Postulez d'ici: le jeudi 18 juillet 2024 23h59min HAE

Adjoint administratif; adjointe administrative

Organisme:
Ministère des Richesses naturelles
Division:
Division des opérations régionales
Ville:
Cochrane, Hearst, Kapuskasing
Langue du ou des postes:
anglais
Conditions:
1 Permanent(s)
Code du poste:
08OAD - Personnel de bureau 08
Salaire:
26,92 $ - 31,31 $ de l'heure*
*Indique la rémunération énumérée selon la convention collective conclue avec le SEFPO.
Type de concours:
Ouvert
Numéro du concours:
216200
Vous avez des compétences très développées en matière d'administration et de service à la clientèle? Si c'est le cas, elles vous seront utiles à titre d'adjoint administratif fournissant des services de soutien administratif et commercial essentiels aux clients internes et externes de la Division des opérations régionales du ministère des Richesses naturelles.

Remarque : Selon le candidat retenu, ce poste peut être occupé à partir de l'un des bureaux suivants
• 613, rue Front, Hearst (Ontario)
• 122, chemin Government Ouest (Ontario)
• 2-4, route 11 Sud, Cochrane (Ontario)

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :

• offrir du soutien administratif par la préparation, l'organisation et la tenue de réunions et d'ateliers, ainsi que par l'organisation des déplacements du personnel
• coordonner la préparation et la distribution d'ordres du jour et de documents d'information générale, et assister aux réunions pour en rédiger les compte rendus
• tenir à jour le calendrier des rendez-vous du gestionnaire
• préparer les rapports, la correspondance, les notes de service, les graphiques, les tableaux, les feuilles de calcul et les rapports financiers et statistiques
• traiter toute la correspondance entrante et sortante
• mettre en œuvre, gérer et assurer la sécurité des dossiers, archiver les dossiers et les documents selon des méthodes approuvées de conservation de dossiers
• offrir du service à la clientèle aux clients externes et internes concernant les politiques et les procédures ministérielles, et d'autres renseignements connexes
• fournir un soutien à l'administration financière par l'exécution d'opérations financières, soutenir l'agente ou l'agent des finances et la contrôleuse ou le contrôleur des finances, au besoin, entre autres par la préparation de rapports
• fournir un soutien administratif concernant les procédures liées aux ressources humaines, comme le traitement des feuilles de temps et les formulaires connexes.

À quelles exigences dois-je répondre?

Compétences en raisonnement, en gestion du temps et en organisation:

• compétences en raisonnement et en gestion du temps, afin de définir les priorités, en respectant les divers liens de dépendance, les demandes simultanées et les échéances concurrentes
• compétences en organisation, afin de gérer plusieurs demandes, de mener plusieurs tâches de front et de coordonner les fluctuations du volume de travail, et pour que l'environnement de travail et le système de classement demeurent ordonnés

Compétences en communication et en relations interpersonnelles:

• compétences démontrées en communication pour assurer la relecture et la révision de documents, expliquer les procédures et les lois, préparer la correspondance, à l'oral et à l'écrit
• faire preuve de tact, de diplomatie et d'entregent, afin d'assurer de bonnes relations à l'interne et à l'externe

Compétences en informatique, en dactylographie, et connaissance de l'équipement de bureau:

• capacité de travailler avec un ordinateur, des applications de feuilles de calcul, de gestion de bases de données, de présentation, de courriel et Internet, afin de saisir des données, de produire divers types de documents, de tenir les dossiers à jour et de faire les rapprochements concernant les rapports
• capacité d'entretenir et d'utiliser de l'équipement de bureau général, comme des photocopieurs, des télécopieurs et des téléphones
• compétences en dactylographie et en traitement de texte

Compétences techniques:

• capacité de comprendre et d'interpréter les lois pertinentes, comme la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), la Loi sur la santé et la sécurité au travail, les conventions collectives, ainsi que les politiques et les procédures en matière de finances et de ressources humaines
• connaissances des procédures administratives et de travail de bureau, ainsi que des achats
• compétences en mathématiques pour examiner les factures et les demandes de règlement, et pour corriger les anomalies

Compétences en analyse et en résolution de problèmes:

• compétences prouvées en analyse et en résolution de problèmes pour prendre des décisions, définir les mesures appropriées, faire les rapprochements concernant les rapports, corriger les anomalies et étudier les solutions alternatives

Renseignements supplémentaires:

Adresse:
  • 1 anglais Permanent(s), 613, RUE FRONT, Hearst, Région Nord ou 122 GOVERNMENT RD W, Kapuskasing, Région Nord ou 2-4 Hwy 11 S, Cochrane, Région Nord
Groupe de rémunération:
Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario
Horaire:
3.7
Catégorie:
Services d'administration et de soutien
Date de publication:
le jeudi 4 juillet 2024
Note:
  • E-NR-216200/24

Comment postuler:

  1. Vous devez postuler en ligne.
  2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
  3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
  4. Voir la description de l'emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
  5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
  6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre et nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.
Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.
Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 18 juillet 2024 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

All Ontario Public Service external job advertisements are posted in English and French. To confirm the language requirements of a job, check the "language of position" information at the top of each job ad. For all positions, candidates will be assessed in English, the business language of the Ontario Public Service. For English/French designated bilingual positions, candidates will also be assessed through French-language proficiency testing.

Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario sont affichées en anglais et en français. Pour connaître les exigences linguistiques, vérifiez les renseignements sur la « langue du poste » figurant dans le haut de chaque offre d'emploi. Pour tous les postes, l'évaluation des candidates et candidats se fera en anglais, la langue usuelle de la fonction publique de l'Ontario. En ce qui concerne les postes désignés bilingues, la maîtrise du français des candidates et candidats sera également évaluée.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario.
À noter : http://www.gojobs.gov.on.ca est l'unique site Web qui accepte des candidatures en ligne pour un poste dans la fonction publique de l'Ontario.

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