Préposé(e) au soutien interne

Vous êtes très méthodique et tirez fierté de votre engagement à l'égard de l'excellence en matière de services administratifs? Si c'est le cas, voici un poste qui pourrait vous intéresser au ministère de la Santé et des Soins de longue durée, Division des services directs, Direction des services de santé d'urgence, où vous fournirez une gamme de services de soutien ministériel, en anglais et en français.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :
• donner suite aux demandes de renseignements présentées par téléphone, par la poste, par courriel et en personne;
• fournir des renseignements généraux et transférer les demandes de renseignements au personnel compétent;
• utiliser des progiciels pour préparer la correspondance, des notes de service, des rapports, des graphiques, des chiffriers et des présentations;
• assumer diverses tâches de soutien administratif ministériel liées aux activités quotidiennes du bureau et aux dossiers, aux biens, aux cartes d'accès de sécurité et à la coordination du parc automobile;
• établir et mettre à jour des systèmes de classement, de bases de données, de suivi et de rappel;
• recevoir, ouvrir, trier et distribuer le courrier d'arrivée;
• assumer des responsabilités partagées à la réception.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• maîtrise du français oral et de l'anglais de niveau avancé.
• travail exige tapant à 50 mots par minute

Aptitudes administratives :

• connaissance des pratiques administratives afin de fournir du soutien à la Direction;
• connaissance des pratiques et processus relatifs à la divulgation de renseignements, à la gestion du courrier et des dossiers et à la gestion des données électroniques et sur papier;
• capacité avérée d'utiliser le matériel de bureau p. ex., copieur, système téléphonique, scanneur et télécopieur.

Maîtrise de l'informatique :

• excellente maîtrise des applications des logiciels de traitement de texte, de calcul, de gestion de bases de données, de présentation et de courriel afin de produire divers documents.

Aptitudes pour la résolution de problèmes et l'analyse :

• aptitudes pour la résolution de problèmes afin de déterminer les questions urgentes exigeant une attention immédiate;
• aptitudes pour l'analyse afin de déterminer la manière la plus efficace d'établir et de tenir les systèmes de suivi, de tenue de dossiers et de classement manuels et électroniques et de veiller à l'exactitude des données.

Aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication orale et écrite :

• aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication orale afin de fournir des renseignements généraux et de donner suite aux demandes de renseignements;
• aptitudes pour la communication écrite afin de rédiger divers documents;
•.capacité de faire preuve de discernement et discrétion pour traiter les questions soulevées et de déterminer la meilleure marche à suivre.

Aptitudes pour l'organisation :

• aptitudes marquées pour l'organisation afin d'établir la priorité des tâches et de traiter des demandes concurrentielles en respectant des échéances serrées.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le mercredi 30 octobre 2013 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.