Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services comptables de fiducie, de tutelle et de succession relativement aux comptes débiteurs, à l'encaissement d'argent comptant et d'instruments et de titres négociables, aux comptes créditeurs, aux décaissements et à la libération d'instruments et de titres négociables, aux rapprochements et à l'analyse pour le Bureau du tuteur et curateur public.
Fournir des services en anglais et en français.

Tâches et responsabilités :

COMPTES DÉBITEURS
Préparer des directives pour l'encaissement de fonds devant être consignés au tribunal.

Créer des comptes clients de fiducie et de tutelle pour l'encaissement de fonds conformément aux directives, et exécuter les tâches suivantes :
- Assurer un suivi auprès des procureurs et des greffes pour obtenir les renseignements et les documents nécessaires.
- Interpréter les renseignements et les documents à la lumière des exigences légales, procédurales et établies dans les politiques pour créer des comptes en bonne et due forme dans les différents systèmes.
- Déterminer les codes à utiliser pour les intitulés d'instance, les numéros de dossier, la classification des comptes, les bénéficiaires et les avertissements.
Recouvrer les comptes débiteurs en exécutant les tâches suivantes :
- Effectuer les tâches nécessaires à l'exécution de jugements et à la collecte de fonds sur les lettres de crédit, les lettres de cautionnement et les cautionnements, conformément aux ordonnances et aux jugements du tribunal, vérifier l'exactitude des documents autorisant le dépôt des demandes de paiement (complet ou partiel) et, au besoin, fournir des preuves, des documents et des attestations du comptable de la Cour supérieure de justice.
- Assurer un suivi auprès des créanciers, des procureurs, des banques, des sociétés de cautionnement et des autres parties pour obtenir les paiements requis et veiller à ce que les clients reçoivent sans délai toutes les prestations et tous les fonds auxquels ils ont droit pour qu'ils puissent payer leurs factures et leurs dépenses.

Examiner et compenser les comptes débiteurs en exécutant les tâches suivantes:
- Analyser et rapprocher les comptes débiteurs.
- Compenser les éléments de rapprochement et ajuster les comptes débiteurs au besoin.
Assurer la bonne tenue des dossiers et des documents en exécutant les tâches suivantes:
- Inscrire tous les renseignements pertinents à la section des notes du compte client dans le système.
- Créer, classer et mettre à jour les dossiers.

ENCAISSEMENT D'ARGENT COMPTANT ET D'INSTRUMENTS ET DE TITRES NÉGOCIABLES
Contrôler et gérer l'encaissement d'argent comptant et d'instruments et de titres négociables en exécutant les tâches suivantes :
- Vérifier l'argent et les instruments et titres négociables reçus au comptoir, par la poste, par messagerie et par voie électronique.
- Vérifier que les encaissements d'argent sont compensés correctement par les banques et, au besoin, assurer un suivi auprès des institutions financières et des payeurs.
Créditer les comptes débiteurs ou les comptes clients lors de l'encaissement d'argent en exécutant les tâches suivantes:
- Rapprocher les écritures des comptes d'attente et des comptes provisoires pour les dépôts en gros dans les délais fixés par les procédures applicables, communiquer avec les organismes externes afin de rapprocher les écarts, apporter des corrections, faire des calculs et établir les ajustements connexes dans les transactions ponctuelles récurrentes (SV et CPP, réception de paiements en bloc du RRAG, remboursement d'impôt sur le revenu, paiements alimentaires aux foyers de soins spéciaux, assurance globale, etc.).
- Associer les encaissements aux comptes clients, aux directives et aux comptes débiteurs appropriés.

COMPTES CRÉDITEURS
Créer et modifier des écritures pour les décaissements récurrents en exécutant les tâches suivantes :
- Interpréter, clarifier et vérifier les ordonnances du tribunal, les ententes et les autres documents.
- Vérifier que les écritures des décaissements récurrents respectent les lois, les politiques et les procédures applicables.
- Saisir correctement les entrées et les modifications dans le TAMS.
Consigner les demandes tirées sur les lettres de crédit, les lettres de cautionnement et les cautionnements en exécutant les tâches suivantes :
- Interpréter les renseignements et les documents à la lumière des ordonnances du tribunal et des exigences légales, procédurales et établies dans les politiques.
- Assurer un suivi auprès des procureurs et des greffes pour obtenir les renseignements et les documents nécessaires.
- Communiquer avec les banques et les sociétés de cautionnement pour retirer des fonds sur les lettres de crédit, les lettres de cautionnement et les cautionnements.
Assurer la bonne tenue des dossiers et des documents en exécutant les tâches suivantes :
- Inscrire tous les renseignements pertinents à la section des notes du compte client dans le système.
- Créer les documents nécessaires pour la tenue des dossiers et de la documentation.
- Classer les documents dans les bons dossiers et en assurer la tenue.

DÉCAISSEMENTS ET LIBÉRATION D'INSTRUMENTS ET DE TITRES NÉGOCIABLES
Contrôler et gérer les décaissements en exécutant les tâches suivantes :
- Vérifier que les décaissements ont été compensés, que les oppositions à paiement et les annulations ont été inscrites correctement et que les fonds disponibles dans la fiducie sont suffisants pour faire les paiements requis, puis faire le suivi nécessaire auprès des institutions financières.
- Interpréter, clarifier et vérifier les ordonnances du tribunal, les affidavits, les demandes, les ententes et les autres documents pour garantir la stricte conformité des paiements aux lois, à l'état des comptes, aux pratiques administratives et aux politiques, procédures et directives de la comptabilité de fiducie.
- Traiter sans délai les transferts électroniques, les effets retournés des TEF refusés, etc.
- Accélérer le traitement des effets prioritaires en émettant des chèques urgents et en obtenant les autorisations nécessaires.
- Consigner et traiter correctement les décaissements dans le TAMS, en respectant les délais (normes de rendement).
- Distribuer les chèques à ramasser.

IMPÔTS
S'il y a lieu, calculer, déduire et verser à l'Agence du revenu du Canada l'impôt des non-résidents.
Préparer et émettre les feuillets fiscaux NR4 pour les non-résidents, puis transmettre les déclarations de revenus à l'Agence du revenu du Canada.
Vérifier que la TVH est correctement facturée sur les frais de gestion applicables.

REVENUS DE PLACEMENT ET RÉMUNÉRATION
Vérifier les revenus de placement et la rémunération pendant les vérifications de compte et avant les paiements importants.

ANALYSE ET RAPPROCHEMENT
Au besoin, analyser et rapprocher les comptes clients pour répondre aux demandes des clients, corriger des écritures ou effectuer des paiements complexes.
Analyser et rapprocher tous les comptes provisoires et les comptes d'attente utilisés pour la comptabilité des clients. S'il y a lieu, recalculer les charges, les frais et les revenus, préparer et inscrire les modifications nécessaires et produire un relevé de compte en bonne et due forme.
Au besoin, préparer des relevés de compte exacts et à jour pour les clients, les procureurs ou les tribunaux. Préparer d'autres analyses des comptes s'il y a lieu.

GESTION DES COMPTES
Vérifier que tous les renseignements relatifs au compte ont été entrés (ex. : date de naissance pour les bénéficiaires mineurs). Vérifier que les indicateurs relatifs à la rémunération sont appliqués correctement.
Créer, modifier et mettre à jour les renseignements sur le client dans tous les écrans du TAMS (ex. : nouvelle adresse, nouveau numéro de téléphone, etc.). Établir la validité des transactions au moyen du TAMS et de divers tableaux, en contrevérifiant les renseignements. Surveiller l'expiration des instruments négociables dans les comptes en tutelle pour les réinvestir s'il y a lieu.

RECHERCHE DES BÉNÉFICIAIRES
Correspondre avec les bénéficiaires pour les informer de leur admissibilité à des fonds ou à des titres détenus en fiducie ou en tutelle. Communiquer avec les procureurs et les autres parties pour repérer et situer les bénéficiaires. Fournir aux bénéficiaires des renseignements sur les fonds et les titres détenus en fiducie.

DÉCLARATION
Utiliser des tableurs pour produire des analyses, des données, des tableaux et des graphiques aux fins de déclaration. Utiliser un traitement de texte aux fins de déclaration et de correspondance.

GESTION DES FOURNISSEURS
Accomplir, dans différents systèmes, les tâches suivantes liées au processus de gestion des fournisseurs pour les fiducies :
Mettre à jour le tableau des bénéficiaires en entrant les renseignements actuels sur les adresses, les comptes bancaires, les changements de nom, etc.
Inscrire des fournisseurs aux listes approuvées des clients et associer chaque compte client au bon fournisseur pour s'assurer que le paiement est directement porté au compte client. Communiquer avec les fournisseurs pour vérifier les renseignements suivants : adresse de facturation, numéro de télécopieur, type de paiement (chèque ou TEF). Vérifier périodiquement les comptes fournisseurs inactifs et les archiver s'il y a lieu, notamment en numérisant et en transmettant des documents aux fins d'archivage. Accomplir d'autres tâches assignées par la ou le chef d'équipe, la ou le gestionnaire et la contrôleuse ou le contrôleur.

AUTRES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Fournir de l'aide ou de l'information générale en répondant aux demandes à la réception, en répondant aux demandes téléphoniques et en rédigeant des lettres en réponse aux demandes verbales et écrites.
Appuyer les autres services du Bureau du tuteur et curateur public en expliquant les politiques, les procédures, les pratiques et les directives comptables applicables au traitement financier et en répondant aux demandes d'information, y compris celles des autres secteurs du Service des finances.
Participer à des réunions, à des ateliers et à des mandats spéciaux pour relever et résoudre les problèmes liés à la formation, à l'élaboration des politiques et procédures, à la gestion de la trésorerie, aux opérations bancaires, au service à la clientèle, au contrôle de la qualité, à l'amélioration des systèmes et services, à l'augmentation de la productivité et aux comptes créditeurs et débiteurs.
Participer aux séminaires et aux cours recommandés par la ou le gestionnaire et la contrôleuse ou le contrôleur. S'il y a lieu, préparer des rapports provisoires et des lettres liées au programme pour la ou le chef d'équipe et la contrôleuse ou le contrôleur. Accomplir d'autres tâches assignées par la ou le chef d'équipe, la ou le gestionnaire et la contrôleuse ou le contrôleur.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Maîtrise du français et de l'anglais au niveau avancé plus, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Connaissances :

Connaissance des politiques, des procédures et des pratiques de la comptabilité de fiducie et des procédures bancaires et de cautionnement afin de bien traiter les transactions en créant une piste de vérification claire pour le rapprochement des comptes bancaires (fonds déposés en fiducie ou en tutelle et ajustement des comptes de passif selon les dépôts), et afin de préparer les relevés des comptes de fiducie, de rapprocher les comptes clients, les comptes provisoires et les comptes d'attente et de communiquer avec les employés des banques et des sociétés de cautionnement.

Connaissance des dispositions législatives applicables à chaque secteur de programme (connaissance de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d'autrui pour les clients sous tutelle et de la Loi sur les tribunaux judiciaires, des Règles de procédure civile et de la Loi sur les assurances pour les clients mineurs), des lois connexes (lois régissant la SV et le RPC pour les prestations aux clients sous tutelle) et des politiques et procédures du gouvernement, du ministère et du Bureau du tuteur et curateur public pour fournir de l'aide et de l'information au public et pour bien gérer les comptes de fiducie et de tutelle.
Maîtrise d'une base de données entièrement programmable (TAMS), d'un traitement de texte, d'un logiciel de présentation, d'un tableur et d'applications de bases de données pour saisir, consulter, modifier et réviser des données, analyser et rapprocher des comptes et préparer des lettres et des rapports.

Connaissances en mathématiques pour relever des erreurs, faire des calculs et recalculs, quantifier des données, préparer des statistiques financières, et calculer et recalculer les revenus de placement et la rémunération.

Compétences :

Capacité à analyser des documents juridiques et des données financières pour tirer les conclusions pertinentes.

Capacité de résolution de problèmes pour relever et gérer les incohérences et les renseignements manquants, inexacts ou contradictoires dans les documents juridiques, la correspondance et les comptes clients.

Compétences en mathématiques pour effectuer avec exactitude des calculs comptables souvent complexes.

Capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit, avec le public, la communauté juridique, les employés des banques, les représentants du gouvernement et les autres intervenants relativement aux questions et exigences juridiques et aux politiques, procédures, pratiques et directives de la comptabilité de fiducie, ainsi que pour préparer des rapports utiles. Peut comprendre la rédaction de lettres et de rapports uniques ou l'apport de changements importants à des modèles. Sens de l'organisation pour gérer un grand volume de travail et respecter les délais de traitement et de déclaration.

Compétences en informatique répondant aux normes de la fonction publique de l'Ontario.
Utilisation de calculatrices, de téléphones, de télécopieurs, de courriels, de photocopieurs, de lecteurs de microfiches, d'ordinateurs personnels et d'imprimantes.

Maîtrise d'un traitement de texte, d'un logiciel de présentation, d'un tableur et d'applications de bases de données, et connaissance pratique d'une base de données entièrement programmable.

Autonomie d'action :

La ou le titulaire doit accomplir son travail conformément aux exigences légales et aux directives, politiques et procédures financières et comptables. Elle ou il a la possibilité de régler les problèmes de manière autonome, mais doit signaler les cas inhabituels, y compris les problèmes liés au traitement et aux systèmes qui peuvent se traduire par un retard, à la ou au chef d'équipe et à la contrôleuse ou au contrôleur aux fins de résolution. La surveillance comprend la vérification des systèmes pour trouver les codes valides et valider les modifications. Le travail est révisé sporadiquement par les chefs d'équipe, les gestionnaires, les contrôleurs, le service d'assurance de la qualité et le groupe de vérification des rapprochements, comparé au travail des pairs sur les mêmes comptes, commenté par les clients et validé par les vérificateurs internes et externes.