Description du poste

Objectifs du poste :

S'acquitter de diverses tâches administratives et financières bilingues relatives aux programmes d'emploi, notamment la surveillance et la notation d'examens professionnels, modulaires et autres examens écrits, pour le compte d'un bureau régional afin d'appuyer la prestation des services.

Tâches et responsabilités :

1.Gérer le déroulement des examens professionnels, modulaires et autres examens écrits conformément à la politique en matière d'examens; vérifier l'admissibilité des candidates et candidats à l'examen; établir le calendrier des examens; fournir des plans d'examen, des normes de formation, des curriculums ou des aiguillages vers une source/du matériel d'étude, des sites Web; recevoir les examens du bureau principal, assembler et distribuer les documents relatifs aux examens; s'assurer que les candidates et candidats n'ont pas de manuels ou de documents non autorisés; noter les fiches de réponse des examens à l'aide du matériel de notation; expliquer les procédures et répondre aux questions; superviser les candidats et leur traducteur, interprète et/ou lecteur approuvé durant l'examen et ramasser les copies à la fin de l'examen; assurer la sécurité des examens en appliquant les procédures relatives à la vérification, à la manutention et à l'entreposage des documents relatifs aux examens. Suivre les tendances relatives aux taux de réussite/d'échec et aux notes attribuées pour certains examens ou professions et(ou) toute tendance inhabituelle par rapport aux résultats obtenus par certains clients dans la salle d'examen.

2.Offrir des services directs au guichet et répondre aux demandes de renseignements du grand public, des clients et du personnel, de façon individuelle ou dans le cadre de séances de groupe, concernant les programmes/services d'emploi et de formation nouveaux et existants. Expliquer les exigences relatives aux procédures. Déterminer et évaluer les problèmes et questions de routine, clarifier et résoudre les divergences avec le client afin d'assurer que le processus et les critères d'admissibilité sont respectés. Déterminer et évaluer les questions qui pourraient entraîner une controverse et(ou) de nature délicate, compte tenu des résultats de la première rencontre avec le client, et en prévenir le chef de service à l'avance (p. ex., le client n'est pas payé en temps voulu).

3.Contacter les employeurs et les clients pour expliquer les exigences relatives aux processus et résoudre les divergences et les problèmes de procédure. Déceler les écarts et les problèmes et discuter des mesures correctives possibles avec les conseillers en emploi et en formation. Assurer des aiguillages de clients efficaces vers d'autres programmes et(ou) ressources. Examiner les données des clients pour vérifier si elles sont exactes et complètes, entrer l'information dans les bases de données et faire le suivi au besoin pour clarifier ou demander de l'information supplémentaire.

4.Fournir des services de gestion financière au bureau en traitant les comptes créditeurs et débiteurs (p. ex., factures de fournisseurs, dépenses d'employé, droits perçus des clients); rapprocher les reçus/rapports de facturation du Système d'information d'Emploi Ontario (SIEO), de l'ancien système ou d'autres systèmes de gestion de l'information, des rapports sur les recettes, des montants reçus et des bordereaux de dépôt bancaire, et résoudre les écarts. Préparer et recevoir les demandes des clients et des commanditaires. Percevoir les droits, notamment en traitant les paiements par carte de crédit par le biais de la machine électronique de point de vente, et émettre des reçus; prendre et transmettre les messages. Produire des bordereaux de dépôt et déposer les recettes à la banque conformément aux exigences et conserver des copies des documents. Examiner les reçus envoyés par les clients et(ou) les fournisseurs de services pour divers programmes d'emploi et de formation du Ministère (p. ex., coût des manuels, frais de scolarité, registres des présences) afin de s'assurer que les demandes sont conformes aux plafonds autorisés, en vérifiant les trop-perçus et en préparant la documentation requise; communiquer avec les clients et(ou) les fournisseurs de services pour faire le suivi au sujet des écarts; recommander et traiter les paiements après approbation et discuter des mesures correctives avec les conseillers en emploi et en formation.

5.Entrer l'information et tenir le SIEO, l'ancien système ou d'autres bases de données. Déceler les erreurs d'information, résoudre les problèmes administratifs, notamment en contactant le fournisseur de services pour examiner les problèmes, et transmettre les erreurs de rapprochement importantes aux conseillers en emploi et en formation; veiller à la confidentialité des données et à la sécurité de l'information. Contrôler et suivre le rendement de la gestion de l'information, notamment les tendances de rejet des données et les problèmes de données non résolus, et transmettre les problèmes aux conseillers en emploi et en formation si des mesures supplémentaires sont requises. Tenir des données statistiques sur des questions connexes (p. ex., nombre de demandes d'admission aux examens, sessions d'examen, examens notés, résultats d'examen) et sur d'autres applications de programmes tels que Deuxième carrière. Manipuler les données stockées pour les reformater, les mettre à jour et les réviser au besoin, notamment en produisant des relevés modulaire.

6.Produire de la correspondance, des notes de service, des rapports statistiques, des rapports sur les recettes, des présentations et des données/listes concernant les activités de programme/du bureau régional, à l'aide des logiciels standards du Ministère (p. ex., traitement de texte, feuilles de calcul électronique, bases de données, présentations et navigateur Internet); réviser les documents et en vérifier l'orthographe, la grammaire et le formatage, etc. et assurer un entreposage approprié.

7.Offrir un éventail de services de soutien administratif tels que : organiser des réunions; surveiller l'état des fournitures de bureau et en commander à l'aide de la carte d'achat; surveiller et tenir l'inventaire des ressources (p. ex., normes de formation, curriculum, brochures/dépliants sur les programmes d'emploi et de formation), s'assurer que les stocks répondent toujours à la demande; faire de la recherche et répondre aux demandes de renseignements, recueillir de l'information/des données et préparer des rapports (p. ex., nombre d'inscriptions, etc.). Classer et archiver les documents conformément au système de gestion des documents du Ministère, notamment en assurant la sécurité des dossiers et des bases de données centralisées. Préparer de nouveaux dossiers pour les demandes reçues de clients et de commanditaires (p. ex., programme PCE, PMT, prestations individuelles), notamment les documents envoyés par le fournisseur de services, examiner les demandes pour s'assurer qu'elles sont exactes et complètes, entrer le dossier dans la base de données et faire le suivi au besoin pour clarifier ou demander de l'information supplémentaire.

8.Exécuter des fonctions auxiliaires supplémentaires en fonction des besoins.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Niveau élevé de maîtrise du français oral et écrit.

Connaissances :

Connaissance des lois pertinentes, des programmes et des services d'emploi et de formation, des politiques, des lignes directrices, des services et des activités du Ministère, pour répondre aux demandes de renseignements du grand public/des clients, pour les aiguiller vers les ressources appropriées, pour s'assurer que l'on suit les procédures adéquates lors du traitement des demandes d'admission et de la conduite des examens et pour traiter les documents et régler les problèmes relatifs aux document et aux rapports. Connaissance du matériel de notation pour noter les fiches de réponses des examens.
Connaissance du fonctionnement du SIEO, de l'ancien système ou d'autres systèmes de gestion de l'information pour entrer et manipuler les données, y accéder et analyser l'information, et manipuler les données pour traiter les paiements par carte de crédit, préparer des rapports complexes; établir des feuilles de calcul électronique spéciales et des rapports sur le rendement; déceler et analyser les configurations d'erreurs dans les données; recommander les améliorations à apporter au système; et veiller à la sécurité du système. Connaissance des opérations, des fonctions, des capacités, des politiques et des procédures informatiques, des applications logicielles (p. ex., feuilles de calcul électronique, bases de données, présentations, courrier électronique), de la saisie au clavier et des logiciels de traitement de texte entièrement programmables afin de formater et de produire de la correspondance, des documents, des rapports statistiques et des feuilles de calcul électronique et de tenir des documents, des bases de données et des systèmes informatisés. Connaissance des mathématiques pour établir la balance des reçus pour tous les montants perçus et préparer des dépôts bancaires. Connaissance des méthodes statistiques de base pour tenir une variété de données statistiques sur les activités de programme.

Connaissance des pratiques, des lignes directrices, des procédures et des processus administratifs liés aux politiques en matière de déplacements, d'achats et de gestion financière; et des sections pertinentes du Administration Manual et des normes de qualité des services de la fonction publique de l'Ontario afin d'offrir un soutien administratif au bureau (p. ex., traiter les factures, tenir des stocks de fournitures et de ressources, etc.). Connaissance de la gestion des documents et des procédures manuelles et automatisées, et des lignes directrices pour classer et archiver les documents, et pour tenir les dossiers des demandes des clients et recommander les améliorations à apporter aux processus et aux procédures. Connaissance des articles pertinents de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée afin de déterminer les renseignements qui peuvent et ne peuvent pas être divulgués. Connaissance des méthodes de recherche et d'enquête afin de déterminer les exigences relatives aux données, d'interagir avec les clients et d'obtenir l'information en temps voulu. Niveau élevé de maîtrise du français oral et écrit.

Compétences :

Capacités de raisonnement et d'évaluation pour établir des priorités lors de l'exécution de tâches pour un certain nombre de personnes en présence d'échéances conflictuelles; pour examiner les demandes d'admission aux examens, s'assurer que l'information est exacte et complète, vérifier que les candidates et candidats remplissent les conditions d'admissibilité à l'examen et que le traducteur, l'interprète ou le lecteur ont été approuvés conformément à la politique en matière d'examens. Capacités d'analyse et de résolution de problèmes pour analyser et déterminer les mesures requises afin de rapprocher/résoudre les écarts avec les rapports financiers/montants reçus/dépôts bancaires, la facturation des fournisseurs et les dépenses du personnel, et pour surveiller les reçus envoyés par les clients et les fournisseurs de services afin de s'assurer que les demandes respectent les modalités du contrat et sont conformes aux plafonds autorisés, déceler les écarts et les problèmes et discuter des mesures correctives possibles avec les conseillers en emploi et en formation/le chef de service. Capacités de raisonnement et d'analyse pour examiner les données du SIEO, de l'ancien système ou d'autres systèmes de gestion de l'information et pour préparer des rapports statistiques à l'intention de la direction, notamment en suivant les tendances de passage et d'échec et les tendances inhabituelles, et pour faire de la recherche et analyser l'information dans le dossier, repérer les écarts/problèmes et les résoudre avec les clients ou autres (p. ex., fournisseurs de services, employeurs).
Capacités d'analyse et d'évaluation pour manipuler les données nécessaires à la préparation des rapports, discuter des problèmes associés aux systèmes et aux processus avec le personnel du centre d'assistance/des systèmes et proposer à la direction des recommandations et les modifications/améliorations à apporter aux systèmes et aux processus; pour déceler et régler les erreurs dans le système de gestion des données (p. ex., plan d'action déjà ouvert), notamment en étudiant les problèmes importants de rapprochement des données; pour compiler les feuilles de calcul électronique des problèmes de données non réglés, analyser les tendances en matière de rejet des données et préparer des rapports de rendement avec des recommandations de mesures correctives pour assurer la sécurité et l'intégrité des données.

Capacités de raisonnement et de résolution des problèmes pour surveiller les examens, y compris donner des instructions aux candidates et candidats et surveiller le déroulement des examens; pour repérer/résoudre des problèmes tels que la mauvaise conduite des candidats, exclure les traducteurs qui n'ont pas de titres de compétences approuvés et enlever les notes/livres de la salle d'examen. Capacités de raisonnement et de résolution des problèmes pour répondre aux demandes de renseignements se rapportant aux programmes d'emploi et de formation du Ministère et déterminer les demandes qui peuvent être traitées de façon autonome et celles qui doivent être transmises à une autre personne, en précisant de qui il s'agit. Aptitudes à la communication orale et entregent pour fournir de l'information sur les procédures d'examen aux candidates et candidats, de l'information sur les programmes aux clients dans le cadre de séances de groupe, répondre aux questions concernant l'explication de termes techniques pendant l'examen; répondre aux demandes de renseignements du grand public et du personnel au sujet des programmes/services d'emploi et de formation du Ministère (p. ex., lignes directrices/règlements relatifs aux programmes, droits, programmes d'apprentissage, certificats professionnels, agrément modulaire), transmettre les appels de façon appropriée et maintenir la confidentialité et la sécurité de l'information de nature délicate. Aptitudes interpersonnelles, tact et diplomatie pour traiter avec des clients potentiellement mécontents (p. ex., candidates et candidats d'examen qui n'ont pas pu expliquer les exigences relatives aux processus/procédures) et déterminer les mesures à prendre pour qu'ils s'améliorent dans les domaines où ils ont montré des faiblesses. Aptitudes à la communication écrite pour préparer des rapports statistiques, des feuilles de calcul électronique et de la correspondance à l'intention des candidates et candidats (p. ex., résultats d'examen, lettres concernant les trop-perçus). Capacités de planification, d'organisation et de coordination en vue du traitement rapide des demandes d'admission aux examens, de l'établissement des dates d'examen, d'envois postaux aux candidates et candidats et pour offrir un soutien administratif et une aide à un certain nombre d'employés qui ont leurs propres priorités, besoins et méthodes de travail et pour exécuter une variété de fonctions administratives (p. ex., commander des fournitures de bureau, préparer de la correspondance/des rapports) afin d'appuyer la prestation des programmes du bureau. Capacités de travailler de façon autonome et de traiter des charges de travail et des priorités changeantes. Compétences en saisie au clavier et en traitement de texte entièrement programmable conformément aux normes ministérielles locales. Capacités de travailler au sein d'une équipe. Niveau élevé de maîtrise du français oral et écrit.
Déplacements fréquents, selon les besoins.

Autonomie d'action :

La personne titulaire du poste travaille sous la supervision générale du chef de la prestation des services, mais peut travailler sous la direction et le leadership du coordonnateur de la prestation des services conformément aux mesures législatives, aux politiques, aux procédures et aux processus établis du Ministère/de la Direction dans le cadre de l'administration du bureau et de la surveillance des examens professionnels et modulaires et pour appuyer la prestation des services. La personne fera preuve de discernement en gérant le processus de demande d'admission aux examens, en surveillant les examens conformément aux procédures de la Direction et aux exigences de sécurité, en avisant les candidates et candidats des résultats de l'examen et en préparant des rapports statistiques à partir du SIEO, de l'ancien système ou d'autres systèmes de gestion de l'information. La personne devra déterminer quelle est la meilleure façon de présenter des rapports statistiques et du matériel produit par traitement de texte, maintenir des niveaux appropriés de ressources et de fournitures de bureau, percevoir/rapprocher/déposer les droits perçus et assurer la sécurité des dossiers dans le bureau local, notamment le classement, l'entreposage et l'archivage.

La personne aura une certaine latitude pour prendre des décisions au sujet de ce qui suit : examiner les renseignements concernant le client afin de vérifier s'ils sont exacts et complets; expliquer les exigences législatives et relatives aux procédures; vérifier si les documents sont confidentiels et en assurer la sécurité; calculer et vérifier les fonds; vérifier si les reçus sont conformes aux modalités du contrat et si les montants correspondent au financement autorisé; préparer des rapports de rendement pour les bases de données et déceler les erreurs récurrentes; recommander les modifications à apporter au système pour améliorer l'intégrité des données et appuyer l'efficacité des services fournis; formuler des commentaires et recommander les changements à apporter aux processus et aux procédures; et déterminer les questions pouvant être sujettes à controverse ou délicates et prévenir la personne compétente à l'avance. La personne devra demander une clarification/orientation au chef de la prestation des services dans les situations qui sortent des procédures établies telles que l'exclusion de candidates ou candidats en cas de manquement aux règles, l'approbation des traducteurs en cas de contestation des titres de compétences. Le travail est examiné pour s'assurer que les échéances ont bien été respectées et qu'il est conforme aux politiques, aux procédures et aux lignes directrices des programmes et du Ministère. Les erreurs sont repérées par le biais de vérifications périodiques de l'inventaire des examens; de l'examen des statistiques/processus et(ou) en réponse à des plaintes du personnel ou des clients.