Description du poste

Objectif du poste :

Contribuer et participer à la planification et à la mise en œuvre d'initiatives et de projets clés et prioritaires qui appuieront la mission et la vision de l'Office des affaires francophones et le mandat de la ministre déléguée aux Affaires francophones.

Principales responsabilités :

1. Planification et élaboration de projets
- Appuyer les principales initiatives et les projets à multiples volets de l'OAF en gérant et en coordonnant les programmes, les communications, les plans de coordination de politiques et de projets et les stratégies et activités; ainsi qu'en collaborant avec d'autres ministères, ordres de gouvernement et parties prenantes pour promouvoir et orienter la participation.
- Promouvoir et coordonner la stratégie relative aux projets et sous-projets en collaborant avec les parties prenantes, en présidant des comités directeurs et d'autres groupes de discussion; en coordonnant les priorités, les enjeux et les besoins en personnel/financiers; en administrant les enveloppes budgétaires, en négociant le partage des coûts et les accords de paiements de transfert; en élaborant des plans de projet; ainsi qu'en concevant et en appliquant des critères d'évaluation du rendement pour mesurer les résultats du projet.

2. Gestion de projets
- Diriger le personnel attitré pendant toutes les étapes d'un projet, y compris l'élaboration et la mise en œuvre, en fixant des objectifs, en établissant des processus de planification opérationnelle et des calendriers connexes, ainsi qu'en coordonnant les plans, les stratégies et les activités relevant du projet.
- Assurer le leadership, guider et conseiller le directeur des communications stratégiques et des projets spéciaux, la sous-ministre adjointe et la direction pour assurer la coordination des sous-projets et pour veiller à ce que les problèmes soient décelés, traités et résolus.
- Préparer les présentations et soumissions au Conseil des ministres, les notes d'information, les plans d'action et les réponses aux demandes émanant des bureaux du sous-ministre et de la ministre.

3. Élaboration et analyse de programmes et ententes de négociation
- Assurer le leadership et mettre son savoir-faire à contribution lors de l'élaboration d'ententes de responsabilité avec les parties prenantes et les fournisseurs relativement aux programmes et initiatives de l'OAF : élaborer et obtenir l'approbation pour le mandat de l'entente; faciliter l'engagement des parties; et mener les négociations contractuelles avec les fournisseurs et les parties prenantes.
- Faire en sorte que des facteurs clés soient pris en compte dans les options de programmes et les ententes contractuelles, facteurs comme le financement, la gouvernance, les impacts, les cibles de service, les intérêts du ministère et des parties prenantes
- Repérer les enjeux qui ont un impact sur la position du ministère, concevoir le contrat et gérer/résoudre les questions juridiques et contractuelles connexes. Planifier, analyser et élaborer des exigences de financement connexes pour une planification axée sur les résultats et aux fins d'un financement dans l'année courante.
- Élaborer la conception de politiques opérationnelles, de lignes directrices et de procédures ou y contribuer par la recherche et l'analyse de services/programmes et modèles existants, l'identification des enjeux, des consultations avec les parties prenantes, la modélisation de systèmes et la modélisation financière; l'analyse des impacts et des risques, l'évaluation et l'élaboration de recommandations novatrices.
- Agir comme spécialiste pour un secteur de programmes/modèles, fournir des conseils et des connaissances spécialisées et trouver des solutions novatrices pour la conception de programmes et régler des problèmes de gestion de contrat indéterminés et complexes.
- Préparer des textes législatifs, entreprendre des évaluations de risques pour les programmes et la confidentialité, rédiger des lignes directrices, des ententes interprovinciales, des présentations et soumissions au Conseil des ministres et au Conseil de gestion du gouvernement selon le cas.

4. Conseils et expertise
- Faire des présentations, donner des conseils et formuler des recommandations au directeur des communications stratégiques et des projets spéciaux, à la sous-ministre adjointe et à l'équipe de direction (en français et en anglais) au sujet des enjeux relatifs aux programmes, politiques et communication et de l'élaboration d'une stratégie.
- Participer aux comités organisateurs locaux, régionaux et provinciaux; présider des groupes de travail interministériels regroupant d'autres ministères et organismes.


5. Liens avec les parties prenantes et sensibilisation
- Entretenir des liens avec les parties prenantes, c'est-à-dire le gouvernement fédéral, le gouvernement du Québec, le gouvernement français et d'autres gouvernements de pays membres de l'Organisation internationale de la Francophonie, les organismes communautaires et les intervenants dans le cadre de manifestations, y compris en matière de participation financière.
- Gérer et coordonner les plans et les initiatives de sensibilisation d'organismes de tout l'Ontario afin de les mobiliser ainsi que les groupes communautaires.

6. Communications
- Coordonner et élaborer des plans, des initiatives et des stratégies de communication ainsi que des documents promotionnels pour accroître la sensibilisation du public à l'égard du profil d'initiatives et de projets à multiples volets en consultation avec la Direction des politiques, le service des communications du Bureau du Conseil des ministres, y compris en mettant en avant la participation de la ministre et de la première ministre lors de manifestations; et collaborer avec Tourisme Ontario, les organismes touristiques régionaux et les parties prenantes pour promouvoir les initiatives et les projets à l'extérieur de l'Ontario.

Connaissances / compétences :

Connaissances et compétences dans les domaines suivants :
- Politiques, principes d'élaboration de programmes, lignes directrices et procédures de l'Office des affaires francophones, et législation pertinente pour gérer et coordonner la mise en œuvre d'une stratégie d'exécution de programmes/politiques/projets.
- Orientations stratégiques du ministère, priorités, objectifs, programmes, enjeux, législation pertinente, et processus et protocole de prise de décision/d'approbation du gouvernement pour fournir des conseils stratégiques sur les communications/enjeux/politiques à la sous-ministre adjointe et à l'équipe de la haute direction relativement aux initiatives et aux stratégies liées à un projet.
- Processus d'élaboration et de planification des politiques de la FPO, y compris les procédures de soumission au Conseil des ministres, pour s'assurer que le projet respecte les critères établis; et ententes et directives intergouvernementales relatives à l'élaboration et à l'établissement de partenariats avec d'autres ministères et organismes, des municipalités, le gouvernement fédéral et les parties prenantes.
- Plans, stratégies, politiques et protocoles de communication de la FPO et du ministère pour coordonner la sensibilisation, susciter de l'intérêt et assurer la participation et l'engagement des parties prenantes.
- Planification stratégique et opérationnelle et gestion de projet pour planifier, coordonner et mettre en œuvre les plans d'actions, les programmes et les projets en matière de communication qui nécessitent une approche entrepreneuriale.
- Compétences en leadership pour diriger les membres de l'équipe de projet afin d'atteindre des buts, des objectifs et des résultats organisationnels.
- Compétences organisationnelles pour planifier et mener à bien les initiatives liées au projet et les sous-projets, en consultation avec d'autres ministères et organismes participants et les parties prenantes.
- Techniques de communication écrite et orale en français et en anglais pour préparer et présenter les propositions, les rapports, les notes d'information, les plans de projet, les rapports d'étape et les documents de planification.
- Logiciels de production de documents de communication.
- Niveau supérieur de maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit pour fournir des services de consultation bilingues et pour préparer des notes, des présentations, des rapports, des recommandations et des communications externes en français et en anglais.

Aptitudes pour les relations interpersonnelles et ascendant :

- Compétences interpersonnelles et de persuasion afin de tisser et d'entretenir des liens avec les parties prenantes; de solliciter des partenariats; de guider et de conseiller le personnel responsable du projet et du programme.
- Compétences dans les domaines de la consultation, des conseils et l'animation pour collaborer avec d'autres ministères, d'autres ordres de gouvernement et des organismes intéressés afin d'appuyer la planification, l'élaboration et la mise en œuvre des initiatives/stratégies liées au projet.
- Compétences en communication et techniques de présentation pour présenter des initiatives politiques et formuler des recommandations à la sous-ministre adjointe et à l'équipe de la haute direction.
- Techniques de présentation pour présider des comités et diriger les processus de consultation.

Aptitudes pour la résolution de problèmes et l'analyse :

Capacités d'analyse et de résolution de problèmes pour :
- Évaluer et définir les exigences de gestion du projet et du programme, recenser et analyser les options, formuler des recommandations, coordonner et mettre en œuvre des processus visant différents projets et volets de projets.
- Analyser les plans de coordination des programmes, des politiques et des projets, ainsi que les stratégies de communication et de sensibilisation, et fournir des conseils en la matière, pour susciter de l'intérêt et nouer des partenariats avec les parties prenantes, et promouvoir les initiatives de la FPO au niveau provincial, national et international.
- Évaluer et définir les exigences budgétaires et financières, et élaborer des mécanismes de contrôle des dépenses.
- Élaborer et appliquer des critères d'évaluation du rendement, et évaluer les résultats du projet.

Prise de décisions / responsabilité :

Prise de décision/Responsabilités :

- Les responsabilités incluent l'élaboration et l'administration du programme, ainsi que la planification, l'évaluation, la gestion et la coordination d'importants projets et initiatives provinciaux annuels et pluriannuels et intergouvernementaux, consistant notamment à gérer et à coordonner les politiques, les plans de coordination de projets, les stratégies et les activités visant à appuyer et à promouvoir le mandat de la FPO, sa vision et ses objectifs de même que le mandat de la ministre déléguée aux Affaires francophones.
- Au plan décisionnel, il s'agit d'établir les budgets, de prendre des décisions et de formuler des recommandations ayant un impact sur le leadership des Affaires francophones de l'Ontario, ainsi que d'assumer le rôle principal dans la planification, la gestion et la coordination de manifestations et de projets à grande échelle susceptibles d'avoir des répercussions sociales, économiques et culturelles sur la province.
- Le ou la titulaire du poste aura toute latitude pour planifier, gérer et coordonner d'importants projets et initiatives à l'échelle de la province; recommander des politiques et des partenariats stratégiques avec d'autres ordres de gouvernement et organismes intéressés; recommander des changements ou des améliorations aux plans de projets établis par les partenaires; conseiller la sous-ministre adjointe et l'équipe de direction au sujet des approches à adopter en matière de politiques et de programmes pour les initiatives conjointes du gouvernement de l'Ontario et avec d'autres instances.
- Les décisions relevant des politiques, des directives, des procédures et des lignes directrices de l'Office des affaires francophones et du ministère, et de la législation pertinente, seront prises par le ou la titulaire du poste sous l'autorité de la sous-ministre adjointe.

Interactions / parties intéressées :

- Le directeur des communications stratégiques et des projets spéciaux, la sous-ministre adjointe, l'équipe de direction, le sous-ministre et à l'occasion la ministre, afin de les renseigner et de les conseiller au sujet des orientations stratégiques et des priorités.
- Le personnel de direction d'autres ministères et organismes pour renforcer le soutien/les partenariats et fournir des conseils.
- Un large éventail d'organismes communautaires, la Fiducie du patrimoine ontarien, TFO, Tourisme Ontario, les organismes touristiques régionaux et les parties prenantes pour promouvoir des initiatives en Ontario et à l'extérieur de la province.
- Les administrations municipales, le gouvernement fédéral, le gouvernement du Québec, d'autres gouvernements provinciaux et territoriaux, le gouvernement français et d'autres pays membres de l'Organisation internationale de la Francophonie pour tisser des liens avec les parties prenantes et assurer leur participation.
- Collaborer avec la Direction des politiques à la planification des politiques, des programmes et des initiatives de sensibilisation.
- Participer aux groupes de travail interministériels d'autres ministères et d'organismes et de représentants d'autres ordres du gouvernement ainsi que des organismes communautaires.

Orientation / supervision :

Orientation/Supervision.
- Mettre son savoir-faire à contribution, et fournir des conseils et de l'aide au sujet des stratégies de coordination des projets stratégiques, des plans de communication, des initiatives de sensibilisation et des partenariats recommandés à la sous-ministre adjointe et à l'équipe de direction, à la direction d'autres ministères/d'organismes centraux, et au personnel du sous-ministre/de la ministre.
- Guider, conseiller et diriger les membres de l'équipe responsable du projet, en répartissant les tâches, supervisant et vérifiant leur travail, afin d'assurer la qualité des résultats et le respect du calendrier du projet.

Exigences / contraintes :

Exigences du poste :

- Exigences et priorités professionnelles souvent conflictuelles en raison de la multiplicité des sous-projets et des parties prenantes.
- Contraintes de temps nécessitant l'établissement des priorités entre des exigences professionnelles conflictuelles et le respect de délais incompressibles.
- Nécessité de devoir souvent répondre à des demandes spontanées émanant du directeur et de l'équipe de direction.

Capacités mentales / sensorielles :

- Très grande capacité d'écoute et de lecture attentive (p. ex. pour comprendre et évaluer l'incidence des stratégies recommandées et des documents préparés).

Conditions / Environnement :

Les locaux de travail sont de type bureau.