Préposé(e) aux services à la clientèle

Le ministère du Procureur général recherche, pour la Division des services aux tribunaux au Palais de justice d'Ottawa, une personne bilingue pour fournir des services au bureau, à la caisse et au comptoir afin d'assurer le fonctionnement efficient du greffe.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :
• recevoir, traiter et délivrer des documents judiciaires au comptoir public, en veillant à ce qu'ils soient exacts et dûment remplis;
• signer, délivrer et traiter divers documents comme des certificats et des avis de demande et y apposer le sceau;
• répondre à des demandes de renseignements au téléphone et au comptoir;
• fournir des renseignements sur la situation des causes et des directives sur les procédures aux clients, aux membres de la profession juridique et à d'autres organismes;
• préparer, délivrer et signer des ordonnances de la cour pour des parties non représentées;
• préparer des documents de libération pour les clients sous garde;
• recevoir et examiner les ordonnances de la cour, traiter et retourner les ordonnances exécutées;
• fixer la date et l'heure des audiences;
• prépare les rôles de la cour tels les requêtes, les conférences de cas et d'autres activités connexes de la cour;
• composer la correspondance courante;
• faire fonctionner la caisse enregistreuse;
• percevoir tous les droits applicables, traiter les paiements et préparer des factures;
• préparer les dépôts;
• saisir et mettre à jour les cas dans les systèmes informatisés de la cour;
• consigner des données statistiques;
• tenir les systèmes de classement;
• fournir du soutien administratif et de bureau au greffe.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé (dans le cas du poste bilingue).

Connaissances et aptitudes :

• connaissance directe des procédures, règles, lois, dispositions législatives et directives liées à la Cour supérieure de justice et à la Cour de justice de l'Ontario (divisions civile et criminelle);
• connaissance directe des pratiques et des procédures judiciaires;
• connaissance des méthodes et pratiques de bureau afin de fournir du soutien administratif au greffe et de tenir les systèmes de classement;
• aptitudes manifestes pour l'organisation, l'analyse et les relations interpersonnelles;
• aptitudes pour la communication écrite et orale afin de répondre aux demandes de renseignements reçues au téléphone et au comptoir et de composer de la correspondance courante;
• maîtrise des microordinateurs, des logiciels usuels comme MS Word et Excel, des systèmes informatisés (FRANK, ICON) ainsi que de la saisie clavier;
• exactitude et souci du détail afin de consigner des données statistiques et de préparer, de délivrer et de signer des ordonnances de la cour destinées à des parties non représentées;
• tact et discrétion afin d'interagir efficacement avec le public, le personnel judiciaire et les membres de la profession juridique et de leur fournir des renseignements sur la situation des causes et les procédures;
• capacité d'établir les priorités et d'exécuter les tâches en respectant des échéances strictes;
• capacité de travailler en autonomie et en équipe dans un milieu où le volume de travail est élevé;
• connaissance des pratiques de contrôle de la caisse, capacité de traiter de l'argent comptant et de faire fonctionner une caisse enregistreuse et aptitudes pour les mathématiques.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 24 janvier 2013 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.