Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir rapidement des informations exactes et des services à la clientèle en réponse à des demandes de renseignements adressées par le grand public et divers groupes de clients, en personne, par voie électronique, par téléphone, par télécopieur et par écrit, en anglais et en français. Traiter diverses transactions relatives au Plan d'immatriculation international (IRP). Calculer et percevoir des droits pour le compte de l'Ontario, d'autres ministères et d'autres compétences participant à l'IRP.

Tâches et responsabilités :

Sous la supervision du Chef des services régionaux, fournir un service à la clientèle en effectuant les tâches suivantes, entre autres :
1. Recevoir les demandes de renseignements émanant de divers clients tels que les membres du grand public, les propriétaires de flottes, les compagnies d'assurance, les agences de permis et d'autres compétences canadiennes et américaines participant à l'IRP et y répondre en identifiant les besoins liés à ces demandes, en accédant aux bases de données du système et en vérifiant l'exactitude de ces données.
2. Examiner les documents tels que : permis de conduire, immatriculations de véhicules, certificats de conformité aux normes de sécurité, testaments et affidavits, procurations, actes de vente, etc., vérifier leur authenticité et leur conformité aux lois, aux politiques, aux procédures et aux normes pour décider de l'admissibilité aux services tels que l'immatriculation ou le transfert de propriété du véhicule et des exigences du programme IFP et d'autres normes ayant trait par exemple aux statuts, à la loi sur les taxes sur les véhicules interterritoriaux et à la Loi sur la taxe de vente au détail.
3. Rechercher et interpréter des informations tirées de diverses sources dont le système informatique, les bases de données sur les véhicules et l'IRP, les dossiers sur microfilm, d'autres ministères, les compagnies, la police, la législation et les politiques, pour identifier les irrégularités telles que la production de documents inexacts ou périmés ainsi que des transactions erronées ou frauduleuses.
4. Recevoir les demandes de renseignements provenant d'autres organismes comme les bureaux de Service Ontario, les stations d'inspection des camions, d'autres compétences participant à l'IRP, etc., pour résoudre des problèmes particuliers ou complexes liés à l'IRP et à l'immatriculation des véhicules, par exemple (cette liste n'étant pas exhaustive) les doutes concernant les numéros d'identification de véhicules figurant sur les certificats d'inspection annuelle des véhicules commerciaux ou le certificat d'inspection de sécurité, la conformité aux limites de poids dans les compétences participant à l'IRP.
5. Identifier des problèmes complexes nécessitant le transfert au bureau du programme IRP ou la notification de la Direction de la sécurité des transporteurs et de l'application des lois, par exemple, des procédures d'immatriculation de l'IRP en contravention de la réglementation ontarienne et qui pourraient entraîner la retenue de véhicules et (ou) le dépôt d'accusations en vertu du Code de la route de l'Ontario ou pour le non-paiement de certaines sommes. Veiller à ce que toute l'information pertinente soit communiquée exactement et rapidement au bureau compétent en vue d'une résolution.
6. Dans les outils en ligne, saisir les renseignements concernant les chauffeurs et les véhicules, c.-à-d. numéro de permis de conduire, numéro d'immatriculation, numéro d'identification de véhicule, code de transaction, nom, adresse et numéro du concessionnaire; autoriser et délivrer des permis d'immatriculation de véhicules, des vignettes de validation, des plaques d'immatriculation, des certificats d'immatriculation IRP, des reçus de taxe de vente au détail et des permis de dix jours.
7. Délivrer des immatriculations IRP, des immatriculations de véhicules, des certificats d'immatriculation, des plaques d'immatriculation proportionnelle, des vignettes de validation, des reçus de taxe de vente au détail, etc.
8. Calculer et percevoir les droits en liquide, en chèques, par carte de crédit ou par mandat bancaire, faire les rapprochements des droits perçus chaque jour et de l'inventaire, des fonds inscrits dans l'inventaire et du système financier; préparer les bordereaux de dépôt bancaire tous les jours ou plus souvent, et effectuer les dépôts à la banque au besoin. Veiller au respect des procédures de sécurité des transactions financières et veiller à ce que les sommes reçues soient inscrites et déposées dans une institution bancaire sans délai.
9. Assurer l'approvisionnement de l'inventaire et veiller à la sécurité de tous les articles d'inventaire numérotés, et s'assurer que tout l'inventaire est délivré par ordre séquentiel. Assurer quotidiennement le suivi des articles d'inventaire contrôlés (permis, plaques) et prendre immédiatement des mesures correctives en cas d'écart.
10. Préparer les statistiques de transactions et vérifier l'exactitude des chiffres à intervalle quotidien, hebdomadaire et mensuel.
11. Effectuer les autres tâches qui seront assignees.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

s.o.

Connaissances :

- Le poste exige une connaissance et une compréhension approfondies des articles pertinents de la législation, des politiques et des pratiques (Code de la route) permettant de traiter les demandes et de répondre aux clients en appliquant les dispositions pertinentes de la législation, de vérifier et de corriger le montant des droits, des crédits pour remboursement et des paiements reportés; d'ajouter des véhicules à diverses flottes ou de les y ajouter, etc. pour les transporteurs interterritoriaux, et d'aider les transporteurs à remplir les documents et dans la mise en œuvre des procédures et processus de l'IRP.

- Le poste exige des connaissances approfondies des exigences, des politiques et des procédures spécialisées du programme IRP ainsi que des lois connexes relatives à l'immatriculation des véhicules (c.-à-d. les exemptions relatives à la taxe de vente provinciale, les applications de la taxe de vente au détail, les statuts constitutifs, la Loi de la taxe sur les carburants, la taxe sur les véhicules interterritoriaux, etc.), pour permettre de déterminer la capacité et l'admissibilité du demandeur à l'inscription au programme et d'effectuer correctement des transactions complexes relatives à l'IRP en analysant les documents à l'appui et en calculant les droits à percevoir auprès des transporteurs interterritoriaux.

- Le poste exige des connaissances des lois d'un autre territoire de compétence lorsqu'il faut transiger avec d'autres provinces et avec les territoires de compétence des États-Unis et dans le cadre d'opérations nécessitant des calculs au prorata (c.-à-d. lorsqu'il existe des écarts entre les lois en matière de poids des véhicules).

Le poste exige des connaissances pratiques des fonctions des domaines connexes (bureaux d'immatriculation des véhicules, partenaires de Service Ontario et autres organismes) permettant d'offrir des renseignements complets aux clients sur les besoins et les processus, et d'obtenir des copies des dossiers en vue de respecter les normes de qualité des services de la FPO par la fourniture d'un service rapide et de renseignements exacts à la clientèle.

- Le poste exige de bonnes aptitudes en mathématiques permettant de calculer les droits, de préparer les corrections manuelles et de calculer des pourcentages; d'indiquer aux titulaires quels sont les droits à payer selon le territoire de compétence, d'effectuer les calculs relatifs au carburant et à la taxe, et d'appliquer les principes et méthodes mathématiques au calcul des crédits de taxe, au paiement différé à l'IRP; de préparer les documents de dépôts bancaires quotidiens et d'effectuer leur rapprochement.

- Le poste exige une connaissance des fonctions administratives permettant la production de rapports et de statistiques, la tenue des systèmes de classement, le rapprochement de rapports, la commande de fournitures et de tous les éléments d'inventaire requis, etc.

- Le poste exige des connaissances pratiques des procédures financières nécessaires pour permettre d'équilibrer les revenus et de préparer les documents de dépôt bancaire quotidiens en vue d'assurer la responsabilité et la sécurité financières.

- Le poste exige des connaissances pratiques de l'utilisation des ordinateurs et d'Internet, ainsi que de la plateforme Windows et des logiciels connexes (p. ex. MS Word) permettant d'accéder aux diverses bases de données du système.

- Le poste exige des connaissances pratiques de l'utilisation d'autres appareils de bureau comme les photocopieurs, télécopieurs, machines à affranchir et lecteurs de cartes de crédit pour permettre d'effectuer les fonctions quotidiennes du bureau.

Compétences :

- Le poste exige d'excellentes aptitudes d'analyse, de recherche et de résolution de problèmes permettant de cerner et de résoudre les problèmes courants (p. ex. transactions erronées ou frauduleuses, renseignements périmés, renseignements contradictoires) à la lumière de connaissances pratiques des politiques et des procédures relatives à l'IRP et à l'immatriculation des véhicules, et permettant de recommander des mesures correctives comme le rejet d'une demande ou le signalement des questions de fraude, de façon à réduire au minimum la responsabilité du Ministère, ou la décision de confier la résolution ou le traitement ultérieur de problèmes complexes (p. ex. mise en œuvre d'une procédure de l'IRP entraînant la responsabilité d'un transporteur) au bureau du programme.

- Le poste exige des aptitudes d'analyse et de raisonnement permettant de délivrer des certificats d'immatriculation de l'IRP et d'effectuer d'autres transactions connexes, d'évaluer le niveau de confidentialité et le caractère légal des documents, ainsi que de faire des recommandations sur leur diffusion éventuelle selon les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

- Le poste exige des aptitudes d'analyse permettant de déterminer la nature précise d'un problème, s'il existe un précédent sur lequel fonder une conclusion et s'il y a lieu de consulter le personnel d'un autre ministère ou gouvernement, ou de s'en remettre au chef de service qui formulera ou fournira une réponse.

- Le poste exige d'excellentes aptitudes en communication, notamment du tact et de la diplomatie, pour permettre de demander des informations aux clients, d'échanger ou de clarifier des informations avec eux, d'offrir des services à la clientèle d'une manière précise et en temps opportun, d'expliquer des questions précises en détails en vue de résoudre les problèmes des clients, de rédiger la correspondance ordinaire ainsi que les lettres et documents relatifs au formulaire d'inscription, et d'évaluer la pertinence des méthodes à adopter en présence de clients en détresse, violents ou qui déposent une plainte.

- Le poste exige des aptitudes en consultation pour permettre d'entretenir des échanges efficaces avec les bureaux du gouvernement et les clients externes.

- Le poste exige des aptitudes en mathématiques pour permettre ce qui suit : exactitude du calcul des droits et des pourcentages de taxe sur les carburants, de taxe de vente au détail, etc.; équilibrer les revenus, préparer les documents de dépôt bancaire quotidiens et en faire le rapprochement; superviser la collecte quotidienne et la sécurité de sommes d'argent liquide, de mandats, de chèques, de paiements par carte de crédit et d'un inventaire contrôlé, ainsi que la délivrance d'éléments d'inventaire contrôlés, p. ex. plaques d'immatriculation, vignettes de validation, permis, etc. ayant une valeur monétaire; assurer la supervision et le solde d'argent liquide, remplir les bordereaux de dépôt bancaire et préparer des écritures de journal conformément aux procédures financières établies.

- Le poste exige des compétences en organisation permettant de mener à bien des tâches exactement et complètement dans un délai prescrit, et de prioriser les activités en fonction de la demande de la clientèle et (ou) selon les directives du chef de service.

- Maîtrise du français oral de niveau avancé.

- Le poste exige des compétences de frappe standard et des compétences en traitement de texte.

Autonomie d'action :

- Sous une supervision générale et en consultant les lois, les politiques et les procédures pertinentes, déterminer le chemin à suivre pour atteindre les objectifs qui lui sont attribués, en confiant au chef de service la résolution des problèmes de nature plus complexe ou plus sensible, ou de ceux qui nécessitent une enquête plus poussée (lois ambiguës).

- Faire preuve de jugement au moment d'examiner et d'évaluer le bien-fondé des demandes d'inscription à l'IRP et des documents à l'appui pour inscrire le transporteur commercial à l'IRP à l'aide des outils pertinents et à partir des politiques, procédures et lois en vigueur.

- Assumer la responsabilité de la précision et de l'intégrité de son propre travail (y compris le solde de caisse), de la vérification des erreurs et de l'explication à donner au chef de service; le travail est examiné de manière aléatoire à des fins de contrôle de la qualité.

- Adresser les clients extrêmement en colère au chef de service et lui confier la résolution des questions inhabituelles.

- Communiquer directement avec le transporteur ou ses comptables pour pouvoir interpréter, éclaircir et déchiffrer les renseignements figurant dans la demande du transporteur, ou à la demande de celui-ci pour clarifier les politiques et procédures du Ministère.