Description du poste

Objectifs du poste :

Enquêter (en français, en anglais ou dans les deux langues) sur les renvois de successions provenant d'avocats, de services de police, de services sociaux, de salons funéraires, d'hôpitaux et du grand public. Assurer la gestion financière et parajuridique globale de fiducies de succession dont la complexité varie.

Tâches et responsabilités :

Sous la supervision générale de la ou du chef d'équipe, administration des successions et sociétés, fournir des services efficaces de gestion financière des successions et jouer un rôle de premier plan dans une équipe multidisciplinaire en accomplissant les tâches suivantes :
Répertorier et réaliser les avoirs et déterminer les obligations, y compris en garantissant l'ensemble des actifs de la masse successorale; décider s'il y a lieu d'abandonner des biens personnels lorsqu'il n'y a pas de gain net pour la succession; et autoriser le partage de la succession pour des dépenses comme :
- les frais funéraires;
- l'achat d'un monument commémoratif ou d'une stèle funéraire;
- les dépenses générales;
- la réfection et les rénovations visant l'entretien des biens immeubles;
- les honoraires de généalogistes et frais d'enquête sur la succession;
- le rachat des REER, des fonds de revenu de retraite et d'autres fonds issus d'un plan d'investissement afin de servir l'intérêt financier de la succession;
- les soldes débiteurs en raison de dépenses ou autres, avant la réception des fonds de la succession, en fonction des limites permises par la délégation de pouvoirs du Bureau du tuteur et curateur public (BTCP).
Déterminer si la succession respecte les critères de la Loi sur l'administration des successions par la Couronne et si les biens sont suffisants pour en garantir l'administration conforme aux politiques du BTCP.
Approuver ou recommander la vente des biens personnels de la succession; transférer les réclamations complexes, la vente de biens immeubles et la preuve de qualité d'hériter à un procureur.
Veiller à ce que l'autorisation légale du Tuteur et curateur public soit en vigueur en tout temps; lors de la gestion des successions, déceler des problèmes juridiques de natures très variées, comme l'exploitation financière ou frauduleuse de la succession (p. ex. aviser un avocat ou l'escouade policière antifraude); témoigner à titre de témoin expert devant le tribunal dans le cadre des affaires portées en justice et lors des enquêtes et des interrogatoires préalables; fournir des rapports bien documentés à l'avocat plaidant concernant les engagements pris lors des interrogatoires préalables; participer à l'établissement des coûts et de la viabilité de l'affaire portée en justice.
Préparer des propositions et recommandations bien documentées sur divers sujets à l'intention de la ou du chef d'équipe, administration des successions et sociétés, ainsi que les réponses, les affidavits et les rapports demandés par l'avocat plaidant, les autres organismes gouvernementaux, les députés provinciaux, l'ombudsman de la province, etc.
Expliquer les pouvoirs et fonctions du fiduciaire de la succession aux membres de la profession juridique et au grand public, et établir avec eux une relation professionnelle dans le but d'assurer la bonne gestion des successions.
Assurer un suivi continu des fiducies et de la situation financière des successions qui sont gérées activement ou partiellement; repérer et corriger toute erreur concernant les fonds en fiducie.
Répondre aux demandes de décision de façon continue dans les domaines qui relèvent du Tuteur et curateur public; consigner les étapes et la justification des prises de décision.
Entreprendre ou réaliser des enquêtes concernant l'exploitation matérielle ou la détérioration présumées des successions; analyser les rapports d'enquête et prendre les mesures nécessaires.
Remplir les formulaires nécessaires aux requêtes au tribunal visant l'obtention d'un certificat de nomination à titre de fiduciaire de la succession, avec ou sans testament, nouveau fiduciaire, etc. Signer des requêtes et des affidavits et veiller à ce que les documents soient envoyés rapidement au tribunal afin d'éviter toute perte de revenu pour la succession et d'en préserver les biens.
Obtenir des documents concernant les biens immeubles, comme des évaluations et des documents du bureau d'enregistrement immobilier.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Connaissance de la langue française orale et écrite de niveau avancé.

Connaissances :

Connaissance approfondie de diverses lois, notamment la Loi sur l'administration des successions par la Couronne, la Loi sur les successions, la Loi sur l'administration des successions et la Loi portant Réforme du droit des successions; connaissance pratique de la Loi sur le droit de la famille, de la Loi sur les procurations et de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d'autrui; et excellente connaissance des pratiques de la succession en matière de funérailles, d'inhumation, d'imposition et de disposition des actifs de la masse successorale. Connaissance approfondie de la terminologie et des enjeux juridiques et financiers. Bonne compréhension de l'appareil judiciaire et des procédures et pratiques judiciaires pour offrir des services de gestion de successions, ainsi que témoigner à titre d'expert au besoin. Solide connaissance et expérience manifeste du travail à l'ordinateur, notamment avec des bases de données en ligne, en particulier le Système de gestion des comptes en fiducie (TAMS), le Système de suivi des dossiers, le courrier électronique et des logiciels comme Highlander Estate Court System et WordPerfect 6.1.

Compétences :

Excellentes compétences dans le domaine financier et administratif afin d'administrer efficacement les successions. Compétences en évaluation; excellentes compréhension et appréciation du rôle du Bureau du tuteur et curateur public et de ses politiques et procédures; compétences d'analyse de niveau supérieur afin de déterminer et de suivre les successions en fiducie, ainsi que de résoudre les problèmes potentiels de nature juridique ou financière; compétences en gestion des conflits ainsi qu'en négociation, en médiation et en consultation afin d'interagir efficacement avec les parents, les avocats, les créanciers, etc.. Solides compétences en organisation pour respecter des délais serrés, établir des priorités et travailler sous pression.
Interactions continues avec les membres de l'équipe, les représentants des clients, les enquêteurs, les agents financiers et le personnel de soutien afin de résoudre les problèmes liés à la gestion des successions et d'échanger de l'information. Interactions régulières avec des procureurs pour discuter de questions juridiques variées. Interactions régulières avec les cadres supérieurs de services de police, du bureau du coroner, des salons funéraires, des hôpitaux, des services sociaux, des créanciers, des institutions financières et d'autres ministères, ainsi qu'avec les héritiers potentiels, leurs avocats et le grand public afin de clarifier le rôle du Tuteur et curateur public et d'obtenir, de fournir et de présenter de l'information au sujet de la gestion des successions.
Connaissance de la langue française orale et écrite de niveau avancé.

Autonomie d'action :

Bonnes connaissances et capacité de prendre des décisions de façon autonome afin d'accomplir les tâches suivantes :
Déterminer si la succession respecte les critères de la Loi sur l'administration des successions par la Couronne; déterminer si la succession comporte suffisamment d'actifs pour garantir son administration par le Tuteur et curateur public; repérer les cas d'exploitation de la succession et décider si ces cas doivent être renvoyés à un avocat; déterminer s'il faut conserver les actifs de la masse successorale ou s'en départir et de quelle manière; transférer les autres affaires potentiellement litigieuses à un avocat; analyser et régler les demandes dans le respect des limites établies dans la note de service sur la délégation des pouvoirs du BTCP.
Assurer la qualité et l'adéquation de l'administration et de la gestion des successions et la formulation d'avis justes sur le plan technique. Témoigner au tribunal et lors d'autres types d'audiences. Assurer directement, en temps opportun, le suivi et les enquêtes nécessaires au sujet des successions ainsi que fournir de l'information et des recommandations adéquates à la ou au chef d'équipe, administration des successions et sociétés. Fournir des avis opportuns et justes au Tuteur et curateur public, aux cadres supérieurs et à ses collègues, y compris à l'avocat du ministère du Procureur général de l'Ontario et des autres ministères.
Une mauvaise gestion des successions ou une enquête inadéquate sur les renvois pourraient entraîner des pertes financières pour les successions et le Bureau du tuteur et curateur public, des critiques du public à l'endroit du Ministère, une perte de confiance et d'éventuelles actions en justice à l'encontre du Tuteur et curateur public.