Adjoint(e) d'administration (poste désigné)

Faites appel à vos aptitudes marquées pour l'administration de bureau, l'organisation et la communication à la Fiducie du patrimoine ontarien, où vous fournirez un large éventail de services administratifs en anglais et en français.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

À ce titre, vous devrez :

• examiner, suivre et prioriser les documents et le courrier d'arrivée; coordonner le déroulement des activités ainsi que les demandes reçues par le bureau du directeur;
• coordonner le calendrier et l'horaire des réunions du directeur en tenant compte des priorité concurrentielles et conflictuelles;
• prendre des dispositions pour les réservations, coordonner la logistique des conférences et des réunions et préparer la distribution des ordres du jour et de la documentation;
• surveiller le budget et les dépenses, traiter les notes de frais et les factures;
• faire de la recherche, rassembler des renseignements et des données et préparer divers documents et rapports;
• mettre au point et entretenir les bases de données et les systèmes de classement manuels et électroniques;
• participer à la préparation des plans stratégiques et opérationnels annuels et pluriannuels.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire

• maîtrise du français oral et écrit et de l'anglais de niveau avancé.

Aptitudes pour l'organisation et la gestion de projets

• bon sens de l'organisation et capacité de répondre efficacement aux priorités en évolution et aux demandes urgentes
• capacité d'assurer que les tâches sont effectuées en respectant des échéances serrées
• capacité de suivre l'état d'avancement des activités des projets

Aptitudes pour l'informatique

• expérience des applications de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, d'Internet et d'Intranet, des bases de données et des systèmes de suivi électroniques
• capacité de formater et de produire divers documents et de tenir des systèmes, des bases de données et des dossiers informatisés

Aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles

• capacité de communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit en anglais et en français
• connaissance du bon usage de la grammaire, de l'orthographe et des structures des phrases anglaises afin de préparer et de corriger divers documents
• capacité de travailler efficacement en équipe et d'interagir avec le personnel et les cadres de tous les niveaux

Connaissances et expérience en administration

• connaissance des pratiques et processus administratifs et expérience de l'offre d'un vaste éventail de services administratifs
• connaissance des principes et pratiques de planification afin de participer à la préparation des plans stratégiques et opérationnels annuels et pluriannuels
• capacité d'interpréter et d'appliquer des politiques et des processus afin de répondre efficacement aux demandes de renseignements

Aptitudes pour la résolution de problèmes, l'analyse et l'arithmétique

• capacité de reconnaître la nature urgente des questions, demandes de renseignements et activités afin de repérer les urgences et les priorités pour le directeur
• capacité de repérer et de résoudre les problèmes administratifs
• aptitudes de base pour les mathématiques afin de vérifier les relevés d'achats, les factures et les notes de frais et de surveiller les budgets et les dépenses

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 15 août 2014 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.