Description du poste

Objectifs du poste :

Offrir divers services administratifs, informatiques, de bureau et de secrétariat bilingues aux responsables du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) et à la chef ou au chef du POSPH, ainsi que des services de soutien au personnel administratif du POSPH ou de l'Unité des services communautaires.

Tâches et responsabilités :

Les tâches sont effectuées en anglais et en français de la manière suivante :

Le travail s'effectue dans un bureau régional d'un grand ministère décentralisé.

1. Offrir aux responsables du POSPH et à la chef ou au chef du POSPH des services de traitement de texte en produisant des documents en tous genres, comme des lettres, des notes de service, des plans de travail, des rapports, des tableaux et des documents sur les procédures opérationnelles, à partir de versions écrites à la main ou électroniques ou à partir de brèves directives verbales à l'aide de différentes applications informatiques, et en vérifiant l'exactitude, l'orthographe, la grammaire et l'exhaustivité des documents.

2. Fournir du soutien administratif aux responsables, entre autres en enregistrant les présences et en traitant les demandes de remboursement de frais de déplacement; commander et gérer les fournitures de bureau; assurer le contrôle des formulaires, des stocks et des biens; gérer les pouvoirs de signature du bureau et l'accès des utilisateurs aux bases de données de tiers, activer ou désactiver des comptes d'accès et des cartes-clés, tenir à jour le manuel des procédures du bureau, effectuer le rapprochement entre les données du Système intégré de gestion de l'information financière et les entrées et sorties de fonds, et agir en tant que personne-ressource pour des questions courantes, y compris concernant les locaux; préparer des documents de présentation; veiller à ce que l'information soit exacte et complète et à ce que les délais établis soient respectés.

3. Planifier et coordonner des réunions, préparer l'ordre du jour et les documents nécessaires ainsi que rédiger et distribuer les procès-verbaux.

4. Accueillir les visiteurs et répondre au téléphone, rediriger les appels vers la bonne personne ou répondre aux demandes de renseignements courantes d'après sa connaissance du programme et des pratiques gouvernementales dans le but de contribuer à offrir des services à la clientèle de qualité.

5. Fournir un soutien administratif aux responsables du POSPH et à la chef ou au chef du POSPH en effectuant diverses tâches de bureau et administratives, par exemple en préparant et en présentant des rapports de présence et de la documentation sur les ressources humaines, en commandant des fournitures, en mettant à jour les manuels et les listes de distribution et en vérifiant les factures; préparer des trousses d'information sur le programme, consigner les contrats de service, les ententes juridiques, les permis, etc., et en faire le suivi; préparer des rapports pertinents.

6. Établir et tenir à jour des calendriers de rendez-vous, coordonner les horaires et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, l'hébergement, les réunions, les conférences et les repas; traiter le courrier entrant et sortant, et joindre les renseignements ou les dossiers pertinents au besoin afin que la correspondance soit traitée dans les délais prescrits par les lignes directrices relatives aux services à la clientèle et que les responsables et le personnel disposent de toute l'information nécessaire pour rédiger des réponses; répondre à la correspondance courante.

7. Établir et tenir à jour des systèmes de classement et de rappel à l'échelle de la direction ou de la section (y compris des systèmes de classement électronique partagés) pour les notes de service, les rapports, les procès-verbaux, les dossiers de programme, les dossiers d'organismes et de clients, etc., de façon à assurer aux responsables et au personnel un accès facile à l'information et à garantir le respect des échéanciers.

8. Extraire de l'information des bases de données accessibles sur un ordinateur de bureau ou sur l'ordinateur central du ministère et préparer des rapports statistiques pour les responsables et le personnel, notamment sur le Système de gestion du modèle de prestation des services.

9. Coordonner les tests, comme les tests de français et de dactylographie.

10. Offrir de la formation et du jumelage aux membres de l'équipe pour assurer le partage des connaissances au sujet des activités de programme.

11. Gérer et mettre à jour l'information de diverses bases de données accessibles sur un ordinateur personnel ou sur l'ordinateur central du ministère, et en faire le suivi; corriger les anomalies; produire des rapports; acheminer de l'information et des documents (enregistrements au comptoir, liste des clients au comportement menaçant pour la sécurité, listes de distribution par courriel, listes de numéros de téléphone du bureau, apprentissage en ligne, etc.) au personnel des finances au besoin.

12. Photocopier divers documents.

Les responsables ont le droit d'attribuer des tâches supplémentaires.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.

Connaissances :

Connaissance du mandat du programme et des procédures et lignes directrices administratives ou de bureau telles que les procédures d'acheminement de la correspondance, de traitement des factures, d'établissement et de tenue à jour de systèmes de classement ainsi que de commande de fournitures de bureau. Connaissance du secteur de programme, y compris des articles pertinents des lois, par exemple de la Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées et des lignes directrices qui en découlent, ainsi que des processus et procédures connexes pour répondre aux demandes de renseignements à l'oral ou à l'écrit ou pour acheminer les demandes aux bonnes personnes. Connaissance de programmes logiciels comme WordPerfect, Microsoft Word et Excel, les logiciels de messagerie, Windows, Lotus et PowerPoint pour préparer des lettres, des notes de service, des rapports, des contrats, des tableaux, des graphiques, des feuilles de calcul et du matériel de présentation en utilisant diverses fonctions comme la mise en forme et la fusion. Connaissance des bases de données ministérielles et internes propres au programme, par exemple du Système de gestion de l'information sur les clients, de l'Aide technologique au maintien du revenu et d'Access. Connaissance des méthodes de compilation pour rassembler des données et les mettre en forme à des fins de production de rapports. Connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme les photocopieurs et les télécopieurs.

Compétences :

Compétences en raisonnement pour déterminer les priorités parmi diverses tâches qui ont des échéances concurrentes ou qui sont urgentes et pour établir les priorités de travail grâce à la compréhension du sujet ou à des discussions avec la direction. Discernement pour rechercher l'information pertinente et l'analyser et pour répondre adéquatement à diverses demandes de renseignements. Compétences en analyse pour déterminer la meilleure façon de présenter l'information au moment de créer et de mettre en forme de la correspondance, des rapports, des graphiques et des tableaux et pour résoudre les problèmes en essayant différents formats et progiciels.

Compétences en communication écrite pour rédiger de la correspondance générale à partir de brèves directives verbales fournies par le personnel et réviser tous les documents pour s'assurer de l'exactitude de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation des lettres, des notes de service et des rapports. Compétences en communication orale pour répondre aux demandes de renseignements générales ou courantes et fournir de l'information factuelle sur le secteur de programme et les processus et procédures connexes à une vaste clientèle et pour aider les clients à remplir des formulaires, des documents, etc. Compétences en relations interpersonnelles pour faire preuve d'empathie et comprendre les besoins des clients et ainsi traiter les demandes et les plaintes et interagir avec des clients difficiles.

Compétences nécessaires pour recevoir et vérifier les factures des biens et des services faisant l'objet de demandes de remboursement en vérifiant l'exactitude de leur contenu et en les faisant approuver et signer par la superviseure ou le superviseur avant de les acheminer à des fins de règlement. Compétences nécessaires pour vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de l'information, obtenir tout autre renseignement requis, faire le suivi des anomalies et des omissions et produire des rapports pertinents à soumettre à l'approbation des responsables du POSPH.

Compétences nécessaires pour établir et tenir à jour des systèmes de classement et de suivi pour le secteur de programme et veiller à ce que les dossiers soient classés correctement. Compétences nécessaires pour protéger l'information contenue dans les fichiers informatiques au moment de préparer des lettres, des notes de service, des rapports, des contrats de service et d'autres documents par la saisie, la mise à jour, la consultation ou la manipulation de données.

Compétences avérées en saisie au clavier à l'aide de logiciels de traitement de texte, de logiciels de création de graphiques et de tableurs fonctionnant sous Windows, et compétences en saisie de données pour préparer des documents.

Maîtrise du français oral et écrit.

Autonomie d'action :

Capacité à travailler dans un contexte de supervision générale et dans le respect des procédures et des méthodes établies. Compétences pour consulter les procédures administratives et les lignes directrices afin de prendre des décisions relativement au format et à l'acheminement des lettres de la ministre, des notes d'information, des rapports sur des questions litigieuses et des demandes d'intervention, par exemple des lettres envoyées aux clients au nom du ministère. Capacité à chercher l'information pertinente et à déterminer la mise à forme et le format appropriés de lettres, de rapports et de tableaux. Capacité à reconnaître les renseignements confidentiels et à déterminer s'ils doivent être communiqués ou non pour répondre aux demandes de renseignements. Le travail est examiné par la direction à des fins de vérification du contenu, de l'exactitude et de l'exhaustivité. Les questions qui ne sont pas traitées dans les lignes directrices ou les procédures établies sont acheminées à la superviseure ou au superviseur.

Capacité à organiser la charge de travail et à définir les priorités tout en respectant les échéances établies, les tâches étant diversifiées et souvent effectuées pour le personnel du programme. Capacité à coordonner les réunions et les conférences ainsi que la distribution de l'ordre du jour, de l'équipement et des ressources matérielles et documentaires connexes.