Description du poste

Objectifs du poste :

Dans les deux langues officielles, examiner, enregistrer et communiquer la correspondance, les ordonnances des tribunaux et autres documents juridiques concernant les obligations familiales, ainsi que la documentation en lien avec le programme, en plus de définir des priorités et de faire des renvois croisés relativement à tout ce matériel, et ce, en vue d'une action par le gestionnaire du cas. Numériser, indexer et photocopier la documentation, préparer le courrier sortant et conserver les dossiers et les rapports dans des systèmes de classement manuels et informatisés. Préparer et traiter des documents concernant des affaires juridiques relatives à des audiences par défaut. Fournir d'autres services de secrétariat ou services administratifs en vue d'un soutien opérationnel efficace et efficient.

Tâches et responsabilités :

Tâches et responsabilités
1. Examine, enregistre, numérise et indexe des documents en plus de définir les priorités relativement à ces documents, afin de mettre à jour des dossiers de gestion de cas, de façon manuelle ou informatisée, en vue d'une action de la part du responsable du cas, relativement à la réception et à la vérification et au renvoi croisé d'un fort volume de divers documents concernant le programme et envoyés par la poste, par télécopieur ou par service de messagerie (p. ex., ordonnances d'un tribunal relativement à des clients ou à des parties intéressées, avis juridiques, affidavits, relevés d'arrérages, plaintes des clients)

2. Examine les documents et la documentation afin de déterminer les actions requises en fonction de la Loi de 1996 sur les obligations familiales et l'exécution des arriérés d'aliments (ci-après la Loi de 1996), en fonction de la législation et des traités connexes, des processus, pratiques et procédures des divisions et des tribunaux. Détermine l'ordre de priorité des documents conformément aux normes et directives établies.

3. Retrace et détermine les numéros pertinents des cas et des dossiers aux fins de classement, peu importe que le numéro de dossier soit précisé ou non; enregistre, numérise et indexe les documents sous le numéro de cas pertinent dans la base de données informatisée. Entre dans la base de données les ordonnances des tribunaux et fait parvenir par voie électronique ou autre les documents et la documentation aux divisions pertinentes (p. ex. Services juridiques, Service à la clientèle, service des Finances).

4. Fait la mise à jour des changements d'adresse et autres renseignements sociodémographiques dans la base de données et envoie au gestionnaire du cas le registre de l'utilisateur concernant l'avis de changement. Effectue des activités de repérage et de localisation aux fins de mise à jour des adresses lorsque le courrier est retourné, et ce, à l'aide des techniques de recherche désignées selon les politiques et procédures en vigueur.

5. Conserve un dossier permanent en prévision de litiges et est en relation avec la Cour de la famille afin de connaître la date et l'heure des comparutions devant la Cour, de manière à préparer les documents requis. Entre des données dans la base de données à l'intention du responsable du cas; sélectionne et numérise les dossiers relatifs au cas afin d'aider à la préparation des dossiers en vue des comparutions devant les tribunaux.

6. Examine et photocopie des dossiers requis conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et les fait parvenir aux Services juridiques aux fins d'examen avant leur diffusion par le sous-ministre adjoint, numérisant et indexant les documents au besoin. Imprime la correspondance et d'autres documents, selon ce qui est requis, et prépare les documents à expédier (p. ex., correspondance, ordonnances et formulaires des tribunaux, avis de retenues relativement aux ordonnances alimentaires, applications relatives à la Convention de La Haye, réunions préparatoires avec les avocats désignés) par service ferroviaire, par télécopieur ou par service de messagerie à des destinations nationales et internationales (p. ex., tribunaux, corps policiers, agences sociales, autres districts judiciaires, sources de revenus, avocats, institutions bancaires).

7. Fournit une gamme d'autres services de secrétariat et de services administratifs, notamment la production de rapports statistiques informatisés sur le volume de courrier, la quantité d'appels, les types de demandes de renseignements, les niveaux de réponse et de service et autres éléments devant être examinés par le directeur et le chef d'équipe; prépare des tableurs et autres rapports à l'aide de logiciels existants; procède au dépannage en cas de problèmes de fonctionnement de l'équipement du centre d'expédition, de réception et de distribution du courrier (p. ex., plieuses et appareils pour l'expédition du courrier, télécopieurs, photocopieurs et autre équipement de bureau).

Remarque : cette description de poste rend compte des principales responsabilités de la fonction. Les gestionnaires ont le droit d'assigner d'autres tâches au titulaire du poste. Cette description de poste précise les exigences normales et habituelles de la fonction.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Services en langue française. Maîtrise du français; compétences de niveau avancé, à l'oral et à l'écrit.

Connaissances :

Le poste exige la connaissance de la Loi de 1996 et de la législation, des politiques, des procédures et des programmes connexes, la connaissance des normes et directives concernant la prestation de services pour être en mesure d'examiner un certain nombre de documents relatifs aux programmes et d'établir des priorités, de déterminer les mesures requises en fonction de la connaissance de la législation sur les programmes, de même que la connaissance des processus de la division et des tribunaux, de retracer et de déterminer les numéros pertinents de cas et de dossiers et de faire la mise à jour de la base de données informatisée. Le poste exige la connaissance des fonctions et de la législation de secteurs connexes (p. ex., les tribunaux) de manière à tenir des dossiers en prévision de litiges à garantir l'exactitude des données, de rester en contact avec la Cour de la famille et d'être en mesure de connaître la date et l'heure des comparutions et de se préparer en conséquence, de résoudre les problèmes connexes, de retracer et de numériser les dossiers des cas afin d'aider à la préparation des dossiers en vue des comparutions devant la Cour. Le poste exige la connaissance des dispositions du programme et du ministère en matière de confidentialité pour garantir la non-divulgation de l'information à diffusion restreinte. Le poste exige la connaissance du fonctionnement du matériel et du logiciel utilisés dans le cadre des technologies de l'information, de manière à être en mesure d'entrer les données et d'en faire la mise à jour, d'effectuer des fonctions de repérage et de localisation, de consigner les mesures prises et les résultats obtenus, de préparer les rapports statistiques courants générés par le système, les tableurs et la correspondance en lien avec la quantité d'appels, les types de demandes de renseignements, les niveaux de réponse et de service et autres éléments visant à favoriser la prestation efficiente de services. Le poste exige la connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme les photocopieurs, les imprimantes et les télécopieurs, de manière à faire des copies de documents et à transmettre l'information.

Compétences :

Le poste exige une aptitude à la réflexion et des compétences en matière de solution de problèmes, afin d'examiner et d'évaluer divers documents du programme et de leur donner un ordre de priorité. Retracer et déterminer les numéros pertinents des cas et des dossiers aux fins de classement et déterminer les mesures à prendre en fonction des dispositions de la Loi de 1996, de la législation et des traités connexes, des processus, pratiques et procédure de la division et des tribunaux. Le poste exige des aptitudes en matière d'analyse en vue d'effectuer des activités de repérage et de localisation aux fins de mise à jour des adresses lorsque le courrier est retourné, et ce, à l'aide des techniques de recherche; de conserver des dossiers en prévision de litiges et de connaître la date et l'heure des comparutions devant les tribunaux, de manière à préparer les documents requis. Le poste exige des connaissances en informatique afin de consigner dans des bases de données informatisées les mesures prises et les résultats obtenus, puis de préparer les rapports statistiques courants générés par le système, les tableurs et la correspondance en lien avec la quantité d'appels, les types de demandes de renseignements, les niveaux de réponse et de service. Le poste exige des aptitudes organisationnelles et administratives afin d'examiner et de traiter un fort volume de documents juridiques en lien avec les obligations familiales et autres documents connexes dans de courts délais, en plus d'établir des priorités relativement à ces documents, et ce, à l'aide de systèmes informatiques et manuels, ainsi que de bureautique. Le poste exige des compétences en communication et des aptitudes interpersonnelles afin d'être en mesure d'expliquer et de communiquer des renseignements détaillés relatifs à des documents juridiques et à d'autres documents concernant le programme, lesdits renseignements étant destinés au personnel chargé des programmes, aux tribunaux et aux avocats désignés et de traiter avec tact les sujets sensibles et les renseignements confidentiels. Maîtrise du français; compétences de niveau avancé, à l'oral et à l'écrit.

Autonomie d'action :

Le travail est effectué sous la supervision générale d'un responsable de l'apprentissage et d'un directeur, dans le cadre de la législation, des politiques, des procédures et des directives relatives au programme en vue de la gestion et de la mise en application des ordonnances alimentaires. La latitude relative à la prise de décision se définit ainsi : déterminer la priorité et les actions à entreprendre lors de l'examen d'une grande quantité de documents relatifs à la gestion de cas; décider s'il y a lieu d'acheminer les demandes et les problèmes aux responsables des cas; déterminer le caractère confidentiel des renseignements et la pertinence de leur divulgation dans le cadre des directives établies; conserver de façon permanente les dossiers des documents en prévision de litiges; déterminer les échéances et les exigences quant à l'exactitude de l'information et des documents en vue des comparutions devant les tribunaux; veiller à l'exactitude et à l'intégrité des données lors des mises à jour des bases de données; et déterminer les exigences relativement aux données en préparant les statistiques informatisées en lien avec le volume de travail, etc. Bien que le travail soit effectué de manière autonome, il est couramment passé en revue par le gestionnaire de cas et le directeur relativement à la pertinence des actions entreprises, à l'information fournie et au respect des politiques et des procédures définies dans le cadre du programme. Le titulaire soumet au chef d'équipe ou au directeur, les problèmes ou les questions sensibles lorsqu'il existe un écart relativement aux procédures et aux directives établies. Les erreurs peuvent avoir une incidence sur les clients et sur la crédibilité du programme (p. ex., le défaut de reconnaître la priorité et l'importance de documents pourrait retarder la prestation de services aux clients et créer des obligations au gouvernement).