Description du poste

Objectifs du poste :

Apporter son expertise en communications à la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) pour l'élaboration et la mise en œuvre de plans de communications stratégiques et de services, produits et stratégies de relations avec les médias (en français et en anglais) afin de positionner le message et les programmes de la Commission auprès du public et des médias.

Tâches et responsabilités :

Duties/Responsibilities La ou le titulaire du poste travaille au sein d'une unité responsable d'offrir des produits, des conseils et des services en communications de qualité à la Commission ontarienne des droits de la personne, qui a pour mandat de gérer et d'appliquer le Code des droits de la personne de l'Ontario, et favorise la création d'un climat de compréhension et de respect mutuel de la dignité et de la valeur de toute personne. Dans ce contexte, la ou le titulaire :

1. Élabore des plans de communications stratégiques pour les initiatives de la CODP et participe à son processus de gestion des questions d'intérêt. Crée et alimente une banque de ressources (rapports médiatiques, communiqués, sites Internet, enquêtes, sondages, conférences, etc.) en vue d'anticiper, de détecter et de clarifier certaines questions. Informe la haute direction des questions litigieuses, y répond ou prépare et conseille la ou le chef quant au contenu, au ton, à l'approche recommandée et à la rapidité des interventions et de la gestion de questions litigieuses pour garantir que la ou le commissaire en chef est bien préparé.

2. Agit à titre de personne-ressource principale de la CODP pour les médias et prépare des réponses (en français et en anglais) aux questions et aux appels des médias que lui transmet le Bureau du commissaire en chef. Consulte les cadres de la CODP et les documents d'information, les synthèses de questions de fond, les dossiers et la base de données de la ou du commissaire en chef pour documenter les réponses. Élabore des stratégies de relations avec les médias qui orienteront les annonces de la CODP afin de publiciser les programmes et initiatives de la Commission ou d'accroître leur couverture médiatique. Rédige ou recommande des réponses à envoyer directement aux médias ou que la ou le commissaire en chef pourra donner en entrevue. Communique avec les médias pour corriger ou préciser des renseignements publiés ou diffusés, et clarifie les politiques de la CODP.

3. Évalue les processus, les produits et le matériel de consultation des médias, et recommande et effectue des révisions aux politiques, aux procédures et aux protocoles en fonction des exigences des médias ainsi que des intérêts et de la mission de la Commission. Accroît la couverture médiatique en rédigeant des fiches de renseignements et des réponses aux éditoriaux. Fait l'analyse et rend compte des réactions et de l'opinion des médias, d'autres administrations, des ministères de l'Ontario, des organisations communautaires, des groupements sélectifs, des organismes non gouvernementaux et de personnes par rapport aux activités de communications de la CODP, repère notamment les problèmes potentiels et présente des stratégies pour repositionner le matériel et les événements de communications afin d'en améliorer la réception. Répond immédiatement aux questions en donnant du contexte et des exemples concrets, repère les questions qui nécessitent un suivi et s'assure que les relations avec les médias sont coordonnées avec les autres activités de la CODP.

4. Rédige et révise (en français et en anglais) les discours, le matériel publicitaire, les documents papier et numériques ainsi que le contenu pour les médias sociaux, les communications et le site Web. Coordonne, révise et publie les documents papier et numériques ainsi que les publications des médias sociaux et du site Web préparés par les directions conformément aux objectifs de communications de la CODP.

5. Consulte et passe en revue les ressources papier et numériques (p. ex., livres, rapports, discours, documents, sites Web, médias sociaux) afin d'en extraire des faits et des renseignements à intégrer aux communications de la CODP. Rédige et révise des documents juridiques ou spécialisés (en français et en anglais) tout en veillant à utiliser un langage clair et simple dans les documents destinés au grand public. Rédige différents documents officiels, notes explicatives, sommaires, articles de journaux et d'infolettre, communiqués, bulletins, notes de service, rapports annuels, lettres, etc., et offre d'autres services de rédaction connexes.

6. Apporter une expertise théorique et pratique pour soutenir différentes stratégies de planification des communications et activités de mise en œuvre. Établir une bonne relation de consultation avec les directions de la CODP afin d'obtenir et de transmettre de l'information, de comprendre leurs priorités et leurs besoins en matière de communications pour les projets, les questions d'intérêt, les programmes et les services de la CODP, et de préciser les principes, les stratégies, les processus et les besoins en matière de communications. Établit de bonnes stratégies et de bons moyens de communication conformes aux objectifs généraux de la CODP; participe aux discussions et donne des conseils sur le sujet. Contribue à la planification, à l'élaboration du contenu et à la mise en œuvre des initiatives de marketing et de relations publiques, des documents papier et numériques, des publications sur les médias sociaux, des campagnes publicitaires, etc., et guide les fournisseurs de services externes dans leur travail.

7. Recommande de nouvelles procédures et politiques opérationnelles ou des procédures et politiques opérationnelles révisées afin d'accroître l'efficacité, notamment en matière de protocoles d'accessibilité pour les personnes handicapées. Analyse les commentaires des utilisateurs et ceux sur les médias sociaux afin d'être au courant des besoins changeants et des demandes. Communique avec les spécialistes des technologies de l'information au sujet de l'amélioration du site Web.

8. Établir et maintenir une relation professionnelle positive avec les représentantes et représentants des médias (francophones et anglophones) de toute la province afin de représenter la CODP, de lancer des campagnes de relations avec les médias, de simplifier la transmission des réponses officielles aux questions d'intérêt, de prévoir et d'organiser des rencontres avec les médias, ainsi que de créer et d'agrandir le réseau de sources.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Avoir une excellente maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit.

Connaissances :

• Principes et techniques des services de communications offerts à l'aide d'applications et d'outils médiatiques numériques; théories, méthodes, techniques et pratiques liées aux communications dans les nouveaux médias, à la conception de pages Web, à l'élaboration de contenu et de graphisme, ainsi qu'aux outils de médias sociaux pour maximiser l'utilisation des différentes plates-formes de communication.
• Planification des communications, méthodes et techniques de communication, méthodes de recherches, plates-formes de médias sociaux et tendances afin de se documenter pour répondre aux questions et aux appels des médias, de communiquer avec les sources d'information, d'analyser les documents de référence sur les positions et les questions d'intérêt de la CODP et d'élaborer les réponses aux questions médiatisées.
• Gestion de problèmes, gestion de crise et acuité politique pour analyser et évaluer la perception des médias ainsi que l'opinion du public et des parties intéressées sur toutes sortes de questions d'intérêt de la CODP, et élaborer et recommander des stratégies de relations avec les médias.
• Techniques d'approche avec les médias pour évaluer les problèmes potentiels ou nouveaux et donner des conseils à ce sujet, élaborer des stratégies et offrir des services de gestion des médias et des problèmes à la CODP.
• Mandat, objectifs, structure organisationnelle, services et activités de la CODP, et philosophie, intention et mise en application du Code des droits de la personne de l'Ontario pour assurer le respect des exigences législatives.
• Méthodes de recherches, édition de texte, styles et techniques d'écriture afin d'offrir des services de communications à la CODP.
• Objectifs des programmes, exigences opérationnelles et services des directions pour trouver des sources d'information et anticiper ou évaluer les réactions et les controverses potentielles liées aux questions d'intérêt et aux activités de la CODP lors des communications avec les médias ou de la rédaction de réponses au nom de la haute direction et des secteurs de programme.
• Besoins en matière d'information des médias et du public pour s'assurer que les plans et les activités de communications sont adaptés aux parties intéressées (francophones et anglophones); processus de production de communiqués de presse (de la conception à la distribution); et relations publiques pour organiser et prévoir des rencontres avec les médias.

Compétences :

• Compétences en analyse pour évaluer les besoins en matière d'information des médias, repérer les questions sensibles sur le plan politique qui peuvent avoir une incidence sur la CODP, et répondre aux demandes des médias sur les questions ou les initiatives litigieuses médiatisées et suscitant l'intérêt du public.
• Aptitudes en évaluation pour trouver des sources de données, réaliser des entrevues, compiler et évaluer les renseignements qui seront intégrés ou non dans les réponses (en français et en anglais),
et vérifier les données auprès des représentantes ou représentants ou du personnel de la CODP.
• Bon jugement pour savoir reconnaître la complexité et la sensibilité sur le plan politique des réponses communiquées afin de ne pas nuire à l'image médiatique de la CODP ou à la compréhension du rôle et des politiques de la CODP au sein de la population, et pour repérer les demandes potentiellement passagères des médias et informer la haute direction à ce sujet.
• Compétences en analyse pour participer aux rencontres de breffage avec le personnel du bureau de la direction afin de discuter des réponses de la CODP et de les formuler pour que la haute direction puisse répondre aux demandes d'information du public et des médias.
• Aptitudes et techniques en gestion de projet pour planifier et coordonner plusieurs activités et projets en même temps, tout en gérant des priorités et des échéances concurrentes, et veiller à ce que les produits et les publications répondent aux normes en matière de qualité et de contenu.
• Connaissance des techniques de sondage afin d'être en mesure d'évaluer la réception et l'efficacité des publicités ou d'autres outils et initiatives de communications.
• Aptitudes en évaluation afin de définir le style, l'approche et le message des déclarations et des documents écrits de manière à donner une réponse pertinente correspondant à la nature et au ton des demandes des médias.
• Compétences en analyse pour déterminer le risque qu'une question entraîne un litige et s'assurer que la haute direction en est informée et qu'elle a une réponse adéquate à communiquer en temps opportun, penser à des mesures qui pourront accroître la couverture médiatique et créer une relation proactive avec les médias, et évaluer les répercussions du message sur la communication.
• Compétences en communication orale et entregent afin de participer aux consultations et aux discussions sur les questions d'intérêt de la CODP et leur nature avec le personnel du bureau de la direction au moment d'effectuer des recherches pour préparer les réponses aux questions des médias, et afin de communiquer avec ces derniers pour corriger ou préciser des renseignements publiés ou diffusés
• Connaissance des pratiques et des conventions d'écriture et d'édition, des techniques d'organisation d'un texte et des styles d'écriture pour offrir des services de relations avec les médias; élaborer des stratégies; rédiger, réviser et coordonner la préparation d'avis aux médias; et rédiger les réponses aux médias sur des questions litigieuses ou controversées médiatisées et suscitant l'intérêt du public.
• Excellente maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit pour préparer les documents de communications et s'exprimer dans les deux langues.

Autonomie d'action :

Dans le cadre de son travail, la ou le titulaire doit tenir compte des politiques, des lignes directrices, des normes et des procédures de la CODP concernant les renseignements transmis aux médias et suivre les pratiques de communication reconnues de la fonction publique de l'Ontario, le protocole du bureau de la direction et les conventions stylistiques d'écriture.

Elle ou il agit à titre de personne-ressource principale auprès des médias et de spécialiste de la gestion des questions d'intérêt de la CODP. Voici des exemples de tâches pour lesquelles elle ou il devra prendre des décisions de façon indépendante : élaborer des plans de communications stratégiques; évaluer l'urgence et la priorité d'une question; travailler dans un environnement dépendant de la demande où il faut donner des réponses et des conseils instantanément; offrir des services de relations avec les médias dans des situations souvent imprévisibles; préserver la crédibilité professionnelle de l'organisation auprès de la population; élaborer des stratégies de relations avec les médias; choisir des sources de données et d'information et effectuer des recherches dans celles-ci; rédiger des textes et réviser des documents écrits par d'autres; choisir le style et le ton; recommander des stratégiques, des plans, des politiques et des procédures de communications avec les médias à court et à long terme afin de favoriser les relations proactives avec les médias et faire preuve d'acuité politique.

La ou le titulaire doit informer la direction, la directrice générale ou le directeur général, ou la ou le commissaire en chef des questions sensibles sur le plan politique et des problèmes qui pourraient retarder la mise en œuvre des stratégies de communications ou les réponses aux médias.