Description du poste

Titre du poste :
Coordonnateur(trice) des services de communications
Code du poste :
02703 - Agent d'information 2
Numéro du concours :
154878
 

Objectifs du poste :

Le titulaire du poste est le responsable régional des communications internes et de la gestion de l'information et son rôle consiste notamment à aider les chefs régionaux à traiter les demandes d'accès à l'information et à coordonner la gestion des dossiers, le soutien de la gestion des connaissances, les stratégies relatives aux médias sociaux, la participation des employés ainsi que la planification, l'organisation et le marketing des initiatives et des événements spéciaux. Le titulaire du poste assiste également le directeur régional en offrant, au besoin, des services d'appoint et de soutien dans le domaine des communications au coordonnateur régional des communications, en français et en anglais, dans le but de coordonner et de préparer des notes d'information et des conseils en matière de communication précis et opportuns ainsi que de répondre à des demandes de renseignements dans des délais serrés au nom des hauts fonctionnaires du ministère concernant des sujets litigieux et (ou) des sujets de premier plan.

Tâches et responsabilités :

1. Élaborer et mettre en œuvre du matériel et des activités visant à soutenir les plans divisionnaires et régionaux de communication interne en qualité de responsable régional des communications internes. Prodiguer des conseils au directeur régional, aux chefs de service et au personnel sur des produits de communication précis afin d'assurer une communication efficace, opportune et cohérente et de garantir que les messages internes respectent l'orientation stratégique du ministère, les exigences d'identité visuelle, les règles d'accessibilité et les exigences relatives à l'accès à l'information. Participer à l'élaboration des pratiques divisionnaires et régionales de gestion du contenu, y compris la coordination de la formation et des présentations, et formuler des conseils à ce sujet. Demeurer au fait des tendances et des nouveautés en matière de communications internes, notamment en ce qui a trait aux médias sociaux. Agir à titre de responsable régional de l'intranet (SharePoint), en ce qui concerne notamment la promotion, le soutien des capacités de l'intranet ainsi que la présentation et le contenu du site, le respect des lignes directrices en matière de sécurité et la surveillance de la pertinence et de la qualité de l'information.
2. Collaborer avec le personnel du Bureau des services divisionnaires et ses homologues régionaux afin d'élaborer des pratiques de gestion de l'information, y compris la planification, la collecte, la création, le suivi, la diffusion, la tenue à jour, l'élimination et l'évaluation des renseignements à titre de responsable régional de la stratégie de gestion de l'information de la division. Assurer la liaison avec le coordonnateur régional des services opérationnels concernant la gestion des données électroniques et leur stockage (c.-à-d. disques partagés et capacité des serveurs) et collaborer avec les secteurs de programme afin de mettre en œuvre de bonnes pratiques de gestion de l'information en offrant des services de formation, de conseil et de soutien. Collabore avec l'analyste principal, soutien opérationnel à l'élaboration et à la mise en œuvre d'une stratégie de gestion de l'information à l'échelle de la division, y compris l'établissement d'un système de classement opérationnel divisionnaire. Participer activement aux communautés de pratique divisionnaires.
3. Assurer la supervision du système de fichier central de la région, y compris le maintien de l'intégrité du système de suivi des dossiers, la conformité aux politiques / normes de gestion de l'information consignée et la formulation de conseils à l'intention des secteurs de programme sur les exigences de gestion des dossiers et de l'information, les procédures, et les avantages connexes ainsi que la récupération de l'information. Travailler en partenariat avec le bureau ministériel de gestion des dossiers et de l'information afin de résoudre les problèmes.
4. Coordonner le processus de collecte des demandes d'accès à l'information pour la région, notamment en transmettant les demandes aux chefs de service, en s'assurant que les réponses sont fournies dans les délais serrés impartis et en fournissant des renseignements aux chefs de service concernant les processus/exigences en matière d'accès à l'information.
5. Coordonner la reconnaissance des employés régionaux et fournir des conseils sur les plans et les activités de participation des employés. Mettre en œuvre des activités visant la participation des employés, en promouvant notamment les programmes de reconnaissance à l'échelle du gouvernement et de la division (c.-à-d. les prix Améthyste et les prix PIER de la division).
6. Préparer et coordonner les événements ministériels et régionaux, notamment en planifiant et en facilitant la gestion d'événements spéciaux, de conférences et de visites au bureau central (c.-à-d. les téléconférences à l'échelle de la division, les visites du ministre/sous-ministre, etc.). Promouvoir et faciliter la participation régionale aux événements ministériels (p. ex., la Semaine de la sécurité civile, Clean Air Commute, Innovation marquante, etc.).
7. Agir régulièrement à titre de remplaçant (heures normales de bureau/dîner, vacances, remplacement en cas d'absence, etc.) et soutenir le coordonnateur régional des communications lorsque sa charge de travail est trop importante. Préparer et coordonner divers types de documents de communication (p. ex., des notes d'information, de la documentation, la correspondance du ministre, les affiches d'événements spéciaux, etc.) aux fins d'approbation par le sous-ministre adjoint de la Direction des communications et d'autres membres de la haute direction sur une variété de questions urgentes, complexes, délicates et litigieuses, de manière opportune, exhaustive et précise. Transmettre les questions litigieuses à l'attention du Bureau du sous-ministre adjoint, Direction des communications et au Bureau principal en temps opportun.
8. Fournir de l'aide au coordonnateur régional des communications ou agir à titre de remplaçant de ce dernier afin de répondre aux demandes de renseignements du public, des politiciens, des médias et autres intervenants portant sur des initiatives, des politiques et des projets régionaux en utilisant des messages approuvés et conformes aux stratégies de communication ministérielles et fournir des réponses courantes aux médias, en français et en anglais, dans le contexte des échéances serrées des médias.
9. Coordonner la collecte de renseignements auprès des employés qui partent à la retraite et des employés quittant leur emploi afin d'alimenter la base de connaissances de la division.

Connaissances :

Connaître les rôles de la division et de la région, les secteurs de programme ainsi que les fonctions et les activités ministérielles.
- Connaître les lois, les politiques, les directives, les procédures, les lignes directrices et les normes et être capable de les interpréter afin de participer aux processus décisionnels et à la coordination des initiatives et des plans régionaux.
- Connaître les procédures, les processus et les systèmes afin d'élaborer et de tenir à jour les systèmes de suivi des communications, les processus d'accès à l'information et les produits de gestion des dossiers et de l'information.
- Posséder d'excellentes aptitudes à la communication et à la présentation écrites et orales afin de préparer et de présenter des documents de communication et de fournir de l'information/de la formation.
- Connaître les pratiques et les outils de communication interne.
- Connaître les pratiques exemplaires et les outils de gestion de l'information relativement aux données imprimées et électroniques.
-Faire preuve d'acuité politique, de tact et de diplomatie lorsqu'il est question de traiter de questions délicates et litigieuses et de faire affaire avec les membres de la haute direction / les gestionnaires / les cadres supérieurs au moment de fournir des conseils, de résumer les données, etc.
- Posséder d'excellentes compétences pour ce qui est d'utiliser des ordinateurs et du matériel électronique, y compris les progiciels du gouvernement, les bases de données, les caméras et appareils photo numériques et la technologie multimédia, connaître les techniques de publication sur l'intranet (SharePoint) du gouvernement, posséder des compétences en gestion de site et faire preuve de créativité et d'originalité en matière de conception.
- Connaître les programmes, les orientations stratégiques, les lois/règlements, les processus décisionnels et les structures de responsabilité (c.-à-d. les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans la structure de gestion régionale de la division, la structure de gestion divisionnaire, le Bureau du sous-ministre adjoint et la structure ministérielle) du gouvernement et du ministère afin de coordonner et de formuler l'information se rapportant à une grande variété de questions et d'initiatives ministérielles.
- Connaître la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée afin de s'assurer qu'elle est appliquée adéquatement durant la préparation de la correspondance et des documents d'information et dans le cadre de la gestion de l'information et des dossiers.

Compétences :

- Posséder des aptitudes à travailler de façon autonome et savoir quand demander des directives sur les politiques des programmes et les questions liées aux processus.
- Posséder des compétences organisationnelles pour être en mesure de travailler sous pression et en toute discrétion, y compris la capacité d'établir et de modifier ses priorités de travail afin de garantir l'achèvement des travaux en temps opportun et de répondre efficacement aux demandes.
- Posséder des compétences analytiques afin d'analyser les options et de formuler des recommandations relatives à l'exécution de recherches et d'analyses sur une grande variété de questions délicates et litigieuses, d'interpréter les renseignements et d'élaborer/de recommander des stratégies de gestion des enjeux, de communication interne et de gestion de l'information.
- Posséder des aptitudes à la communication afin d'être en mesure de travailler avec du personnel de tous les niveaux dans la région, le public et les hauts fonctionnaires du ministère et lorsque le titulaire du poste agit à titre de porte-parole du ministère pour la région, comme l'autorise la Direction des communications.
- Posséder des compétences en recherche et connaître les techniques de recherche pour la collecte de renseignements, ce qui est essentiel pour appuyer la gestion de l'information et la préparation des documents d'information.
- Démontrer une maîtrise du français parlé de niveau avancé afin de fournir des services en français et en anglais.

Autonomie d'action :

Le travail est accompli de manière autonome sous la direction du chef régional des services et du directeur régional, alors que le titulaire du poste agit comme remplaçant (heures normales de bureau/dîner, vacances, remplacement en cas d'absence, etc.) et qu'il offre un soutien au coordonnateur régional des communications lorsque la charge de travail de celui-ci est très importante. Le titulaire du poste prend appui sur le cadre régissant les politiques, les protocoles, les procédures et les objectifs établis dans le but de diriger et de fournir des services de communication interne et externe et de gestion de l'information pour la région (p. ex., accès à l'information, gestion des dossiers/de l'information, etc.).
- Le titulaire du poste doit déterminer la meilleure méthode et la meilleure réponse à donner chaque demande de communication/de renseignements, tout en travaillant de façon autonome avec un minimum de supervision.
- Le titulaire du poste doit traiter les plaintes du public/des intervenants ainsi que les demandes de renseignements. Il doit élaborer des demandes, des protocoles, des normes et des procédures internes qui sont efficaces et efficients en ce qui a trait aux communications internes et à la gestion
des dossiers/de l'information de la division. Il établit et tient à jour les dossiers et les bases de données servant à la gestion de l'information et fournit des analyses et des conseils aux cadres supérieurs et aux gestionnaires sur des questions délicates et litigieuses.
- Le titulaire du poste doit faire preuve de jugement lorsqu'il assure la coordination de la gestion des enjeux, du déroulement du travail et des activités/processus de soutien opérationnel afin de surveiller l'état actuel et les échéances de tous les travaux en cours et lorsqu'il prend des mesures proactives afin de garantir la satisfaction des attentes du Bureau du directeur et le respect des délais du processus d'approbation des réponses. Le titulaire du poste doit assurer la liaison avec les gestionnaires, le personnel professionnel et technique ainsi que les parties externes et consulter ces personnes sur le contenu afin d'accélérer les réponses concernant les enjeux dans les délais voulus et doit faire preuve de jugement afin de veiller à ce que le contenu pertinent soit présenté au public visé, qu'il est complet et qu'il appuie les objectifs de la région. Il prend des décisions afin d'établir les priorités / l'urgence des questions ou des activités selon sa compréhension des enjeux, de déterminer les ressources requises pour préparer les réponses et de déterminer l'étendue de la recherche.

- Le titulaire du poste doit faire preuve de jugement et exercer son autonomie d'action lorsqu'il effectue de la recherche et des analyses et s'assure que les exigences législatives et politiques appropriées sont prises en compte dans les divers rapports et notes d'information.
- Le titulaire du poste doit faire preuve de jugement pour établir et maintenir de solides relations de travail avec ses collègues ainsi que le personnel du Bureau du directeur et du Bureau du sous-ministre adjoint, du Bureau des services divisionnaires et de la Direction des communications.
- Le travail accompli est examiné par le chef/directeur afin d'évaluer la pertinence du contenu et si le travail est conforme aux objectifs et au plan d'activités; le titulaire du poste est tenu responsable de la qualité de la recherche et des recommandations sous-jacentes. Les questions hautement politiques ou délicates ou les questions touchant d'autres secteurs de programme peuvent être soumises au chef, au directeur, au bureau ministériel ou à la Direction des communications à des fins d'examen et de conseils.

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