SECRÉTAIRE D'ÉCOLE - POSTE SUR APPEL/REMPLACEMENT

Joignez-vous à une équipe qui fait une différence dans la vie des enfants et des jeunes bilingues de l'Ontario. Le Centre Jules-Léger, Direction des écoles provinciales et d'application, ministère de l'Éducation, à Ottawa, recherche un(e) secrétaire d'école chevronné(e) pour un poste de remplaçant(e) sur appel. Le nombre d'heures de travail est variable.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Le ou la titulaire du poste fournit des services de secrétariat et de soutien administratif au directeur ou à la directrice de l'école pour sourds du Centre Jules-Léger et au directeur ou à la directrice de l'école d'application du Centre Jules-Léger.

À ce poste, vous devrez :

• examiner tout le courrier entrant destiné aux directeurs et en évaluer le degré d'urgence;
• préparer divers types de documents;
• rédiger des procès-verbaux et prendre des notes;
• répondre aux appels, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements généraux;
• organiser les déplacements, réunions et événements;
• gérer des horaires et des calendriers;
• établir et maintenir des systèmes de classement, de gestion de la correspondance et de rappels;
• maintenir et commander des fournitures, au besoin;
• exécuter diverses autres tâches de bureau et administratives qui lui sont assignées.

À quelles exigences dois-je répondre?

Connaissances:

• Grande expérience en prestation de services administratifs et de secrétariat.
• Connaissance éprouvée des pratiques de bureau et des procédures administratives.
• Maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination de divers types de correspondance et de documents.
• Connaissance du matériel de bureau, y compris les photocopieurs.

Connaissances techniques:

• Expérience et compétence dans l'utilisation de divers logiciels, notamment des logiciels de traitement de texte, de présentation, de feuilles de calcul et de bases de données.
• Expérience éprouvée dans l'utilisation d'ordinateurs personnels et de logiciels pour préparer de la correspondance, des présentations, des feuilles de calcul et créer des bases de données, et expérience avec Microsoft Outlook et d'autres logiciels standards.

Compétences organisationnelles, capacités de raisonnement et aptitudes en résolution de problèmes:

• Sens de l'organisation et compétences en gestion du temps et du travail administratif afin d'organiser un volume élevé de services administratifs et de secrétariat, d'établir des priorités et de respecter les délais, et de veiller à ce que l'information circule de façon coordonnée et efficace au sein des bureaux, des programmes et des écoles.
• Capacités de raisonnement pour déterminer quels aspects des diverses tâches administratives doivent être traités en priorité tout en respectant des délais concurrents.
• Aptitudes en résolution de problèmes pour déterminer les mesures appropriées à prendre pour traiter les demandes délicates.

Compétences en communication et en service à la clientèle:

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Capacité de communiquer efficacement en langue des signes québécoise (LSQ) ou volonté de l'apprendre.
• Capacité de fournir des renseignements aux clients de manière courtoise et professionnelle.
• Capacité de préparer la correspondance courante et de rédiger des lettres et des notes de service.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Collecte de renseignements

Vos renseignements personnels sont recueillis en vue de servir à évaluer vos qualifications dans le cadre d'un emploi dans la fonction publique de l'Ontario et des initiatives de modernisation du recrutement. Carrières FPO est un service commun autorisé conformément à l'article 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O. 1990, chap. M.25. Cette collecte de renseignements personnels est nécessaire à la bonne gestion de Carrières FPO.

Ne donnez pas plus de renseignements personnels que ceux qui sont demandés dans l'offre d'emploi. Par exemple, ne fournissez pas votre numéro d'assurance sociale, vos coordonnées bancaires, votre photographie, etc. avec votre demande.

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, contactez-nous.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le mercredi 20 février 2019 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.