Job Specification

Purpose of Position :

To provide legal secretarial and administrative services to the judiciary in English and French.



Objet du poste

Fournir des services de secrétariat et des services administratifs juridiques aux juges en anglais et en français.

Duties / Responsibilities :

1) Typing letters, memoranda, reports, minutes, agendas, legal documents, e.g., judgments, appeals, from handwritten/shorthand notes, verbal instruction, dictaphone tapes, diskettes; determining typing priorities, identifying and following up on incomplete documentation and ensuring confidentiality as required; composing explanatory responses to litigants' various requests for judicial intervention.
2) Reviewing, sorting and distributing mail, identifying priorities requiring immediate attention; selecting matters to be retained, drafting letters of acknowledgement and requests for information, modifying standard format or sample letters.
3) Providing reception services by screening telephone calls, messages, visitors; referring callers to lawyers, police, legal aid; coordinating conference calls; arranging appointments, relaying information, recording itineraries, updating schedules; providing factual explanations of legal office policies, procedures and terminology.
4) Maintaining filing system and judicial library; filing of correspondence and judgements, case law, publications, e.g., filing inserts for various publications, ordering, receiving legal publications,arranging for soft cover legal publications e.g. Ontario Reports to be bound and claiming expense against book allowance, update office manuals, follow records management schedules.
5) Updating an internal database and bring forward filing system, drafting forms, entering assignments of Judges, entering court case schedules, retrieving required court information and case history; preparing month-end statistical reports, e.g., attendance; arranging for the disposal of confidential documents.
6) Performing other duties such as preparing and submitting attendance reports, updating manuals, mailing lists; checking invoices, travel claims, ordering and maintaining stock of office supplies; completing conference and travel arrangements; photocopying legal documentation, researching case law, legal points and assisting in arranging swearing-in ceremonies.
7) Distributing materials from judiciary on specific committees, providing support to Justices on committees by designing processes to ensure efficiency, liaising with committee members and stakeholders by collecting and analyzing information, collecting and distributing cash and cheques.
8) Notifying the appropriate Trial Office when a matter is scheduled to be heard at the request of a judge; confirming whether the matter is required to be heard in a courtroom, boardroom or judge's chambers; notify Trial Office immediately if any changes to the date, time and location of matter to be heard.
9) Research information for Justices using the Internet e.g. travel, rates, bookings, availability; Canadian Law List and Quicklaw.
10) Maintaining Justices electronic calendar and shared folder; manage Justices calendar to accommodate class action matters from the first case conference to settlement on the action.
11) Full responsibility for managing the Justice's calendar to accommodate class action matters from the first case conference to settlement on the action. Each action requires several in-chambers appointments and motions above the motion for certification. Regular communication with trial office is necessary to inform them of dates and in order to secure court space and court staff. Ongoing communication with Motions Office is also necessary so they can receive material filed. The RSJ's office and the Manager of the Trial Office must also be kept informed of Judge's schedule as it unfolds or changes. Maintain small working file on each action and maintaining a matrix of all class actions. Typing reserve judgements, endorsements and correspondence.
12) Maintaining balance for judge's book allowance ($500) and incidental allowance ($2000) so judge know how much is available at all times; submit expenses before fiscal end deadline.
13) Completing a Conference Allowance Approval form on behalf of judge consulting the National Judicial Institue's Calendar of Legal events and seeking approval of the Regional Senior Justice under Section 41(1) or (2) of the Judges' Act.


Fonctions/Responsabilités

1) Taper des lettres, des notes de service, des rapports, des procès-verbaux, des ordres du jour, des documents juridiques, par exemple, des jugements, des appels, daprès des notes manuscrites ou sténographiques, des instructions verbales, des bandes de dictaphone, des disquettes; déterminer les priorités dactylographiques, identifier et faire le suivi des documents incomplets et assurer la confidentialité selon les besoins; rédiger des réponses explicatives aux diverses demandes des justiciables en ce qui concerne lintervention judiciaire.
2) Examiner, trier et distribuer le courrier, déterminer les priorités qui exigent une attention immédiate; choisir les causes à conserver, rédiger des accusés de réception et des réponses aux demandes de renseignements, modifier le format normal ou les modèles de lettres.
3) Fournir des services de réception en filtrant les appels téléphoniques, les messages, les visiteurs; acheminer les appels vers les avocats, la police, laide juridique; coordonner les appels de conférence; fixer les rendez-vous, relayer linformation, inscrire les itinéraires, mettre à jour les horaires; fournir des explications factuelles des politiques, des procédures et de la terminologie juridiques.
4) Mettre à jour un système de classement et une bibliothèque juridique; classer la correspondance et les jugements, les recueils de jurisprudence, les publications, par exemple, insérer des bandes dindexage dans diverses publications, commander et recevoir des publications juridiques,prendre les mesures nécessaires pour commander des publications juridiques à couverture souple, comme les recueils de jurisprudence de lOntario, qui doivent être reliés et réclamer les dépenses à même lallocation pour lachat de manuels et de livres, mettre à jour les manuels de bureau et suivre les directives relatives à la gestion des dossiers.
5) Mettre à jour une base de données interne et mettre en place un système de classement, rédiger des formulaires, entrer les affectations des juges, entrer les calendriers des causes du tribunal, récupérer linformation judiciaire requise les antécédents des causes; préparer les rapports statistiques à la fin du mois, par exemple les rapports de présence; prendre les mesures nécessaires pour lélimination des documents confidentiels.
6) Assumer dautres fonctions, à savoir préparer et soumettre des rapports de présence, mettre à jour les manuels, les listes denvoi; vérifier les factures, les demandes dindemnité de déplacement, commander et mettre à jour le stock de fournitures de bureau; compléter les arrangements nécessaires pour les conférences et les voyages; photocopier des documents juridiques, rechercher les décisions de jurisprudence, des points juridiques et aider dans les cérémonies dassermentation.
7) Distribuer les documents des juges aux comités spécifiques, fournir le soutien aux juges dans des comités en désignant les processus pour assurer lefficacité, la liaison avec les membres des comités et les intervenants en recueillant et en analysant linformation, en recueillant et en distribuant largent et les chèques.
8) Aviser le bureau des procès pertinent lorsque la date dune affaire est fixée et que la cause sera entendue à la demande dun juge; confirmer si laffaire doit être entendue en salle daudience, dans un salon ou dans le cabinet du juge; informer le bureau des procès immédiatement en cas de changements de la date, de lheure et du lieu de laffaire qui sera entendue.
9) Rechercher linformation pour les juges en utilisant Internet, par exemple linformation sur les voyages, les tarifs, les réservations, la disponibilité ainsi que linformation dans Canadian Law List et Quicklaw.
10) Mettre à jour le calendrier électronique des juges et le dossier partagé; gérer le calendrier des juges pour tenir compte des actions en recours collectif et ce, de la première conférence relative à la cause jusquau règlement de laction.
11) Assumer lentière responsabilité de la gestion du calendrier des juges pour tenir compte des actions en recours collectif et ce, de la première conférence relative à la cause jusquau règlement de laction. Chaque action requiert plusieurs rendez-vous dans le cabinet du juge et plusieurs motions outre la motion de certification. La communication régulière avec le personnel du bureau des procès est nécessaire pour linformer des dates et garantir la disponibilité du tribunal et du personnel du tribunal. La communication continue avec le personnel du bureau des motions est également nécessaire pour quil puisse recevoir les documents déposés. Le bureau du juge principal régional et le chef de service du bureau des procès doivent aussi être tenus au courant du calendrier des juges en cas de changements. Maintenir un petit dossier de travail sur chaque action et mettre à jour une matrice de toutes les actions en recours collectif. Taper les jugements en délibéré, les visas et la correspondance.
12) Mettre à jour le solde de lallocation des juges pour lachat de manuels et de livres (500 $) et lindemnité de faux frais (5 000 $) pour que le juge soit, en tout temps, au courant du solde disponible; soumettre les frais et dépenses avant la fin de lexercice.
13) Compléter les formules dapprobation dallocation de conférence au nom du juge en consultant le calendrier des événements juridiques de lInstitut national de la magistrature et en cherchant lapprobation du juge régional principal en vertu du paragraphe 41(1) ou (2) de la Loi sur les juges.

Staffing and Licencing :

Oral and written French language skills in French at the advanced level.
Job requires shorthand or dicta at ministry standards and typing speed of 50 words per minute.


Exigences aux termes de la dotation et des permis

Compétences à loral et à lécrit en français au niveau supérieur.

Le poste exige des compétences en sténographie ou en dictaphone conformément aux normes ministérielles et une vitesse de dactylographie de 50 mots par minute.

Knowledge :

Job requires knowledge of legal office and court procedures, legal documents and formats, and related policy to answer telephone enquiries and relay information by providing factual explanations of courts administrative policies, paperflow and procedures. Job requires knowledge of legal terminology to transcribe from dictaphone tapes, shorthand or notes e.g. ensuring spelling accuracy. Job requires knowledge of legal secretarial, administrative and internal office procedures to provide support services by performing such tasks as updating files and court schedules, completing conference and travel arrangements, ordering office supplies. Job requires knowledge of software for troubleshooting software related problems. Job requires knowledge of dictaphone, shorthand and word processing and personal equipment and related software such as Word,Outlook (e-mail, calendar), Excel, PowerPoint, Drawing Tools, Windows, Quicklaw, to manipulate text to produce letters, memoranda, reports and legal documents, according to established procedures. Job requires knowledge of and ability to use Internet and Sustain to do searches for judges. Job requires knowledge of database applications to enter, track and update data. Job requires knowledge of financial processes to ensure purchasing procedures are followed and invoices and statements of expenses are prepared and coded for payment.


Connaissances

Le poste exige des connaissances du bureau juridique et des procédures judiciaires, des documents et formats juridiques ainsi que des politiques connexes pour répondre aux demandes de renseignements par téléphone et relayer linformation en fournissant des explications factuelles sur les politiques administratives, les documents et les procédures des tribunaux. Le poste exige des connaissances de la terminologie juridique pour transcrire à partir de bandes de dictaphone, de notes sténographiques ou autres notes en assurant la bonne orthographe. Le poste exige des connaissances de secrétariat juridique, de procédures de bureau administratives et internes et des processus pour fournir des services de soutien en assumant les fonctions suivantes : des tâches comme mettre à jour les dossiers et les calendrier du tribunal, compléter les arrangements relatifs aux conférences et voyages et commander les fournitures de bureau. Le poste exige des connaissances de logiciel et de programmes de dépannage de problèmes. Le poste exige la connaissance du dictaphone, de la sténographie et du traitement de texte ainsi que de lordinateur personnel et des programmes connexes comme Word, Outlook (courriel, calendrier), Excel, PowerPoint, Drawing Tools, Windows, Quicklaw, pour manipuler le texte et produire des lettres, des notes de service, des rapports et des documents juridiques, conformément aux procédures établies. Le poste exige la connaissance et la capacité dutiliser Internet et Sustain pour effectuer des recherches pour les juges. Le poste exige la connaissance des applications des base de données pour entrer, repérer et mettre à jour les données. Le poste exige la connaissance des processus financiers pour sassurer que les procédures dachat sont suivies et que les factures et états de dépenses sont préparés et codifiés pour être payés.

Skills :

Job requires reviewing the mail, recognizing priorities or urgencies and identifying matters to be retained and acted upon. Job requires determining/selecting appropriate administrative procedures and processes when typing legal documents and handling correspondence e.g. ensuring correct format, terminology, correct spelling and grammar, and ensuring adherence to correspondence format. Job requires identifying, resolving and following up on problems such as incomplete documentation, conflicts in scheduling, by requesting additional information e.g. date, location, from source and determining and realigning priorities in response to deadlines. Job requires analytical skills to respond to issues such as inquiries involving explanation of court procedures e.g. documentation required, time lines, clarification of legal terms, and to redirect calls by selecting appropriate referrals e.g. lawyer, police, legal aid. Job requires organizational skills in establishing and maintaining filing system for judiciary e.g. directives, correspondence, confidential material, case law. Job requires problem solving and project co-ordination skills e.g. organizing meetings for international committees. Job requires written communication skills to compose correspondence in response to requests for information e.g., explanatory response to litigants' various request for judicial intervention. Job requires oral communication skills to set up conference calls, screen telephone calls, messages, and visitors. Job requires providing factual explanations of legal office and courts administration policies, procedures and terminology to the public. Job requires regular communication with judiciary to discuss court schedules/attendance and responses to inquiries. Job requires French language skills, oral and written.



Compétences

Le poste exige dexaminer le courrier, de reconnaître les priorités ou les urgences et de déterminer les questions qui doivent être retenues et faire lobjet dun suivi. Le poste exige de déterminer et de choisir les procédures et processus administratifs pertinents en tapant des documents juridiques et en traitant la correspondance, comme assurer le bon format, la bonne terminologie, la bonne orthographe et la bonne grammaire tout en assurant la conformité au format utilisé pour la correspondance. Le poste exige lidentification, la solution et le suivi des problèmes comme des documents incomplets et des conflits dhoraires, en demandant des renseignements supplémentaires comme la date et le lieu, de la source pour déterminer et remanier les priorités en tenant compte des échéances. Le poste exige des compétences analytiques pour répondre à des questions comme des demandes de renseignements exigeant lexplication des procédures judiciaires, comme les documents requis, les délais, la clarification de termes juridiques et lacheminement des appels en choisissant les bons destinataires, comme les avocats, la police ou laide juridique. Le poste exige des compétences organisationnelles pour établir et mettre à jour un système de classement pour les juges, comme des directives, de la correspondance, des documents confidentiels et des décisions de jurisprudence. Le poste exige la capacité de régler les problèmes et des aptitudes de coordination de projets, par exemple organiser des réunions pour des comités internationaux. Le poste exige des aptitudes à la communication par écrit pour rédiger la correspondance en réponse aux demandes de renseignements, par exemple, des réponses explicatives aux diverses demandes de renseignements des justiciables en ce qui concerne lintervention judiciaire. Le poste exige des aptitudes de communication orales pour fixer des appels de conférence, filtrer les appels téléphoniques, les messages et les visiteurs. Le poste exige de son titulaire quil ou quelle fournisse des explications factuelles au public sur les politiques, procédures et la terminologie du bureau juridique et de ladministration des tribunaux. Le poste exige de maintenir une communication régulière avec les juges pour discuter des calendriers et de la comparution au tribunal et des réponses aux demandes de renseignements. Le poste exige des compétences en français, à loral et à lécrit.

Freedom of Action :

Job requires working independently in accordance with established procedures and methods. Job has access to administrative procedures, pre-established schedules, deadlines and legal office procedures. Job requires determining the best layout or presentation format when typing letters, reports, charts. Job requires determining what information is confidential and whether or not it should be divulged when responding to inquiries. The work is reviewed by principals for grammatical and typographical accuracy; matters not covered by established procedures or guidelines are referred to the supervisor e.g. work load conflicts and priorities. Failure to inform the appropriate Trial Office regarding booking a matter to be heard will result in unnecessary confusion in the matter and may result in the matter not being heard.




Autonomie daction :


Le poste exige que le travail soit effectué de manière indépendante, conformément aux procédures et méthodes établies. Le poste a accès aux procédures administratives, aux calendriers établis au préalable, aux échéances et procédures du bureau juridique. Le poste exige de son titulaire quil ou quelle détermine la meilleure mise en page ou présentation en tapant les lettres, rapports et tableaux. Le poste exige de son titulaire quil ou quelle détermine linformation qui est confidentielle et sil faut ou non la divulguer lorsque des réponses sont données à des demandes de renseignements. Le travail est examiné par des employés principaux du point de vue de lexactitude grammaticale et de lorthographe; les questions non couvertes par les procédures établies ou les lignes directrices doivent être renvoyées au superviseur, comme les conflits dans la charge de travail et les priorités à établir. Le défaut dinformer le bureau des procès pertinent au sujet de la date et de lheure dune cause qui sera entendue donnera lieu à une confusion inutile dans laffaire et peut entraîner une situation dans laquelle laffaire ne sera pas entendue.