Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir, en français et en anglais, des services de réceptionniste et de soutien administratif aux bureaux du ministre et du sous-ministre.

Tâches et responsabilités :

1. Fournir, en français et en anglais, des services téléphoniques et de réceptionniste aux bureaux du ministre et du sous-ministre, tel qu'indiqué :
-Répondre à tous les appels entrants des députés, d'autres bureaux gouvernementaux, du public et du personnel du ministère;
-Déterminer la nature de l'appel et l'acheminer à la personne appropriée en se fondant sur une bonne connaissance et d'une bonne compréhension des programmes et de la structure organisationnelle du ministère et du gouvernement;
-Rediriger les interlocuteurs vers d'autres ministères en se fondant sur une bonne connaissance de la structure du gouvernement de l'Ontario et des centres de responsabilité;
-Prendre des messages et les acheminer aux personnes/services appropriés;
-Juger de l'urgence d'un appel ou d'un litige potentiel, et veiller à ce que le directeur administratif ou l'adjoint administratif au sous-ministre ou au ministre en soit informé (médias, personnel ministériel/ou représentants officiels);
-Gérer les appels litigieux/clients difficiles en suivant la procédure établie;
-Répondre aux demandes courantes des représentants du gouvernement, du personnel du ministère et du grand public;
-Accueillir les visiteurs qui se présentent aux bureaux, veiller au respect du protocole établi, en particulier dans les situations difficiles; assurer la sécurité des bureaux en faisant preuve d'un jugement sûr auprès des visiteurs et en respectant les protocoles établis.
2. Savoir utiliser différents logiciels afin de produire des lettres, rapports, tableaux, notes d'information, présentations, et graphiques.
3. Préparer/rédiger des lettres et notes de service en français et en anglais (par ex. à partir d'instructions verbales sommaires, ou de sa propre initiative); vérifier la grammaire, l'orthographe, la ponctuation et la présentation de tous ces documents.
4. Ouvrir, parcourir et évaluer tout le courrier et matériel entrant, en déterminer la nature et le distribuer aux personnes appropriées; appeler les services de messagerie pour le compte du personnel du bureau.
5. Fournir des services de soutien administratif, notamment prendre les dispositions nécessaires en vue des réunions (par ex. réserver la salle, retenir les services d'un traiteur, coordonner le matériel audio-visuel); commander et recevoir les fournitures de bureau; mettre à jour les listes de contacts; gérer le matériel de bureau (ordinateurs de bureau, portatifs, etc.); effectuer les réservations de voyage et d'hébergement; faire du classement et archiver des dossiers; participer à l'occasion à des projets spéciaux, tels qu'assignés.
6. Fournir de l'aide à ses collègues de l'équipe administrative du bureau durant les périodes de pointe et sur demande.

Remarque : Les chefs de service ont le droit d'assigner des tâches supplémentaires.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Niveau de français oral et écrit avancé. Dactylographie et traitement de texte.

Connaissances :

Ce poste exige une bonne connaissance de ce qui suit :
' Protocoles administratifs et de sécurité de haute direction, techniques et méthodes applicables au travail de réceptionniste, et normes de service à la clientèle de la fonction publique de l'Ontario afin de fournir des services de réception et de soutien administratif bilingues aux bureaux du ministre et du sous-ministre, et de répondre à un vaste éventail d'interlocuteurs et visiteurs, notamment des hauts fonctionnaires, ainsi que des membres du grand public et des médias.
' Structure organisationnelle et programmes du ministère des Finances, de même que ceux d'autres ministères et organismes du gouvernement de l'Ontario afin de discerner la nature des demandes de renseignements, de fournir des renseignements généraux et de rediriger les interlocuteurs.
' Maîtrise du français et de l'anglais, oral et écrit, afin d'assurer des services bilingues aux personnes qui appellent ou qui se présentent au bureau, de répondre aux questions, et de préparer/rédiger des lettres de correspondance et notes de service.
' Procédures, pratiques et lignes directrices relatives à la divulgation d'information, à la conservation des dossiers, à la présentation des documents, et aux fournitures de bureau afin d'accorder son soutien à cet égard et de préserver la confidentialité de toutes les informations consignées.
' Fonctionnement et capacités du matériel informatique et des logiciels de traitement de texte, bases de données et tableurs afin de tenir des dossiers et registres, et de produire des lettres, rapports, tableaux et graphiques.
' Utilisation de l'équipement de bureau tels que pupitre directeur, imprimantes, photocopieurs, télécopieurs, et scanneurs afin d'assurer les services administratifs requis.

Compétences :

'Excellente capacité de raisonnement en tant que premier point de contact du ministère pour de nombreux interlocuteurs et afin de pouvoir déterminer la nature et l'urgence des demandes en recueillant l'information nécessaire auprès de différentes personnes, aussi bien de hauts fonctionnaires que de membres du grand public ou des médias.
'Excellente capacité de raisonnement afin de détecter les situations urgentes (par ex. les demandes du bureau du premier ministre peuvent nécessiter que l'on contacte des hauts dirigeants qui pourraient être en réunion ou en déplacement ailleurs dans la province)
'Excellente capacité de raisonnement et de résolution des problèmes, capacité d'agir avec discernement et d'interagir avec calme et logique en présence de personnes qui manifestent un comportement hostile ou perturbateur, et de déterminer si une situation nécessite de faire appel aux services de sécurité.
'Bonne capacité d'évaluation afin de déterminer quel logiciel et quel format utiliser pour préparer des lettres, notes de service, tableaux et graphiques.
'Sens de l'organisation afin de gérer l'ordre de priorité de demandes simultanées, tenir à jour différents types de dossiers manuels et informatisés, et planifier la gestion de différentes tâches en fonction des échéances requises.
Ce poste exige :
'Excellentes aptitudes à la communication orale (en anglais et en français) afin de bien discerner la nature et l'urgence des appels reçus et de répondre à un vaste éventail de demandes de renseignements au sujet des programmes du ministère en fournissant l'information requise ou en acheminant l'appel à d'autres personnes/services.
'Excellentes aptitudes à la communication écrite (en anglais et en français) afin de rédiger des lettres, préparer différents documents et en vérifier avec exactitude la grammaire, l'orthographe et la syntaxe.
'Entregent, tact et courtoisie afin d'interagir avec tous les niveaux de personnel et le grand public de manière serviable, et de parvenir à recueillir de l'information auprès des personnes faisant preuve d'un comportement hostile ou perturbateur.

Autonomie d'action :

Ce poste exige le respect des protocoles applicables à des membres de la haute direction, des techniques et méthodes de réceptionniste établies, ainsi que des normes de service à la clientèle de la fonction publique de l'Ontario, de même que l'application des politiques et lignes directrices établies en matière de divulgation de renseignements; à ce poste, le/la candidat(e) possédera une certaine latitude décisionnelle en sollicitant de l'information dans le but de déterminer la nature exacte des demandes, lesquelles peuvent concerner différents services du ministère ou d'autres organismes; prendre les mesures qui s'imposent afin d'informer les fonctionnaires concernés d'une situation d'urgence; diffuser la situation en cas de comportement perturbateur d'une personne et, au besoin, appeler les services de sécurité; assurer l'exactitude des communications orales et écrites, tant en anglais qu'en français; et établir des priorités afin de respecter les échéances fixées. Ce poste exige des discussions fréquentes avec le directeur administratif et/ou l'adjoint administratif afin d'examiner tout problème lié au travail ou toute critique des différents interlocuteurs. À ce poste, le/la candidat(e) devra solliciter les conseils du directeur administratif et/ou de l'adjoint administratif pour tout ce qui touche au traitement de demandes inhabituelles et à la clarification des politiques/directives administratives.