Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir à la magistrature des services de secrétariat juridique et d'administration, en anglais et en français.

Tâches et responsabilités :

1) Dactylographier des lettres, des notes de service, des rapports, des procès-verbaux, des ordres du jour et des documents juridiques comme des jugements ou des appels à partir de notes manuscrites ou sténographiques, de consignes verbales, d'enregistrements sur Dictaphone ou de disquettes; définir les priorités entre les tâches de dactylographie; détecter les documents manquants et en assurer le suivi; protéger la confidentialité, s'il y a lieu; rédiger des réponses explicatives aux différentes demandes d'intervention judiciaire présentées par les parties à un litige.
2) Dépouiller, trier et distribuer le courrier; déterminer les priorités nécessitant une attention immédiate; choisir les éléments à conserver; rédiger la version préliminaire des accusés de réception et des demandes d'information; modifier les formats standards ou les modèles de lettres.
3) Offrir des services d'accueil en filtrant les appels téléphoniques, les messages et les visiteurs; aiguiller les appelants vers les avocates et avocats, la police et l'aide juridique; coordonner des conférences téléphoniques; organiser des rendez-vous, transmettre des renseignements, consigner les itinéraires, mettre à jour des horaires; donner des explications factuelles sur les politiques, les procédures et la terminologie des services juridiques.
4) Tenir un système de classement et une bibliothèque juridique; classer la correspondance et les jugements, la jurisprudence et les publications, par exemple classer les feuilles intercalaires de diverses publications; commander et recevoir des ouvrages juridiques; faire relier les ouvrages juridiques à couverture souple, par exemple le Recueil de jurisprudence de l'Ontario, et réclamer ces dépenses à titre d'allocation pour l'achat de livres; mettre à jour les manuels du bureau; assurer le suivi des calendriers de gestion des documents.
5) Mettre à jour une base de données interne et un système de dossiers à rappeler; rédiger des formulaires, saisir les affectations des juges, saisir les rôles des tribunaux, trouver les renseignements et les antécédents demandés par le tribunal; rédiger des rapports statistiques en fin de mois, par exemple sur le taux de comparution; assurer la destruction de documents confidentiels.
6) Exécuter d'autres tâches comme la rédaction et la présentation de rapports sur les comparutions, la mise à jour des manuels et des listes d'adresses; la vérification des factures et des demandes de remboursement des frais de déplacement; la commande des fournitures de bureau et le maintien d'un stock suffisant; les arrangements entourant les conférences et les déplacements; la photocopie de documents juridiques, la recherche de jurisprudence et de points de droit, et l'organisation de cérémonies d'assermentation.
7) Distribuer à certains comités les documents des membres de la magistrature; concevoir des processus efficaces pour offrir un soutien aux juges qui siègent à des comités; assurer la liaison entre les membres des comités et les parties intéressées par la collecte et l'analyse des renseignements, ainsi que la collecte et la distribution des chèques et des espèces.
8) Lorsqu'une ou un juge demande de fixer l'audition d'une affaire, en aviser le bureau des procès concerné; préciser si l'affaire doit être entendue dans une salle d'audience, dans une salle de conférence ou dans le cabinet d'une ou d'un juge; aviser immédiatement le bureau des procès de toute modification à la date, à l'heure ou au lieu de l'audition.
9) Réaliser des recherches sur Internet pour les juges, notamment sur les coûts de déplacement, les places disponibles, le droit canadien, les rôles d'audience et sur Quicklaw.
10) Tenir l'agenda électronique et le dossier partagé des juges; organiser l'agenda des juges pour leur permettre d'entendre des recours collectifs, de la première conférence préparatoire jusqu'au règlement de l'affaire.
11) Assumer l'entière responsabilité de la tenue de l'agenda de la ou du juge pour lui permettre d'entendre des recours collectifs, de la première conférence préparatoire jusqu'au règlement de l'affaire. En plus de la motion en vue de faire certifier, chaque affaire nécessite plusieurs rencontres et motions en cabinet. Il est nécessaire de communiquer régulièrement avec le bureau des procès pour lui indiquer les dates et pour réserver des salles d'audience et du personnel. Il est également nécessaire de rester en communication avec le bureau des motions pour qu'il puisse recevoir les documents déposés. Le bureau de la juge principale régionale ou du juge principal régional (JPR) et la ou le responsable du bureau des procès doivent également connaître le déroulement de l'agenda de la ou du juge et les modifications qui lui sont apportées. Constituer un fichier de travail sur chaque instance et tenir une matrice de tous les recours collectifs. Dactylographier les jugements en délibéré, les inscriptions et la correspondance.
12) Assurer l'équilibre entre l'allocation à la ou au juge pour l'achat de livres (500 $) et son indemnité de faux frais (5 000 $) pour qu'elle ou il puisse connaître en tout temps le montant dont elle ou il dispose; présenter des demandes de remboursement avant la fin de l'exercice.
13) Remplir un formulaire d'approbation d'indemnité de conférence au nom de la ou du juge à la lumière du calendrier des événements juridiques de l'Institut national de la magistrature, et demander l'approbation de la juge principale régionale ou du juge principal régional, conformément au paragraphe 41 (1) ou (2) de la Loi sur les juges.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Connaissance de la sténographie ou du Dictaphone à la hauteur des normes du ministère, et capacité de taper 50 mots par minute.
Connaissance de la langue française orale et écrite de niveau supérieur reflétant les normes du gouvernement de l'Ontario.

Connaissances :

Connaître les procédures des services juridiques et des tribunaux, les documents et les formes juridiques, et les politiques connexes nécessaires pour répondre aux demandes téléphoniques et transmettre des renseignements factuels sur les politiques administratives et les procédures des tribunaux, notamment celles relatives à la circulation des documents.
Connaître la terminologie juridique nécessaire pour transcrire des enregistrements sur Dictaphone et des notes sténographiques ou autres, et corriger l'orthographe.
Connaître le fonctionnement du secrétariat juridique et les méthodes administratives et internes de travail de bureau pour assurer un soutien par l'exécution de tâches comme la mise à jour des dossiers et des rôles d'audience, l'organisation des conférences et des déplacements, ainsi que les commandes de fournitures de bureau.
Connaître le fonctionnement des logiciels pour pouvoir effectuer un diagnostic de défaillance.
Connaître l'utilisation du Dictaphone, de la sténographie, du traitement de texte, des outils individuels et des logiciels afférents, comme Word, Outlook (calendrier et courriels), Excel, PowerPoint, les outils de dessin, Windows et Quicklaw, qui sont nécessaires pour éditer des textes et produire des lettres, des notes de service, des rapports et des documents juridiques conformément aux procédures établies.
Savoir utiliser Internet et SUSTAIN afin d'effectuer des recherches pour les juges.
Connaître les applications de bases de données nécessaires pour saisir des données, en faire le suivi et les mettre à jour.
Connaître les processus financiers nécessaires pour assurer le respect des procédures d'achat, la production des factures et des déclarations de dépenses, et leur codification en vue du paiement.

Compétences :

Capacité de déterminer les priorités et de reconnaître les urgences dans le dépouillement du courrier, et de repérer les cas auxquels il faut donner suite.
Capacité de sélectionner les procédures administratives appropriées pour la dactylographie des documents juridiques et le dépouillement de la correspondance, par exemple choisir le format et la terminologie appropriés, corriger l'orthographe et la grammaire et veiller à respecter le format de la correspondance.
Capacité de discerner les problèmes, de les résoudre et d'en faire le suivi, notamment en ce qui a trait aux documents incomplets ou aux conflits d'horaire, en obtenant des renseignements additionnels, par exemple la date ou le lieu; revoir et fixer les priorités en fonction des échéances.
Capacité d'analyse suffisante pour répondre aux questions et expliquer les procédures judiciaires, notamment en ce qui concerne les documents requis, les délais prescrits ou l'interprétation de termes juridiques, et pour réacheminer les appels vers le service approprié, par exemple une avocate ou un avocat, la police ou l'aide juridique.
Sens de l'organisation permettant d'établir et de tenir pour la magistrature un système de classement des directives, de la correspondance, des documents confidentiels et de la jurisprudence. Compétences en résolution de problèmes et en coordination de projets, par exemple pour l'organisation de réunions de comités internationaux. Compétences en communication écrite pour rédiger les réponses aux demandes d'information, notamment les explications répondant aux différentes demandes d'intervention judiciaire présentées par les parties aux litiges.
Compétences en communication orale nécessaires pour organiser des conférences téléphoniques et pour filtrer les appels téléphoniques, les messages et les visiteurs.
Capacité de transmettre au public des renseignements factuels sur les politiques administratives, les procédures et la terminologie des tribunaux.
Capacité de communication suivie avec la magistrature au sujet des rôles d'audience, des comparutions et des réponses aux demandes.
Connaissance de la langue française orale et écrite.

Autonomie d'action :

La ou le titulaire du poste travaille de façon autonome en suivant les procédures et méthodes établies. Elle ou il a accès aux procédures administratives et internes, aux horaires et aux échéanciers préétablis.
La ou le titulaire du poste choisit la meilleure disposition ou présentation pour la dactylographie de lettres, de rapports et de tableaux.
La ou le titulaire du poste cible les renseignements confidentiels et décide si elle ou s'il peut ou non les divulguer dans les réponses aux demandes. Son travail est révisé par les responsables qui vérifient l'exactitude grammaticale et typographique; les questions ne relevant pas des procédures ou directives établies, comme les conflits et priorités en matière de charge de travail, sont transmises à la superviseure ou au superviseur. L'omission d'aviser le bureau des procès de fixer l'audition d'une affaire peut entraîner une confusion inutile et empêcher l'audition de cette affaire.