Description du poste

Objectifs du poste :

Le sténographe judiciaire assure des services de sténographie judiciaire en enregistrant et en annotant les procédures judiciaires en utilisant la méthode prescrite par le Ministère, en assurant un enregistrement certifié fiable, exact et complet; en s'acquittant des fonctions avant, pendant et après les audiences en lien avec l'administration du tribunal; et en fournissant du soutien pour assurer l'administration générale du tribunal.

Tâches et responsabilités :

Ce poste de première ligne soutient la Division des services aux tribunaux en matière de prestation de services judiciaires modernes et professionnels afin d'assurer des services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces au public et aux personnes associées au système judiciaire et de favoriser le maintien d'un milieu de travail professionnel, respectueux, accessible et diversifié qui reflète les valeurs de la fonction publique de l'Ontario et l'excellence du service.

Ce poste dans un milieu de travail respectueux et professionnel est conforme aux manuels, politiques, procédures, lignes directrices et normes du Ministère et inclut, entre autres :

1. Faire, enregistrer et faire jouer le test des microphones et de l'équipement d'enregistrement avant les audiences et après chaque pause et assurer le fonctionnement efficace des appareils d'enregistrement judiciaire approuvés par le Ministère pendant le déroulement des instances.

2. Enregistrer un compte rendu textuel par des moyens électroniques de toutes les procédures aux divers échelons du système judiciaire, comme demandé, conformément aux normes d'annotation pour les enregistrements numériques du Ministère. Fournir un enregistrement certifié de toutes les procédures. Lire le matériel enregistré précédemment à la demande du fonctionnaire judiciaire qui préside. Enregistrer le fichier numérique conformément à la structure normalisée du Ministère régissant le nom des fichiers.

3. Utiliser les appareils d'enregistrement numérique et suivre les normes d'annotation du Ministère pour fournir un enregistrement certifié de toutes les procédures aux divers échelons du système judiciaire, comme demandé.

4. Assurer la sécurité des enregistrements judiciaires pendant toutes les audiences, y compris les protéger contre l'accès ou les copies non autorisés et assurer la remise en toute sécurité après les audiences des enregistrements électroniques certifiés des procédures judiciaires, des annotations et de tout document de référence électronique et/ou en format papier au membre du personnel désigné qui assume les fonctions de greffier de la gestion des dossiers/des enregistrements au tribunal.

5. Assurer la qualité de l'enregistrement audio au besoin en écoutant pour vérifier et établir avec précision tout le contenu de l'enregistrement. Interrompre les audiences du tribunal pour demander une clarification et assurer l'enregistrement audio afin de saisir un compte rendu clair. Confiance pour surveiller l'enregistrement et s'assurer que les procédures sont enregistrées.

6. Obtenir la documentation déposée dans la salle d'audience (p. ex., mémoires, copies de pièces) et les traiter par l'entremise du greffier de la gestion des dossiers/des enregistrements.

7. Signaler au superviseur ou à la personne désignée les procédures pour lesquelles la décision ou le type d'instance entraîne une commande de transcription automatique.

8. Préparer et maintenir la salle d'audience en vue des procédures, par exemple afficher le rôle, fournir les dates d'audiences disponibles, convoquer les audiences et escorter les juges au besoin, ouvrir et clôturer les audiences et faire prêter serment.

9. Organiser, mettre à jour, remplir et vérifier les documents judiciaires afin qu'ils soient exacts, veiller à ce que l'on conserve une trace écrite qui reflète avec exactitude les procédures judiciaires et contribue à l'achèvement des causes.

10. S'acquitter de toutes les tâches administratives qui contribuent à l'avancement des causes dans le système judiciaire, du début jusqu'à la fin, par exemple récupérer et classer les dossiers du tribunal, remplir les rapports d'utilisation de la salle d'audience afin de saisir les données statistiques et effectuer les tâches relatives aux décisions après les audiences.

11. Assurer la liaison avec la magistrature, le coordonnateur des procès, les clients, les avocats, les employés d'organismes, la police, les interprètes, le personnel et toutes les parties concernées en personne et par téléphone afin d'assurer l'utilisation opportune et efficace des salles d'audience.

12. Offrir une aide, une formation et une orientation technique constantes aux autres concernant les procédures, politiques et protocoles judiciaires.

13. Participer à des séances de formation, des réunions, des cours et des conférences comme le demande le chef de service ou la personne désignée.

14. Faire des recommandations au chef de service/superviseur concernant des changements aux procédures et protocoles qui permettraient d'améliorer le service aux tribunaux.

15. Faire preuve de professionnalisme et de respect dans le traitement du personnel, des collègues et des personnes associées au secteur de la justice.

16. Toute autre tâche assignée.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Permis de conduire de l'Ontario valide, le cas échéant. Compétences en français oral au niveau avancé et en français écrit au niveau avancé moins.

Connaissances :

- Ce rôle exige une connaissance approfondie des programmes, services, politiques et procédures se rapportant à tous les domaines de pratique des tribunaux (droit criminel, civil et de la famille et cour des petites créances) pour être en mesure de servir une vaste gamme de clients et d'assurer la prestation de services judiciaires professionnels.
- Le poste exige la connaissance des manuels, politiques, procédures, lignes directrices et normes du Ministère ainsi que de la terminologie juridique pour enregistrer toutes les procédures.
- Le poste exige la connaissance des procédures, du décorum et du protocole en salle d'audience.
- Le poste exige la connaissance du Courtroom Procedures Manual et des normes d'annotation pour les enregistrements numériques du Ministère ainsi que des articles pertinents des lois fédérales et provinciales définissant l'enregistrement des procédures et les types d'instances.
- Le poste exige des connaissances opérationnelles techniques de l'équipement d'enregistrement numérique pour assurer le bon enregistrement et les bonnes annotations des procédures de la cour et pour refaire jouer l'enregistrement des procédures à la demande du tribunal.
- Le poste exige la connaissance des pratiques, procédures et directives judiciaires afin de veiller au bon fonctionnement du tribunal, de traiter et de préparer les documents judiciaires et de s'acquitter des tâches administratives et de bureau en lien avec l'administration de la justice.
- Le poste exige la connaissance et le respect des principes du service à la clientèle et des normes de service de la fonction publique de l'Ontario et des normes de service de la Division des services aux tribunaux afin de toujours offrir un service à la clientèle professionnel, réceptif et accessible par téléphone, en personne ou par correspondance.
- L'initiative favorisant le professionnalisme et le respect en milieu de travail de la Division des services aux tribunaux, ainsi que la politique de prévention de la discrimination et du harcèlement de la fonction publique de l'Ontario et les lois connexes appuient un comportement professionnel et respectueux en tout temps et le maintien de milieux de travail sans préjugés, harcèlement et discrimination.
- Le poste exige la connaissance de progiciels d'ordinateurs personnels tels que MS Word et MS Outlook afin de préparer les documents et ordonnances judiciaires en se servant de modèles préexistants, de saisir des renseignements et y accéder et de faire des recherches.
- Le poste exige la connaissance opérationnelle de la technologie d'enregistrement numérique et des progiciels connexes.

Compétences :

- Le poste exige des compétences en communication orale, courtoisie, professionnalisme, tact et diplomatie et une attitude positive pour servir les clients/personnes associées au système judiciaire/collègues/gestionnaires avec professionnalisme et respect en tout temps, notamment pour donner des renseignements, offrir des services, résoudre des problèmes et répondre aux plaintes et préoccupations.
- Le poste exige de faire fonctionner des appareils d'enregistrement numérique, de vérifier les microphones pour les niveaux d'enregistrement, de veiller au bon fonctionnement de l'équipement et la capacité de dépanner les problèmes d'audio liés à l'équipement audio dans la salle d'audience et ses composantes.
- Le poste exige des capacités d'écoute et de compréhension, du jugement et du tact pour interrompre et clarifier les procédures au besoin pour assurer un enregistrement exact et complet.
- Le poste exige de suivre l'orientation en matière de service à la clientèle pour assurer constamment un niveau optimal de service aux clients et de répondre pleinement à leurs besoins.
- Le poste exige des compétences en communication écrite pour composer de la correspondance de routine conformément à un guide standard.
- Le poste exige de vérifier des renseignements judiciaires à partir enregistrements audio pour la magistrature et le personnel administratif, entre autres.
- Le poste exige un sens de l'organisation, de la précision et de la minutie.
- Le poste exige une dactylographie exacte pour annoter les procédures judiciaires et travailler dans un milieu informatisé.
- Le poste exige des compétences en résolution de problèmes afin de dépanner et régler les problèmes techniques et opérationnels liés à l'équipement d'enregistrement.
- Le poste exige une approche professionnelle, respectueuse et inclusive dans les rapports avec les membres du personnel et de la magistrature, les avocats, les policiers et le public.

Autonomie d'action :

- Le poste exige que le travail soit accompli conformément aux politiques, procédures, lignes directrices et normes du Ministère.
- Le poste exige que le travail soit accompli sous la supervision générale du chef ou du superviseur de l'administration des tribunaux. Toutefois, dans la salle d'audience, le poste exige de travailler sous la direction du fonctionnaire judiciaire.
- Le poste exige de son titulaire qu'il renvoie au superviseur toute question inhabituelle ou litigieuse non traitée dans les procédures et politiques établies.
- Le poste exige de prendre la responsabilité de s'assurer que les enregistrements audio des procédures judiciaires sont certifiés et que les annotations correspondantes sont conformes aux normes du Ministère. Les transcriptions peuvent faire l'objet d'une vérification.
- Le poste exige de pouvoir travailler en collaboration avec d'autres dans un milieu de travail d'équipe.