Réceptionniste

Vous êtes bilingue, anglais et français? Si c'est le cas, nous avons besoin de votre savoir-faire pour fournir une gamme de services de soutien à la réception et à l'administration au Bureau du sous-ministre du ministère des Finances.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

À ce titre, vous devrez :
• fournir des services de réceptionniste bilingue et jouer le rôle de premier contact pour le ministère en prenant et en transférant les appels;
• accueillir et diriger les visiteurs;
• noter des messages détaillés et exacts pour les transmettre au personnel;
• fournir des services de soutien administratif notamment prendre des dispositions pour les réunions, commander et recevoir les fournitures, mettre à jour les bases de données et gérer les biens du bureau;
• préparer divers documents avec des logiciels variés et en faire la correction d'épreuves.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• maîtrise du français oral et écrit et de l'anglais de niveau avancé.

Connaissances spécialisées en administration :

• expérience en matière de soutien de réceptionniste;
• aptitudes pour l'organisation afin de prioriser les demandes de renseignements et les tâches;
• connaissance de la structure et des programmes du gouvernement afin de répondre aux demandes de renseignements du public ou de les diriger comme il se doit;
• expérience des processus et pratiques de bureau afin de tenir les dossiers et les documents, de gérer les fournitures de bureau et d'assurer la confidentialité des renseignements;
• expérience de l'organisation des dispositions pour les réunions;
• connaissance de l'équipement de bureau standard comme les imprimantes, copieurs, numériseurs et télécopieurs.

Aptitudes pour la communication, le service à la clientèle et les relations interpersonnelles :

• aptitudes marquées pour la communication orale;
• aptitudes pour la communication écrite afin de composer la correspondance;
• connaissance des normes et techniques du service à la clientèle afin de fournir des services de réceptionniste;
• tact et diplomatie manifestes ainsi que d'excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles afin d'interagir avec les clients, le public et le personnel ministériel de divers niveaux.

Aptitudes pour la résolution de problèmes et le raisonnement :

• capacité de déterminer les renseignements qu'il convient de donner, les questions urgentes et celles qu'il faut soumettre à un niveau supérieur;
• bon discernement et bon sens de la discrétion permettant de faire face à des situations difficiles d'une manière calme et logique;
• capacité d'organiser et de prioriser vos propres tâches.

Aptitudes pour l'informatique :

• maîtrise de divers logiciels afin de préparer la correspondance, de mettre à jour les bases de données et de faire des recherches;
• bonnes aptitudes pour la saisie clavier.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 17 mars 2014 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.