Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir au Bureau du procureur de la Couronne des services juridiques et administratifs, et des services de travail de bureau.

Tâches et responsabilités :

1. Gérer les procédures ou préparer les dossiers, la documentation et la correspondance, notamment les citations à comparaître, pour les instances devant la Cour de justice de l'Ontario et la Cour supérieure de justice (des adultes et des adolescents), y compris les mises en liberté sous caution, les premières comparutions devant le tribunal, les audiences fixées d'avance, les audiences de mise au rôle, les audiences préliminaires, les procès, les conférences préparatoires aux procès, les audiences portant sur la confirmation de l'ordonnance conditionnelle, les avis de confiscation du tribunal, les enquêtes, les instances devant la Cour des infractions provinciales. S'acquitter d'autres tâches comme l'acceptation de la signification de documents, les appels des déclarations de culpabilité par procédure sommaire, les instances devant la Commissions d'examen, les appels, les ordonnances du juge, les motions, les demandes ou requêtes, les ordonnances de prélèvement d'échantillons d'ADN, les demandes d'accès à l'information et les requêtes en vertu de l'arrêt Wagg, les transferts, les renonciations, les révisions des motifs de détention après 90 jours ainsi que la révision de documents pour évaluer la terminologie utilisée et l'exactitude et l'exhaustivité des documents. Prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements des témoins, les services d'interprétation, les évaluations psychiatriques et les transcriptions.
2. Tenir le système de classement des affaires instruites devant la Cour de justice de l'Ontario et la Cour supérieure de justice, notamment réunir tous les dossiers figurant au rôle quotidien, classer les nouveaux documents, notamment ceux qui arrivent par voie électronique, faire le suivi après les instances et exécuter les instructions particulières des avocats de la Couronne, classer à nouveau les dossiers après les instances conformément aux pratiques du bureau. Préparer les dossiers à archiver ou à rendre à la police, conformément aux calendriers de conservation approuvés, aux politiques ou aux pratiques établies. Veiller à ce que les dossiers de la Couronne soit complets et sans erreurs en classant rapidement les nouveaux documents, en les mettant à jour en fonction des décisions rendues, en marquant les dossiers devant faire l'objet d'un suivi et en s'assurant que les délais sont respectés, et en consignant les mesures prises. Tenir à jour une base de données informatisée pour certains dossiers de la Cour de justice de l'Ontario ou de la Cour supérieure de justice.
3. Conformément aux listes de contrôle, aux protocoles et aux procédures de bureau préétablis, passer en revue les dossiers de la Couronne qui viennent d'arriver pour s'assurer que les documents de base s'y trouvent. Organiser les dossiers en préparation du contrôle et du processus d'approbation. Réviser le dossier de communication de la preuve. Préparer la ou les copies nécessaires aux fins de communication de la preuve. Faire le suivi avec la police et signaler aux avocats de la Couronne les omissions courantes et autres problèmes. Tenir un dossier de communication de la preuve. Faire le suivi avec les avocats de la défense et les prévenus si personne n'est venu chercher la preuve, ou si elle est renvoyée au bureau ou n'a pas pu être livrée.
4. Tenir un système de contrôle des enregistrements audio et vidéo de la police, préparer et prendre les dispositions nécessaires pour préparer les copies de communication de la preuve, et informer les prévenus et les avocats de la défense de la procédure en matière de communication de la preuve, et assurer la sécurité et l'intégrité de ces documents. Surveiller les périodes d'appel et la conformité aux exigences en matière de conservation des dossiers. Organiser des réunions de règlement des différends entre les avocats de la défense et les avocats de la Couronne, notamment en sortant les dossiers pertinents, en faisant le suivi nécessaire conformément aux instructions des avocats de la Couronne, et en classant à nouveau les dossiers.
5. Offrir des services de réceptionniste et d'accueil de la clientèle, notamment répondre au téléphone, filtrer et acheminer les appels, prendre les messages, répondre aux demandes de renseignements au comptoir et expliquer les procédures.

6. Rendre divers services administratifs, tels que trier le courrier reçu et expédié, y compris livré par messagerie, faire le suivi avec les expéditeurs lorsque les documents envoyés par courrier postal ou par télécopieur semblent incomplets, ou ont été mal adressés, tenir la correspondance et les dossiers de plaintes conformément aux normes de qualité des services, tenir et mettre à jour la bibliothèque juridique et les manuels de droit, acheter des marchandises et services, prendre les dispositions nécessaires pour faire réparer le matériel, tenir l'inventaire des stocks, trouver des fournisseurs de marchandises ou de services peu courants, obtenir des devis au besoin, et traiter les factures et les cartes pour les petits achats, les relevés de dépenses des employés, et les frais des témoins. Appliquer les normes du Ministère en matière d'archivage des dossiers. Chercher et recopier des références d'arrêts dans des publications juridiques, sur demande.
7. Dactylographier, à partir de notes enregistrées sur dictaphone, de précédents, d'instructions écrites ou verbales, des lettres, des notes de service, des rapports, des documents de présentation, des rapports statistiques. Imprimer et classer le matériel reçu en format électronique de la police, des avocats de la défense ou du public, pour faciliter leur examen par les avocats de la Couronne et leur permettre d'y répondre ou de prendre les mesures nécessaires.
8. Communiquer avec le personnel des bureaux régionaux, du Programme d'aide aux victimes et aux témoins, du Bureau des avocats de la Couronne, des services aux tribunaux, des services policiers, des services de probation et de libération conditionnelle, de la Commission ontarienne d'examen, des établissements correctionnels, et avec les membres du barreau, les victimes et les témoins, et leur demander des renseignements ou des documents en rapport avec des poursuites, aiguiller les victimes, répondre aux demandes de renseignements, expliquer les procédures, etc.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Être en mesure de taper 50 mots par minute. Obtenir 70 % à des tests sur l'orthographe, la structure de phrase et la reconnaissance des phrases. Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé et de l'anglais (pour le poste bilingue).

Connaissances :

Le poste nécessite la connaissance des lois, règles, règlements, politiques et pratiques pertinents, notamment des règles de procédure pénale, des procédures applicables aux cabinets d'avocats et aux tribunaux, pour administrer les processus, notamment préparer les instances, les dossiers, les documents et la correspondance, classer les dossiers pour faciliter la présélection ou la vérification, notamment préparer les formulaires de présélection, préparer, assurer, faire le suivi de la communication de la preuve, répondre aux demandes de renseignements par téléphone et au comptoir, tenir les dossiers de la Couronne. Le poste nécessite la connaissance de la terminologie juridique pour préparer des documents juridiques, expliquer les procédures, retranscrire à partir d'un dictaphone ou à partir d'instructions verbales. Le poste nécessite la connaissance des procédures internes de bureau, d'administration et de secrétariat, ainsi que des politiques de la FPO pour aider les avocats de la Couronne, p. ex. mettre à jour les dossiers, organiser des réunions de règlement de différends, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, commander les transcriptions, obtenir les services d'interprètes et d'avocats de la Couronne à temps partiel, acheter des marchandises et services, traiter les paiements. Le poste nécessite l'utilisation d'un dictaphone, de matériel de bureau, d'un ordinateur personnel et de logiciels tels que MS Office et Windows, pour préparer des lettres, des notes de service, des rapports et des documents juridiques, selon les procédures établies et les normes. Le poste nécessite la connaissance des applications de base de données standards et personnalisées pour chercher, entrer, repérer et mettre à jour les données. Le poste nécessite la connaissance de pratiques comptables de base pour calculer et traiter les demandes de remboursement de frais de déplacement, les factures et les relevés de dépenses des témoins.

Compétences :

Le poste nécessite du tact, de la discrétion, de l'entregent et des aptitudes à la communication orale, une utilisation de la terminologie et une approche juridiques appropriées pour fournir et échanger de l'information avec les membres du barreau, la police, les victimes, les témoins, les médias, le personnel judiciaire et le grand public. Le poste nécessite le sens de l'organisation et un esprit d'initiative pour organiser par ordre de priorité sa charge de travail et savoir quand offrir son aide à ses collègues afin de respecter les délais. Le poste nécessite du jugement, un esprit d'initiative et des aptitudes à l'analyse pour sélectionner les procédures et processus administratifs appropriés afin de préparer les instances, dactylographier des documents juridiques, p. ex. savoir distinguer entre les affaires relevant de la Cour de justice de l'Ontario et celles qui relèvent de la Cour supérieure de justice, choisir la terminologie et les modèles adéquats. Le poste nécessite des aptitudes à l'analyse pour répondre aux demandes de renseignements nécessitant l'explication des procédures judiciaires, p. ex. documents requis, délais prescrits, explication de termes juridiques, et pour aiguiller correctement les appels. Le poste nécessite de savoir reconnaître la confidentialité des renseignements privilégiés et les conditions de leur divulgation sans faire systématiquement appel aux avocats de la Couronne, p. ex. noms et adresses des témoins. Le poste nécessite des aptitudes à la communication écrite afin d'employer la terminologie juridique appropriée pour préparer des documents juridiques à partir de précédents ou de renseignements fournis par les avocats de la Couronne, p. ex. mémoires, appels, actes d'accusation, rédiger des documents d'après ses connaissances et signer la correspondance au nom des avocats de la Couronne, p. ex. accusés de réception, lettres d'accompagnement, rapports et autres documents.

Autonomie d'action :

La personne choisie devra travailler conformément aux politiques, procédures et précédents établis (les directives sont disponibles sous forme de procédures administratives internes, de listes de vérification, de calendriers réglementés, de délais d'exécution et de procédures propres aux cabinets d'avocats, p. ex. utiliser des modèles standards ou adapter des lettres types pour rédiger la correspondance). La personne choisie devra transmettre les dossiers non couverts par les procédures et directives établies aux avocats de la Couronne ou au chef de service, notamment pour qu'ils répondent aux demandes judiciaires. La personne choisie devra reconnaître et rectifier les omissions et erreurs dans les dossiers, documents et procédures pour éviter les retards, p. ex. demander immédiatement les documents ou les renseignements courants servant à la communication de la preuve. La personne choisie devra rédiger et signer la correspondance ordinaire au nom des avocats de la Couronne, p. ex. accusés de réception, lettres d'accompagnement, et prendre des décisions concernant la divulgation des renseignements confidentiels. La personne choisie devra être capable de travailler en équipe et de façon autonome avec un minimum de supervision.