Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir divers services de bureau, d'administration et de traitement de texte bilingues au personnel d'un bureau régional.

Tâches et responsabilités :

Travaillant dans un bureau régional, le titulaire exécute diverses tâches. À cette fin :

1) Assurer le service à la clientèle à l'appui des activités des bureaux régionaux/de district. À cette fin : répondre au téléphone et accueillir les visiteurs; répondre verbalement aux questions des clients et aux demandes d'information générale concernant les programmes et les services du Ministère ou rédiger des lettres; diriger les personnes qui déposent une demande dans le cadre d'un programme vers le personnel compétent et lui transmettre les problèmes urgents et les questions litigieuses. Fournir des services semblables aux autres ministères servis, p. ex., le Ministère du Tourisme et de la Culture, la Promotion de la santé. Fournir également un soutien en matière de service à la clientèle aux organismes établis au bureau d'Ottawa.

2) Recueillir et compiler des renseignements statistiques qui seront utilisés par le personnel. À cette fin : enregistrer les statistiques et saisir des documents liés aux programmes (p. ex., listes de distribution) dans une base de données; enregistrer et distribuer les calendriers hebdomadaires des activités du personnel; tenir à jour le système de suivi de la correspondance du Ministère et préparer des résumés et des rapports d'information/statistiques à l'aide de divers tableurs et logiciels de bases de données.

3) Fournir des services de soutien administratif, notamment : organiser et tenir à jour des dossiers/fichiers électroniques et manuels; gérer les fournitures de bureau et en commander; voir au bon fonctionnement du matériel de bureau, dont les photocopieurs, les télécopieurs et les imprimantes) en veillant à ce que le matériel fasse l'objet d'un entretien régulier; organiser les réunions et les déplacements (p. ex., réserver les salles, retenir les services dun traiteur), rédiger les procès-verbaux des réunions; tenir un registre des présences et rédiger des rapports à ce sujet; traiter le courrier entrant et sortant, répertorier, suivre et distribuer la correspondance, le courrier et les colis. Tenir un système de gestion des dossiers à jour; veiller au respect des périodes de conservation et à l'enregistrement des données dans les registres; archiver ou jeter les dossiers périmés en fonction des exigences et des lignes directrices du Ministère; retirer les documents inactifs au besoin.

4) Accomplir des fonctions de commis aux écritures comptables, notamment traiter les comptes fournisseurs et les comptes clients (p. ex., factures des fournisseurs, reçus de cartes d'achat, comptes de déplacements d'affaires, notes de frais d'employés), vérifier les calculs et transmettre les documents au service des finances pour qu'ils y soient traités; en veillant au respect des conventions et méthodes comptables du Ministère ainsi qu'en préparant des rapports budgétaires et en les contrôlant.

5) Fournir des services de traitement de texte en produisant divers documents dactylographiés (p. ex., lettres, notes de service, procès-verbaux de réunions, rapports, correspondance, présentations, documents graphiques); veiller à l'exactitude de la grammaire, de l'orthographe et de la syntaxe ainsi que des présentations de signatures; manipuler les données sauvegardées, au besoin, aux fins de reformatage, de mise à jour et de révision; rédiger la correspondance courante ou à partir de brèves instructions; préparer des documents et des trousses pour des présentations.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Technique de dactylographie conforme aux normes du Ministère (50 mots/minute). Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit au niveau avancé

Connaissances :

Le titulaire doit connaître les politiques, méthodes et pratiques administratives du gouvernement, du Ministère et de la direction afin de soutenir les activités des bureaux régionaux/de district. À cette fin : traiter les comptes fournisseurs et les comptes clients et effectuer les achats selon les règles en matière de finances et d'achat; créer et tenir à jour des dossiers électroniques et sur papier; et comptabiliser les présences. Le titulaire doit connaître les procédures administratives du gouvernement ainsi que les programmes, lignes directrices, services et activités de la direction afin de fournir, verbalement et par écrit, de l'information au personnel du Ministère, au grand public et aux clients en lien avec des demandes de renseignements généraux concernant les lignes directrices des programmes et les services. Le titulaire doit avoir des connaissances mathématiques pour traiter les factures et réviser les rapports budgétaires. Le titulaire doit savoir utiliser un ordinateur personnel et connaître divers logiciels, notamment de traitement de texte, de base de données et de calcul électronique afin de rédiger des rapports, des notes de service, des présentations contenant des graphiques, de tenir des dossiers à jour et de produire des rapports financiers/statistiques. Le titulaire doit connaître le Ministère auquel il est rattaché et posséder des connaissances générales des autres ministères partageant le même bureau afin de fournir des renseignements généraux concernant les programmes et services du Ministère aux clients et au grand public. Le titulaire doit connaître le travail par équipe pour réaliser les objectifs du Ministère. Le titulaire doit savoir utiliser divers appareils faisant partie du matériel de bureau (p. ex., photocopieur, numériseur, courrier électronique, messagerie vocale et télécopieur) pour photocopier des documents et entrer ou récupérer des données.

Compétences :

Le titulaire doit avoir une capacité de raisonnement et pouvoir résoudre des problèmes. À ce titre : déterminer l'importance de l'information devant être fournie en réponse aux demandes, assurer la confidentialité; déterminer qu'elles affaires sont urgentes et doivent avoir la priorité lorsque diverses tâches présentent des délais conflictuels, déterminer qu'elles affaires doivent être transmises à d'autres membres du personnel et à qui elles doivent l'être, particulièrement en lien avec le service à la clientèle. Le titulaire doit posséder des aptitudes pour les recherches/enquêtes pour effectuer des recherches concernant les lignes directrices de divers programmes et les règlements afin de fournir aux clients des renseignements exacts ou de les transmettre à l'organisme compétent (p. ex., Immigration Canada, Bureau des passeports, actes de naissance, etc.). Le titulaire doit veiller à l'exactitude des documents dactylographiés en effectuant la correction des épreuves afin de s'assurer que les documents sont complets et exempts de fautes d'orthographe et de coquilles, qu'il n'y a aucune omission et que la présentation est conforme. Le titulaire doit avoir le sens de l'analyse pour : déterminer quels renseignements sont pertinents pour le gestionnaire au moment de recueillir et d'organiser des documents et de l'information et déterminer qu'elle présentation convient le mieux pour les documents et les tableaux. Le titulaire doit être en mesure de résoudre des problèmes pour vérifier l'exactitude des comptes fournisseurs et effectuer le rapprochement des montants afin de s'assurer que les comptes sont équilibrés et qu'ils respectent les méthodes comptables du Ministère/de la direction. Le titulaire doit avoir des aptitudes pour la communication orale afin de : fournir de l'information sur les lignes directrices des programmes, ainsi que sur les services et les processus de la direction, aux clients, aux organismes communautaires et au grand public, et ce, au téléphone et en personne; et coordonner et organiser les réunions. Le titulaire doit avoir des aptitudes pour la communication écrite afin de : rédiger des lettres courantes (p. ex., demandes de renseignements, réponses à des demandes de nature courante, préparer l'horaire et lordre du jour des réunions) ou rédiger à partir de brèves instructions verbales. Le titulaire doit avoir des aptitudes pour les relations interpersonnelles, faire preuve de tact et être diplomate afin de : fournir des services à la clientèle et soutenir les activités de plusieurs bureaux, collaborer avec les fournisseurs de services et le bureau principal, coordonner le travail associé à un délai qui est réalisé par les conseillers avant sa présentation au gestionnaire. Le titulaire doit posséder des aptitudes pour organiser sa charge de travail et établir ses priorités afin de veiller à ce que les tâches soient accomplies dans les délais fixés. Le titulaire doit posséder des aptitudes pour la coordination afin de prendre les dispositions nécessaires en vue des réunions et des présentations en réservant les salles, retenant les services d'un traiteur, organisant les déplacements. Le titulaire doit posséder des aptitudes pour la coordination afin de distribuer la correspondance ministérielle de manière à ce que les délais de réponse soient respectés par le personnel en tenant à jour un système informatique de suivi et de rappel; coordonner les itinéraires hebdomadaires des membres du personnel et les rapports mensuels sur les présences et les véhicules; et coordonner les bases de données, les listes de distribution et les répertoires des bureaux. Le titulaire doit posséder des aptitudes pour les mathématiques et la comptabilité de base afin de traiter les comptes fournisseurs (p. ex., factures des fournisseurs, notes de frais) en vérifiant les calculs et en les enregistrant dans la base de données avant de les transmettre à la Direction des ressources ministérielles à des fins de paiement. Le titulaire doit posséder des notions de base en comptabilité afin d'effectuer le rapprochement mensuel des activités liées aux cartes d'achat et des comptes de déplacements d'affaires devant être approuvés par le gestionnaire en veillant au respect des conventions et pratiques comptables du Ministère. Le titulaire doit posséder des compétences financières pour aider le gestionnaire à contrôler les budgets régionaux en lui présentant des rapports mensuels sur les dépenses pour chaque bureau régional et de district. Le titulaire doit posséder de bonnes connaissances en informatique, notamment pour utiliser divers logiciels de traitement de texte, de courrier électronique, de documents graphiques, de bases de données, de suivi de la correspondance, de gestion de projet et de calcul électronique (p. ex., Internet, Windows, MS Word, MS Outlook, Excel, MS Project, Lotus Notes), afin de rédiger des lettres, des rapports, des notes de service, des présentations avec graphiques en utilisant diverses fonctions de formatage, de fusion et de rappel de documents.

Autonomie d'action :

Le titulaire doit travailler conformément aux politiques et méthodes administratives du Ministère et du gouvernement ainsi qu'aux consignes et méthodes établies par le bureau concernant l'exécution des activités administrative dans un bureau régional. Le titulaire doit prendre des décisions pour effectuer diverses tâches de bureau à l'appui des activités des bureaux régionaux/de district, ce qui comprend le formatage et la mise en page de divers documents comme les rapports statistiques, les lettres et les notes de service, les avis décart dans les notes de frais et les factures des fournisseurs, les règles d'achat pour le renouvellement des fournitures de bureau et des ressources documentaires, et tenir à jour des dossiers et des listes statistiques en lien avec les activités du bureau. Le titulaire doit déterminer qu'elles sont les demandes quil peut traiter personnellement et celles quil doit transmettre à un autre membre du personnel dans la prestation de services à la clientèle. Le titulaire doit revoir le travail du gestionnaire et des autres membres du personnel pour veiller à l'absence de coquille et à l'exactitude des calculs. Le titulaire doit s'en remettre au gestionnaire pour les situations qui ne sont pas prévues par les méthodes mises en place (p. ex., questions litigieuses, demandes inhabituelles ou urgentes, questions concernant des tâches difficiles et sur la terminologie).