Description du poste

Objectifs du poste :

Apporter un soutien technique au service des finances, Exploitation, et au service du soutien administratif, Exploitation, en français et en anglais.

Tâches et responsabilités :

Sous la direction du chef des services contractuels ou du personnel de direction du bureau régional, Exploitation, le titulaire effectuera les tâches suivantes :

1. Supervision des ressources matérielles et financières :
- Établir divers rapports selon les demandes du bureau régional, Exploitation, et d'autres bureaux, p. ex., les rapports d'autorisation, les ordres de modifications, l'état d'avancement des travaux, les tendances des dépenses et les dommages-intérêts extrajudiciaires. Vérifier les rapports créés par le système afin de signaler toute anomalie avec exactitude.
- Recevoir et dresser le rapprochement de toutes les factures des programmes de l'Exploitation, vérifier les dépenses, joindre les documents pertinents comme les bons de travail, les ordres de modifications, le temps d'exécution et l'équipement, s'assurer que le codage est exact et voir au respect du contrat. Obtenir les approbations et, à l'aide d'un système de paiement électronique, préparer tous les certificats de paiement et libérer les retenues en exerçant une surveillance des délais d'exécution nécessaires.
- Coordonner les processus d'approvisionnement des consultants, notamment : recueillir des données, remplir les documents requis, vérifier l'exactitude de l'information, obtenir les approbations requises, s'assurer que les dossiers des consultants sont complets et entrer les données de même que les cotes de l'entrepreneur/consultant dans le système d'affectation des consultants du Ministère. Apporter un soutien pour ce qui est des fonctions relatives aux soumissions, notamment la création de projets, la préparation et l'envoi de lettres d'attribution, la présentation et la réceptiondes documents pertinents et la mise à jour des soumissions et des contrats.
- Fournir l'information au personnel sur le terrain concernant les procédures et les politiques d'administration des contrats et des paiements.
- Surveiller les dépenses pour assurer la disponibilité de fonds suffisants.
- Tenir à jour les stocks de biens de l'Exploitation, dont la flotte, les téléphones cellulaires, les appareils photo et l'équipement de construction spécialisé.

2. Entretien du système de gestion des stocks
- Entretien du système de gestion des stocks. Recevoir et passer en revue toutes les deux semaines les sommaires des stocks transmis par le personnel ou par les entrepreneurs afin d'assurer qu'ils sont complets et exacts en vérifiant près de 15 % des données.
- Apporter un soutien aux coordonnateurs/responsables de l'entretien afin de s'assurer que les procédures d'entretien de gestion des stocks sont suivies.
- Compiler les mises à jour et soumettre les rapports sur l'épandage du sel et du sable et l'entretien des routes pour ramener la surface au revêtement selon les données reçues. Préparer d'autres rapports comme requis.
3. Soutien aux contrats de construction internes.
- Mettre en place des systèmes de classement, télécharger le système de gestion des changements et mettre à jour les renseignements précis relatifs au contrat, préparer les tableurs des paiements en actualisant les codes secondaires pour faire le suivi des mandats terminés afin de verser les paiements mensuels et préparer les rapports mensuels de contrôle de qualité servant à signaler les incidents ou les écarts.
- Aider aux paiements et à l'examen des factures des entrepreneurs, remplir, préparer et soumettre les rapports hebdomadaires sur l'état des routes, mettre à jour le rapport mensuel du contrôle de qualité, dresser le rapprochement des feuilles de pesage, entrer l'information relative aux ordres de modifications dans le système de gestion des changements, obtenir les approbations nécessaires aux documents d'ordres de modifications, revoir les prévisions des dépenses et aider au processus de vérification des travaux de construction.
- Collaborer à la préparation des réunions d'étape mensuelles avec l'entrepreneur et à la rédaction du procès-verbal.
4. Soutien administratif, Exploitation
- Tenir à jour les systèmes de classement électroniques et sur papier des dossiers des contrats, s'assurer que l'information est exacte, actuelle et disponible au besoin. Aider au suivi du calendrier conformément à la garantie de chaque contrat, informer le personnel des inspections provisoires et finales et tenir à jour un service d'archives en ligne pour les documents connexes. Faire le suivi et la surveillance de l'état des compensations, des versements des retenues, des privilèges et des indemnités de résiliation.
- Établir des rapports pour diverses sections régionales et sections du bureau municipal, notamment des rapports sur l'évaluation du rendement, les garanties, les dates d'achèvement des travaux et les ententes d'ordre juridique.
- Fournir de l'aide pour la recherche de ressources matérielles, la collecte d'information et la préparation des documents pour les réclamations de dommages pour les propriétés de l'État, les demandes d'accès à l'information, les demandes d'indemnisation, les questions d'ordre juridique et les vérifications.
- Réunir et mettre à jour la documentation pour le site Web à l'intention des voyageurs et l'envoyer au Service de renseignements sur l'état des routes du Ministère afin qu'elle soit affichée.
- Tenir à jour le programme Parrainez une route en assurant la liaison avec les parties intéressées, en fournissant l'information et les outils en matière de formation, en affectant des secteurs de concert avec le personnel d'entretien et voir à la conservation des dossiers.
- Préparer les demandes en technologie de l'information pour le bureau. Recueillir des données pour la mise en place du programme de formation à l'échelle régionale. Entrer et mettre à jour les données, au besoin.

5. Effectuer les tâches requises, notamment préparer la correspondance et en faire le suivi, répondre au téléphone, organiser des réunions et acheter des fournitures.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Excellente maîtrise du français oral au niveau avancé.

Connaissances :

Le poste exige des connaissances des politiques et des procédures en matière d'approvisionnement et de soumissions de même que des procédures et des applications de paiement afin de s'assurer de la bonne marche du processus de paiement. Le titulaire doit connaître les procédures et les activités relatives à l'administration des contrats du Ministère afin de répondre, verbalement et par écrit, aux demandes de renseignements généraux du personnel du Ministère et du grand public et d'assurer le versement du paiement approprié. Le poste exige des connaissances des procédures et des processus administratifs et financiers, y compris les programmes opérationnels informatiques tels que le système de préparation des paiements du Ministère afin d'effectuer les paiements. Le poste exige de connaître le traitement de texte, les feuilles de calcul, la base de données et le logiciel inhérent au contrat du Ministère tel le système d'exécution des améliorations des immobilisations pour la production de rapports, des feuilles de calcul, de la correspondance et la conservation des dossiers et des rapports statistiques.

Compétences :

Aptitudes pour la communication afin de répondre aux demandes de clients internes et externes et aptitudes de communication écrites pour préparer les réponses aux demandes d'information et de renseignements financiers. Aptitudes en mathématiques pour vérifier l'exactitude des budgets et des factures. Compétences en matière d'organisation, d'analyse et de résolution de problèmes afin d'apporter un soutien administratif efficace. Connaissances informatiques pour exploiter les programmes logiciels et divers autres programmes nécessaires pour satisfaire les exigences administratives et financières. Aptitudes pour la recherche pour réunir des données et de l'information. Habiletés dans les relations interpersonnelles et faire preuve de tact afin de traiter les demandes de clients internes et externes sur des questions portant sur les finances ou l'administration d'un contrat.

Autonomie d'action :

Respecter les procédures et les méthodes établies tout en ayant la souplesse d'établir les priorités de ses propres tâches de bureau ou activités administratives devant être effectuées en fonction des échéances. Déterminer les problèmes nécessitant une analyse plus poussée et recommander des mesures pour les résoudre. Respecter les directives, les politiques et les processus administratifs et financiers établis. Travailler de façon autonome avec un minimum de supervision. Le titulaire doit s'adresser à son gestionnaire pour les questions inhabituelles qui sortent du cadre des procédures et des directives établies.