PRÉPOSÉ, PRÉPOSÉE AUX SERVICES À LA CLIENTÈLE ET AUX TRIBUNAUX

Nous vous invitons à postuler ce poste rempli de défis au sein du ministère du Procureur général, où vous agirez à titre de préposé aux services à la clientèle et aux tribunaux à la Cour supérieure de justice de l'Ontario ou à la Cour de justice de l'Ontario. Vous serez appelé à fournir des conseils techniques, de l'information et du soutien en vue d'offrir des services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces au public et aux intervenants du système de justice.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous assumerez des fonctions de soutien aux tribunaux (avant, pendant et après les séances des tribunaux), soit :

• veiller à ce que tout le travail préparatoire soit effectué avant les séances quotidiennes des tribunaux (p. ex., la préparation et la présentation des pièces et la distribution des registres de la Cour);
• préparer et présenter tous les documents judiciaires et veiller à ce qu'ils soient exacts et complets;
• vérifier l'équipement audio et les appareils d'enregistrement de la Cour avant, pendant et après chaque suspension d'audience;
• installer et surveiller les appareils de technologie vidéo servant aux comparutions devant les tribunaux et résoudre les problèmes techniques;
• faire régner l'ordre et le décorum dans la salle d'audience (p. ex., faire prêter serment et faire les mises en garde, relayer les ordonnances du tribunal et fixer les dates d'ajournement);
• assurer la liaison avec le personnel judiciaire, la magistrature et les différents intervenants en vue de veiller à la bonne gestion des dossiers;
• veiller à ce que toutes les procédures judiciaires soient enregistrées et annotées conformément aux exigences législatives ainsi qu'aux lignes directrices et aux normes du Ministère;
• veiller à ce que les salles d'audience et les enregistrements judiciaires soient en sécurité et protégés;
• préparer les documents judiciaires et vérifier s'ils sont exacts et complets, conformément aux exigences législatives et aux règles de procédure;
• coordonner et gérer les tableaux des jurés et toutes les fonctions en lien avec les jurys.


Vous donnerez du soutien aux clients au comptoir public et au greffe du tribunal, soit :

• offrir en tout temps aux clients des services professionnels et respectueux;
• déterminer la nature et l'ampleur des besoins des clients relativement aux exigences du tribunal;
• donner des conseils aux clients et les guider en ce qui a trait aux lois, aux règles, aux procédures et aux politiques;
• veiller à ce que tous les documents déposés soient exacts et complets et que les délais soient respectés;
• préparer les documents judiciaires et les signer en vertu des pouvoirs légaux conférés au greffier de la Cour (p. ex., les mandats d'incarcération, les ordonnances de non-communication et les déclarations assermentées);
• saisir correctement l'information judiciaire et les documents déposés, en dresser la liste et les mettre à jour dans les systèmes manuels ou informatisés afin de veiller à ce que l'information disponible soit la plus à jour possible;
• enregistrer des statistiques et préparer des rapports produits par le système;
• traiter les documents déposés, les droits, la restitution, les amendes et les paiements;
• émettre des factures et rédiger de la correspondance;
• aider à la gestion des pièces et gérer les dossiers courants et archivés.

Veuillez noter : Ce poste peut nécessiter des déplacements dans les autres endroits où se trouvent les tribunaux, ailleurs à Toronto ou dans la région du Grand Toronto.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• vous maîtrisez l'anglais oral et écrit ainsi que le français oral et écrit à un niveau avancé.
• vous êtes en mesure de travailler durant les fins de semaine et les jours fériés;
• vous êtes en mesure de vous déplacer dans les autres endroits où se trouvent des tribunaux, ailleurs à Toronto ou dans la région du Grand Toronto.

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle :

• vous possédez une connaissance avérée des principes et des normes en matière de service à la clientèle en vue de toujours offrir aux clients des services professionnels, accessibles et adaptés à leurs besoins;
• vous possédez des aptitudes en matière de collaboration, de cohésion d'équipe et de mentorat en vue d'exercer un leadership, de donner des conseils techniques au personnel judiciaire, de le guider et de l'encadrer;
• vous faites preuve d'un comportement professionnel et respectueux en vue de veiller à ce que votre milieu de travail soit exempt de partialité, de harcèlement et de discrimination;
• vous êtes capable de donner des explications concises et d'apporter des éclaircissements relativement à de l'information complexe (p. ex., les Règles de procédure civile, les lignes directrices, les procédures et les lois);
• vous êtes capable d'assurer la liaison avec le public, les membres de la communauté juridique et le personnel des palais de justice et d'établir des relations avec eux en vue de fournir de l'information et du soutien relativement aux ordonnances des tribunaux et aux jugements;
• vous êtes capable de rédiger divers documents requérant un degré élevé d'exactitude (p. ex., la correspondance courante envoyée aux clients et des ordonnances);
• vous êtes capable de vous adresser à de grands groupes de personnes dans des lieux publics (p. ex., pendant les audiences des tribunaux);
• vous possédez des aptitudes en matière d'écoute et de compréhension afin de veiller à ce que l'enregistrement des procédures soit exact et complet;
• vous faites preuve d'une attention manifeste aux détails en vue de veiller à ce que les formulaires et les autres documents légaux soient remplis de manière complète et précise.

Compétences techniques :

Vous possédez :
• la capacité de faire fonctionner des appareils d'enregistrement numérique et de résoudre les problèmes techniques en vue de veiller à ce que l'enregistrement et l'annotation des procédures judiciaires soient exacts, de faire écouter l'enregistrement à la demande du tribunal, d'assurer la prestation rapide des services et de résoudre des problèmes opérationnels et techniques;
• la capacité de faire fonctionner des appareils multifonctions, de la technologie de télévidéo, de l'équipement de visualisation de la preuve électronique, des appareils fonctionnels pour personnes malentendantes et de l'équipement judiciaire adapté aux enfants, et de résoudre les problèmes techniques, en vue d'assurer la prestation rapide des services et de résoudre des problèmes opérationnels et techniques.

Connaissances en matière de procédures :

Vous possédez :
• la capacité d'acquérir des connaissances au sujet des procédures, des pratiques et des protocoles judiciaires et de les appliquer en vue de veiller au bon fonctionnement des tribunaux (p. ex., organiser les rôles d'audience des procédures de la journée);
• la capacité d'interpréter les exigences législatives pertinentes, les lignes directrices et les directives (p. ex., le Code criminel, la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, les Règles de procédure civile, le service de référence du Barreau) et de les appliquer en vue de fournir de l'information aux clients et d'offrir les services judiciaires;
• la capacité d'acquérir des connaissances au sujet des programmes et services de la Division des services aux tribunaux et de les appliquer en vue d'orienter les clients vers les services disponibles comme premier point de contact;
• de l'expérience dans le domaine des fonctions administratives et de bureau en vue de gérer des dossiers actifs et archivés.

Compétences en planification et en organisation :

Vous possédez :
• de la souplesse et une capacité d'adaptation afin de vous adapter à des changements constants d'orientation et de priorité;
• la capacité d'organiser votre charge de travail, d'établir des priorités et de répondre à des demandes imprévues;
• la capacité de travailler de façon autonome et en équipe.

Compétences en résolution de problèmes et discernement :

Vous possédez :
• des compétences manifestes en résolution de problèmes en vue de cerner les problèmes et les préoccupations des clients, de les traiter et de les résoudre;
• la capacité d'interpréter et d'évaluer des situations ou des circonstances et d'exercer un jugement éclairé à la lumière de l'information recueillie.

Autres compétences essentielles :

Vous possédez :
• une maîtrise des logiciels (p. ex., Microsoft Office), des systèmes de gestion opérationnelle et de gestion de cas (p. ex., ICON et FRANK) et d'Internet en vue d'accéder à de l'information dans des bases de données et de la récupérer, de rédiger de la correspondance et de faire de la recherche;
• des aptitudes en saisie au clavier en vue de préparer et de remplir avec précision de la documentation et d'annoter des procédures judiciaires dans des délais serrés;
• des aptitudes en arithmétiques en vue de recevoir des paiements, de calcules des droits, de percevoir des sommes d'argent et d'équilibrer des montants;
• la capacité de faire fonctionner une caisse enregistreuse et une machine de point de vente en vue de traiter des transactions en argent comptant et au moyen de cartes de débit ou de crédit.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 11 mai 2015 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.