Êtes-vous un professionnel du domaine de l'administration à la recherche d'une occasion captivante d'être au service d'une communauté diversifiée? Si c'est le cas, joignez-vous à notre équipe; vous collaborerez avec des partenaires du système de justice pénale et des organismes communautaires, tout en offrant des services de soutien administratif, de bureau et à l'accueil.
Ce poste est à Kapuskasing, en Ontario. Pour en savoir plus, consultez le site
Web de la Ville de Kapuskasing. Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Vous devrez :
• assurer les fonctions de réceptionniste et le respect des normes de services à la clientèle;
• préparer, distribuer et demander divers documents, comme les transcriptions, les rapports préalables à la libération conditionnelle, les documents d'information communautaire et les documents judiciaires;
• rédiger et taper la correspondance courante tout en veillant à l'exactitude de l'information et à la distribution adéquate;
• recevoir les appels téléphoniques et les acheminer aux personnes appropriées et communiquer avec la clientèle aux besoins variés;
• recevoir et distribuer le courrier;
• gérer des dossiers et des calendriers de conservation des documents;
• effectuer des calculs relatifs aux peines;
• entrer, mettre à jour et vérifier l'information dans le Système informatique de suivi des contrevenants (SISC).
Remarque :
Le poste est un poste à temps partiel d'au moins 24 heures par semaine.
À quelles exigences dois-je répondre?
Ce qui est obligatoire :
Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche.
Compétences administratives
• Capacité de comprendre et d'appliquer les procédures, les règlements et les articles de loi pertinents.
• Connaissance des procédures et des pratiques de bureau pour fournir des services administratifs efficaces.
• Capacité d'appliquer des sections de manuels de procédures concernant des systèmes de classement administratifs, des systèmes de classement de dossiers de clients et de clientes, la confidentialité, la distribution de l'information et la présentation de lettres et de rapports.
• Capacité d'utiliser des systèmes de distribution du courrier, de fournir des services de réceptionniste, de répondre aux demandes de renseignements courantes, d'acheminer les appels téléphoniques de la clientèle et de diriger les visiteurs et les visiteuses.
• Capacité de gérer les fournitures et l'équipement de bureau, à savoir de signaler les défaillances et les problèmes et d'effectuer des appels de service, au besoin.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Capacité de répondre aux demandes de renseignements avec tact et diplomatie.
• Capacité de fournir des explications complètes et de transmettre de l'information à la clientèle, aux collègues, aux tribunaux, à la police et aux intervenants communautaires.
• Compétences en communication écrite (y compris compétences en informatique) pour rédiger de la correspondance courante et ordinaire et veiller à l'exactitude du contenu, de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation au moment de la saisie au clavier ou à la machine de documents.
• Capacité d'utiliser de l'équipement informatique, des programmes de traitement de texte et des programmes connexes pour transcrire de la correspondance, des rapports et des documents de probation et de libération conditionnelle et d'utiliser des applications de bases de données pour saisir des données sur la clientèle, en faire le suivi et les mettre à jour.
Compétences en analyse, en raisonnement et en organisation
• Compétences démontrées en analyse et en raisonnement pour déterminer l'information qui peut être communiquée dans les réponses aux demandes de renseignements.
• Capacité d'établir et de réévaluer les priorités et de gérer des priorités concurrentes et des conflits d'horaire.
• Capacité d'établir et de réévaluer vos propres priorités pour respecter des échéances concurrentes.
• Capacité d'établir des priorités de travail et de gérer la charge de travail ainsi que de faire preuve de discernement pour prendre des décisions.