AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, SERVICES DE PROBATION

Vous voulez travailler au sein d'une équipe formidable pour aider les jeunes à risque? Venez mettre à profit vos solides compétences en administration et en résolution de problèmes au ministère des Services à l'enfance et à la jeunesse, où vous offrirez du soutien opérationnel et administratif à la division et aiderez les agentes et agents de probation à réinsérer et à réadapter les jeunes à risque et les jeunes contrevenants.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

• Transcrire et taper de la correspondance, des rapports et des documents.
• Assurer les fonctions de téléphoniste et de réceptionniste.
• Tenir les dossiers des clients et du bureau.
• Aider les agentes et agents de probation à préparer, à rechercher et à mettre à jour des documents et des dossiers.
• Saisir, vérifier et interpréter des données informatisées pour assurer un calcul exact des peines.
• Assurer la liaison avec les autres bureaux, les tribunaux et les intervenants concernés pour échanger des renseignements et résoudre des problèmes.
• Distribuer le courrier et les messages de façon appropriée.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.

Connaissances techniques

• Connaissance des politiques, des procédures et des pratiques applicables au travail de bureau pour offrir du soutien administratif à la division, par exemple pour traiter les factures et les demandes de remboursement et effectuer des achats, et pour tenir des dossiers électroniques et imprimés.
• Expérience de la mise en pratique des connaissances liées aux politiques, aux lois, aux procédures et aux activités du système de justice pénale pour répondre aux demandes de renseignements, tenir à jour le Système informatique de suivi des jeunes contrevenants (SISJC), version Élite, et préparer de la correspondance et des rapports.

Compétences administratives

• Expérience probante de l'utilisation de l'arithmétique pour préparer des demandes de remboursement et tenir des dossiers financiers sur les programmes.
• Connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme les photocopieurs et les télécopieurs, pour photocopier des documents et transmettre de la correspondance.
• Expérience de l'organisation de réunions et de déplacements selon les besoins et l'horaire du personnel, et expérience du suivi du courrier et de la correspondance.

Compétences en résolution de problèmes et en analyse

• Compétences en résolution de problèmes pour répondre aux demandes avec tact, établir les priorités de travail et soumettre les cas à d'autres membres du personnel, au besoin.
• Extrême précision et grand souci du détail pour saisir et mettre à jour de l'information dans le SISJC Élite, calculer les peines, les dates de surveillance et les données du SISJC, et préparer et mettre à jour les dossiers des jeunes contrevenants.
• Expérience de la collecte et de l'organisation d'information et de documents pertinents ainsi que de la détermination du format qui convient le mieux aux documents.

Compétences en communication

• Compétences démontrées en communication orale pour demander et fournir de l'information au personnel du ministère et au grand public, pour offrir des services de réception ainsi que pour coordonner et organiser des réunions.
• Compétences démontrées en communication écrite pour préparer des rapports, des notes de service et des présentations contenant des graphiques ainsi que pour mettre des dossiers à jour et produire des rapports à l'aide de logiciels comme ceux de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le mardi 1er août 2017 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.