Description du poste

Objectifs du poste :

Assumer les fonctions d'un(e) agent(e) d'enregistrement judiciaire en fournissant un enregistrement électronique des audiences de la cour et en produisant les transcriptions selon les besoins. Assumer les fonctions avant, pendant et après le déroulement des audiences en ce qui concerne le fonctionnement des tribunaux. Fournir le soutien pour assurer l'administration générale du tribunal, dans les deux langues officielles.

Tâches et responsabilités :

Conformément aux politiques, procédures et normes ministérielles :

1. Assurer le fonctionnement efficace de tous les appareils d'enregistrement judiciaire avant et pendant le déroulement des instances. Assurer un compte rendu sténographique par des moyens électroniques pour les divers paliers de tribunaux, selon leur attribution, et mettre à jour un journal des instances. Lire ou relire le matériel enregistré précédemment à la demande l'officier de justice présidant.

2. Préparer les transcriptions des audiences de la cour sur demande et ensuite certifier l'exactitude des transcriptions (Note : les transcriptions sont préparées dans le cadre du propre temps du titulaire du poste et peuvent faire l'objet d'une vérification par le ministère); fournir des renseignements concernant les ordonnances de transcription, par exemple estimer le nombre de pages et la date approximative de parachèvement du travail; prévoir les mesures pour la délivrance des transcriptions et le paiement.

3. Assurer la délivrance et l'entreposage en toute sécurité des registres et enregistrements électroniques des audiences de la cour.

4. Préparer et maintenir la salle d'audience pour les audiences, par exemple afficher le rôle, fournir les dates d'audiences disponibles, convoquer les audiences et escorter les juges au besoin, ouvrir et clôturer les audiences et faire prêter serment.

5. Organiser, mettre à jour, compléter et vérifier les documents judiciaires pour leur exactitude et leur caractère complet, assurer une trace écrite de la circulation de l'information qui contribue à l'exécution des causes.

6. Assurer la liaison avec les juges, le coordonnateur des procès, les clients, les avocats, les travailleurs d'organismes, la police, les interprètes, le personnel et toutes les parties concernées en personne et par téléphone pour garantir l'utilisation rapide et efficace des tribunaux.

7. Compléter toutes les fonctions administratives qui contribuent au progrès des causes dans l'appareil judiciaire, du début jusqu'à la fin, par exemple récupérer et classer les enregistrements judiciaires, récupérer les fichiers, compléter les tâches nécessaires dans l'utilisation de la salle d'audience pour saisir les données statistiques et compléter les tâches relatives aux décisions après les audiences.

8. Fournir une aide continue, la formation et des conseils techniques aux autres concernant les procédures judiciaires, la production des transcriptions, politiques et protocoles.

9. Participer à des séances de formation, des réunions, des cours et des conférences selon les besoins par le chef de service ou la personne nommée.

10. Fournir des recommandations au chef de service/superviseur concernant des changements aux procédures et protocoles dans le but d'améliorer le service aux tribunaux.

11. Assumer d'autres fonctions selon leur attribution.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Le poste exige une vitesse de dactylographie de 50 mots par minute.
Compétences en français (À l'oral et à l'écrit) au niveau avancé.
Permis de conduire valide de l'Ontario, le cas échéant.

Connaissances :

Le poste exige la connaissance des politiques, procédures et normes ministérielles ainsi que la connaissance de la terminologie juridique pour enregistrer toutes les audiences de la cour et produire avec exactitude et rapidité les transcriptions. Le poste exige des connaissances dans le déroulement des audiences, du décorum et du protocole. Le poste exige la connaissance du guide de procédures des salles d'audience et du guide des transcriptions ainsi que des articles pertinents des lois fédérales et provinciales définissant l'enregistrement des audiences, les types des instances et la production des transcriptions. Le poste exige des connaissances techniques opérationnelles de l'équipement d'enregistrement électronique pour assurer le bon enregistrement des audiences de la cour. Le poste exige des connaissances de la grammaire, de la ponctuation et de l'orthographe et la capacité d'effectuer la recherche de la jurisprudence pour bien préparer les transcriptions. Le poste exige des connaissances des pratiques, procédures et directives judiciaires pour assurer le bon fonctionnement du tribunal, traiter et préparer les documents judiciaires et assumer les fonctions de bureau et les fonctions administratives relatives à l'administration de la justice.

Compétences :

Le poste exige une vitesse de dactylographie de vitesse de 50 mots par minute. Le poste exige une connaissance dans le fonctionnement de divers appareils d'enregistrement électronique, la vérification de microphones pour les niveaux d'enregistrement et la garantie du bon fonctionnement de toutes les composantes de l'équipement. Le poste exige la maîtrise dans l'utilisation des appareils de transcription. Le poste exige la vérification de l'information judiciaire de l'enregistrement audio pour les juges et le personnel administratif. Le poste exige des aptitudes à la communication orale, de la courtoisie, du tact, de la discrétion et du jugement pour fournir l'information/les instructions aux avocats, à la police, au personnel du tribunal et au public en réponse à des demandes de renseignements par téléphone ou au comptoir concernant les règles et procédures judiciaires ainsi que des renseignements sur les transcriptions ou les causes. Le poste exige des compétences à la communication par écrit pour rédiger la correspondance de routine. Le poste exige des compétences organisationnelles, de l'exactitude et de l'attention au détail. Le poste exige du jugement pour maintenir le décorum de la salle d'audience, faire respecter le calendrier professionnel de la FPO et la dignité du système de justice. Le poste exige une dactylographie exacte et des aptitudes à taper au clavier pour travailler dans un milieu informatisé. La personne retenue a besoin de l'autorisation du ministère du Procureur général pour la certification des transcriptions; toutes les transcriptions peuvent faire l'objet d'une vérification.

Autonomie d'action :

Le poste exige que le travail soit accompli conformément aux politiques, procédures et normes ministérielles. Le poste exige que le travail soit accompli sous la supervision générale du chef de service ou du superviseur de l'administration des tribunaux. Toutefois, au tribunal, le poste exige que le travail soit effectué en suivant les directives de l'officier de justice. Le poste exige la production des transcriptions de manière autonome dans le respect des échéances, politiques, normes et procédures du ministère. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle assume la responsabilité de l'exactitude des transcriptions judiciaires et de produire les transcriptions certifiées. Les transcriptions peuvent faire l'objet d'une vérification. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle traite directement avec les avocats et le public concernant les ordonnances de transcription et qu'il ou qu'elle le fasse normalement sans l'aide du chef de service ou du superviseur. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle renvoie au superviseur les questions inhabituelles ou litigieuses non couvertes par les procédures, politiques et normes établies.