Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services d'administration et de secrétariat, en anglais et en français, au président suppléant et aux vice-présidents de la Commission des relations de travail de l'Ontario; préparer les décisions de la Commission et tenir à jour les données sur les décisions de la Commission dans le système de gestion des cas.

Tâches et responsabilités :

Fournir des services de secrétariat liés à la préparation des décisions de la Commission en effectuant les tâches suivantes : - transcrire et dactylographier des enregistrements sur dictaphone et des ébauches rédigées à la main, qui contiennent souvent des termes complexes, techniques et juridiques, concernant des décisions provisoires ou définitives de la Commission sur des requêtes et des plaintes déposées à la Commission au sujet d'accréditations, de déclarations de grève illégales, de poursuites, de différends interjuridictionnels, de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, de la Loi sur les négociations collectives dans les collèges, de la Loi sur l'arbitrage des conflits de travail dans les hôpitaux, de la Loi sur les normes d'emploi, des modifications et révisions de renvoi relatives à des décisions dactylographiées; - convertir des données en Wordperfect d'ordinateurs portatifs, utilisés par les vice-présidents, sur le système numérique, refaire la mise en page et les corriger; - insérer les articles pertinents des lois dans les décisions, selon de brèves instructions, après avoir établi ceux qui s'appliquent; - faire des recherches dans des décisions précédentes pour s'assurer que la section correcte a été citée; - faire des recherches, par exemple pour trouver des citations de décisions dans les rapports de la Commission, les décisions arbitrales précédentes (LAC), etc. qui forment partie intégrante de certaines décisions; - relire les citations utilisées pour vérifier leur exactitude et les soumettre à leurs auteurs pour approbation; - transcrire des enregistrements sur dictaphone ou une copie modifiée de divers documents, dont des lettres, de la correspondance générale, des notes de service sur des questions confidentielles, des énoncés de politique, des activités de la Commission, des discours, des conférences, etc.; - préparer les demandes de remboursement des dépenses de déplacement des vice-présidents et passer en revue les comptes de dépenses pour vérifier leur exactitude et leur conformité aux lignes directrices et politiques du gouvernement; - préparer, de sa propre initiative, des documents juridiques uniformisés pour accompagner les décisions de la Commission, comme des ordonnances provisoires, des ordonnances de cesser et de s'abstenir, des ordonnances judiciaires, des directives, des mandats d'arrêt décernés en séance pour témoins défaillants, etc.; - vérifier que les sceaux appropriés sont appliqués, que les signatures pertinentes sont obtenues, que les décisions juridiques sont complètes et exactes, que les documents sont déposés, et faire le suivi sur des procédures pertinentes pour émission et répartition; - préparer des décisions pro forma et des documents connexes pour l'industrie de la construction et les autres industries en : - appliquant sa connaissance des lois, des règlements et des politiques de la Commission pour établir quelle jurisprudence s'applique et comment y apporter des modifications (c'est-à-dire, à partir des rapports LRO, des décisions) au moment de la préparation et de la saisie de décisions connexes; - faisant des recherches dans le dossier de cas et d'autres sources afin de rassembler l'information qui sera incorporée à la décision, à savoir, le numéro de dossier, les intitulés, la composition du comité d'audition de la Commission, les comparutions aux audiences, les noms exacts des parties, les dépôts du requérant et de l'intimé, les preuves de participation, etc. - renvoyant au manuel provincial de désignation des agences de négociation pour établir la description des unités de négociation et des agences qui sera incorporée aux décisions rendues dans des affaires de construction; - consultant la liste des conseils régionaux dans l'industrie de la construction afin de vérifier la région exacte; - vérifiant si la description exacte de l'unité de négociation par métier est incorporée dans les décisions. - tenir à jour les décisions de la Commission dans les systèmes informatiques de gestion des cas, en ligne, en : - vérifiant si tous les renseignements pertinents relatifs aux décisions sont consignés ou mis à jour pour chaque dossier invoqué, c'est-à-dire les certificats d'accréditation, le suivi de dossiers, etc.; - lisant la décision afin de connaître l'issue de l'affaire, et en résumant les conclusions et instructions de la Commission, dans ses propres mots, afin de clore le dossier dans le système de gestion des cas; - veillant à ce que l'information soit saisie correctement et reflétée dans les rapports générés par la Commission et pour le ministère; - tenant à jour des rapports statistiques hebdomadaires pour les vice-présidents, en soulignant les détails particuliers et l'état des causes et en vérifiant leur exactitude, car les rapports générés sont soumis au ministre et au secteur du travail; - coordonner la publication des décisions de la Commission en : - déterminant, d'après les décisions de la Commission, si d'autres mesures sont nécessaires; si un agent de la Commission doit être nommé, en remettant le dossier au chef des services régionaux; si d'autres mesures sont exigées par le bureau du greffier ou du greffier adjoint, en l'informant de toute instruction précise; - préparant les affaires qui doivent faire l'objet d'un scrutin et en informant la section du scrutin des détails du scrutin; en déterminant les précédents qu'il faut utiliser aux fins de la rédaction finale des décisions; - préparant les décisions pertinentes aux fins de la décision finale sur le cas après la présentation du rapport de l'agent de la Commission sur l'issue du scrutin; - préparant les copies nécessaires des décisions ébauchées pour les membres de la Commission et d'autres personnes, en maintenant le contact afin d'accélérer la diffusion de ces décisions; en informant le vice-président des problèmes éventuels; - faisant faire les copies et la distribution des copies définitives à toutes les parties; - indiquant au personnel du centre de traitement de texte quelle lettre (et quel certificat, au besoin) doit accompagner les décisions de la Commission; - photocopiant d'autres documents pour des vice-présidents sur demande; - assurant la distribution des copies des décisions aux sections pertinentes de la Commission dès qu'elles sont prêtes; - demandant à la section du classement et du courrier de livrer les décisions ou la correspondance qui exigent une attention immédiate aux membres de la Commission ou aux parties; - veillant à ce que les agents des relations de travail qui travaillent sur une cause reçoivent une copie de la décision y afférente; - distribuant tous les dossiers, correspondance, etc. aux vice-présidents; - préparant et tenant à jour des documents de référence (cahier de jurisprudence), en les cataloguant et les tenant à jour; - finalisant les documents et en les envoyant aux archives; en supprimant les cas clos des dossiers des vice-présidents; - informant la section du classement et du courrier de la distribution de la décision (p. ex., affaires closes, pendantes, etc.); en précisant toute demande de remise d'un dossier à un vice-président en particulier ou au greffier à un moment précisé; - exécuter toute autre tâche connexe, par exemple : - recevoir des appels téléphoniques pour les vice-présidents et prendre les mesures qui s'imposent; - assumer les fonctions de secrétaire principal(e) des vice-présidents (en l'absence du titulaire du poste) à tour de rôle; - assumer toute autre fonction assignée.

Connaissances :

Connaissances supérieures de la langue française, à l'oral et à l'écrit. Bonne connaissance de la Loi sur les relations de travail, des Règlements et des Règles de procédure de la Commission. Connaissance des politiques et procédures de la Commission. Capacités de dactylographie et de dictée aux normes du ministère. Aptitude à faire fonctionner de l'équipement de traitement de texte entièrement programmable, utilisant les logiciels VAX VT 220 numérique avec WPS+ et Oracle. Bonne compréhension du système de gestion des cas personnalisé. Connaissances techniques pour saisir des données et faire des recherches dans la base de données Oracle. Aptitude à l'analyse afin de comprendre les questions en se fondant sur des instructions brèves. Bon sens du jugement et sens de la discrétion pour traiter de questions sensibles et confidentielles. Capacité organisationnelle au sein d'un environnement de travail d'équipe avec des instructions minimales. Excellentes aptitudes à la communication afin de coordonner les activités de diverses unités. Habitude de travail avec de la terminologie juridique