Description du poste

Objectifs du poste :

Traiter et réaliser des évaluations initiales de l'aptitude physique et mentale de conducteurs ontariens en examinant divers rapports et documents ainsi qu'en déterminant leur priorité. Analyser des rapports médicaux généraux, divers documents connexes et des dossiers de conduite, ainsi qu'interpréter et appliquer les lois et les normes médicales au regard de la sécurité routière. Examiner, prioriser et enregistrer des documents très confidentiels et effectuer un contrôle de la qualité d'avis de suspension, de rétablissement et d'annulation ainsi que de formulaires de rapports médicaux. Récupérer, chercher et imprimer divers types de documents; utiliser les systèmes relatifs à la conduite (Système de contrôle des permis, sous-système de conduite) pour chercher, créer et examiner les dossiers de conduite, les renseignements historiques, à l'aide de diverses applications.

Tâches et responsabilités :

1. Examiner et analyser tous les documents entrants (p. ex. les rapports médicaux, les rapports d'examen de la vue (acuité seulement), les rapports de troubles médicaux, les rapports judiciaires et les rapports de police), y compris les courriers électroniques et les télécopies. Valider et réaliser l'évaluation initiale de documents et appliquer le code de priorité approprié pour l'examen ou l'analyse effectué par un analyste, conformément aux lois (Code de la route), aux règlements et aux normes et lignes directrices établies. Examiner les dossiers de conduite, les rapports entrants et les dossiers pour garantir l'intégrité des données du dossier de conduite. 2. Communiquer à l'écrit et à l'oral avec les conducteurs, le personnel du Ministère et d'autres personnes pour discuter des décisions sur la délivrance des permis et de l'état d'avancement tout en assurant la confidentialité des renseignements personnels. Répondre à l'occasion aux demandes téléphoniques de renseignements, compiler des statistiques sur le volume et remplir des catégories de données prédéterminées pour des rapports mensuels réguliers. 3. Évaluer, analyser et traiter des formulaires médicaux (p. ex. demandes de renouvellement) et déterminer, à l'aide d'applications logicielles, s'il faut suspendre un permis lorsque les normes médicales établies ne sont pas respectées. Interpréter et appliquer les exigences réglementaires ainsi que les normes médicales et les lignes directrices définies dans le Code de la route et d'autres lignes directrices (p. ex. celles du Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé). Relever les erreurs et transmettre à l'échelon supérieur les dossiers ou les problèmes médicaux ou de vision complexes. 4. Garantir la qualité et l'intégrité des dossiers de conduite en examinant les documents informatiques sortants pour en garantir l'exactitude et l'exhaustivité (p. ex. des avis de suspension, de rétablissement et d'annulation), en vérifiant les renseignements personnels identifiables sur les rapports médicaux et les dossiers de conduite ainsi qu'en corrigeant les anomalies. Examiner les dossiers de conduite qui sont en cours de rétablissement en vérifiant et en examinant les messages de résolution informatiques et en apportant des corrections au besoin. 5. Trier divers documents électroniques, en établir la priorité et les transmettre aux bureaux appropriés. Récupérer des documents à partir du système de gestion des cas en réponse à des demandes de divers secteurs (p. ex. du secteur de l'accès à l'information), regrouper des documents et les distribuer aux secteurs appropriés. 6. Exécuter des tâches de traitement de texte par la mise en page et la saisie de divers documents (p. ex. des avis de rétablissement et d'annulation, y compris des rapports médicaux, des adresses sur les avis et des mises à jour des dossiers de conduite). 7. Exécuter d'autres tâches connexes, comme participer à des groupes de travail ou à des projets pour discuter de nouvelles procédures et de nouveaux processus administratifs; préparer des documents devant être numérisés et indexés; offrir à l'occasion un service de récupération de microfilms; commander et gérer les formulaires de gestion des stocks et les fournitures de bureau; photocopier des documents médicaux; télécopier et poster des lettres; aider à expliquer les systèmes informatiques et les procédures, au besoin.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Vous avez un français oral au niveau avancé et un français écrit au niveau avancé moins
Traitement de texte et dactylographie (selon les normes du Ministère et de la région)

Connaissances :

L'emploi requiert la connaissance des processus et des procédures de l'unité ainsi que de la terminologie et des normes médicales de base pour examiner les documents entrants (rapports médicaux, rapports d'acuité visuelle), réaliser l'évaluation initiale de l'aptitude physique et mentale à conduire, examiner et consulter des dossiers afin de déterminer la priorité des documents et procéder à des inspections de la qualité d'avis de suspension, de rétablissement et d'annulation des permis de conduire pour garantir l'intégrité des données. L'emploi requiert la connaissance des programmes de perfectionnement des titulaires de permis, des politiques, des procédures, des lois applicables (p. ex. du Code de la route, du Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé, des normes médicales) et de divers programmes ayant une incidence sur le permis de conduire (système de délivrance graduelle des permis de conduire, système de points d'inaptitude, Programme de mesures correctives) pour évaluer et analyser des rapports médicaux généraux comprenant de la terminologie médicale, interpréter et appliquer les exigences prévues par la loi, les politiques et les procédures, vérifier et résoudre des problèmes, et prendre des décisions quant à l'aptitude physique et mentale à conduire. L'emploi requiert la connaissance des procédures de regroupement de dossiers et de production de rapports pour trier, coder, regrouper et transmettre des documents, des avis et des lettres, préparer des listes des tâches traitées pour le chef d'équipe et régler les anomalies en demandant de l'information supplémentaire et en apportant des corrections au besoin. L'emploi requiert la connaissance de logiciels bureautiques standards (p. ex. MS Word, traitement de texte entièrement programmable, Excel, Access) afin d'utiliser des modèles personnalisés pour la mise en page et la saisie de lettres, de rapports, d'avis et d'enveloppes. L'emploi requiert une connaissance de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée pour veiller à la confidentialité des renseignements personnels. L'emploi requiert la connaissance du Système de contrôle des permis (SCP), du sous-système de conduite et des applications connexes (p. ex. le système de gestion de contenu) pour examiner et créer des dossiers de conduite, accéder aux renseignements et établir la priorité des documents en fonction de la présence de mots-clés (concernant des troubles médicaux) dans des documents médicaux. L'emploi requiert la connaissance des pratiques et des méthodes du travail de bureau pour classer, récupérer et imprimer des documents ainsi que pour trier, distribuer, réunir, numériser, indexer, microfilmer, télécopier et photocopier des documents.

Compétences :

Aptitudes à l'analyse pour évaluer des rapports médicaux généraux comprenant de la terminologie médicale, pour déterminer, à l'aide d'applications logicielles, s'il faut suspendre un permis lorsque les normes médicales établies ne sont pas respectées, ainsi que pour interpréter et appliquer les exigences réglementaires ainsi que les normes médicales et les lignes directrices définies dans le Code de la route et d'autres lignes directrices (p. ex. celles du Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé). Aptitudes à la prise de décisions, à l'analyse et au raisonnement pour évaluer et établir la priorité des documents ainsi que pour y relever, vérifier et corriger des erreurs ou des anomalies afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité d'importants volumes de renseignements confidentiels, attribuer le code de document approprié et procéder à des inspections de la qualité d'avis de suspension, de rétablissement et d'annulation pour garantir l'intégrité des données. Aptitudes à l'analyse et à la recherche pour évaluer la pertinence de certains renseignements par rapport à d'autres données, confirmer et vérifier les renseignements ainsi qu'examiner les formulaires et les rapports médicaux et d'acuité visuelle afin de vérifier l'exhaustivité des renseignements personnels identifiables. Aptitudes organisationnelles pour coordonner vos priorités de travail, notamment l'examen, le tri, l'indexation et la préparation de divers renseignements, rapports et documents selon des procédures et des échéances établies. Aptitudes informatiques pour utiliser des applications personnalisées (p. ex. Microsoft Office) pour la saisie de lettres, de notes de service, d'enveloppes et d'autres documents à l'aide de traitement de texte entièrement programmable et de logiciels de base de données, afin d'en garantir l'exactitude et l'exhaustivité. Aptitudes à la communication orale pour communiquer avec les praticiens, les conducteurs, le personnel du Ministère et d'autres personnes, traiter avec le personnel pour leur transmettre des demandes de renseignements ou de clarifications, fournir des explications concernant les systèmes informatiques et les procédures, et répondre aux demandes de renseignements générales. Aptitudes à la communication écrite afin de compiler des statistiques sur le volume pour les rapports sur la charge de travail de l'unité et de préparer de la correspondance générale. Aptitudes aux relations interpersonnelles pour travailler en équipe et former de nouveaux employés.

Autonomie d'action :

L'emploi requiert l'utilisation du Système de contrôle des permis et du sous-système de conduite du Ministère, des politiques, des programmes et des procédures opérationnelles de perfectionnement des titulaires de permis concernant l'aptitude physique et mentale de conduire, le traitement de documents, l'utilisation d'applications personnalisées (p. ex. le système de gestion de contenu, le sous-système de conduite), le respect des lois et des lignes directrices de procédure connexes pour la communication de renseignements personnels conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Une latitude est permise pour la prise de décisions dans les situations suivantes : pour déterminer la priorité de rapports médicaux et d'acuité visuelle et d'autres documents selon des normes établies; pour interpréter et appliquer les lois, les normes médicales, les lignes directrices ainsi que les politiques et les procédures du Bureau de perfectionnement en conduite automobile afin d'évaluer les rapports médicaux généraux et d'autres documents; pour déterminer si les exigences réglementaires ont été respectées afin de suspendre, de rétablir, de diminuer, de supprimer ou d'appliquer des restrictions visuelles, ou de relever la classe d'un permis de conduire; pour décider quand retourner un document à un médecin afin d'obtenir des renseignements personnels supplémentaires pour trouver un dossier de conduite; pour garantir la confidentialité et la sécurité des fichiers et des renseignements personnels; pour choisir de créer un dossier de conduite lorsqu'il est impossible d'en trouver un dans le LOS; pour examiner les formulaires et les rapports médicaux et d'acuité visuelle afin d'évaluer l'exhaustivité des renseignements personnels identifiables; pour examiner les dossiers de conduite en cours de rétablissement en évaluant les messages de résolution informatiques et en apportant des corrections au besoin. Le travail est examiné et surveillé régulièrement par le chef d'équipe afin de déceler toute anomalie et de vérifier le respect des procédures et des processus établis. L'emploi requiert de communiquer au responsable ou au chef d'équipe les situations où les procédures établies ne s'appliquent pas, comme en cas de rapports médicaux complexes ou ambigus, de documents introuvables ou de priorités conflictuelles.