Description du poste

Objectif du poste :

- Fournir une gamme de services (planification des finances, des ressources humaines, des opérations) à l'appui des programmes de la Division.

Principales responsabilités :

1. Analyse financière et rapports financiers
- Prépare divers rapports réguliers et spéciaux pour faciliter le processus décisionnel de la haute direction et soutenir les besoins des organismes centraux.
- Détermine les sources appropriées de données et d'information et effectue les recherches requises, prépare des feuilles de calcul, des tableaux de bord, des résumés, des séances d'information et du matériel de présentation à l'appui des recommandations finales.
- Participe à l'élaboration et à la maintenance de systèmes d'information et d'établissement de rapports efficaces pour assurer l'actualité, l'intégrité et la fiabilité des informations budgétaires.

2. Planification financière
- Appuie le processus de prévision du ministère tout au long du cycle de planification financière, assure la liaison avec les secteurs de programme du ministère et les organismes centraux en ce qui a trait à la situation financière, aux décisions et aux exigences en matière de rapports.
- Coordonne le processus d'établissement du calendrier.

3. Conseils et orientation
- Fournit des services et des conseils financiers aux clients au sujet des politiques, exigences, procédures et problèmes ainsi que sur la mise en œuvre des processus financiers approuvés et la préparation des budgets.
- Fournit des éléments d'information à la direction pour l'aider à prendre de bonnes décisions dans le domaine de la planification financière, de la planification des programmes et de l'élaboration des politiques.
- Fournit des analyses et des éléments d'information sur l'incidence de divers scénarios de rechange. Fournit son soutien et des analyses pour la préparation des MB20.
- Prépare des notes de synthèse en réponse aux demandes de renseignements financiers de la haute direction et des représentants du ministère.
- Cerne les besoins en matière de formation, élabore du matériel et organise des présentations et des ateliers pour donner des conseils sur les besoins financiers et améliorer la qualité et la justesse de la gestion financière.

4. Soutien au plan d'activités
- Dans le cadre du Processus d'examen, de renouvellement et de réorganisation des programmes (ERRP), coordonne et offre son expertise financière, c'est-à-dire prépare et fournit des informations, dont prévisions budgétaires, allocations, calendriers et projections à l'aide du Système intégré d'information sur la gestion financière. Formule à l'intention de la haute direction des conseils sur les exigences relatives à tous les éléments du rapport.
- Coordonne les prévisions du ministère concernant les ETP. Gère les ETP du ministère de concert avec la Direction de la gestion stratégique des ressources humaines. Fournit des services d'analyse, de consultation, de conseil et de production de rapports aux secteurs de programme pour s'assurer que le ministère ne dépasse pas le plafond d'ETP approuvé.
- Participe à l'élaboration des sections financières du Processus d'examen, de renouvellement et de réorganisation des programmes (ERRP).
- Coordonne l'accès au Système intégré d'information sur la gestion financière du ministère et le processus relatif au plan comptable. Donne des conseils au personnel ministériel pour l'aider à résoudre des problèmes concernant le Système intégré d'information sur la gestion financière et le plan comptable.
- Dirige la conception, l'élaboration et la prestation de séances de formation sur la planification financière, la planification des activités et le changement de politique et/ou y participe.

5. Coordination administrative
- Planifie et coordonne les services, y compris les achats et l'approvisionnement, la gestion des contrats, les paiements, les processus RH et autres processus opérationnels pour soutenir la Division.
- Élabore et met en œuvre des processus pour assurer la cohérence des activités de financement, des activités en matière de RH et de TI et des activités commerciales de la Division. Donne des conseils au personnel administratif responsable des finances et de l'administration à l'échelle de la Direction pour résoudre les problèmes.
- Donne des conseils stratégiques à la haute direction sur des questions de planification des RH et des questions opérationnelles, y compris l'élaboration de plans de RH pour la Division.
- Planifie et gère des projets pour la mise en œuvre d'initiatives ministérielles (p. ex., préparation aux situations d'urgence, examen du rendement) dans l'ensemble de la Division.

Connaissances / compétences :

Connaissances et compétences dans les domaines suivants :
- Principes, politiques et processus comptables et financiers du gouvernement, compréhension des états financiers et des méthodes d'analyse des programmes afin de faciliter l'établissement de rapports financiers et la reddition de comptes, d'assurer l'exactitude et l'intégrité de l'information financière du ministère, de contribuer à l'élaboration des systèmes et des processus financiers, d'évaluer les prévisions financières, les budgets, le rendement ainsi que la rentabilité des activités opérationnelles et de donner des conseils aux responsables de programmes et de projets sur des questions financières.
- Processus d'affectation et de suivi du budget, prévision des dépenses, analyse des écarts et des risques afin de conseiller les cadres, les analystes de programme et le personnel des programmes du ministère et de respecter toutes les exigences du ministère et des organismes centraux.
- Organisation du ministère, ses programmes, ses structures administratives et financières, ses méthodes de gestion budgétaire et financière pour garantir l'efficacité de la gestion et du contrôle financiers, assurer la préparation des présentations aux organismes centraux et la prestation de conseils aux cadres.
- Planification, élaboration, analyse, contrôle et surveillance de l'information financière et des fonctions des systèmes financiers afin d'assurer l'exactitude et l'intégrité de l'information financière.
- Organisation, coordination et direction de l'équipe afin de planifier et de prioriser les activités, d'orienter le personnel, de coordonner l'intégration de l'information provenant de sources multiples et de veiller au respect des échéances souvent serrées et contradictoires.
- Communications pour préparer et présenter des notes de synthèse, des données et des rapports financiers à la haute direction et aux organismes centraux.
- Applications informatiques utilisées pour les tableurs, traitement de texte, logiciel de présentation et logiciel liés à l'emploi, comme le Système intégré d'information sur la gestion financière et le Réseau d'information sur les ressources humaines (RIRH).
- L'employé(e) aura des compétences en communication orale et écrite (niveau avancé perfectible) en français.

Aptitudes pour les relations interpersonnelles et ascendant :

- Capacité de collaborer avec d'autres cadres supérieurs pour régler des questions complexes (p. ex., établissement d'estimations, élaboration de processus efficaces d'information et de production de rapports) et inciter le personnel des programmes à fournir certains renseignements financiers (p. ex., prévisions des dépenses) afin de respecter les délais serrés pour la présentation des rapports.
- Compétences en matière de présentation et capacité d'exercer une influence pour conseiller et orienter le personnel, exposer des données et des options au conseil d'administration pour résoudre des problèmes et obtenir l'approbation des présentations.
- Compétences en matière de consultation et en gestion de relation client afin d'établir et de maintenir de bons rapports de travail avec les cadres du ministère et le personnel des organismes centraux et négocier/ persuader les décideurs dans l'intérêt supérieur du ministère.

Aptitudes pour la résolution de problèmes et l'analyse :

Aptitudes en matière d'analyse et de résolution de problèmes pour :
-Analyser, interpréter, évaluer les demandes d'information financière, formuler des recommandations utiles en temps opportun à la direction.
- Interpréter et appliquer les directives et les politiques financières à l'appui de la planification des activités, de l'élaboration et de la gestion du budget, des prévisions financières, des exigences en matière de rapports et d'analyses.
- Analyser les questions et problèmes financiers, les rapports sur les écarts et les insuffisances de financement, et formuler et recommander des solutions.
- Analyser les modifications proposées aux politiques, les nouvelles initiatives et les problèmes financiers, examiner les répercussions sur l'ensemble des programmes et recommander des solutions réalisables que la direction examinera.
- Évaluer le rendement financier, le rapport coût-efficacité et le potentiel de risque des choix ou des activités de programme et fournir des avis pour résoudre les problèmes de comptabilité

Prise de décisions / responsabilité :

Il incombe à la ou au titulaire de :
- programmer et de diriger la coordination et la mise en place de la planification et de la gestion des finances, des RH, des activités et des opérations;
- conseiller les cadres de la Direction en matière de planification et de gestion des finances, des opérations, des activités et des RH. Fournir des conseils à la direction en matière de planification et de gestion des finances, des opérations, des activités et des RH;
- veiller à la gestion et à la production de rapports sur les budgets des centres de coûts et diriger le Processus d'ERRP/budgétaire.
- Elle ou il a toute latitude pour planifier et superviser diverses activités ou processus du ministère et donner des conseils à l'appui de la gestion et du contrôle financiers du ministère. Les décisions et les recommandations s'appuient sur le cadre général des politiques, directives et lignes directrices financières des organismes centraux et du ministère, ce qui a souvent une incidence importante sur la situation financière et les exigences des programmes.

Interactions / parties intéressées :

- Le personnel des programmes et la haute direction organisent des séances d'information sur les problèmes et les enjeux en matière de planification financière et de gestion; discutent, présentent et recommandent des options pour résoudre les problèmes, apportent leur expertise et contribuent à l'élaboration ou à la révision des systèmes, des politiques et des procédures pour améliorer l'efficacité globale des programmes offerts.
- Le personnel des organismes centraux doit fournir des renseignements et/ou des éclaircissements et/ou discuter/résoudre des questions financières.

Orientation / supervision :

Donner des conseils techniques au personnel qui apporte son appui au sujet de questions de gestion financière et de problèmes liés au Système intégré d'information sur la gestion financière, à l'élaboration du budget, aux prévisions de dépenses, à la gestion et au contrôle des dépenses, à la production de rapports et aux présentations sur le processus de planification financière.

Exigences / contraintes :

Exigences du poste :

- Régulièrement : des exigences et des priorités de travail conflictuelles pour exécuter diverses activités financières.
- Occasionnellement : délais serrés pour répondre aux demandes du cabinet de la ministre, terminer le Processus d'ERRP, préparer les prévisions mensuelles et trimestrielles.

Capacités mentales / sensorielles :

Fréquentes périodes de concentration et de lecture, d'écoute, d'expression écrite et orale lors de la prestation de conseils sur des questions financières, avec des changements réguliers d'orientation.

Conditions / Environnement :

Le milieu de travail est un bureau normal.