Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services de bureau et des services à la caisse et au comptoir dans un greffe, répondre aux demandes de renseignements, recevoir et traiter les documents judiciaires.

Tâches et responsabilités :

1.Recevoir, enregistrer et établir le calendrier des documents judiciaires au comptoir public, par exemple les actions originales, les demandes, les certificats de jugement, les défenses/recours contre tiers, les exécutions, les prélèvement, les brefs, les saisies-arrêts, les lettres d'homologation, les avis d'infraction, les requêtes, les appels, les dénonciations, les mises en accusation, les ordonnances de transfert, pour qu'ils soient traités et qu'une date leur soit attribuée conformément aux lois, règles et procédures pertinentes, en veillant à l'exactitude et l'intégralité de tous les dépôts; préparer de nouveaux documents judiciaires pour toutes les poursuites judiciaires, par exemple attribuer des numéros aux dossiers, effectuer l'indexation sur ordinateur ou manuellement, appliquer les droits pertinents; traiter les dédommagements, amendes et paiements. 2.Répondre aux demandes de renseignements au comptoir, par téléphone, répondre aux questions et fournir des renseignements au public, aux avocats, aux organismes d'application de la loi, en ce qui concerne notamment les amendes, les dates d'audiences, le statut des accusations, les procédures judiciaires; fournir des renseignements et de l'aide pour compléter ou remplir les formulaires, fixer les dates d'audiences des plaidoyers de « non culpabilité » et les appels. 3.Fournir des renseignements et de l'aide concernant les procédures pour compléter et remplir les formulaires conformément aux pratiques et politiques locales et aux Règles de procédure civile, au Code criminel, à la Loi sur les successions, à la Convention de la Haye - traités bilatéraux; s'assurer que les documents soient conservés dans des lieux sûrs et faciliter l'accès au public aux documents qu'il a le droit de consulter; délivrer et accepter des documents comme des demandes, des brefs, des certificats de jugement, des avis d'interrogatoire, des mandats de dépôt, des avis de motion et veiller à ce que tous les documents soient bien envoyés pour signification et enregistrés; signer les jugements et les ordonnances selon l'autorisation accordée; fixer les dates et les heures des procès; préparer les avis d'audience, les rôles des audiences; enregistrer dans les dossiers du tribunal toutes les ordonnances des fonctionnaires judiciaires. 4.Modifier et signer sous la supervision du signataire légalement autorisé les jugements et ordonnances rendus par le tribunal conformément aux observations du juge ou aux règles de procédure; traiter toutes les ordonnances judiciaires dans le dossier judiciaire manuel ou informatique et aviser toutes les parties au besoin, conformément aux politiques et règles; faire assermenter les parties et faire signer les affidavits selon l'autorisation accordée. 5.Recevoir, traiter et faire la balance des paiements pour amendes et droits, conformément au manuel des tarifs et autre provenance des recettes; émettre des factures et préparer les paiements aux témoins, jurés, interprètes et distribuer les fonds en fiducie; traiter les paiements consignés en cour et versés par le tribunal. 6.Fournir un soutien administratif, financier et de bureau et aider dans d'autres tâches au greffe, notamment les tâches relatives à l'administration, au maintien des statistiques, par exemple les recettes perçues; balancer, afficher, codifier et rapprocher une variété de documents; rédiger la correspondance habituelle, photocopier les documents demandés; exercer la fonction de signataire autorisé selon le pouvoir accordé; gérer les dossiers courants et dans les archives; mettre à jour les manuels. 7.Signer, sceller, délivrer et traiter une variété de documents comme des demandes, des successions, des avis de procès, des réouvertures de dossiers, des documents relatifs à des instances criminelles et civiles, des documents d'exécution, comme des brefs, des prélèvements de droits, des ordonnances de probations; veiller à ce que tous les documents soient bien signifiés et enregistrés; signer les jugements et les ordonnances selon le pouvoir de signature accordé. 8.Préparer les avis d'audience, les procès et les intentions de rejeter les appels pour défaut de mise en état; fixer les dates et heures des procès et préparer les rôles des audiences; inscrire au dossier de la cour toutes les ordonnances des fonctionnaires judiciaires; aviser les parties au besoin. 9.Entrer dans un système manuel ou sur ordinateur l'information judiciaire relative aux questions de droit criminel, aux infractions provinciales, au droit de la famille, aux affaires des jeunes contrevenants, déposer les documents selon la méthode appropriée; dresser le rôle du tribunal manuellement ou sur ordinateur et mettre à jour les documents connexes, par exemple les procédures judiciaires antérieures et postérieures aux audiences, les décisions, les ajournements, les motions, les ordonnances de probation, les mandats; mettre à jour les documents manuellement ou sur ordinateur, notamment les décisions, les renvois, les motions et déposer les documents selon la bonne méthode; entrer les données des causes en se fondant sur les dénonciations.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Le poste bilingue exige la maîtrise du français oral et écrit au niveau avancé.

Connaissances :

Le poste exige la connaissance des lois fédérales et provinciales comme la Loi sur les tribunaux judiciaires, le Code criminel, la Loi sur les jeunes contrevenants, la Loi sur le droit de la famille, la Loi sur l'exécution réciproque d'ordonnances alimentaires, la Loi sur les obligations familiales et l'exécution des arriérés d'aliments, la Loi sur le divorce, la Loi sur le désintéressement des créanciers, la Loi sur l'exécution forcée, la Loi sur la faillite et l'insolvabilité, les Règles de procédure civile, les Règles de la Cour des petites créances, la Loi sur les successions, les Règles de gestion des causes civiles, les règles de la Cour divisionnaire, la Convention de la Haye - traités bilatéraux, entre autres. Le poste exige la connaissance des pratiques et procédures judiciaires pour traiter et préparer les documents judiciaires comme les jugements des demandes, les brefs, les avis, les appels, les dénonciations et les mandats. Le poste exige la connaissance des services et ressources d'autres bureaux et organismes gouvernementaux. Le poste exige la connaissance permettant de recevoir et traiter une variété de documents juridiques, de conseiller les clients sur les exigences pour remplir les documents, par exemple les formulaires nécessaires, les échéances ou les exigences ou signification des ordonnances qui sont rendues contre des clients comme les saisies de salaires, les saisies, les jugements par défaut, les ordonnances de dédommagement. Le poste exige la connaissance des opérations mathématiques de base pour recevoir les paiements, calculer la distribution des propositions, par exemple distribuer les paiements en vertu de la Loi sur le désintéressement des créanciers, apporter les modifications et connaître les pratiques de contrôle de caisse pour enregistrer les paiements. Le poste exige la connaissance des pratiques et procédures des greffes pour pouvoir assumer les fonctions administratives et de bureau comme le classement des dossiers dans les archives, la récupération des dossiers, l'inventaire des éléments d'actif mobilier, la tenue de dossiers, le tri du courrier et la préparation de la correspondance. Le poste exige la connaissance des logiciels de l'ordinateur personnel comme Word, Excel et le Réseau intégré d'information sur les infractions (ICON), le programme des succession, le Système d'information statistique des tribunaux et le système manuel comme les dossiers, les rôles des tribunaux pour effectuer des recherches et mettre à jour les dossiers judiciaires, traiter les paiements pour entrer l'information et y accéder.

Compétences :

Le poste exige des aptitudes à la communication verbale au comptoir et par téléphone avec les clients pour obtenir et fournir des renseignements, comme les amendes impayées, les dates d'audiences, les modifications, le dépôt des documents judiciaires et expliquer les procédures judiciaires et administratives. Le poste exige des aptitudes à la communication orale pour établir la liaison avec les fonctionnaires principaux et les juges concernant les exigences et les renseignements relatifs aux ordonnances judiciaires et aux jugements. Le poste exige des aptitudes à la communication écrite pour rédiger la correspondance et les rapports habituels comme des résumés statistiques conformément à un guide normalisé et en utilisant la technologie pertinente. Le poste exige des aptitudes aux relations interpersonnelles pour s'occuper des demandes, plaintes et faire face à une variété de situations émotives soulevées par les clients. Le poste exige une attention au détail pour pouvoir examiner les documents judiciaires soumis par les clients, compte tenu des exigences de diverses lois, règles et procédures pour assurer l'exactitude et le caractère complet des documents. Le poste exige des aptitudes à l'analyse pour déterminer les besoins des clients et conseiller sur les exigences manquantes ou la bonne façon de remplir les formulaires judiciaires. Le poste exige que tous les documents nécessaires soient dans le dossier, ce qui peut être fait en vérifiant les dossiers pour voir s'il y a des documents ou des rapports manquants avant l'audience. Le poste exige de balancer l'encaisse manuellement ou sur ordinateur en identifiant et en rapprochant les divergences.

Autonomie d'action :

Le poste exige le travail conformément aux lois provinciales et fédérales pertinentes, aux politiques, lignes directrices et directives ministérielles et gouvernementales et en vertu des méthodes et procédures établies d'un greffe pour accepter et verser les paiements, traiter les documents judiciaires et répondre aux demandes de renseignements. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle exerce le pouvoir de signataire autorisé de documents juridiques, comme des jugements par défaut, des certificats, des requêtes, de signer des affidavits à titre de commissaire aux affidavits, d'ordonner la liquidation des dépens, de certifier des documents conformément aux règles et procédures prescrites. Le poste exige la solution de la plupart des questions ou problèmes relatifs au travail de manière indépendante. Le poste exige que soient renvoyées au superviseur les questions litigieuses comme les différends, les clients difficiles et les litiges concernant les paiements. Le poste est assujetti à un examen par le superviseur en ce qui concerne les paiements et le traitement des documents.