Description du poste

Objectifs du poste :

Offrir des services de réception, de saisie de données et de bureau pour la région de Toronto. Offrir des services de réception et d'aide en français et en anglais au grand public, à la clientèle et au personnel.

Tâches et responsabilités :

1. Offrir des services de réceptionniste en assumant entre autres les tâches suivantes :
• Répondre au téléphone et acheminer les appels de la clientèle, du personnel gouvernemental et du grand public pour les employés de la région de Toronto au moyen d'un système téléphonique Meridian à quatre lignes; accueillir les visiteuses et visiteurs à la réception et leur offrir de l'aide.
• Répondre aux demandes de renseignements courantes avec politesse et courtoisie.
• Acheminer les questions inhabituelles, les demandes d'information urgentes et les cas prioritaires au personnel désigné pour qu'il prenne les mesures nécessaires.
• Aiguiller les appelantes et appelants ou les visiteuses et visiteurs vers le bureau du gouvernement ou du ministère, l'organisme communautaire ou l'instance capable de leur fournir l'information souhaitée (p. ex. les bureaux du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, les services sociaux municipaux et les sociétés d'aide à l'enfance) en se référant à des outils tels que le répertoire des fournisseurs de services, le répertoire des services municipaux et l'index KWIC.
• Remettre les dépliants et les brochures pertinents aux visiteuses et visiteurs, et les aiguiller vers les membres du personnel capables de leur fournir de plus amples renseignements.
• Traiter les appels difficiles avec tact et courtoisie, et aviser la superviseure ou le superviseur si le problème persiste.
• Garder la réception en ordre et veiller à ce que les portes de sécurité soient verrouillées.

2. Offrir des services de dactylographie, de saisie de données et de bureau en assumant entre autres les tâches suivantes :
• Rédiger, éditer, recevoir et classer des courriers électroniques; effectuer des opérations courantes de saisie de données, au besoin.
• Aider à la préparation et à la distribution d'envois massifs, en veillant à ce que les enveloppes contiennent tous les documents requis et soient correctement affranchies.
• Préparer des formulaires de correspondance en suivant les procédures normalisées, organiser le ramassage de documents urgents, et effectuer un suivi pour garantir la livraison des documents.
• Traiter le courrier entrant.
• Mettre à jour l'annuaire téléphonique du bureau régional chaque mois et le distribuer à l'ensemble du personnel.
• Distribuer des titres de transport de la Commission de transport de Toronto au personnel et tenir un journal manuel des soldes impayés.
• Aviser l'Unité des services opérationnels lorsqu'il faut commander d'autres titres de transport.
• Tenir un journal manuel pour la réservation de salles de réunion.
• Mettre à jour les manuels de bureau en ajoutant du contenu ou en retirant les pages obsolètes, au besoin.
• Photocopier et télécopier des documents, au besoin.

3. Exécuter d'autres tâches auxiliaires, notamment :
• Assister le personnel de secrétariat et de bureau durant les périodes de pointe.
• Effectuer toute autre tâche sur demande.

Connaissances :

Connaissance générale des programmes ministériels et régionaux, du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, du répertoire des services communautaires et du répertoire des fournisseurs de services pour répondre aux demandes de renseignements et aiguiller correctement la clientèle ainsi que les appelantes et appelants. Capacité d'utiliser un microordinateur pour effectuer des opérations courantes de saisie de données.

Compétences :

COMPÉTENCES DE BASE
Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles pour s'occuper de la clientèle avec tact et diplomatie. Capacité d'utiliser ses compétences en arithmétique pour équilibrer les comptes liés aux titres de transport et pour mettre à jour les répertoires. Excellentes compétences en organisation pour répondre à un grand nombre d'appels et de demandes de renseignements avec rapidité et efficacité.

COMPÉTENCES TECHNIQUES
Compétences en dactylographie (n'ont pas à être conformes aux normes du gouvernement de l'Ontario). Capacité d'utiliser un microordinateur pour effectuer des opérations courantes de saisie de données. Bilinguisme (français et anglais); maîtrise du français oral de niveau avancé ou supérieur.

DISCERNEMENT
Connaissance des procédures internes ayant trait aux services à la clientèle, aux services de réception et aux tâches de bureau courantes pour éclairer la prise de décisions. Capacité de faire preuve de discernement pour déterminer la priorité des appels ainsi que pour répondre à la clientèle, la renseigner et l'aiguiller. Capacité de consulter la superviseure ou le superviseur au sujet des questions inhabituelles.

RESPONSABILITÉ
Travailler sous une supervision minimale en respectant les lignes directrices établies. Fournir des services de réceptionniste et des services connexes avec efficacité et courtoisie (les erreurs sont souvent liées à un mauvais aiguillage, qui est facilement détectable, mais qui cause des inconvénients pour le personnel et un certain embarras pour le bureau régional). Répondre aux demandes de renseignements courantes concernant les programmes et fournir une assistance technique et des directives au personnel temporaire du standard téléphonique.