Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir toute une gamme de services administratifs et de services à la clientèle à l'appui de l'ensemble du processus de délivrance de permis de services de garde d'enfants ainsi que des services de soutien au responsable du service.

Tâches et responsabilités :

Au sein du bureau régional correspondant, la ou le titulaire doit :

1.Fournir des services administratifs à l'appui du processus régional de délivrance de permis des services de garde d'enfants en exécutant des tâches comme : vérifier la complétude des demandes de permis présentées par voie électronique avant de les acheminer au responsable/gestionnaire pour son approbation; transmettre par courriel les permis et la documentation connexe aux exploitants; saisir et récupérer des informations dans les bases de données et systèmes liés aux services de garde d'enfants; recevoir/ coordonner les demandes d'information des exploitants sur l'état de leur demande ou la validité de leur permis; transmettre des informations par courriel et des formulaires de demande de permis aux futurs exploitants; produire une série de rapports (p. ex. sur le volume de travail, sur la date d'expiration des permis, sur des incidents graves); coordonner la logistique pour les réunions avec les exploitants et les membres de la collectivité au besoin; et traiter les paiements des permis au besoin.

2.Recevoir, consigner et retracer toutes les plaintes émanant directement du plaignant ou du personnel chargé de la délivrance de permis concernant des milieux de garde d'enfants qui s'occupent de plus de cinq enfants sans être titulaires d'un permis; effectuer les suivis opportuns en fonction des exigences de service et du calendrier établi; et tenir le responsable/gestionnaire au courant de la situation afin de veiller à un suivi en temps opportun.

3.Fournir des services financiers à l'appui de l'administration régionale, en exécutant des tâches comme : préparer les commandes d'achat et la facturation; surveiller et vérifier les dépenses effectuées par carte d'achat; consigner l'information financière dans le SIGIF et faire le rapprochement des chiffres; tenir les registres financiers appropriés, y compris des états des dépenses de tout le personnel de l'unité; préparer les rapports financiers (p. ex. budget, dépenses, rapprochement des dépenses réglées par carte d'achat, rapports sur les déplacements, etc.) pour l'information et/ou l'approbation du responsable/gestionnaire; et commander des fournitures.

4.Fournir un service à la clientèle et répondre aux demandes de renseignements du public, des exploitants et des partenaires communautaires (p. ex. municipalités, conseils scolaires); fournir des informations et distribuer la documentation de nature générale conformément aux procédures établies ou acheminer la personne vers le site Web de la direction; acheminer les requêtes plus ponctuelles au responsable/gestionnaire ou au conseiller en programmes.

5.Offrir des services de secrétariat au responsable/gestionnaire, c'est-à-dire : coordonner et gérer les réunions et les rendez-vous quotidiens dans Outloook; faire des réservations de voyage au besoin; réunir les informations nécessaires pour que le responsable/gestionnaire puisse participer aux réunions; organiser toutes les réunions de l'équipe et autres, y compris en réservant les salles et l'équipement nécessaires, en commandant des rafraîchissements et en imprimant le matériel à l'intention des participants; soutenir le responsable/gestionnaire en coordonnant et en fournissant l'information sur l'emploi du temps du conseiller en programmes.

6.Coordonner la correspondance (y compris les courriels) et d'autres éléments d'action en étampant et datant le courrier d'arrivée; réacheminer le courrier au gestionnaire/conseiller en programmes au besoin; suivre la correspondance pour veiller à y répondre de manière opportune; assurer la liaison avec le bureau du ministère pour veiller à ce que la correspondance soit dirigée et acheminée conformément à la norme; maintenir des listes d'envoi par courriel aux exploitants agréés et coordonner la diffusion des communications électroniques aux exploitants au besoin.

7.Fournir des services administratifs au bureau, en exécutant des tâches comme : maintenir les dossiers régionaux électroniques et imprimés, ainsi que les registres sur la conservation des dossiers; s'occuper des fournitures de bureau et d'autres besoins généraux du bureau; voir à l'entretien de l'équipement du bureau; coordonner les rapports sur les présences et les congés du personnel; effectuer des recherches de base sur Internet au besoin; s'occuper des listes de contrôle pour les nouveaux employés de l'unité; préparer les demandes de service en ligne pour l'approbation du responsable/gestionnaire; tenir une liste des personnes-ressources à contacter par courriel.

8.Participer aux téléconférences/réunions convoquées par le bureau central du ministère pour les divers adjoints administratifs afin de veiller à l'homogénéité du processus, des procédures et des services à la clientèle à l'échelle de la province; offrir de l'aide à ses collègues adjoints administratifs dans d'autres régions et les remplacer au besoin; des déplacements seront nécessaires à l'occasion.

Les gestionnaires ont le pouvoir discrétionnaire d'attribuer des tâches supplémentaires au titulaire.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Aptitude à taper 45 mots/minute; maîtrise du traitement de texte
Compétences avancés en français orale et écrite.

Connaissances :

La fonction exige les connaissances suivantes :

•Connaissance des processus et procédures de la direction pour la délivrance de permis de service de garde d'enfants, afin de pouvoir acheminer les documents, répondre aux demandes d'information générale et vérifier la complétude des demandes.
•Connaissance des protocoles de service à la clientèle et des exigences de service à l'égard du processus des plaintes de manière à pouvoir recevoir, consigner et suivre toutes les plaintes sur des milieux de garde d'enfants et répondre à des demandes d'information générale émanant du public, des exploitants et des partenaires communautaires.
•Connaissance des politiques, processus et systèmes du ministère et du gouvernement en ce qui a trait aux finances et à la comptabilité, afin de traiter les paiements des permis et de s'occuper de la facturation de l'unité; préparer des rapports financiers (p. ex. budget, dépenses, carte d'achat, voyages).
•Connaissance des protocoles, des meilleures pratiques et procédures pour pouvoir fournir des services administratifs et de secrétariat au responsable/gestionnaire et au bureau d'administration régionale.
•Connaissance de l'utilisation et des capacités des logiciels habituellement utilisés dans les bureaux, y compris le traitement de texte, la gestion de bases de données, les chiffriers, les courriels et des recherches de base sur Internet pour pouvoir fournir des services administratifs.
•Connaissance de l'usage des systèmes spécialisés du ministère et du gouvernement y compris des systèmes d'information sur les services de garde d'enfants, du SIGIF pour la prestation de services financiers, le système d'enregistrement pour consigner les présences (WIN), coordonner la correspondance et les systèmes de garde d'enfants pour assurer le suivi des demandes de permis et la production d'une série de rapports sur les activités et les plaintes.
•Connaissance des procédures de gestion des documents du gouvernement de manière à maintenir les dossiers régionaux sous forme électronique et imprimé, y compris les registres relatifs à la conservation des dossiers.

Compétences :

La fonction exige les compétences suivantes :
•Compétences de révision et souci du détail afin de vérifier la complétude des demandes de permis ainsi que l'exactitude des informations saisies dans les bases de données/systèmes sur les services de garde d'enfants.
•Compétences de révision pour pouvoir repérer et suivre l'évolution de toutes les plaintes sur les milieux de garde d'enfants s'occupant de plus de cinq enfants sans être titulaires d'un permis et tenir au courant le responsable/gestionnaire.
•Compétences de révision et d'analyse pour pouvoir passer en revue les paiements des permis et vérifier la validité des dépenses, ainsi que l'exactitude des calculs.
•Compétences de révision et de résolution de problème afin de préparer les rapprochements financiers et de surveiller et rapprocher les dépenses effectuées par carte d'achat.
•Capacité de raisonnement et de résolution de problème pour répondre aux appels, déterminer la nature de l'appel, se reporter aux procédures établies ou au site Web pour les réponses d'ordre général ou opter pour acheminer l'appel au gestionnaire ou au conseiller en programmes.
•Capacité de raisonnement pour déterminer la documentation à préparer pour les réunions du gestionnaire et/ou de l'équipe ainsi que pour les réunions avec des partenaires externes.
•Compétences de révision et capacité de raisonnement afin de déterminer l'acheminement qu'il faut donner à la correspondance d'arrivée et maintenir une série de bases de données à l'appui de l'administration régionale.

La fonction requiert :
•Des compétences en communication orale afin de desservir les clients et répondre à des questions d'ordre général émanant du public, des exploitants et des partenaires communautaires (p. ex., municipalités, conseils scolaires), y compris sur la situation du permis.
•Des compétences en communication orale afin d'assurer la liaison avec le personnel du bureau régional et fournir des services administratifs et de soutien et assurer la liaison avec le bureau du ministère de manière à veiller à ce que la correspondance soit acheminée conformément à la norme.
•Des compétences en communication, et en relations interpersonnelles et travail d'équipe pour participer aux téléconférences/réunions convoquées par le bureau central du ministère pour les adjoints administratifs afin de veiller à l'uniformité des processus, des procédures et du service à la clientèle à l'échelle de la province.
•Des compétences en rédaction pour pouvoir rédiger des courriels d'ordre général et faire la correction d'épreuves de la correspondance avant sa transmission.

Autonomie d'action :

La fonction exige le respect des protocoles établis par la direction pour les besoins administratifs, le service à la clientèle ainsi que les normes de service; la ou le titulaire doit néanmoins avoir la latitude nécessaire pour prendre des décisions au moment de recevoir et de vérifier l'information avant de l'acheminer au gestionnaire pour son approbation et donner suite aux demandes d'exploitants s'enquérant sur l'état de leur permis. La fonction exige de recevoir, de consigner et de repérer toutes les plaintes sur des milieux de garde d'enfants s'occupant de plus de cinq enfants sans être titulaires d'un permis ainsi que des suivis connexes; offrir son soutien pour le paiement des permis et l'administration régionale en traitant les paiements, maintenant les chiffriers, et en veillant à l'exactitude de tous les paiements. La fonction exige la coordination de la logistique pour les réunions avec les exploitants et les membres de la communauté au besoin; appuyer le gestionnaire en coordonnant et en offrant des informations sur l'emploi du temps des conseillers en programmes; produire une série de rapports à l'appui de la délivrance de permis de services de garde d'enfants et l'administration régionale dans l'ensemble et fournir des services à la clientèle, des services de secrétariat et la coordination de la correspondance pour l'intégralité du bureau. La fonction prévoit la possibilité de venir en aide à un collègue adjoint administratif d'une autre région et de le remplacer au besoin. La fonction exige le réacheminement de questions complexes telles les requêtes ou plaintes qui risquent d'être fortement médiatisées ou lorsque les demandes d'information sur les plaintes pourraient affecter la santé et la sécurité des enfants à risque.