Description du poste

Titre du poste :
ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF - POSTE DÉSIGNÉ BILINGUE (ANGLAIS ET FRANÇAIS)
Code du poste :
08OAD - Personnel de bureau 08
Numéro du concours :
154960
 

Objectifs du poste :

Offrir des services d'administration en français et en anglais pour soutenir les activités et les processus de gestion des causes du Secrétariat des conseils de santé, qui appuie les tribunaux administratifs.

Tâches et responsabilités :

1. Ouvrir et classer le courrier entrant et sortant du Secrétariat et des tribunaux décisionnels, tenir un registre de cette correspondance et l'entrer dans le système de gestion des causes ou de suivi de la correspondance. Déterminer le niveau de priorité des documents et les mesures requises, et veiller à ce que le courrier soit traité dans les délais prescrits. Effectuer un suivi au besoin et sur demande pour obtenir des renseignements ou des documents supplémentaires et aider les cadres et le personnel du Secrétariat et les membres des conseils de santé à préparer des réponses et à distribuer le matériel relatif à l'audience aux parties et aux membres concernés.

2. Répondre en français et en anglais aux demandes d'information adressées au Secrétariat par téléphone ou en personne, soit notamment accueillir les visiteurs dans le bureau et répondre aux questions sur le rôle du Secrétariat, les lois connexes et les politiques et procédures des conseils de santé. Transférer toutes les demandes inhabituelles aux membres du personnel appropriés.

3. Organiser les réunions des cadres et du personnel du Secrétariat et des conseils, ce qui comprend la collecte, la compilation, la photocopie et la reliure des documents relatifs aux audiences et leur distribution aux parties et aux membres concernés. Réserver les salles de réunion, préparer les ordres du jour, fixer des rendez-vous et modifier les dates au besoin, et coordonner les services d'accueil. Gérer les besoins en transport ou en hébergement associés aux réunions ou aux congrès à l'externe le cas échéant.

4. Examiner et traiter les demandes de remboursement de frais de déplacement et les documents comptables connexes soumis par les membres des conseils de santé, repérer les incohérences et communiquer avec les demandeurs pour les informer des politiques financières et des changements requis. Utiliser le Système intégré de gestion de l'information financière (SIGIF) pour soumettre les demandes approuvées aux Services communs de l'Ontario (SCO) aux fins de traitement. Vérifier et traiter les factures et les achats effectués au moyen des cartes pour petits achats.

5. Administrer les systèmes de rappel à l'intention des présidentes et présidents et des cadres des conseils de santé pour faire un suivi des mesures à prendre, notamment les projets, la correspondance et les procès-verbaux.

6. Rédiger et préparer la correspondance et se servir de ses aptitudes en traitement de texte pour produire divers rapports, feuilles de calcul, procès-verbaux, notes d'information et présentations à l'aide d'applications logicielles variées (p. ex., logiciels de traitement de texte, bases de données, tableurs et logiciels de production de présentations) et ainsi soutenir les cadres, le personnel et les membres du Secrétariat et des conseils de santé.

7. Participer à l'administration et au traitement des données et des documents des Ressources humaines du Secrétariat (p. ex., relativement au recrutement, au renouvellement des contrats, à la planification des vacances et à l'assiduité). Gérer l'ouverture et la fermeture de comptes, les mots de passe et les adresses de courriel du personnel associés au Réseau WIN d'information sur les ressources humaines

8. Fournir des services de soutien administratif généraux au Secrétariat, soit notamment tenir à jour les systèmes de classement informatisés et manuels, examiner et regrouper les données sur les comptes des conseils de santé, actualiser les listes de personnes-ressources et d'envoi, mettre à jour les manuels de procédures, faire un suivi des stocks de fournitures et en commander, utiliser des photocopieurs et des télécopieurs, et entretenir l'équipement de bureau. Épauler la coordonnatrice ou le coordonnateur des services administratifs dans le cadre de projets d'élaboration et de mise en œuvre de procédures, de pratiques et de systèmes administratifs au sein des conseils de santé.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Vitesse de frappe de 40 mots par minute.

Connaissances :

La candidate ou le candidat doit connaître :
• les principes, méthodes et pratiques en matière de services administratifs, ainsi que les politiques, directives, normes et lignes directrices administratives du gouvernement et du Ministère, entre autres dans les domaines des finances et des ressources humaines, pour offrir des services administratifs, traiter les demandes de remboursement de frais de déplacement et les factures, et préparer des documents relatifs aux ressources humaines.
• les systèmes et les processus du gouvernement et du Ministère liés à l'administration et au traitement des documents relatifs aux ressources humaines, des demandes d'achat et des paiements liés aux factures et aux demandes de remboursement de frais.
• les mandats de la direction et des conseils de santé, leur structure, leurs programmes et services, ainsi que le cadre légal, les politiques et les procédures qui les visent pour répondre aux demandes d'information, gérer les documents reçus et respecter les exigences administratives des conseils de santé.
• les principes de service à la clientèle du Secrétariat pour se conformer aux objectifs de rendement de l'organisme en matière de service à la clientèle, de qualité et de professionnalisme.
• les capacités et fonctionnalités de divers systèmes et logiciels, dont les logiciels de traitement de texte, les systèmes de gestion des cas, les bases de données, les tableurs et les logiciels de production de présentations et d'organigrammes, et des systèmes administratifs spécialisés du Ministère (p. ex., le SIGIF et le Réseau WIN) pour administrer toute une gamme de systèmes administratifs de bureau informatisés et préparer des rapports, de la correspondance, des organigrammes et des présentations.
• le français à l'oral (niveau avancé) pour répondre à des demandes d'information reçues au téléphone et en personne adressées au Secrétariat.
• le fonctionnement et les mesures d'entretien de base de l'équipement standard de bureau (p. ex., télécopieurs et photocopieurs).

Compétences :

Exigences du poste :
• Capacités de raisonnement et sens de l'organisation pour classer les différentes tâches administratives en ordre de priorité lorsque leurs échéances posent problème, et s'adapter efficacement à la fluctuation de la charge de travail.
• Capacités de raisonnement pour administrer l'horaire de la présidente ou du président et des cadres des conseils de santé, notamment pour évaluer la durée des rencontres lors de la prise de rendez-vous, et pour dégager les tâches importantes et urgentes qui doivent être traitées en priorité.
• Capacités de raisonnement pour examiner la correspondance et les demandes d'information reçues et les transférer aux membres du personnel appropriés, et déterminer la nature et le niveau d'urgence des demandes des cadres et du personnel de la fonction publique de l'Ontario et des personnes-ressources externes et leur fournir des renseignements d'ordre général adéquats.
• Compétences en évaluation et en analyse pour vérifier si les demandes de remboursement de frais de déplacement et de dépenses sont conformes aux politiques en place, repérer les incohérences et résoudre les problèmes.
• Sens de l'organisation pour recueillir des renseignements en vue de préparer des réunions, des réponses à la correspondance et des présentations.
• Souci du détail lors de la révision ou de la correction de documents pour en assurer l'exactitude et l'intégralité.
• Capacités de raisonnement pour choisir judicieusement le format approprié des différents documents à préparer.
• Compétences en arithmétique pour calculer le taux d'assiduité du personnel, rapprocher les dépenses de petite caisse ou dresser un bilan, et vérifier le calcul inscrit sur les factures et les demandes de remboursement des dépenses.
• Compétences en informatique pour préparer des documents à l'aide de diverses applications logicielles de traitement de texte, de base de données et de création de présentations.

Exigences du poste :
• Aptitudes en communication orale en français et en anglais et en relations interpersonnelles pour répondre aux demandes d'information (souvent de nature délicate) de personnes de différentes cultures et ethnies ou ayant des besoins particuliers en faisant preuve d'une grande diplomatie et de beaucoup de tact pour offrir un service à la clientèle adéquat.
• Aptitudes en communication orale et en relations interpersonnelles pour interagir avec tact avec les membres des conseils lors de la correction d'erreurs dans les demandes de remboursement des dépenses.
• Compétences en communication écrite pour rédiger la correspondance courante.

Autonomie d'action :

La ou le titulaire doit travailler dans le respect des politiques, procédures et normes administratives établies du gouvernement et du Ministère sous la supervision de la registrateure adjointe ou du registrateur adjoint et avec la coordination et l'orientation technique de la coordonnatrice ou du coordonnateur des services administratifs. Son travail doit être accompli conformément aux principes et objectifs de gestion. La ou le titulaire doit faire preuve de l'autonomie requise pour déterminer les dossiers qu'elle ou il peut traiter de façon indépendante ou doit transférer à la coordonnatrice ou au coordonnateur des services administratifs, à la registrateure adjointe ou au registrateur adjoint, à la présidente ou au président du conseil de santé, ou à d'autres membres du personnel de la division ou de la direction lors de la réception de demandes d'information en personne ou par téléphone, lesquelles sont souvent de nature délicate, et ce, dans un milieu de travail où l'on traite des documents de nature très confidentielle et délicate liés aux causes. La ou le titulaire doit faire preuve de l'autonomie requise pour déterminer le niveau d'urgence et les mesures à prendre lors de la réception du courrier, de l'organisation des réunions, de la gestion des besoins en matériel, et de l'offre d'information générale en réponse aux demandes adressées au Secrétariat. La ou le titulaire doit examiner les demandes de remboursement de frais de déplacement, vérifier si elles sont conformes aux politiques et aux lignes directrices en place du gouvernement et éliminer les incohérences avant de soumettre les demandes aux fins d'approbation. La ou le titulaire doit consulter la coordonnatrice ou le coordonnateur des services administratifs pour préciser les priorités, mais ne doit lui soumettre que les problèmes administratifs inhabituels qui ne sont pas couverts dans les procédures ou lignes directrices établies.

You must enable JavaScript in your browser to access full functionality on the OPS Careers website.

Vous devez activer JavaScript dans votre navigateur pour avoir accès à toutes les fonctionnalités du site Carrières dans la FPO.


Ontario Logo / Logo de l'Ontario
This site is maintained by the Government of Ontario
Ce site est mis à jour par le gouvernement de l'Ontario

Privacy | Important Notices
Confidentialité | Avis importants

© Queen's Printer for Ontario, 2007
© Imprimeur de la Reine pour l'Ontario, 2007