Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services d'administration, de secrétariat et de bureau de nature juridique au bureau des procureurs de la Couronne.

Tâches et responsabilités :

1. Administrer des processus et/ou préparer des dossiers, des documents et la correspondance, y compris des subpoenas, pour les instances de la Cour de l'Ontario et de la Cour supérieure (adultes et jeunes), y compris les mises en liberté sous caution, les premières comparutions, l'établissement des dates des audiences et la fixation des rôles, les audiences préliminaires, les procès, les procédures préparatoires aux procès, les confirmations, les procédures de confiscation, les enquêtes, la Cour des infractions provinciales et pour d'autres activités comme accepter la signification de documents, les appels de déclarations sommaires de culpabilité, les audiences de la Commission de révision, les appels, les ordonnances judiciaires, les motions, les requêtes, les applications, les ordonnances de prélèvement d'un échantillon d'ADN, les demandes aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et les demandes fondées sur la jurisprudence établie par la décision Wagg, les transferts, les dispenses, les examens d'ordonnances de mise sous garde de 90 jours, la correction d'épreuves de documents pour veiller à ce que leur contenu soit exact et complet et vérifier la terminologie; prendre des dispositions pour les déplacements des témoins, les interprètes, les évaluations psychiatriques, les transcriptions.
2. Tenir le système de classement pour les affaires de la Cour de l'Ontario et de la Cour supérieure, ce qui comprend rassembler tous les dossiers pour les rôles quotidiens, classer les nouveaux documents, incluant les documents reçus par voie électronique, assurer le suivi après les audiences en appliquant toutes les instructions spéciales données par la Couronne, reclasser les dossiers après les audiences selon les pratiques du bureau; préparer les dossiers pour leur archivage ou leur retour aux services policiers, conformément aux calendriers ou politiques et pratiques de conservation des dossiers approuvés; tenir des dossiers de la Couronne exacts et complets en classant rapidement les nouveaux documents, en mettant à jour les décisions rendues, en signalant les dossiers à suivre, en surveillant la conformité aux échéances et en consignant les mesures prises; mettre à jour/tenir les bases de données informatisées des dossiers sélectionnés de la Cour de l'Ontario et de la Cour supérieure.
3. Conformément aux listes de vérification, procédures et protocoles prédéterminés, examiner les dossiers de la Couronne entrants afin de veiller à ce qu'ils contiennent les documents de base; organiser les dossiers pour les préparer au triage/filtrage; apporter des modifications en vue de la divulgation de documents; préparer les copies des documents à divulguer; assurer le suivi avec les services policiers et signaler aux avocats de Couronne les omissions et les autres questions courantes; tenir un registre des divulgations; assurer le suivi avec les avocats de la défense et les accusés si les documents divulgués ne sont pas réclamés ou livrables.
4. Tenir un système de contrôle pour les enregistrements sonores et vidéo et/ou sur DVD des services policiers, en effectuant ou en faisant effectuer des copies de divulgation et en conseillant les avocats et accusés de la procédure pour divulguer ces documents et assurer leur sécurité et leur intégrité; surveiller les périodes d'appel et la conformité aux exigences de conservation des dossiers; prendre des dispositions pour les réunions de résolution entre les avocats de la défense et de la Couronne, ce qui comprend extraire les dossiers, exécuter toute mesure de suivi selon les instructions des avocats de la Couronne et reclasser les dossiers.
5. Fournir des services d'accueil et à la clientèle, y compris répondre au téléphone, trier et orienter les personnes qui appellent, prendre des messages, répondre aux demandes de renseignements au comptoir, expliquer les procédures;
6. Fournir divers services administratifs tels que traiter le courrier d'arrivée et de sortie, y compris les envois par messagerie, assurer un suivi avec les expéditeurs lorsque les envois par la poste ou les télécopies semblent incomplets ou ont été mal acheminés, tenir les dossiers de correspondance et des plaintes conformément aux normes de qualité des services, tenir et mettre à jour la bibliothèque et les manuels de droit, acheter des biens et des services, prendre des dispositions pour faire réparer l'équipement, tenir les inventaires, trouver les fournisseurs appropriés pour les biens ou services inhabituels en obtenant des devis selon qu'il sera approprié et traiter les factures et les documents de cartes d'achat, les notes de frais du personnel et les dépenses des témoins; appliquer les normes ministérielles concernant l'archivage des dossiers; chercher et copier des citations dans les publications juridiques sur demande.
7. Faire la saisie clavier, à partir d'enregistrements magnétophoniques, de la jurisprudence et d'instructions écrites ou verbales, d'une variété de lettres, de notes, de rapports, de documents de présentation et de rapports statistiques; imprimer et organiser les documents reçus en format électronique des services policiers, des avocats de la défense et du public, afin d'aider la Couronne à les examiner, à y répondre et à prendre les mesures voulues.
8. Communiquer avec le personnel des autres bureaux régionaux, le personnel affecté aux victimes et aux témoins, du Bureau des avocats de la Couronne, des services aux tribunaux, des services policiers, le personnel de probation et de libération conditionnelle, de la Commission ontarienne d'examen, des établissements correctionnels, les membres de la profession juridique et les victimes et témoins pour demander des renseignements et des documents concernant les poursuites, répondre aux demandes de renseignements, expliquer les procédures, etc.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Saisie clavier de 50 mots/min et note de 70 % aux tests d'orthographe, de structure des phrases et de reconnaissance des phrases. Aptitudes pour la communication orale et écrite de niveau avancé.

Connaissances :

La ou le titulaire du poste doit avoir les connaissances suivantes : connaissance des politiques, pratiques, lois, règles et règlements pertinents, y compris des règles de procédure en droit criminel, d'un bureau juridique, des programmes de poursuites en droit criminel et des procédures judiciaires, afin d'administrer les processus des programmes, ce qui comprend préparer les instances, les dossiers, les documents et la correspondance, organiser les dossiers pour les préparer au triage/filtrage, y compris préparer les formulaires de triage, préparer, distribuer et suivre les documents à divulguer, répondre aux demandes reçues par téléphone et au comptoir, tenir les dossiers de la Couronne; connaissance de la terminologie juridique afin de préparer des documents juridiques, d'expliquer les procédures, de transcrire des enregistrements magnétophoniques ou de composer des documents selon des instructions orales; connaissance des processus d'administration, de secrétariat et de bureau internes ainsi que des politiques de la fonction publique de l'Ontario (FPO) afin de fournir du soutien au programme de poursuites, p. ex., mettre à jour les dossiers, prendre les dispositions pour les réunions de résolution, compléter les dispositions pour les déplacements, commander des transcriptions, organiser le recours à des avocats de la Couronne et à des interprètes à temps partiel, acheter des biens et des services, traiter les paiements; connaissance de l'utilisation d'un dictaphone, de l'équipement de bureau, d'un microordinateur et des logiciels usuels tels que MS Office et Windows afin de produire des lettres, des notes, des rapports et des documents juridiques, selon des procédures établies/standards; connaissance des applications de bases de données courantes et adaptées afin de consulter, de saisir, de suivre et de mettre à jour des données; connaissance des pratiques comptables de base afin de calculer et de traiter les notes de frais de déplacement, les factures ainsi que les documents des dépenses des témoins.

Compétences :

La ou le titulaire du poste doit posséder les aptitudes et les compétences suivantes : tact, discrétion et aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication orale afin d'utiliser la terminologie juridique et l'approche appropriées lorsqu'il s'agit de fournir des renseignements aux membres de la profession juridique, aux services policiers, aux victimes et témoins, aux médias, au personnel judiciaire et au grand public, et d'échanger des renseignements avec ces organismes et personnes; aptitudes organisationnelles et sens de l'initiative afin d'établir la priorité de ses propres tâches et de reconnaître à quel moment il faut fournir de l'aide à ses collègues pour veiller au respect des délais et échéances; discernement, initiative et aptitudes analytiques pour déterminer et choisir les procédures et processus administratifs appropriés quand il s'agit de préparer des instances et de faire la saisie clavier de documents juridiques, p. ex., différencier les affaires de la Cour de l'Ontario et celles de la Cour supérieure de l'Ontario, choisir la terminologie et les modèles de documents corrects; aptitudes analytiques pour donner suite aux demandes concernant l'explication des procédures judiciaires, p. ex., les documents requis, les délais, la clarification des termes juridiques et le transfert des appels en choisissant les renvois appropriés; capacité de déterminer à l'occasion le degré de confidentialité de l'information privilégiée et les conditions de divulgation sans consulter les avocats de la Couronne, p. ex., nom et adresse des témoins; aptitudes pour la communication écrite afin d'utiliser la terminologie juridique appropriée lors de la préparation de documents juridiques à partir de documents précédents ou des renseignements fournis par les avocats de la Couronne, p. ex., mémoires, appels et actes d'accusation, de composer des documents en utilisant ses propres connaissances et de signer des lettres au nom des avocats de la Couronne, p. ex., lettres d'accusé de réception et d'accompagnement, rapports et documents.

Autonomie d'action :

Le poste consiste à travailler selon les politiques, procédures et précédents établis (des lignes directrices sont disponibles sous la forme des procédures administratives internes, des listes de vérification, des échéances réglementaires, des délais et des procédures d'un bureau juridique, p. ex., utiliser des modèles de documents standards ou modifier des lettres types afin de préparer des ébauches de lettres. Le titulaire doit soumettre à un avocat de la Couronne ou au chef les questions qui ne sont pas couvertes par les procédures et lignes directrices établies, p. ex., répondre à des demandes des magistrats. Il doit reconnaître les erreurs et les omissions dans les dossiers, les documents et les procédures et prendre des mesures pour éviter les retards, p. ex., demander immédiatement les documents et renseignements à divulguer courants. Il doit composer et signer des lettres courantes au nom des avocats, p. ex., lettres d'accusé de réception et d'accompagnement, et prendre des décisions concernant la divulgation de renseignements confidentiels. Il doit avoir la capacité de travailler en équipe et en autonomie sous supervision minimale.