Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services d'information et d'établissement des horaires aux programmes de perfectionnement des conducteurs et aux groupes de clients en anglais et en français.

Tâches et responsabilités :

Énoncé des principales responsabilités (de quelle façon l'objectif est-il atteint?) 1. Établir le calendrier des rendez-vous pour les entrevues des conducteurs ayant été aiguillés vers le programme de perfectionnement des conducteurs : – déterminer si l'entrevue est nécessaire en fonction des directives et de l'information transmise par la Section de la surveillance de la conduite automobile et consulter les dossiers de conduite; – choisir l'emplacement et la date de l'entrevue ou de l'audience selon l'adresse résidentielle du conducteur et la disponibilité du conseiller; – préparer et traiter les avis et les lettres types pour aviser les conducteurs de leur rendez-vous; – fournir aux conducteurs un préavis suffisant de leur entrevue (trois semaines) tout en tenant compte du délai d'envoi par la poste; – maintenir les niveaux de production en établissant les priorités, en repérant les périodes d'attente excessive, en établissant l'horaire de façon à réduire les périodes d'attente ainsi qu'en examinant et en supprimant les dossiers des conducteurs dont le permis a été suspendu ou qui sont à l'extérieur de la province; – préparer le calendrier du conseiller et lui fournir des copies des dossiers de conduite, les résultats de l'examen administratif et toute autre information pertinente avant l'entrevue; – tenir à jour une base de données comprenant les rendez-vous prévus et reportés, les suspensions et (ou) les annulations de permis des conducteurs qui ne se présentent pas à leurs rendez-vous; – reporter les entrevues à d'autres dates ou emplacements en prenant soin de justifier les reports; – transmettre la documentation au bureau principal en vue de la suspension du permis des conducteurs qui ne se présentent pas à l'entrevue, de la remise en vigueur du permis ou de l'annulation d'une suspension; – assurer la liaison avec le personnel de la Section de la surveillance de la conduite automobile, de la Section d'étude des dossiers médicaux et du ministère du Procureur général en ce qui concerne les questions relatives aux conducteurs. 2. Répondre aux demandes de renseignements du public relatives aux programmes de perfectionnement des conducteurs : – expliquer la réglementation, fournir des renseignements sur la grille tarifaire, clarifier les formalités et les procédures administratives, transférer les appels, fixer les rendez-vous; – fournir des renseignements sur le système de points d'inaptitude, les examens administratifs et les exigences relatives à la suspension du permis de conduire conformément aux politiques et méthodes du ministère; – fournir des renseignements généraux concernant les activités du Bureau de l'immatriculation et des permis de conduire ainsi que la législation, les politiques et les méthodes connexes et renvoyer les questions douteuses ou complexes au bureau approprié; – accéder à la base de données automatisée sur l'immatriculation et les permis de conduire afin de fournir des renseignements en respectant des directives strictes pour préserver la confidentialité de l'information. 3. Fournir des services administratifs : – taper des documents tels que des formulaires, des documents, des notes de service, des rapports d'incident, des révisions de manuels, des feuilles de calcul, des documents de présentation, des demandes, des tableaux statistiques et des énoncés écrits à la main et (ou) des directives verbales; – compiler des renseignements en vue de la préparation de rapports statistiques pertinents.

Connaissances :

Connaissance du Code de la route et du Code criminel, des lois et des règlements connexes ainsi que des politiques et méthodes du ministère relatives aux suspensions, à la remise en vigueur des permis et au système de points d'inaptitude pour évaluer les dossiers des conducteurs. Connaissance des systèmes informatiques du ministère pour accéder aux dossiers des conducteurs et les évaluer. Connaissance de la plateforme logicielle du ministère et du courrier électronique pour préparer et produire des lettres, des notes de service, des rapports et des calendriers conformément aux politiques et aux méthodes relatives au Code de la route. Connaissance du programme d'immatriculation et de permis de conduire pour répondre aux demandes complexes oralement et par écrit.

Compétences :

Aptitudes en matière de relations interpersonnelles et de communication orale et écrite pour rédiger la correspondance en fonction des brèves directives verbales du personnel et répondre au téléphone, par exemple, transférer les appels et fixer des rendez-vous avec le public. Compétences en matière d'organisation et de planification pour coordonner le calendrier des activités de perfectionnement des conducteurs et les séances de formation de groupe pour conducteurs âgés dans la région. Compétences en matière de résolution de problèmes afin de résoudre les conflits d'horaire et les plaintes du public. Capacité d'utiliser du matériel de bureau tel que des photocopieurs et des télécopieurs pour transmettre des documents et de la correspondance.

Autonomie d'action :

Le titulaire du poste doit travailler conformément aux procédures administratives, aux horaires préalablement établis, aux échéances et aux méthodes internes du bureau. Il doit porter les questions qui ne sont pas abordées dans les méthodes établies à l'attention du superviseur, comme les priorités contradictoires, les demandes du personnel, les échéances irréalistes, etc.