Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services de réceptionniste (en français et en anglais) au bureau régional du Bureau du Tuteur et curateur public (BTCP) et fournir des services de soutien administratif et de bureau au personnel.

Tâches et responsabilités :

1. Exécuter des tâches de réceptionniste (en français et en anglais) au bureau régional, ce qui comprend les tâches suivantes :
• fournir des services efficaces à la clientèle (demandes de renseignements présentées au comptoir) à un groupe diversifié de clients, au grand public et à divers intervenants; accueillir les visiteurs et vérifier leur identité; diriger les visiteurs vers le membre du personnel approprié ou vers la ressource externe appropriée;
• fournir des services de réception des appels à un téléphone multiligne (jusqu'à 25 lignes ordinaires et une ligne 1 800) au bureau;
• transférer les appels à l'interne aux spécialistes du bureau ou à d'autres ministères pour réponse en utilisant des listes de numéros fréquemment appelés, les index KWIC et les répertoires téléphoniques fédéraux/communautaires; courrieller les messages au personnel;
• fournir des renseignements courants aux visiteurs et aux appelants au sujet du BTCP et de ses services connexes p. ex., renseignements factuels sur les heures d'ouverture du bureau, les adresses postales, les numéros de téléphone et de télécopieur, les modalités de demande et les droits;
• prendre les messages laissés dans la boîte vocale de la réception principale tous les jours et donner suite efficacement à tous les appels reçus;
• faire preuve d'empathie pour calmer des clients bouleversés ou irrationnels p. ex., adultes atteints d'incapacité mentale, les membres de leur famille et amis; tenter de désamorcer les appels difficiles ou abusifs;
• appeler les agents/membres du personnel par téléavertisseur dans les situations urgentes;
• consulter le système de gestion administrative des fiducies (Trust Administration Management System – TAMS) pour extraire et vérifier des renseignements sur demande p. ex., déterminer les représentants des clients affectés, vérifier le paiement de factures; réacheminer toutes les demandes de renseignements concernant l'état de la gestion des fiducies;
• se tenir au courant des allées et venues, activités et absences du personnel.

2. Fournir des services de soutien administratif et de bureau relativement aux programmes au personnel du bureau régional, ce qui comprend les tâches suivantes :
• ajouter et mettre à jour les noms et numéros des listes informatisées de noms et de membres du personnel;
• recevoir, ouvrir et trier le courrier et le distribuer aux membres du personnel;
• préparer le courrier de sortie pour Postes Canada, Poste prioritaire et les services de messagerie; prendre des dispositions pour la livraison le même jour ainsi que demandé;
• recevoir les livraisons par services de messagerie et signer les récépissés; conserver les enveloppes et colis à expédier par services de messagerie jusqu'à leur cueillette;
• préparer les lettres de réexpédition du courrier selon les besoins;
• distribuer divers formulaires, demandes ou documents ressources en personne ou par la poste aux clients et aux membres du public sur demande;
• fournir des services de gestion de dossiers en triant, en répertoriant et en classant des documents par ordre alphabétique;
• recevoir, trier et distribuer les télécopies au personnel du bureau; télécopier des documents et en confirmer la réception;
• fournir des services de photocopie en nombre pour soutenir la préparation de trousses d'information et les projets connexes du bureau selon les besoins;
• assurer la liaison avec le coordonnateur des services téléphoniques pour les ajouts, retraits et réparations du système téléphonique du bureau principal;
• dactylographier des étiquettes et des enveloppes; fournir du soutien de relève pour la saisie clavier selon les demandes;
• fournir des services de relève à l'adjoint(e) principal(e), services de soutien.

3. Exécuter des tâches :
• selon les affectations.

Connaissances :

• Connaissance des méthodes du travail général de bureau;
• connaissance des activités, services et structure organisationnelle du BTCP ainsi que des services communautaires et des divers organismes gouvernementaux afin de répondre aux demandes de renseignements et de transférer les appels;
• empathie et tact pour communiquer avec des adultes atteints d'incapacité mentale;
• connaissance du fonctionnement des machines à traiter le courrier, télécopieurs et copieurs.

Compétences :

• Aptitudes pour le service à la clientèle et affabilité au téléphone afin d'assumer les fonctions de réceptionniste et de fournir des renseignements factuels;
• capacité d'utiliser un téléphone multiligne (jusqu'à 25 lignes ordinaires et une ligne 1 800) au bureau;
• capacité de travailler dans un milieu au rythme rapide où le volume de travail est élevé;
• capacité de saisir des renseignements dans la base de données et d'en extraire (en utilisant Word, Excel et le courriel).
• maîtrise de l'anglais et du français à l'oral (Avancé).