Adjoint(e) judiciaire

Voici l'occasion de faire appel à vos aptitudes pour la communication orale et écrite au ministère du Procureur général. Ce poste d'adjoint(e) judiciaire consiste à fournir des services de soutien à la magistrature de la Cour supérieure de justice à Ottawa.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :

• transcrire, dactylographier et corriger des lettres, des décisions et des documents juridiques à partir de dictées enregistrées et d'ébauches manuscrites;
• composer et dactylographier de la correspondance en réponse aux demandes de renseignements provenant des membres de la fonction juridique, du grand public, du gouvernement et des organismes;
• gérer les calendriers et horaires électroniques des juges;
• fixer les rendez-vous des juges et prendre des dispositions pour leurs déplacements;
• entretenir les bibliothèques judiciaires et tenir à jour le système de classement;
• traiter les factures et les demandes de remboursement des frais de déplacement et tenir les comptes de dépenses;
• fournir du soutien administratif aux juges qui siègent à des comités;
• traiter le courrier et consulter des renseignements dans les bases de données.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• saisie clavier à 50 mots/minute;
• exactitude à 70 % en transcription à partir d'un magnétophone;
• maîtrise de l'anglais et du français de niveau supérieur..

Connaissance des fonctions d'adjoint juridique et d'administration :

• connaissance des politiques administratives, de la circulation des documents et des processus d'un bureau juridique afin de répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et de transmettre l'information;
• connaissance des formats et des documents juridiques ainsi que de la terminologie juridique afin de faire des transcriptions d'enregistrements ou de notes manuscrites exactes sur le plan orthographique;
• connaissance des processus financiers afin de veiller à ce que les processus d'achats soient suivis et à ce que les factures et les notes de frais soient préparées correctement en vue de leur paiement.

Aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles :

• capacité de préparer des rapports ainsi que des ébauches de procès-verbaux et de composer des lettres en réponse aux demandes de renseignements;
• souci du détail afin de mettre à jour et de corriger des documents pour y repérer les fautes d'orthographe et de grammaire;
• capacité faire montre de tact et de discrétion lorsqu'il s'agit de répondre aux demandes de renseignements de membres de la profession juridique et du public, en personne et au téléphone.

Aptitudes pour la résolution de problèmes, l'analyse et l'organisation :

• capacité de reconnaître les urgences et de réaligner les priorités en fonction des échéances, dans un milieu de travail au rythme rapide;
• capacité de donner suite aux questions et aux problèmes et de transférer les appels en choisissant les destinataires appropriés (p. ex. avocat, police, aide juridique);
• capacité de déterminer les méthodes et processus administratifs appropriés afin de dactylographier des documents juridiques, de traiter la correspondance et de tenir les systèmes de classement à jour;
• capacité de repérer, de résoudre et de suivre les problèmes de documentation insuffisante et les conflits d'horaires lors de l'organisation de réunions et de téléconférences.

Aptitudes pour l'informatique :

• maîtrise des logiciels de traitement de texte, de courriel, de calcul et de présentation (p. ex. Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
• maîtrise des applications des bases de données afin de saisir, de suivre et de mettre à jour des données (p. ex. Quicklaw)
• capacité de traiter des textes afin de produire des lettres, des notes, des rapports et des documents juridiques selon les processus établis;
• capacité d'utiliser Internet afin de faire des recherches pour les juges.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 20 décembre 2013 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.