Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir au greffe des services de bureau, à la caisse et au comptoir; répondre aux demandes de renseignements, recevoir et traiter les documents judiciaires. Fournir des services en français et en anglais.

Tâches et responsabilités :

1. Recevoir, enregistrer et fixer les dates des documents judiciaires à un comptoir public, comme des actions, des déclarations, des certificats de jugement, des défenses/recours contre des tiers, des exécutions, des perceptions, des brefs, des saisies, des lettres d'homologation, des avis d'infraction, des demandes, des appels, des dénonciations, des mises en accusation et des ordres de transfert à des fins de traitement et de mise au rôle, conformément aux lois, règles et procédures pertinentes, S'assurer de l'exactitude et du caractère complet de tous les documents déposés; préparer de nouveaux dossiers de la cour pour toutes les actions en justice, par exemple : attribuer des numéros aux dossiers, effectuer l'indexation sur un système informatique ou manuel, appliquer les droits de tarifs pertinents; traiter les dédommagements, amendes et paiements.

2. Assurer une présence au comptoir ou au téléphone, répondre aux questions et fournir des renseignements au public, aux avocats, aux organismes d'application de la loi en ce qui concerne notamment les amendes, les dates des audiences, le statut des accusations et les procédures judiciaires; fournir de l'aide pour compléter ou remplir les formules, fixer les dates des audiences portant sur les plaidoyers de non culpabilité et les appels.

3. Fournir des renseignements et de l'aide concernant les procédures pour compléter et remplir les formules, conformément aux pratiques et politiques locales et en vertu des Règles de procédure civile, du Code criminel, de la Loi sur les successions, des traités bilatéraux de la Convention de la Haye, s'assurer de la conservation en lieu sûr des documents et faciliter l'accès du public aux documents qu'il a le droit de consulter; délivrer et entrer les documents comme des demandes, des brefs, des certificats de jugement, des avis d'interrogatoire, des mandats de dépôt et des avis de motion et s'assurer que tous les documents soient bien signifiés et enregistrés; signer des jugements et des ordres, conformément aux autorisations données; fixer les dates et heures des procès; préparer les avis d'audience, les rôles des audiences de la cour; inscrire dans les dossiers de la cour toutes les ordonnances des fonctionnaires judiciaires.

4. Modifier et signer, sous la direction du signataire légalement autorisé, des décisions judiciaires et des ordonnances, conformément aux annotations des juges ou règles de procédure; traiter toutes les ordonnances judiciaires dans le dossier manuel ou informatisé et aviser, le cas échéant, toutes les parties conformément aux politiques et règles; faire assermenter les parties et signer les affidavits conformément aux autorisations attribuées.

5. Recevoir, traiter et balancer les versements des amendes, les droits, conformément au tarif et autres recettes; délivrer des factures et préparer les paiements aux témoins, jurés, interprètes et distribuer les fonds de fiducie; traiter les paiements consignés en cour et à verser par le tribunal.

6. Fournir un soutien administratif, financier et un soutien de bureau et participer aux autres fonctions au greffe, notamment l'administration du jury, la mise à jour des statistiques, comme la perception des recettes; balancer, afficher, coder et rapprocher une variété de documents; rédiger la correspondance de routine, photocopier les documents requis; exercer l'autorité de signature financière, conformément au pouvoir délégué; gérer les dossiers actuels et ceux dans les archives; mettre à jour les manuels.

7. Signer, sceller, délivrer et traiter une variété de documents, comme des demandes, des successions, des avis de procès, rouvrir les documents relatifs aux instances criminelles et civiles, les documents d'exécution, comme des brefs, des demandes de perception, des ordonnances de probation et s'assurer que tous les documents soient bien signifiés et enregistrés; signer des jugements et des ordres, conformément aux autorisations données.

8. Préparer les avis d'audience, les procès et les intentions de rejeter les appels pour défaut de mise en état, fixer les dates et heures des procès, préparer les rôles des audiences de la cour; consigner dans les dossiers de la cour toutes les ordonnances des fonctionnaires de justice; aviser les parties au besoin.

9. Enregistrer dans un système manuel ou informatisé l'information judiciaire relative aux causes relevant du droit criminel, de la Loi sur les infractions provinciales, du droit de la famille, du droit des jeunes contrevenants, déposer les documents selon les directives pertinentes; inscrire les causes dans un répertoire manuel ou informatisé, comme un rôle, et mettre à jour les documents connexes, par exemple les actes de la cour antérieurs et postérieurs à l'audience, comme les décisions, les ajournements, les motions, les probations, les mandats; mettre à jour des documents dans un système manuel ou informatisé, comme des décisions, des renvois, des motions et des documents de dépôt, selon le cas; entrer les données des causes en se fondant sur les dénonciations.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Le poste exige une maîtrise (à l'oral et à l'écrit) en français et en anglais à un niveau avancé.

Connaissances :

Le poste exige la connaissance de certaines lois fédérales et provinciales, notamment la Loi sur les tribunaux judiciaires, le Code criminel, la Loi sur les jeunes contrevenants, la Loi sur le droit de la famille, la Loi sur l'exécution réciproque d'ordonnances alimentaires, la Loi sur les obligations familiales et l'exécution des arriérés d'aliments, la Loi sur le divorce, la Loi sur le désintéressement des créanciers, la Loi sur l'exécution forcée, la Loi sur la faillite et l'insolvabilité, les Règles de procédure civile, les règles relatives à la Cour des petites créances, la Loi sur les successions, les règles de gestion des causes et les règles en matière civile, la Cour divisionnaire et les traités bilatéraux de la Convention de la Haye. Le poste exige la connaissance des pratiques et procédures judiciaires pour traiter et préparer les documents judiciaires comme des jugements de demandes, des brefs, des avis, des appels, des dénonciations et des mandats. Le poste exige la connaissance des services et ressources d'autres bureaux et organismes gouvernementaux. Le poste exige de la personne retenue de posséder les connaissances nécessaires pour recevoir et traiter une variété de documents juridiques, et informer les clients des exigences en matière de dépôt des documents, comme les formules requises, les délais ou les exigences et signification des ordonnances délivrées contre les clients comme des saisies de salaires, des saisies, des jugements par défaut et des ordonnances de dédommagement. Le poste exige une connaissance de base des calculs mathématiques pour recevoir les paiements, calculer les propositions de distribution, comme la distribution en vertu de la Loi sur le désintéressement des créanciers, rendre la monnaie et connaissance des pratiques relatives au contrôle de caisse pour enregistrer les paiements. Le poste exige la connaissance des pratiques et procédures suivies dans les greffes pour assumer les fonctions administratives et les fonctions de bureau comme l'archivage des dossiers, la récupération des dossiers, les éléments d'actif mobilier, la tenue de livres, le triage du courrier et la préparation de la correspondance. Le poste exige la connaissance des progiciels des ordinateurs personnels comme Word, Excel ainsi que de certains systèmes informatiques appliqués dans les tribunaux comme le Réseau intégré d'information sur les infractions (ICON), le programme sur les successions, le Système d'information statistique des tribunaux (SIST) et le système manuel, comme des dossiers et des rôles de la cour pour effectuer des recherches et mettre à jour les dossiers judiciaires, traiter les paiements pour entrer l'information et y accéder.

Compétences :

Le poste exige la capacité de communiquer verbalement au comptoir et par téléphone avec les clients pour obtenir l'information, par exemple, sur les amendes impayées, les dates des audiences, les modifications, le dépôt des documents judiciaires et l'explication des procédures judiciaires et administratives. Le poste exige des aptitudes à la communication orale pour assurer la liaison avec les cadres et les juges en ce qui concerne les exigences et l'information relatives aux ordonnances judiciaires et aux jugements. Le poste exige des aptitudes à la communication écrite pour rédiger la correspondance de routine et les rapports comme des sommaires statistiques en suivant un guide normalisé et en utilisant la technologie appropriée. Le poste exige des aptitudes aux relations interpersonnelles pour traiter les demandes de renseignements, les plaintes et faire face à une variété de situations affectives créées par les clients. Le poste exige une attention au détail afin d'examiner les documents juridiques présentés par les clients par rapport aux exigences de diverses lois, règles et procédures pour garantir l'exactitude et le caractère complet des formules. Le poste exige des aptitudes à l'analyse pour déterminer les besoins des clients et les informer des exigences manquantes ou pour les aider à bien remplir les formules juridiques. Le poste exige de la personne retenue qu'elle s'assure que tous les documents requis sont dans le dossier en vérifiant s'il y a des documents ou des rapports manquants avant la tenue de l'audience. Le poste exige de la personne retenue de faire la caisse sur un système manuel ou informatique, de déterminer et de rapprocher les écarts. Le poste exige des aptitudes avancées à la communication orale et écrite en anglais et en français pour offrir les services.

Autonomie d'action :

Le poste exige de travailler conformément aux lois fédérales et provinciales pertinentes, aux politiques, lignes directrices et directives du ministère et de la fonction publique et conformément aux méthodes et procédures établies d'un greffe pour accepter et verser les paiements, traiter les documents judiciaires et répondre aux demandes de renseignements. Le poste exige de la personne retenue d'exercer son autorité de signature désignée sur les documents juridiques, comme les jugements par défaut, les certificats, les requêtes, de signer les affidavits en tant que commissaire à l'assermentation, de s'occuper des ordonnances d'évaluation, de certifier des documents conformément aux règles et procédures prescrites. Le poste exige de la personne retenue de régler la plupart des problèmes ou questions reliés au travail de façon indépendante. Il exige aussi que soient renvoyées au superviseur les affaires inhabituelles ou litigieuses comme des différends, des clients difficiles, des contestations portant sur le paiement des droits. Le poste peut faire l'objet d'un examen par le superviseur aux fins d'exactitude dans le traitement des documents et des paiements.