste exige des aptitudes en matière de réflexion critique, d`évaluation et de résolution de problèmes afin de : procéder rapidement, avec compétence et de façon cohérente à l`évaluation des circonstances, en temps réels, des incidents graves ou des situations d`urgence, et déterminer et déployer l`aide adéquate à l`intention de l`appelant; déterminer la meilleure façon d`obtenir des renseignements de la part d`appelants désorientés ou désemparés; anticiper les problèmes, selon la nature de l`appel, et tenir informés les ambulanciers paramédicaux et les organismes connexes (p. ex., possibilité que le patient soit violent, opération de sauvetage, fermeture de routes, déversement de produits chimiques) et déterminer les solutions de rechange qui assureront la prestation en temps opportun de soins efficaces au patient. Le poste exige des aptitudes en raisonnement et en analyse logique afin d`examiner les nombreux rapports provenant du public et des organismes connexes, par téléphone, par voie électronique ou par radio, et déterminer si les rapports se rapportent aux mêmes incidents ou à des incidents différents et, dans l`incertitude, en confirmer la nature avec l`appelant ou les autres exploitants. Le poste exige des aptitudes en matière d`analyse, d`établissement des priorités et dexécution de multiples tâches afin de prioriser les appels de service, nombreux et concurrents, de la part du public et des organismes connexes, en fonction des renseignements préliminaires fournis par l`appelant, de déterminer la priorité en évaluant les renseignements à l`aide des protocoles de filtrage des appels (p. ex., DPCI, IIDPCI), et de dépêcher l`ambulance disponible la plus proche et la plus appropriée. Le poste exige de solides aptitudes en communication orale et en écoute afin de fonctionner efficacement dans un milieu non visuel pour recevoir, discuter et comprendre les renseignements détaillés des appelants, de déterminer la nature et la priorité d`un incident, de communiquer à l`hôpital les renseignements médicaux détaillés du patient fournis par les ambulanciers paramédicaux et d`établir, au besoin, une interconnexion radiotéléphonique. Le poste exige du jugement et des aptitudes en matière de prise de décisions afin de fournir des renseignements pertinents aux ambulanciers paramédicaux, comme sur les dangers potentiels. Le poste exige des aptitudes en communication écrite afin de mettre à jour les renseignements, de rédiger les rapports sur les incidents, les plaintes et les bris d`équipement, et de répondre aux demandes de renseignements. Le poste exige des aptitudes dans les relations interpersonnelles fondées sur le tact, la diplomatie et la discrétion afin de traiter les appelants avec respect, patience et calme, et de coordonner les manœuvres de sauvetage dans un contexte intrinsèquement stressant et propice aux abus verbaux involontaires de la part des appelants qui font face à des situations d`urgence qui constituent une menace pour la vie, les demandes concurrentes pour les services, les ressources limitées et la prise de décisions concernant les ambulances pouvant avoir des retombées générales ou interorganisationnelles. Le poste exige le maintien du caractère confidentiel de tous les renseignements qui sont placés sous la garde et le contrôle de l`agente ou l`agent de répartition d`ambulances dans le cadre de l`exécution de ses tâches et responsabilités. Le poste exige un esprit d`équipe afin de permettre aux titulaires de travailler de façon collégiale et en collaboration avec les autres dans un milieu où les incidents graves surviennent à un rythme rapide et en temps réel, et d`assurer la prestation de la formation à l`échelon local. Le poste exige des aptitudes en saisie clavier de 35 mots/min, avec un taux d`exactitude de 90 %.

Freedom of Action:
Position reports directly to the CACC/Operations Manager (depending on location – see attached) and receives supervision or technical guidance from the Ambulance Communications Officer-Supervisor. Job requires working within established EHS Branch and CACC objectives, policies, protocols and procedures and relevant legislation to provide timely and accurate emergency and low priority ambulance dispatch services to the public and ministry stakeholders. Job exercises initiative and judgement in: determining and prioritizing situations based on information obtained, and determining and deploying the best method for emergency response i.e. land, air, tiered response or other allied agencies; ensuring continuity of ambulance service to all communities within the jurisdiction of the CACC is maintained at all times. Job requires inputting accurate information into multiple computer systems used for ambulance dispatching.

*************************************************************

Les titulaires de ce poste relèvent directement du responsable des opérations du CIRA (selon l`endroit – voir le document ci joint) et reçoivent des directives de supervision ou des directives techniques du superviseur des agentes et agents de répartition d`ambulances. Les titulaires de ce poste doivent se conformer aux objectifs, aux politiques, aux protocoles et aux procédures de la Direction des services de santé d`urgence et du CIRA ainsi qu`aux lois pertinentes afin de fournir, de façon opportune et précise, des services de répartition d`ambulances, d`urgence et à faible priorité, au public et aux intervenants du ministère. Les titulaires de ce poste doivent faire preuve d`initiative et de jugement afin de : déterminer la nature des situations à partir des renseignements obtenus et d`en établir la priorité, déterminer et déployer les meilleures méthodes d`intervention d`urgence, c.-à-d., ambulance terrestre ou aérienne, autres intervenants d`urgence ou autres organismes connexes; veiller à ce que les services d`ambulance soient maintenus en tout temps dans toutes les collectivités du territoire desservi par le CIRA. Le poste exige la saisie de renseignements précis dans les divers systèmes informatiques utilisés pour la répartition des ambulances.