Description du poste

Objectifs du poste :

Offrir divers services administratifs et de bureau, et des services de soutien connexes, aux équipes assignées, aux chefs assignés et aux responsables des programmes concernés. Répondre aux demandes de renseignements du public. Exécuter ces fonctions en anglais et en français pour les postes désignés.

Tâches et responsabilités :

1. Offrir des services de traitement de texte par la préparation de divers documents, par exemple de lettres, de notes de service, de rapports, de tableaux, de contrats, de permis, de discours, de rapports sur des questions litigieuses, de notes d'information, de procès-verbaux, de demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), de résumés d'invitations à des activités sociales, de propositions de projet, de bulletins, de trousses de présentation complexes et de rapports de projet, y compris de graphiques.
2. Correction d'épreuves et révision de documents pour veiller à ce que la mise en forme appropriée ait été effectuée et s'assurer de l'exactitude de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation par l'utilisation de diverses applications logicielles et la manipulation de données stockées, au besoin, pour la remise en forme, la mise à jour et la révision. Présentation des documents au personnel d'unité ou aux chefs compétents pour qu'ils les approuvent et les distribuent de façon appropriée.
3. Utilisation d'un ordinateur et des logiciels pertinents pour exécuter des fonctions d'administration et de soutien comme la préparation de lettres, de rapports, de feuilles de calcul, de tableaux et de diapositives de présentation, la mise à jour de sites Web ainsi que l'envoi et la réception de courrier électronique. Les systèmes utilisés peuvent comprendre le SIGS, le Système de suivi des incidents graves, la liste de demandes concernant la LAIPVP, la Base de données sur les adoptions et les pupilles de la Couronne, le Système PACE, le SGLC, le Réseau WIN d'information sur les ressources humaines, le SIGIF, le SAGAS et le SGSE.
4. Réception, ouverture, tri et distribution du courrier électronique et papier, des télécopies et des messages Internet entrants ainsi que gestion, à des fins de distribution interne ou externe, des envois, notamment de l'information, du courrier, des télécopies et des documents numérisés et des envois par Postes Canada et par messager, y compris des envois de masse, au besoin. Joindre des renseignements généraux et des dossiers pertinents avant la distribution, au besoin. Gestion des listes de distribution manuelles et automatisées (y compris gestion des données sur les fournisseurs de services dans le SIGS).
5. Offre de services de réception en répondant aux appels téléphoniques internes et externes, en accueillant les visiteuses et les visiteurs et en répondant aux demandes de renseignements grâce à la connaissance des programmes, des fonctions et des procédures du ministère ou du bureau régional, ainsi qu'en acheminant les appels téléphoniques et les demandes de renseignements au personnel approprié.
6. Établir ou tenir à jour le système de rappel ou le système de classement de l'unité ou de la section qui contiennent des lettres, des notes de service, des rapports, des procès-verbaux et des dossiers d'employé ou de client pour veiller au respect des échéances, c'est à dire pour des mesures à prendre, des demandes d'information et des notes d'information.
7. Tenir à jour les calendriers de rendez-vous, organiser des activités, coordonner les rendez-vous et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, l'hébergement, les réunions, les conférences, les vidéoconférences, les téléconférences et les dîners, y compris réserver des salles de réunion et de l'équipement, ainsi que prendre des dispositions pour l'accueil, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions.
8. Exécuter diverses tâches administratives et de bureau, par exemple préparer et présenter des rapports de présence et des documents de ressources humaines, mettre à jour des manuels, gérer la petite caisse, vérifier les factures ou les demandes de remboursement de frais de déplacement, assurer la gestion des stocks et des actifs, commander des fournitures ou remplacer la ou le standardiste, consigner des données et en faire le suivi (à savoir des chèques, des rapports, des mesures à prendre et des demandes d'information), conserver des dossiers, récupérer des dossiers stockés ou archivés, faire des photocopies, gérer les fournitures et l'équipement de bureau ainsi que cerner les besoins en équipement téléphonique et y répondre.
9. Aider ou remplacer d'autres adjointes administratives ou d'autres adjoints administratifs et d'autres membres du personnel de bureau durant les périodes de pointe, les courtes et les longues absences, y compris durant les semaines de travail comprimées, les pauses, les périodes de dîner, les congés de maladie et les vacances.
10. La chef a le droit d'assigner d'autres tâches.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Maîtrise du français oral de niveau avancé et du français écrit de niveau avancé moins.

Connaissances :

Connaissance des procédures, des lignes directrices et des pratiques administratives ou de bureau relativement aux processus ministériels et opérationnels, comme à l'établissement du budget des paiements de transfert et au calendrier des rapports financiers, à l'acheminement et à la préparation de la correspondance ainsi qu'à la gestion des problèmes (production de rapports et classement), au traitement des factures, aux demandes de remboursement de frais, aux procédures pour le déchiquetage, au déchiquetage de documents confidentiels, à l'établissement et à la tenue à jour de systèmes de classement ainsi qu'à la commande de fournitures de bureau. Connaissance de divers programmes du ministère et de la législation pertinente afin de répondre aux demandes de renseignements générales, à l'oral et par écrit, ou d'acheminer les demandes aux bonnes personnes. Connaissance de divers programmes logiciels comme Word, les logiciels de messagerie, Windows, PowerPoint, Excel et Outlook pour préparer des lettres, des notes de service, des rapports, des contrats, des tableaux, des graphiques, des tableurs, des permis et du matériel de présentation en utilisant diverses fonctions comme la mise en forme, la fusion, etc. Connaissances pour utiliser de l'équipement de bureau comme des photocopieurs, des numériseurs, des télécopieurs et du matériel de traitement de texte. Connaissance des méthodes de compilation pour rassembler des données et les mettre en forme à des fins de production de rapports. Compétences en communication orale et écrite pour fournir de l'information et des explications au public, au personnel, aux superviseures et aux superviseurs, ainsi qu'aux représentantes et aux représentants du ministère.

Compétences :

1) Compétences en raisonnement et en résolution de problèmes afin de déterminer les priorités parmi diverses tâches qui ont des échéances concurrentes ou qui sont urgentes et afin d'établir les priorités de travail grâce à la compréhension du sujet et à des discussions avec la direction.
2) Discernement pour rechercher l'information pertinente et l'analyser, et pour répondre adéquatement à diverses demandes de renseignements. Compétences en analyse pour déterminer les meilleures façons de présenter l'information au moment de créer et de mettre en forme de la correspondance, des rapports, des graphiques et des tableaux en appliquant ou en utilisant différents formats et progiciels.
3) Compétences en communication orale et écrite pour rédiger de la correspondance générale à partir de brèves directives verbales fournies par le personnel et pour réviser tous les documents afin de s'assurer de l'exactitude de la grammaire, de l'orthographe, de la ponctuation et de la syntaxe des lettres, des notes de service, des contrats, des bulletins et des rapports. Compétences en communication orale ainsi que capacité à faire preuve de tact et de courtoisie pour répondre au téléphone, accueillir les visiteuses et les visiteurs et répondre à diverses demandes de renseignements générales concernant différents secteurs de programme, ou pour transférer les appels au personnel approprié afin de traiter des demandes d'information ou de précisions provenant notamment du bureau de la ministre, du bureau de la sous-ministre, d'une députée ou d'un député, d'organismes de paiements de transfert et de personnel d'un bureau du ministère ou d'autres bureaux.
4) Compétences en organisation et en établissement de priorités pour gérer le travail à accomplir et respecter les délais établis. Compétences en relations interpersonnelles pour travailler en équipe.
5) Compétences en dactylographie répondant à la norme établie.
6) Compétences techniques : connaissances et expérience pour utiliser de l'équipement de bureau comme des ordinateurs, des photocopieurs, des calculateurs, des numériseurs et des télécopieurs.

Autonomie d'action :

Capacité à travailler conformément aux politiques, aux procédures et aux normes administratives établies par le gouvernement ou le ministère. Capacité à prendre des décisions pour établir les priorités parmi de multiples tâches de bureau et administratives à accomplir simultanément dans les délais établis. Compétences en compréhension des procédures et des lignes directrices administratives afin de prendre des décisions relativement au format et à l'acheminement des lettres, des notes d'information, des rapports sur des questions litigieuses et des demandes concernant les mesures à prendre, par exemple des lettres aux clients au nom du ministère, pour corriger les anomalies liées aux dépenses. Capacité à déterminer la mise à forme ou le format appropriés pour la création de lettres, de rapports et de tableaux. Capacité à déterminer et à appliquer les politiques et les procédures administratives appropriées ainsi qu'à faire preuve de tact, de diplomatie et de discrétion dans les réponses aux demandes de renseignements, en les acheminant au besoin vers d'autres sources d'information pertinentes. Bonne utilisation de la latitude accordée pour planifier des rendez-vous et des réunions pour les équipes et les chefs assignés. Le travail est examiné par la direction à des fins de vérification du contenu, de l'exactitude et de l'exhaustivité.

Capacité à acheminer à la superviseure ou au superviseur, pour obtenir des conseils ou des pistes de solution, les questions non traitées dans les lignes directrices ou les procédures établies.