Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des conseils, de l'information et du soutien techniques en anglais et en français afin d'assurer la prestation de services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces au public et aux participantes et participants du secteur de la justice, tout en respectant l'engagement de la Division à instaurer un milieu de travail qui fait la promotion des valeurs de la fonction publique de l'Ontario tant en salle d'audience que dans les greffes et aux comptoirs.

Tâches et responsabilités :

La ou le titulaire du poste effectuera les tâches ci-dessous et fournira une expertise et des conseils techniques relativement à ces tâches, dans tous les domaines de pratique (criminel, civil, famille, petites créances et services d'exécution), à la Cour de justice de l'Ontario et à la Cour supérieure de justice :

Soutien en salle d'audience (avant, durant et après les audiences)

1. S'assurer que toutes les tâches à effectuer avant les audiences quotidiennes sont réalisées en temps voulu, comme la préparation et la présentation des documents de procédure et des pièces; la distribution des rôles d'audience de la cour; la liaison avec le personnel des tribunaux, la magistrature, les clients, les avocats, le personnel des organismes et les parties; la mise à l'essai du matériel audio et d'enregistrement utilisé par les tribunaux avant le début des audiences, pendant les audiences et après chaque ajournement; et l'installation, le dépannage et la surveillance de la technologie vidéo utilisée par les tribunaux de renvoi et les tribunaux siégeant les fins de semaine et les jours fériés (FSJF) ainsi que pour toute autre audience nécessitant la technologie vidéo.

2. Voir au maintien de l'ordre et au respect du décorum et coordonner le déroulement des audiences, y compris l'ouverture et l'ajournement de celles-ci; appeler les causes; lire les actes d'accusation; faire prêter serment et émettre les avertissements; transmettre les ordonnances des tribunaux; fixer les dates d'ajournement; suivre les protocoles de gestion des pièces; signaler à une superviseure ou un superviseur ou à toute personne désignée les cas où la décision rendue dans une affaire ou le type d'instance requiert automatiquement une commande de transcription; et assurer la liaison avec les membres du personnel des tribunaux travaillant dans les différents domaines fonctionnels et de pratique, les intervenantes et intervenants et la magistrature pour permettre le bon déroulement des audiences.

3. Coordonner et gérer le tableau des jurés et les autres tâches connexes, notamment celles de coordonner le processus de sélection des jurés, de rester avec eux et de répondre à leurs besoins lorsqu'ils sont séquestrés, et de leur assurer l'isolement nécessaire (p. ex., voir à ce qu'ils n'aient aucun contact avec personne, y compris les médias).

4. S'assurer que les instances sont documentées conformément à la loi et aux règles de procédure, notamment préparer les documents de procédure et vérifier qu'ils sont exacts et complets; préparer les ordonnances; exercer le pouvoir délégué de signature conformément aux dispositions législatives sur les documents de procédure; et obtenir les documents déposés ou cités aux audiences (p. ex., mémoires, textes de jurisprudence) et les traiter en vue de leur dépôt pour qu'ils puissent être enregistrés puis transcrits selon ce qui a été ordonné; et veiller à la sécurité de la salle d'audience et à la protection des enregistrements judiciaires contre l'accès non autorisé ou la copie.

5. Veiller à l'enregistrement de toutes les instances conformément aux exigences législatives et aux lignes directrices ministérielles (p. ex., consignation mot à mot de toutes les instances au moyen de la technologie d'enregistrement numérique); annoter les enregistrements conformément aux normes ministérielles; écouter l'enregistrement en cours pour s'assurer que la sonorité de l'enregistrement est claire et que l'instance est adéquatement enregistrée; interrompre les instances pour demander des précisions; refaire jouer les enregistrements précédents, à la demande de la ou du fonctionnaire judiciaire qui préside; attester l'exactitude de l'enregistrement; enregistrer les fichiers numériques conformément à la structure normalisée de noms de fichiers du ministère; et veiller à la remise sécuritaire, après les audiences, des enregistrements électroniques certifiés conformes des instances, des annotations et de toutes les copies papier ou électroniques des documents de référence à la coordonnatrice ou au coordonnateur de l'enregistrement judiciaire désigné.

6. Saisir rapidement et avec exactitude les données dans le réseau ICON et le système FRANK pour que les plus récents renseignements soient à la disposition des autres organismes du secteur de la justice (p. ex., services de police, services correctionnels).

Service à la clientèle aux comptoirs et dans les greffes

7. Fournir un service à la clientèle professionnel et respectueux, notamment déterminer la nature et l'ampleur des besoins des clients en ce qui a trait aux exigences des tribunaux (p. ex., dispositions législatives, règles de procédure); chercher et vérifier des renseignements dans des bases de données, des documents (p. ex., guides, règles, lois) et des sites Web; assister et conseiller les clients pour clarifier les exigences procédurales et en assurer l'application lorsqu'ils remplissent et déposent des formulaires requis par la loi, les règles, les procédures et les politiques; s'assurer que tous les documents déposés sont exacts et complets et que les délais sont respectés; accepter et refuser les dépôts; fixer la date et l'heure des audiences; traiter les dépôts, les droits, les restitutions, les amendes et les paiements; et aiguiller les clients vers d'autres programmes, ministères, organismes et associations s'il y a lieu.

8. Conseiller et assister de façon proactive les clients qui soumettent des demandes ou des problèmes complexes, notamment déterminer et solutionner le problème ou la question, ou renvoyer l'affaire au programme pertinent ou à l'organisme compétent; faire le suivi auprès des clients et leur communiquer les résultats; se montrer sensible et user d'intelligence émotionnelle dans les interactions avec des clients qui sont en détresse ou bouleversés et avec ceux qui ont besoin de mesures d'adaptation.

9. Établir et maintenir des liens avec les responsables des programmes dans les autres unités fonctionnelles et divisions, le personnel des fournisseurs de services externes (p. ex., centres d'information sur le droit de la famille, programmes d'information obligatoire, etc.), les autres programmes gouvernementaux et juridictions ainsi que les organismes connexes afin de pouvoir obtenir de l'information pour les clients ou diriger ceux-ci vers l'aide et les recours appropriés.

10. Préparer et signer des documents de procédure comme les mandats de dépôt et les ordonnances restrictives en vertu du pouvoir légal conféré à la greffière ou au greffier du tribunal et/ou à la ou au shérif pour tout document relatif à une poursuite criminelle, à une instance en droit de la famille ou à une instance civile délivrés dans la province, afin de résoudre les problèmes d'engorgement dans les autres juridictions; souscrire et signer les affidavits sous autorisation; et inscrire les ordonnances judiciaires aux archives judiciaires et en aviser les parties s'il y a lieu.

11. Recevoir et enregistrer électroniquement des documents comme des demandes, des requêtes, des avis de motion, des brefs, des certificats de jugement, des dénonciations et des actes d'accusation; appliquer les droits prévus au tarif; fixer les dates d'audience et préparer les dossiers et les documents requis pour les audiences; aviser les parties selon les politiques et les règles s'il y a lieu; et s'assurer au besoin que les documents sont transmis pour signification.

12. Effectuer toutes les tâches administratives qui permettent l'avancement des dossiers des tribunaux en saisissant, en mettant à jour et en répertoriant les renseignements et les dépôts judiciaires dans des systèmes de suivi manuels ou informatiques; et coopérer avec la magistrature, le personnel des tribunaux, les services de police, les interprètes et toutes les parties intéressées pour assurer la rapidité et l'efficacité des services de justice.

13. Fournir des services administratifs, financiers et de bureau, notamment aider à la gestion des pièces et à la préparation des documents postérieurs aux audiences, enregistrer les statistiques et préparer et réviser les rapports générés par les systèmes; s'occuper du processus de gestion financière, notamment produire des factures et préparer les paiements dus aux témoins, aux jurés et aux interprètes, et assurer la distribution des fonds de fiducie; rédiger la correspondance; exercer le pouvoir délégué de signer des documents financiers; et gérer les dossiers courants et les dossiers d'archive.

Accompagnement et conseils techniques

14. Fournir aux membres du personnel ministériel, en tant qu'experts des services de première ligne, de l'assistance, des conseils et du mentorat sur l'aspect technique de la prestation des services de justice offerts au public et aux clients, dans les tribunaux et à l'extérieur de ceux-ci; et favoriser un milieu de travail positif en fournissant de la formation en milieu de travail et des services d'accompagnement pour améliorer ou soutenir le niveau de rendement.

15. Coopérer avec le personnel de différents domaines fonctionnels sur les changements opérationnels, en étudiant et en résolvant les problèmes inhabituels ou locaux qui se posent, notamment obtenir de l'aide dans la résolution des problèmes techniques que présente la technologie unique des salles d'audience; et formuler des recommandations sur la mise en œuvre des nouvelles politiques et procédures ou pour améliorer les procédures existantes, à l'intention des groupes de travail opérationnels locaux et de ceux de la Division.

16. Participer aux rencontres et aux groupes de travail, et donner son avis sur les changements opérationnels et procéduraux proposés pour améliorer la qualité de l'expérience client et favoriser l'excellence du service.

17. Contribuer à la modernisation des tribunaux en participant aux projets pilotes, en commentant les nouvelles initiatives et en faisant la promotion de l'amélioration des services de justice; maîtriser différentes technologies bureautiques et propres aux tribunaux, actuelles ou futures, et résoudre les problèmes techniques relatifs à ces technologies; et se garder au fait des initiatives de modernisation mises en œuvre pour pouvoir utiliser les nouveaux produits et services, appliquer les nouvelles procédures et expliquer ces nouveautés en langage clair aux clients et au public (p. ex., Cour des petites créances en ligne, rôles d'audience en ligne).

18. Travailler durant les fins de semaine et les jours fériés et se rendre, au besoin, à d'autres palais de justice.

19. Exécuter les autres tâches assignées.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

• Attestation de sécurité

• Disponibilité pour travailler les fins de semaine et les jours fériés

• Possibilité de se rendre à d'autres palais de justice

• Maîtrise du français et de l'anglais au niveau avancé (oral et écrit)

Connaissances :

Le poste nécessite une connaissance de ce qui suit :

• Exigences législatives provinciales, municipales et fédérales (p. ex., Code criminel, Loi sur les services à l'enfance et à la famille, Règles de procédure civile, Règles de la Cour des petites créances, Règles en matière de droit de la famille), programmes, services (p. ex., services de référence aux avocats), politiques, processus et procédures, pour être en mesure de comprendre les besoins des clients et d'y répondre, de fournir de l'information, des éclaircissements et de l'aide aux clients, d'accepter les dépôts et d'exercer le pouvoir délégué de signer les documents juridiques.

• Méthodes et techniques d'analyse, pour pouvoir rechercher et analyser l'information et déterminer les objectifs, les besoins, les demandes et les préoccupations des clients; évaluer les situations ou les circonstances, déterminer la bonne marche à suivre et porter un regard critique sur les faits afin de relever les irrégularités; interpréter des règles et des procédures complexes et les communiquer aux clients de façon claire, concise et détaillée; interpréter les situations et appliquer un jugement juste ou une décision en se fondant sur les renseignements recueillis; évaluer les plaintes et les problèmes et analyser les facteurs en cause afin de concevoir des solutions viables susceptibles de répondre aux besoins et aux préoccupations des clients; et analyser les tendances, les anomalies et les enjeux et formuler des recommandations à l'intention de la superviseure ou du superviseur afin d'améliorer la prestation des services localement ou au sein de la Division.

• Techniques de recherche, outils et matériel de référence ministériels et intergouvernementaux pertinents (p. ex., guides, directives, sites Web) et terminologie juridique, pour être en mesure de fournir un accompagnement spécialisé sur les services ou les enjeux ainsi qu'une interprétation de l'intention et du contenu des lois, règlements, politiques, procédures et règles, et d'enquêter sur des problèmes ou des questions litigieuses de nature potentiellement confidentielle, de résoudre ceux-ci et de confirmer la validité et l'intégralité des dépôts.

• Aspect technique du matériel spécialisé d'enregistrement numérique pour veiller à l'enregistrement et à l'annotation exacts des instances et refaire jouer les enregistrements à la demande du tribunal; différentes règles de pratique et de procédure des greffes pour pouvoir réaliser des tâches comme l'archivage et l'extraction de fichiers, la tenue des dossiers, la rédaction de correspondance, l'utilisation de technologies bureautiques et propres aux tribunaux (p. ex., appareils multifonctionnels, technologie télévidéo, technologies de présentation des preuves par voie électronique, appareils d'enregistrement numérique, appareils fonctionnels pour personne malentendante et matériel pour les salles d'audience adaptées aux enfants) et la résolution de problèmes techniques, afin d'assurer la prestation rapide des services.

• Mandat et objectifs ministériels, y compris ceux des autres divisions, pour être capable d'expliquer tous les services offerts dans les palais de justice; plan stratégique, programmes et services de la Division des services aux tribunaux, y compris chaque domaine de droit (famille, criminel, civil, petites créances et services d'exécution) et chaque tribunal (Cour de justice de l'Ontario, Cour supérieure de justice et Cour d'appel de l'Ontario), pour pouvoir agir comme premier point de contact auprès des clients, trier ceux-ci convenablement et les diriger vers les services offerts, effectuer toutes les tâches du poste, tant en salle d'audience qu'aux comptoirs, et agir à titre de mentor et de guide auprès des autres membres du personnel des tribunaux.

• Principes et normes de service à la clientèle promus par la fonction publique de l'Ontario et normes de service à la clientèle de la Division des services aux tribunaux, pour être à même de fournir en tout temps un service professionnel, adapté et accessible.

• Initiative pour le maintien d'un milieu de travail professionnel et respectueux de la Division, Politique de prévention de la discrimination et du harcèlement au travail de la fonction publique de l'Ontario et législation connexe, pour s'assurer de l'adoption de comportements professionnels et respectueux en tout temps et du maintien de milieux de travail exempts de préjugés, de harcèlement et de discrimination.

• Politiques et procédures gouvernementales concernant le traitement de l'encaisse et les rapprochements mensuels, et toute autre politique ou procédure portant sur la réalisation, l'enregistrement, la communication et l'administration des transactions financières.

• Fournisseurs de services externes, autres programmes gouvernementaux et juridictions et organismes connexes, pour pouvoir obtenir des renseignements pour les clients et transmettre les demandes de ces derniers au bon endroit pour qu'ils puissent obtenir l'information, l'aide et les solutions recherchées.

Compétences :

La ou le titulaire doit posséder ce qui suit :

• Les compétences en communication orale et écrite nécessaires pour communiquer avec les hauts fonctionnaires et la magistrature au sujet des exigences et des renseignements afférents aux ordonnances et aux jugements des tribunaux; préciser et expliquer de façon concise aux clients certains renseignements complexes, notamment les règles, lignes directrices, procédures et lois, pour en assurer la compréhension; rédiger la correspondance à l'intention des clients et préparer des formulaires et des ordonnances extrêmement précis; communiquer avec le personnel du secteur de programme lorsqu'une affaire fait l'objet d'un renvoi; faire partie des équipes et comités de projet locaux; échanger de l'information sur les pratiques exemplaires avec les responsables de l'unité et des autres secteurs de programme; formuler des recommandations sur l'amélioration des processus ou pratiques, recommandations qui doivent être prises en compte lors des tables rondes opérationnelles de la Division, dans le cadre des changements aux politiques de la Division ou lors de l'élaboration des politiques ou pratiques locales; et offrir une formation en milieu de travail.

• Les compétences en résolution de problèmes et en analyse nécessaires pour répondre aux demandes particulières des clients; effectuer les opérations; régler les problèmes opérationnels et techniques liés à la technologie utilisée dans les tribunaux; formuler des recommandations sur les prochains changements à apporter aux procédures locales ou de la Division; ordonner l'instruction des litiges devant être tranchés au palais de justice ou procéder au triage de ces litiges; et interpréter les demandes des clients.

• La souplesse et l'adaptabilité nécessaires pour répondre aux besoins d'une clientèle diversifiée ayant des besoins très différents en matière de services de soutien et de renseignements; répondre immédiatement aux besoins des clients et régler rapidement leurs problèmes; et travailler dans divers environnements judiciaires et domaines de pratique, notamment en salle d'audience, dans les greffes et aux comptoirs, en étant souvent avisé à la dernière minute de l'endroit.

• Les compétences en collaboration, en constitution d'équipe et en mentorat nécessaires pour exercer un leadership et prodiguer des conseils techniques, un encadrement et un accompagnement au personnel des tribunaux et au personnel exerçant des fonctions hors cour; et participer à la formation d'une équipe motivée et soudée axée sur l'offre de services aux tribunaux de grande qualité.

• Les compétences technologiques nécessaires, notamment le fonctionnement des appareils d'enregistrement numérique (dont la vérification du niveau d'enregistrement des microphones, l'assurance de l'utilisation adéquate du matériel et la capacité à régler les problèmes audio liés au matériel audio utilisé dans les tribunaux et à ses composantes); la technologie spécialisée utilisée dans les salles d'audience et le règlement des problèmes associés à cette technologie; les logiciels bureautiques, comme Microsoft Office; les systèmes opérationnels et de gestion des cas ainsi que les connexions Internet utilisés pour accéder aux bases de données et en extraire de l'information; la préparation de la correspondance; et la réalisation de recherches.

• La capacité à travailler de façon autonome et à exercer des fonctions avec un minimum d'encadrement, souvent dans des environnements non supervisés.

• La capacité à appliquer les normes de service à la clientèle pour offrir, en tout temps, un niveau de service optimal aux clients et répondre à tous leurs besoins; à faire preuve de courtoisie, de professionnalisme, de tact et de diplomatie et à être positif pour servir, en tout temps, les clients, les participantes et participants du secteur de la justice, les collègues et la direction avec professionnalisme et respect en leur fournissant des renseignements et des services, en réglant leurs problèmes et leurs plaintes, et en répondant à leurs préoccupations; à utiliser l'écoute active, à démontrer de l'empathie, à faire preuve de sensibilité, à utiliser l'intelligence émotionnelle et les compétences en médiation, et à faire preuve de patience pour rester calme, faciliter la compréhension et intervenir de façon respectueuse en cas de troubles émotionnels, de mécontentements, de confusion ou de frustration de la part de clients lors du dénouement de situations difficiles; et à préconiser une approche respectueuse et inclusive en répondant au besoin de mesures d'adaptation des gens d'une façon personnelle et sans porter atteinte à leur dignité, en insistant sur la pleine participation à tous les aspects du programme des services aux tribunaux.

• La capacité à prendre la parole en public pour s'exprimer devant des groupes de personnes, petits ou grands, lors des instances; à maintenir l'ordre et à assurer le respect du décorum au tribunal; à coordonner les activités du jury au tribunal et lors de la sélection des jurés; et à orienter ou à aiguiller les clients et le public vers les services appropriés offerts au palais de justice ou bien où ils doivent se présenter devant le tribunal.

• Des compétences en informatique suffisantes pour préparer et remplir les documents et annoter la documentation relative aux instances, souvent dans des délais serrés.

• L'acuité politique nécessaire pour reconnaître les situations et les événements à connotation politique ou médiatique et réagir de manière à ne pas compromettre la qualité des services offerts et le règlement des problèmes.

• Le souci du détail nécessaire pour veiller à ce que les formulaires et autres documents juridiques soient dûment remplis et à ce que les exigences relatives à la signification et les obligations juridiques soient respectées par les clients et contrevérifiées avec les exigences des tribunaux et les exigences opérationnelles.

• Les compétences en planification et le sens de l'organisation nécessaires pour planifier et gérer les priorités de la charge de travail ainsi que pour répondre aux demandes imprévues.

• La capacité à prendre des décisions en fonction des faits et des renseignements obtenus à la lecture et à la signature des jugements par défaut ou d'autres ordonnances.

• Les compétences en arithmétique nécessaires pour effectuer des calculs mathématiques élémentaires pour recevoir les paiements, calculer les frais et les propositions de distribution, percevoir des sommes d'argent et faire la balance de ces sommes, notamment utiliser une caisse enregistreuse ou un terminal de point de vente pour exécuter des transactions en espèce et par cartes de crédit et de débit.

Autonomie d'action :

• Le travail est généralement accompli conformément aux pratiques et procédures juridiques, aux lois gouvernementales, aux politiques, lignes directrices, directives et pratiques établies du ministère et de la fonction publique de l'Ontario, et aux normes de service de la fonction publique de l'Ontario.

• La ou le titulaire exerce ses activités quotidiennes de façon autonome, souvent au sein de grandes équipes composées d'une superviseure ou d'un superviseur pour 20 à 60 employées et employés. Elle ou il doit, en l'absence des superviseures et superviseurs, prendre des décisions complexes sur diverses questions qui pourraient avoir de graves répercussions sur les clients ainsi que sur les participantes et participants du secteur de la justice. Elle ou il doit également, de façon autonome, assurer l'ouverture du palais de justice et exercer certaines fonctions sans supervision (p. ex., tribunaux satellites et tribunaux siégeant les fins de semaine et les jours fériés). Elle ou il doit renvoyer à la superviseure ou au superviseur seulement les questions et problèmes extrêmement litigieux ou graves qui diffèrent grandement de ce qui est prévu dans les lignes directrices établies.

• La prise de décisions exige une analyse indépendante du problème et le choix de la meilleure approche pour le régler (p. ex., but de la politique dans les situations ambiguës, interprétation des règlements pour régler les problèmes et formulation de recommandations sur les processus opérationnels, nouveaux ou améliorés, et les pratiques exemplaires à adopter pour atteindre l'excellence du service). Bon nombre des décisions prises de façon autonome par la ou le titulaire ne peuvent être infirmées, sauf sur présentation d'une requête au tribunal (p. ex., décisions sur les jugements par défaut), et peuvent avoir de graves répercussions sur les clients, le public et l'administration de la justice.

• La ou le titulaire doit fournir des conseils techniques, de l'encadrement et du soutien au personnel du tribunal et du greffe, prendre part aux activités du groupe ou du bureau local pour veiller au respect des délais et recommander les mesures à prendre d'après son expertise. Elle ou il cerne et évalue les problèmes et les tendances, recommande de nouvelles procédures pour résoudre les problèmes et améliorer l'efficacité ou les services à la clientèle et peut même cerner les lacunes sur le plan du travail et proposer des solutions.

• La ou le titulaire doit, en tout temps, préserver la confidentialité des archives judiciaires et veiller à leur entreposage sécuritaire, notamment l'intégrité des données du gouvernement, du tribunal et des clients.

• La ou le titulaire atteste de l'exactitude des enregistrements audio intégrés aux archives judiciaires et veille à ce que les annotations sur ces enregistrements respectent les normes ministérielles, sous réserve d'une vérification.
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• La ou le titulaire est la seule personne en possession des documents présentés à l'audience et déposés au greffe du tribunal, du début à la fin de l'instance. Elle ou il doit faire le suivi sur les renseignements et les services fournis ou sur le règlement des problèmes en vue d'offrir des services à la clientèle efficaces.

• Les erreurs, comme l'exercice inadéquat du pouvoir de signataire autorisé de documents juridiques, la gestion inadéquate des pièces, l'établissement inexact de formulaires ou le traitement inapproprié, peuvent entraîner d'importants problèmes de productivité puisque les ressources devront être réaffectées à la recherche et au règlement des problèmes ou à la détection et au comblement des lacunes, une atteinte majeure à la réputation et une perte d'intégrité pour le système de justice et le ministère, d'importantes difficultés pour les clients ou les parties concernés (p. ex., procès entaché d'un vice de procédure, incarcération injustifiée ou renvoi), des contestations judiciaires (p. ex., procès ou enquête), une atteinte à la sécurité publique (p. ex., personne dangereuse en liberté), et une perte de confiance du public dans le système de justice.

• Le fait de ne pas adéquatement cerner les besoins, demandes, problèmes et inquiétudes des clients, faire connaître un programme ou un service et les restrictions qui y sont associées, et trouver une solution satisfaisante aux problèmes des clients pourrait avoir des conséquences sur la prestation de services de justice rapides, efficaces et de qualité et pourrait entraîner une diminution du niveau de confiance, des critiques de la part du public, de possibles difficultés pour les clients et les intervenantes et intervenants, et le dépôt de plaintes auprès de la direction, de la haute direction, du Bureau du ministre et des députés provinciaux.