Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des conseils, de l'information et du soutien techniques en anglais et en français afin d'assurer la prestation de services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces au public et aux participantes et participants du secteur de la justice, tout en respectant l'engagement de la Division à instaurer un milieu de travail qui fait la promotion des valeurs de la fonction publique de l'Ontario tant en salle d'audience que dans les greffes et aux comptoirs.

Tâches et responsabilités :

Pour plusieurs domaines de pratique (criminel, civil, familial, petites créances et/ou exécution) dans les tribunaux de l'Ontario et conformément à tous les manuels et directives applicables :

1. Assistance judiciaire :
• Prépare les dossiers et les dossiers afin que le tribunal procède
• Escorter les magistrats vers et depuis le tribunal, au besoin
• Consulte la magistrature concernant le rôle de la veille de l'ouverture du tribunal pour assurer la préparation
• Fournit des dossiers et/ou des documents judiciaires au juge président
• Agit comme intermédiaire pour faciliter les communications entre les avocats et la magistrature
• Répond avec ponctualité et rigueur aux demandes de la justice

2. Décorum du tribunal :
• Ouvre, suspend, reprend et ferme le tribunal et organise les dates d'ajournement
• S'assure que l'ordre et le décorum sont maintenus dans la salle d'audience ou la salle d'audience virtuelle
• Coordonne et assure le bon déroulement des affaires et fait des annonces sur le système de sonorisation pour annoncer le début de l'audience, appelle les affaires, les gardes à vue, les avocats et les témoins
• Dégage la salle d'audience au besoin ou selon les directives du juge et s'assure que la salle d'audience est sécurisée
• Met en place la salle d'audience et s'assure que la salle d'audience est rangée et approvisionnée en fournitures à la fin de la journée pour être prête pour le lendemain
• Définit les attentes au début des audiences virtuelles en fournissant des informations sur l'étiquette de la salle d'audience pour les procédures virtuelles et surveille les haut-parleurs et les niveaux de bruit pendant la procédure

3. Gestion du jury et des témoins :
• Coordonne et gère le jury et toutes les tâches liées au jury, y compris la coordination du processus de sélection du jury, rester avec et répondre aux besoins des jurés séquestrés et maintenir l'isolement requis des jurés séquestrés, par exemple, s'assurer qu'il n'y a aucun contact avec des personnes, y compris les médias et gère le processus de sélection des jurés au tribunal en appelant les jurés/jurés potentiels et en coordonnant les demandes d'excusation
• Est vigilant à l'égard du jury/des jurés potentiels lorsqu'il est dans la salle d'audience et répond à tous les besoins/préoccupations
• Assermentation des jurés
• Escorte, assiste et maintient la séquestration requise des jurys, y compris les jurys de nuit, selon les besoins et agit comme agent de liaison avec les autres membres de l'équipe des services judiciaires lorsqu'ils exercent ces fonctions
• S'occupe des témoins, procède à la mise en accusation d'un accusé, administre les serments et met en garde et assermente les témoins en tenant compte des horaires des exigences religieuses et culturelles et assermente les interprètes
4. Service client, assistance et résolution de problèmes :
• Assiste le public et toutes les personnes présentes dans la salle d'audience, en ligne et au greffe de la Cour selon les besoins et/ou sur demande en déterminant la nature et l'étendue de leurs besoins, en recherchant des informations et des ressources, en expliquant les exigences/protocoles, en répondant aux problèmes, répondre aux questions, fournir des conseils de procédure, des informations et un soutien (par exemple, l'acceptabilité des dépôts) et rediriger vers d'autres sources correctes
• Effectue un suivi pour assurer la résolution au comptoir public, en ligne et/ou par téléphone
• Émet et entre des documents, en s'assurant que tous les documents sont correctement dirigés pour le service et enregistrés, tout en garantissant la confidentialité et la sécurité
• Détermine et fixe les dates et heures des audiences du tribunal et avise les parties au besoin
• Effectue une saisie de données précise et opportune dans les systèmes informatisés de gestion des affaires judiciaires
• Traite les dossiers, y compris les dossiers actuels et archivés, les frais, les amendes, etc.

5. Gestion des documents judiciaires et des pièces à conviction :
• S'assurer que tous les documents sont disponibles pour le tribunal, le cas échéant
• S'assure que tous les travaux avant et après le tribunal sont terminés, par exemple, approuve toutes les informations, prépare les documents pertinents/demandés et ordonne, (distribue par voie électronique) les renvois, et assure l'exactitude et l'achèvement
• Autorise les documents judiciaires pour les procédures pénales, civiles et familiales en préparant et en signant (par exemple, mandats de dépôt, ordonnances restrictives, affidavits)
• Accepte, marque et enregistre toutes les pièces soumises au tribunal; obtient les pièces du dépositaire approprié et les rend chaque jour pour la poursuite du procès
• Prépare/assure la préparation de tous les documents post-judiciaires requis
• Maintient et enregistre les expositions, s'assure que les expositions sont stockées en toute sécurité et aide à la gestion des expositions, suit les protocoles de gestion des expositions ; s'assure que les pièces sont mises à la disposition du tribunal et publie les pièces conformément aux calendriers de conservation du ministère (p. ex. périodes d'appel)
• Affiche des documents/vidéos/pièces à conviction électroniques pendant l'audience à l'aide de la technologie de partage d'écran
6. Enregistrement des procédures et technologie des tribunaux virtuels :
• S'assure que toutes les procédures judiciaires sont documentées et enregistrées conformément aux exigences législatives et aux règles de procédure
• S'assure que toutes les procédures sont sauvegardées, enregistrées, annotées et certifiées conformément aux exigences législatives et aux directives du ministère
• Assure le fonctionnement et le dépannage de diverses technologies virtuelles, judiciaires et de bureau actuelles et à venir
• Interrompt l'audience virtuelle lorsque les problèmes techniques ne peuvent pas être résolus rapidement
• S'assure que toutes les technologies virtuelles et de la salle d'audience, y compris la comparution à distance, l'équipement d'enregistrement audio et vidéo du tribunal, l'équipement de preuve d'affichage électronique, sont en état de marche à tout moment et installe et teste tout l'équipement avant le tribunal, pendant le tribunal et après chaque récréation
• Prend en charge les audiences virtuelles/à distance en coordonnant et en surveillant l'entrée et la sortie des participants de la salle d'audience virtuelle, en affichant des documents/pièces électroniques, en facilitant les conversations privées avec les clients et en surveillant les messages pour les questions discrètes ou les commentaires des parties
• Contrôle les fonctions d'audition virtuelle telles que la désactivation, la désactivation, permettant aux participants d'entrer dans la salle virtuelle
• Soutient la modernisation des tribunaux en participant à des projets pilotes, en fournissant des commentaires sur les nouvelles initiatives et en s'engageant activement dans l'amélioration de la prestation des services judiciaires (au besoin)
• Se tient au courant des initiatives de modernisation en cours afin d'utiliser de nouveaux équipements, programmes ou services ou de mettre en œuvre de nouvelles procédures ainsi que de les expliquer en langage clair aux clients et au public
7. Services financiers :
• Reçoit et traite les paiements pour les amendes, les frais, la restitution et d'autres sources de revenus et concilie / équilibre tous les comptes, par exemple, les comptes de fiducie et de revenus de fin de mois
• Traite les factures et prépare les paiements aux témoins, jurés et interprètes, et distribue les fonds en fiducie
• Traite les paiements judiciaires et extrajudiciaires, équilibre les espèces dans les systèmes manuels/informatisés, identifie et réconcilie les écarts

8. Contributions aux opérations et services judiciaires et connexes :
• Enregistre les données statistiques, prépare et examine les rapports de divers systèmes
• Fournit des conseils techniques, des conseils et du mentorat aux employés du ministère sur la prestation de services judiciaires au public et aux clients, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des tribunaux, en tant qu'experts dans tous les services de première ligne et favorise un environnement de travail positif tout en offrant une formation en cours d'emploi et coaching par les pairs afin d'optimiser la performance au travail
• Sert de liaison avec le personnel dans différents domaines fonctionnels sur les changements opérationnels, traitant et résolvant les problèmes inhabituels ou locaux qui surviennent, y compris l'obtention d'un soutien pour résoudre les problèmes du système pour la technologie spécialisée de la salle d'audience
• Fournit des recommandations pour soutenir la mise en œuvre de nouvelles politiques ou procédures ou pour des améliorations aux procédures existantes pour examen par les groupes de travail opérationnels divisionnaires et locaux
• Participe aux réunions et aux groupes de travail, fournissant des commentaires sur les changements opérationnels/procéduraux proposés pour améliorer la qualité de l'expérience client et atteindre l'excellence du service

9. Effectue d'autres tâches au besoin ou assignées

Exigences - dotation et attestation des compétences :

• Attestation de sécurité
• Permis de conduire valide de l'Ontario (au besoin)
• Disponibilité pour travailler les fins de semaine et les jours fériés
• Possibilité de se rendre à d'autres palais de justice à bord de petits aéronefs (au besoin)
• Le poste nécessite une maîtrise du français oral de niveau avancé et une maîtrise du français écrit de niveau avancé perfectible

Connaissances :

Le poste nécessite une connaissance de ce qui suit:

• Exigences législatives provinciales, municipales et fédérales (p. ex., Code criminel, Loi sur les services à l'enfance et à la famille, Règles de procédure civile, Règles de la Cour des petites créances, Règles en matière de droit de la famille), programmes, services (p. ex., services de référence aux avocats), politiques, processus et procédures, pour être en mesure de comprendre les besoins des clients et d'y répondre, de fournir de l'information, des éclaircissements et de l'aide aux clients, d'accepter les dépôts et d'exercer le pouvoir délégué de signer les documents juridiques.

• Méthodes et techniques d'analyse, pour pouvoir rechercher et analyser l'information et déterminer les objectifs, les besoins, les demandes et les préoccupations des clients; évaluer les situations ou les circonstances, déterminer la bonne marche à suivre et porter un regard critique sur les faits afin de relever les irrégularités; interpréter des règles et des procédures complexes et les communiquer aux clients de façon claire, concise et détaillée; interpréter les situations et appliquer un jugement juste ou une décision en se fondant sur les renseignements recueillis; évaluer les plaintes et les problèmes et analyser les facteurs en cause afin de concevoir des solutions viables susceptibles de répondre aux besoins et aux préoccupations des clients; et analyser les tendances, les anomalies et les enjeux et formuler des recommandations à l'intention de la superviseure ou du superviseur afin d'améliorer la prestation des services localement ou au sein de la Division.

• Techniques de recherche, outils et matériel de référence ministériels et intergouvernementaux pertinents (p. ex., guides, directives, sites Web) et terminologie juridique, pour être en mesure de fournir un accompagnement spécialisé sur les services ou les enjeux ainsi qu'une interprétation de l'intention et du contenu des lois, règlements, politiques, procédures et règles, et d'enquêter sur des problèmes ou des questions litigieuses de nature potentiellement confidentielle, de résoudre ceux-ci et de confirmer la validité et l'intégralité des dépôts.

• Aspect technique du matériel spécialisé d'enregistrement numérique pour veiller à l'enregistrement et à l'annotation exacts des instances et refaire jouer les enregistrements à la demande du tribunal; différentes règles de pratique et de procédure des greffes pour pouvoir réaliser des tâches comme l'archivage et l'extraction de fichiers, la tenue des dossiers, la rédaction de correspondance, l'utilisation de technologies bureautiques et propres aux tribunaux (p. ex., appareils multifonctionnels, technologie télévidéo, technologies de présentation des preuves par voie électronique, appareils d'enregistrement numérique, appareils fonctionnels pour personne malentendante et matériel pour les salles d'audience adaptées aux enfants) et la résolution de problèmes techniques, afin d'assurer la prestation rapide des services.

• Mandat et objectifs ministériels, y compris ceux des autres divisions, pour être capable d'expliquer tous les services offerts dans les palais de justice; plan stratégique, programmes et services de la Division des services aux tribunaux, y compris chaque domaine de droit (famille, criminel, civil, petites créances et services d'exécution) et chaque tribunal (Cour de justice de l'Ontario, Cour supérieure de justice et Cour d'appel de l'Ontario), pour pouvoir agir comme premier point de contact auprès des clients, trier ceux-ci convenablement et les diriger vers les services offerts, effectuer toutes les tâches du poste, tant en salle d'audience qu'aux comptoirs, et agir à titre de mentor et de guide auprès des autres membres du personnel des tribunaux.

• Principes et normes de service à la clientèle promus par la fonction publique de l'Ontario et normes de service à la clientèle de la Division des services aux tribunaux, pour être à même de fournir en tout temps un service professionnel, adapté et accessible.

• Initiative pour le maintien d'un milieu de travail professionnel et respectueux de la Division, Politique de prévention de la discrimination et du harcèlement au travail de la fonction publique de l'Ontario et législation connexe, pour s'assurer de l'adoption de comportements professionnels et respectueux en tout temps et du maintien de milieux de travail exempts de préjugés, de harcèlement et de discrimination.

• Politiques et procédures gouvernementales concernant le traitement de l'encaisse et les rapprochements mensuels, et toute autre politique ou procédure portant sur la réalisation, l'enregistrement, la communication et l'administration des transactions financières.

• Fournisseurs de services externes, autres programmes gouvernementaux et juridictions et organismes connexes, pour pouvoir obtenir des renseignements pour les clients et transmettre les demandes de ces derniers au bon endroit pour qu'ils puissent obtenir l'information, l'aide et les solutions recherchées.

Compétences :

La ou le titulaire doit posséder ce qui suit:

• Les compétences en communication orale et écrite nécessaires pour communiquer avec les hauts fonctionnaires et la magistrature au sujet des exigences et des renseignements afférents aux ordonnances et aux jugements des tribunaux; préciser et expliquer de façon concise aux clients certains renseignements complexes, notamment les règles, lignes directrices, procédures et lois, pour en assurer la compréhension; rédiger la correspondance à l'intention des clients et préparer des formulaires et des ordonnances extrêmement précis; communiquer avec le personnel du secteur de programme lorsqu'une affaire fait l'objet d'un renvoi; faire partie des équipes et comités de projet locaux; échanger de l'information sur les pratiques exemplaires avec les responsables de l'unité et des autres secteurs de programme; formuler des recommandations sur l'amélioration des processus ou pratiques, recommandations qui doivent être prises en compte lors des tables rondes opérationnelles de la Division, dans le cadre des changements aux politiques de la Division ou lors de l'élaboration des politiques ou pratiques locales; et offrir une formation en milieu de travail.

• Les compétences en résolution de problèmes et en analyse nécessaires pour répondre aux demandes particulières des clients; effectuer les opérations; régler les problèmes opérationnels et techniques liés à la technologie utilisée dans les tribunaux; formuler des recommandations sur les prochains changements à apporter aux procédures locales ou de la Division; ordonner l'instruction des litiges devant être tranchés au palais de justice ou procéder au triage de ces litiges; et interpréter les demandes des clients.

• La souplesse et l'adaptabilité nécessaires pour répondre aux besoins d'une clientèle diversifiée ayant des besoins très différents en matière de services de soutien et de renseignements; répondre immédiatement aux besoins des clients et régler rapidement leurs problèmes; et travailler dans divers environnements judiciaires et domaines de pratique, notamment en salle d'audience, dans les greffes et aux comptoirs, en étant souvent avisé à la dernière minute de l'endroit.

• Les compétences en collaboration, en constitution d'équipe et en mentorat nécessaires pour exercer un leadership et prodiguer des conseils techniques, un encadrement et un accompagnement au personnel des tribunaux et au personnel exerçant des fonctions hors cour; et participer à la formation d'une équipe motivée et soudée axée sur l'offre de services aux tribunaux de grande qualité.

• Les compétences technologiques nécessaires, notamment le fonctionnement des appareils d'enregistrement numérique (dont la vérification du niveau d'enregistrement des microphones, l'assurance de l'utilisation adéquate du matériel et la capacité à régler les problèmes audio liés au matériel audio utilisé dans les tribunaux et à ses composantes); la technologie spécialisée utilisée dans les salles d'audience et le règlement des problèmes associés à cette technologie; les logiciels bureautiques, comme Microsoft Office; les systèmes opérationnels et de gestion des cas ainsi que les connexions Internet utilisés pour accéder aux bases de données et en extraire de l'information; la préparation de la correspondance; et la réalisation de recherches.

• La capacité à travailler de façon autonome et à exercer des fonctions avec un minimum d'encadrement, souvent dans des environnements non supervisés.

• La capacité à appliquer les normes de service à la clientèle pour offrir, en tout temps, un niveau de service optimal aux clients et répondre à tous leurs besoins; à faire preuve de courtoisie, de professionnalisme, de tact et de diplomatie et à être positif pour servir, en tout temps, les clients, les participantes et participants du secteur de la justice, les collègues et la direction avec professionnalisme et respect en leur fournissant des renseignements et des services, en réglant leurs problèmes et leurs plaintes, et en répondant à leurs préoccupations; à utiliser l'écoute active, à démontrer de l'empathie, à faire preuve de sensibilité, à utiliser l'intelligence émotionnelle et les compétences en médiation, et à faire preuve de patience pour rester calme, faciliter la compréhension et intervenir de façon respectueuse en cas de troubles émotionnels, de mécontentements, de confusion ou de frustration de la part de clients lors du dénouement de situations difficiles; et à préconiser une approche respectueuse et inclusive en répondant au besoin de mesures d'adaptation des gens d'une façon personnelle et sans porter atteinte à leur dignité, en insistant sur la pleine participation à tous les aspects du programme des services aux tribunaux.

• La capacité à prendre la parole en public pour s'exprimer devant des groupes de personnes, petits ou grands, lors des instances; à maintenir l'ordre et à assurer le respect du décorum au tribunal; à coordonner les activités du jury au tribunal et lors de la sélection des jurés; et à orienter ou à aiguiller les clients et le public vers les services appropriés offerts au palais de justice ou bien où ils doivent se présenter devant le tribunal.

• Des compétences en informatique suffisantes pour préparer et remplir les documents et annoter la documentation relative aux instances, souvent dans des délais serrés.

• L'acuité politique nécessaire pour reconnaître les situations et les événements à connotation politique ou médiatique et réagir de manière à ne pas compromettre la qualité des services offerts et le règlement des problèmes.

• Le souci du détail nécessaire pour veiller à ce que les formulaires et autres documents juridiques soient dûment remplis et à ce que les exigences relatives à la signification et les obligations juridiques soient respectées par les clients et contrevérifiées avec les exigences des tribunaux et les exigences opérationnelles.

• Les compétences en planification et le sens de l'organisation nécessaires pour planifier et gérer les priorités de la charge de travail ainsi que pour répondre aux demandes imprévues.

• La capacité à prendre des décisions en fonction des faits et des renseignements obtenus à la lecture et à la signature des jugements par défaut ou d'autres ordonnances.

• Les compétences en arithmétique nécessaires pour effectuer des calculs mathématiques élémentaires pour recevoir les paiements, calculer les frais et les propositions de distribution, percevoir des sommes d'argent et faire la balance de ces sommes, notamment utiliser une caisse enregistreuse ou un terminal de point de vente pour exécuter des transactions en espèce et par cartes de crédit et de débit.

Autonomie d'action:
• Le travail est généralement accompli conformément aux pratiques et procédures juridiques, aux lois gouvernementales, aux politiques, lignes directrices, directives et pratiques établies du ministère et de la fonction publique de l'Ontario, et aux normes de service de la fonction publique de l'Ontario.

• La ou le titulaire exerce ses activités quotidiennes de façon autonome, souvent au sein de grandes équipes composées d'une superviseure ou d'un superviseur pour 20 à 60 employées et employés. Elle ou il doit, en l'absence des superviseures et superviseurs, prendre des décisions complexes sur diverses questions qui pourraient avoir de graves répercussions sur les clients ainsi que sur les participantes et participants du secteur de la justice. Elle ou il doit également, de façon autonome, assurer l'ouverture du palais de justice et exercer certaines fonctions sans supervision (p. ex., tribunaux satellites et tribunaux siégeant les fins de semaine et les jours fériés). Elle ou il doit renvoyer à la superviseure ou au superviseur seulement les questions et problèmes extrêmement litigieux ou graves qui diffèrent grandement de ce qui est prévu dans les lignes directrices établies.

• La prise de décisions exige une analyse indépendante du problème et le choix de la meilleure approche pour le régler (p. ex., but de la politique dans les situations ambiguës, interprétation des règlements pour régler les problèmes et formulation de recommandations sur les processus opérationnels, nouveaux ou améliorés, et les pratiques exemplaires à adopter pour atteindre l'excellence du service). Bon nombre des décisions prises de façon autonome par la ou le titulaire ne peuvent être infirmées, sauf sur présentation d'une requête au tribunal (p. ex., décisions sur les jugements par défaut), et peuvent avoir de graves répercussions sur les clients, le public et l'administration de la justice.

• La ou le titulaire doit fournir des conseils techniques, de l'encadrement et du soutien au personnel du tribunal et du greffe, prendre part aux activités du groupe ou du bureau local pour veiller au respect des délais et recommander les mesures à prendre d'après son expertise. Elle ou il cerne et évalue les problèmes et les tendances, recommande de nouvelles procédures pour résoudre les problèmes et améliorer l'efficacité ou les services à la clientèle et peut même cerner les lacunes sur le plan du travail et proposer des solutions.

• La ou le titulaire doit, en tout temps, préserver la confidentialité des archives judiciaires et veiller à leur entreposage sécuritaire, notamment l'intégrité des données du gouvernement, du tribunal et des clients.

• La ou le titulaire atteste de l'exactitude des enregistrements audio intégrés aux archives judiciaires et veille à ce que les annotations sur ces enregistrements respectent les normes ministérielles, sous réserve d'une vérification.

• La ou le titulaire est la seule personne en possession des documents présentés à l'audience et déposés au greffe du tribunal, du début à la fin de l'instance. Elle ou il doit faire le suivi sur les renseignements et les services fournis ou sur le règlement des problèmes en vue d'offrir des services à la clientèle efficaces.

• Les erreurs, comme l'exercice inadéquat du pouvoir de signataire autorisé de documents juridiques, la gestion inadéquate des pièces, l'établissement inexact de formulaires ou le traitement inapproprié, peuvent entraîner d'importants problèmes de productivité puisque les ressources devront être réaffectées à la recherche et au règlement des problèmes ou à la détection et au comblement des lacunes, une atteinte majeure à la réputation et une perte d'intégrité pour le système de justice et le ministère, d'importantes difficultés pour les clients ou les parties concernés (p. ex., procès entaché d'un vice de procédure, incarcération injustifiée ou renvoi), des contestations judiciaires (p. ex., procès ou enquête), une atteinte à la sécurité publique (p. ex., personne dangereuse en liberté), et une perte de confiance du public dans le système de justice.

• Le fait de ne pas adéquatement cerner les besoins, demandes, problèmes et inquiétudes des clients, faire connaître un programme ou un service et les restrictions qui y sont associées, et trouver une solution satisfaisante aux problèmes des clients pourrait avoir des conséquences sur la prestation de services de justice rapides, efficaces et de qualité et pourrait entraîner une diminution du niveau de confiance, des critiques de la part du public, de possibles difficultés pour les clients et les intervenantes et intervenants, et le dépôt de plaintes auprès de la direction, de la haute direction, du Bureau du ministre et des députés provinciaux.

Autonomie d'action :

• Le travail est généralement accompli conformément aux pratiques et procédures juridiques, aux lois gouvernementales, aux politiques, lignes directrices, directives et pratiques établies du ministère et de la fonction publique de l'Ontario, et aux normes de service de la fonction publique de l'Ontario.

• La ou le titulaire exerce ses activités quotidiennes de façon autonome, souvent au sein de grandes équipes composées d'une superviseure ou d'un superviseur pour 20 à 60 employées et employés. Elle ou il doit, en l'absence des superviseures et superviseurs, prendre des décisions complexes sur diverses questions qui pourraient avoir de graves répercussions sur les clients ainsi que sur les participantes et participants du secteur de la justice. Elle ou il doit également, de façon autonome, assurer l'ouverture du palais de justice et exercer certaines fonctions sans supervision (p. ex., tribunaux satellites et tribunaux siégeant les fins de semaine et les jours fériés). Elle ou il doit renvoyer à la superviseure ou au superviseur seulement les questions et problèmes extrêmement litigieux ou graves qui diffèrent grandement de ce qui est prévu dans les lignes directrices établies.

• La prise de décisions exige une analyse indépendante du problème et le choix de la meilleure approche pour le régler (p. ex., but de la politique dans les situations ambiguës, interprétation des règlements pour régler les problèmes et formulation de recommandations sur les processus opérationnels, nouveaux ou améliorés, et les pratiques exemplaires à adopter pour atteindre l'excellence du service). Bon nombre des décisions prises de façon autonome par la ou le titulaire ne peuvent être infirmées, sauf sur présentation d'une requête au tribunal (p. ex., décisions sur les jugements par défaut), et peuvent avoir de graves répercussions sur les clients, le public et l'administration de la justice.

• La ou le titulaire doit fournir des conseils techniques, de l'encadrement et du soutien au personnel du tribunal et du greffe, prendre part aux activités du groupe ou du bureau local pour veiller au respect des délais et recommander les mesures à prendre d'après son expertise. Elle ou il cerne et évalue les problèmes et les tendances, recommande de nouvelles procédures pour résoudre les problèmes et améliorer l'efficacité ou les services à la clientèle et peut même cerner les lacunes sur le plan du travail et proposer des solutions.

• La ou le titulaire doit, en tout temps, préserver la confidentialité des archives judiciaires et veiller à leur entreposage sécuritaire, notamment l'intégrité des données du gouvernement, du tribunal et des clients.

• La ou le titulaire atteste de l'exactitude des enregistrements audio intégrés aux archives judiciaires et veille à ce que les annotations sur ces enregistrements respectent les normes ministérielles, sous réserve d'une vérification.

• La ou le titulaire est la seule personne en possession des documents présentés à l'audience et déposés au greffe du tribunal, du début à la fin de l'instance. Elle ou il doit faire le suivi sur les renseignements et les services fournis ou sur le règlement des problèmes en vue d'offrir des services à la clientèle efficaces.

• Les erreurs, comme l'exercice inadéquat du pouvoir de signataire autorisé de documents juridiques, la gestion inadéquate des pièces, l'établissement inexact de formulaires ou le traitement inapproprié, peuvent entraîner d'importants problèmes de productivité puisque les ressources devront être réaffectées à la recherche et au règlement des problèmes ou à la détection et au comblement des lacunes, une atteinte majeure à la réputation et une perte d'intégrité pour le système de justice et le ministère, d'importantes difficultés pour les clients ou les parties concernés (p. ex., procès entaché d'un vice de procédure, incarcération injustifiée ou renvoi), des contestations judiciaires (p. ex., procès ou enquête), une atteinte à la sécurité publique (p. ex., personne dangereuse en liberté), et une perte de confiance du public dans le système de justice.

• Le fait de ne pas adéquatement cerner les besoins, demandes, problèmes et inquiétudes des clients, faire connaître un programme ou un service et les restrictions qui y sont associées, et trouver une solution satisfaisante aux problèmes des clients pourrait avoir des conséquences sur la prestation de services de justice rapides, efficaces et de qualité et pourrait entraîner une diminution du niveau de confiance, des critiques de la part du public, de possibles difficultés pour les clients et les intervenantes et intervenants, et le dépôt de plaintes auprès de la direction, de la haute direction, du Bureau du ministre et des députés provinciaux.