Description du poste

Objectifs du poste :

Dans un cadre législatif, sous la direction d'un chef et dans un environnement de travail d'équipe, gérer les transactions courantes, fournir un service à la clientèle de qualité supérieure, en anglais et en français, aux clients du bureau au moyen de différents services d'enregistrement et de demandes de renseignements, et s'assurer de l'intégrité des dossiers d'enregistrement immobilier.

Tâches et responsabilités :

REMARQUE : Le Ministère compte, dans toute la province, des bureaux d'enregistrement immobilier de différentes tailles qui fournissent une gamme de services aux clients (parties concernées et grand public). Les fonctions des employés de ces bureaux sont déterminées par les besoins opérationnels qui varient. Par conséquent, le temps requis pour des tâches précises dépend des besoins opérationnels de chaque bureau. C'est pourquoi les pourcentages ne sont pas indiqués. L'entrée et la récupération de données électroniques ou l'échange de messages avec les clients nécessitent l'utilisation de bases de données établies, mais ne requièrent pas la mise en place ou la mise au point de nouvelles structures.

CERTIFICATION

Examiner les documents portant sur les droits immobiliers, les comparer aux titres et mettre les registres à jour pour garantir la propriété immobilière :

- Certifier les documents d'usage, notamment concernant les transferts de propriété, les charges, les mainlevées d'hypothèques et de charges ainsi que les avis de demande (p. ex. les changements de nom, les offres d'achat), afin de confirmer les titres de propriété valables en s'assurant de la conformité des documents et en autorisant et en vérifiant les entrées.
- Vérifier les recherches de brefs d'exécution, au besoin.
- Trouver les différences entre les titres et les enregistrements et prendre des mesures correctives; soumettre les problèmes complexes aux cadres supérieurs.
- Aviser les clients en cas d'erreur dans les documents, les titres ou les justifications par téléphone, par écrit ou par courriel pour les informer de la nature de l'erreur et du numéro du document comportant une erreur. Le personnel doit fréquemment discuter avec les clients de ce qui doit être corrigé. Le cycle de correction peut être répété plusieurs fois jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de corrections à apporter.
- Soumettre au chef les problèmes rencontrés au cours du processus de correction ou obtenir des clients qu'ils apportent les corrections nécessaires. Vérifier que les clients apportent les corrections requises aux documents, aux titres ou aux justifications en indiquant les corrections requises et en vérifiant l'état des documents contenant des erreurs.
- Modifier le registre parcellaire (p. ex. les capacités, les remarques, les montants, les parties).
- Effectuer des recherches de brefs d'exécution, au besoin.
- Communiquer avec le personnel pour s'assurer que tous les documents concernant la même propriété ou la même parcelle sont traités ensemble.

EXAMINER ET ENREGISTRER LES DOCUMENTS, ET CLASSER LES JUSTIFICATIONS :

A. Conformément à la Loi sur l'enregistrement des droits immobiliers, de la Loi sur l'enregistrement des actes, de la Loi sur les condominiums et des lois connexes :
- Traiter et enregistrer les demandes et les documents en déterminant l'admissibilité (les documents inhabituels sont soumis aux cadres supérieurs), en vérifiant l'intégralité et l'exactitude des renseignements et en s'assurant de leur conformité avec les lois, les règlements, les politiques, les procédures et les pratiques de la Direction, ainsi que les normes, les lignes directrices et les directives.
- Traiter les plans d'usage (p. ex. les plans de référence) dans le respect de la liste de contrôle en vérifiant s'ils contiennent les renseignements exigés; soumettre les plans complexes (les plans de lotissement, les plans de condominiums et les plans stratifiés) aux cadres supérieurs.

Dans un environnement automatisé et manuel, notamment :
- Rechercher et récupérer des dossiers et des documents imprimés ou automatisés pour les comparer aux demandes.
- Renvoyer aux clients les documents qui ne satisfont pas aux exigences légales ou réglementaires, et leur fournir des explications détaillées et complètes oralement ou par écrit.
- Vérifier les recherches de brefs d'exécution effectuées, au besoin.

Dans un environnement électronique, notamment :
- Fournir de l'aide par téléphone et en ligne aux clients qui éprouvent des problèmes avec l'enregistrement électronique, soumettre les problèmes complexes aux cadres supérieurs ou au bureau d'enregistrement immobilier local lorsque les questions portent sur des points concernant les bureaux.
- Retirer ou renvoyer des documents reçus récemment lorsque le client en fait la demande par écrit.
- Examiner les justifications pour garantir qu'elles sont conformes aux exigences légales ou réglementaires.
- Attribuer le prochain numéro de dossier à la justification, ou l'obtenir.

B. Conformément à la Loi sur les sûretés mobilières
- Traiter et enregistrer les documents en s'assurant que les renseignements sont complets et exacts, et qu'ils sont conformes aux lois et aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux pratiques de la Direction, ainsi qu'aux normes, aux lignes directrices et aux directives.
- Retourner les documents incomplets aux clients avec une explication verbale.
- Effectuer les requêtes de la base de données du système ESM.
- Préparer et transmettre les rapports de transactions sommaires, au besoin.

C. Conformément à la Loi sur les sociétés par actions
- Traiter et enregistrer les documents en s'assurant que les renseignements sont complets et exacts, et qu'ils sont conformes aux lois et aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux pratiques de la Direction, ainsi qu'aux normes, aux lignes directrices et aux directives; transmettre les enregistrements, au besoin.
- Retourner les documents incomplets aux clients avec des explications.
- Fournir les formulaires, les barèmes de droits et l'information d'enregistrement concernant les partenariats et les entreprises individuelles conformément à la Loi sur les noms commerciaux ou à la Loi sur les sociétés en commandite; effectuer les requêtes de la base de données des sociétés par actions.
- Entrer les renseignements sur l'enregistrement dans la base de données des sociétés par actions.

D. Conformément à la Loi sur les statistiques de l'état civil - Dans un environnement manuel, notamment :

• Fournir les formulaires et vérifier s'ils sont bien remplis, au besoin, y compris la section du répondant, pour les clients demandant des actes de naissance, de décès ou de mariage.
• Oblitérer les certificats originaux abandonnés au comptoir et remplir des rapports de perte ou de vol, au besoin.
• Enregistrer les demandes reçues et la méthode de paiement sur la feuille de contrôle en préparation pour la cueillette quotidienne du courrier; stoker les demandes reçues après la cueillette du courrier dans un endroit sécuritaire (p. ex. le coffre-fort du bureau).
• Transmettre les formulaires remplis et le paiement au Bureau du registraire général de l'état civil, au besoin.

E. Entreprises branchées de l'Ontario
- Fournir les barèmes de droits et les renseignements concernant l'enregistrement.
- Aider les personnes à remplir les formulaires électroniques.
- Produire un rapport par lots.

FOURNIR DIVERS SERVICES À LA CLIENTÈLE

- Répondre aux requêtes, aux plaintes et aux demandes d'information détaillées par téléphone et en personne (p. ex., répondre aux préoccupations d'un client en matière d'enregistrement).
- Effectuer des recherches dans les microfiches et les bases de données pour répondre aux demandes d'information.
- Reclasser les dossiers concernant les programmes (p. ex. livres, documents, plans abrégés);
- Fournir des conseils sur les exigences en matière d'enregistrement.
- Faire des copies certifiées des documents et des dossiers.

ENREGISTREMENT - Enregistrer les renseignements de documents

- Enregistrer avec exactitude les renseignements de l'enregistrement et des dépôts dans la base de données, l'index ou le registre approprié.
- Veiller à l'exactitude et à la continuité des registres de biens manuels, automatisés et électroniques et de l'information connexe (p. ex. les transferts, les hypothèques ou les charges) par la mise à jour des index et des registres de biens existants dans les dossiers ou par le suivi des instructions écrites des cadres supérieurs sur l'ouverture de nouveaux registres et index manuels de parcelles.
- Vérifier les renseignements sommaires des dossiers appropriés.

CONCILIATION ET GESTION DE L'ENCAISSE - Réclamer et traiter correctement les paiements pour les services :

- Percevoir les droits d'enregistrement et de requête (argent comptant, chèques, mandats, cartes de crédit et de débit, cartes de service et lettres de change), par la vérification de chèques et du montant des frais, par la validation de chèques ainsi que par l'émission de reçus.
- Entrer les montants et les types de paiement dans la caisse enregistreuse.
- Concilier l'encaisse et les droits avec les transactions quotidiennes (p. ex. enregistrements fonciers, enquêtes ou enregistrements du système ESM) à l'aide de fiches et de rapports de vérification automatisés ou manuels; communiquer les divergences à un cadre supérieur.
- Préparer des dépôts bancaires quotidiens et les remettre aux cadres supérieurs ou directement à la banque, comme il convient.
- Tenir les dossiers à jour et préparer des rapports de transactions sommaires (p. ex. sur les frais et les taxes recouvrés) à l'aide d'une base de données préprogrammée ou d'un système de suivi manuel.
- Charger les cartes de service, les cartes à puce et d'autres méthodes de paiement de la Direction de l'enregistrement immobilier.

SOUTIEN ADMINISTRATIF - Effectuer des tâches administratives générales :

- Préparer divers rapports à l'aide de critères prédéterminés pour l'intégration de données aux renseignements statistiques (p. ex. le système de gestion de l'information sur les biens immobiliers).
- Tenir le système de classement à jour conformément aux procédures de bureau.
- Répondre au téléphone : offrir son aide ou rediriger l'appel au service approprié.
- Ouvrir, trier et distribuer les courriels entrants, et traiter les courriels sortants.
- Classer les dossiers du bureau, au besoin (p. ex. les états intermédiaires, les fiches de contrôle comptable quotidiennes).
- Commander les fournitures de bureau.
- S'occuper de la petite caisse et des comptes d'avance du bureau.
- Faire le suivi et la conciliation des cartes d'achat.
- Aider à la mise à jour du budget du bureau par le suivi des dépenses (p. ex., les factures), actualiser l'information des modèles du système par l'entrée d'information et produire un rapport mensuel sur les écarts.
- Tenir un rapport de l'assiduité à l'aide d'un système informatisé de suivi de l'assiduité (p. ex. RIRH).
- Effectuer un entretien de base de l'équipement de bureau : ajouter du papier et de l'encre aux photocopieurs et aux imprimantes, nettoyer leur vitre, régler les bourrages et réinitialiser les imprimantes.
- Démarrer et éteindre l'équipement mécanique et électronique (p. ex. brefs, PINFIND, FIEF, FIEF à distance, kiosque d'enregistrement électronique sur place).
- Dans un contexte électronique, tenir un journal des procédures pour enregistrer les activités (p. ex. l'annulation et le retrait de documents, de dérogations, de divergences des droits de cession immobilière, de documents papier enregistrés, etc.).

REPRODUCTION DE MICROFILMS ET DE PLANS - Fournir divers services de saisie électronique, de microfilms, de microfiches et de diazocopie :

- Faire fonctionner de l'équipement de microfilmage, de diazocopie et de numérisation.
- Effectuer un microfilmage ou une saisie électronique des documents d'enregistrement, des justifications et des autorisations de clients.
- Produire des diazocopies de plans.
- Effectuer un contrôle de la qualité des documents filmés ou saisis électroniquement (p. ex., s'assurer que les documents sont justifiés, vérifier la clarté des documents et prendre les mesures nécessaires pour corriger les divergences).
- S'occuper des journaux, des index, des cartouches et des systèmes de classement.
- Faire fonctionner un lecteur-reproducteur pour faire des copies de plans et de documents à partir de divers formats électroniques et de microfilms.
- Faire l'entretien de l'équipement : chargement, déchargement et nettoyage des appareils de microfilmage, de numérisation, de diazocopie et de l'équipement connexe.

AUTRES

- Former et orienter de façon ponctuelle les autres employés (p. ex. préposé aux services à la clientèle, étudiants du programme coopératif et étudiants d'été) et les clients en ce qui a trait aux services de la Direction et du Ministère.
- Après la confirmation des droits, diffuser les documents dans le cadre d'autres programmes gouvernementaux, au besoin.
- Offrir des services de relève, comme des renseignements généraux, pendant les pauses et les congés aux Centres d'information du gouvernement, au besoin.
- Numériser des documents ou des dossiers, au besoin.
- Participer aux groupes de travail de la direction, au besoin.
- D'autres tâches assignées.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Maîtrise du français écrit et oral de niveau avancé.

Connaissances :

Connaissance pratique de la Loi sur l'enregistrement des actes, de la Loi sur l'enregistrement des droits immobiliers, de la Loi sur les condominiums et de la Loi portant réforme de l'enregistrement immobilier, ainsi que des règlements, des manuels, des procédures et des lignes directrices pour l'enregistrement et la certification d'usage.
Connaissance pratique des logiciels transactionnels établis, y compris de leur interaction.
Connaissance pratique d'articles de plusieurs autres lois concernant l'enregistrement et les demandes de renseignements (p. ex. la Loi sur les sûretés mobilières, la Loi sur le privilège dans l'industrie de la construction, la Loi sur les sociétés par actions, la Loi sur les statistiques de l'état civil, la Loi sur les droits de cession immobilière, la Loi sur le privilège des réparateurs et des entreposeurs, la Loi sur la taxe de vente au détail) ainsi que des manuels, des procédures et des lignes directrices appropriés afin de répondre aux demandes de renseignements et d'effectuer le traitement.
Connaissance pratique des procédures, des lignes directrices et des manuels administratifs, ainsi que des politiques de la Direction et du gouvernement afin de fournir un soutien administratif.
Connaissance des ordinateurs personnels et des appareils de numérisation, de microfilms ou de microfiches et de diazocopie.
Connaissance pratique des concepts de la géométrie (p. ex. les angles, les axes) afin de préparer et d'interpréter des descriptions officielles.
Connaissance des procédures de mise en œuvre, d'automatisation et de conversion des droits immobiliers afin de répondre aux demandes de renseignements

Compétences :

Compétences d'interprétation et analytiques pour vérifier l'intégralité des documents et des registres parcellaires et agir avec discernement pour s'assurer qu'ils respectent les lois et les lignes directrices.
Bonnes compétences de communication orale et écrite, en anglais et en français, pour répondre aux demandes de renseignements et fournir des explications détaillées sur les exigences législatives et procédurales aux clients et à la communauté franco-ontarienne, notamment pour clarifier des renseignements.
Bonnes compétences en communications interpersonnelles pour gérer avec efficacité, tact et discrétion des groupes de clients professionnels diversifiés (p. ex. des avocats, des arpenteurs et des promoteurs), les clients qui ne connaissent pas les nouveaux systèmes, comme l'automatisation, les droits immobiliers et l'enregistrement électronique (p. ex. des avocats, le personnel de soutien juridique et des rédacteurs de documents) ainsi que les clients contrariés et irrités.
Capacité de travailler avec précision et minutie.
Capacité d'utiliser différents appareils de bureau non programmables (p. ex. les photocopieurs, les caisses enregistreuses, les horodateurs, les machines à écrire).
Capacité d'effectuer des opérations arithmétiques, comme l'addition, la soustraction, la division et la multiplication.
Capacité d'utiliser de l'équipement électronique (p. ex. des ordinateurs personnels, des scanneurs, des imprimantes) pour entrer, récupérer et sauvegarder des données provenant des logiciels établis (p. ex. le système de gestion de l'information sur les biens immobiliers, FIEF, Teraview).
Compétences en saisie manuelle (doigté) afin d'entrer et de récupérer des renseignements.
Capacité de travailler sous pression dans des situations où la charge de travail est élevée et de faire preuve de souplesse.
Capacité de faire preuve de discernement (p. ex. au moment de déterminer l'admissibilité des enregistrements, et soumettre les cas complexes aux cadres supérieurs).
Capacité de travailler en équipe et de suivre les procédures.
Capacité de travailler de façon autonome avec une supervision minimale.

Autonomie d'action :

Minimiser la responsabilité de la province. Pour ce faire, le personnel respecte les bulletins, les lignes directrices et les directives qui l'aident à faire preuve de discernement dans son application des lois et des règlements pertinents (p. ex. la mise à jour ou la modification des dossiers sur les biens immobiliers d'usage, comme la suppression de certains documents, la modification de descriptions foncières ou l'ajout de remarques qui pourraient grever les dossiers sur les titres de propriété).

Le personnel soumet les cas inhabituels aux cadres supérieurs (p. ex. les cas complexes sans précédent ou dans lesquels l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire est possiblement nécessaire). Travailler en équipe pour garantir que les tâches sont accomplies en temps opportun, tout en travaillant de façon autonome avec une supervision minimale.