Description du poste

Objectifs du poste :

Exécuter efficacement des tâches de bureau et de soutien au service à la clientèle pour l'Unité des décisions sur l'admissibilité des personnes handicapées. Fournir des services en français et en anglais.

Tâches et responsabilités :

Rendre des services de bureau en effectuant les tâches suivantes :

- Assurer la liaison avec les bureaux du POSPH et du programme Ontario au travail du ministère afin de résoudre les problèmes de renvoi du Système de gestion du modèle de prestation des services (SGMPS); traiter les demandes de prolongation, les renvois manuels, les renvois pour mettre fin aux services; ébaucher des rapports en utilisant le logiciel de traitement de texte; accéder au système de suivi de la trousse de détermination du handicap, au système de suivi du Tribunal de l'aide sociale et au SGMPS.
- Examiner l'état des demandes de renseignements concernant le processus décisionnel.
- Obtenir des renseignements sur les clients et vérifier ces données au moyen du SGMPS et en appliquant ses propres connaissances de la législation et des directives applicables.
- Participer aux procédures de réception des demandes dans le cadre du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), évaluer l'admissibilité, corriger les contradictions, compléter les documents nécessaires, mettre à jour et soutenir d'autres programmes au besoin.
- Mettre à jour les commandes d'entrée et de sortie du système de suivi de la trousse de détermination du handicap, du système de suivi du Tribunal de l'aide sociale et du SGMPS en rapprochant, vérifiant et complétant les dossiers de détermination du handicap et en produisant les lettres et étiquettes de clients. Transférer l'information entre les bureaux de l'UDAPH, du POSPH et du programme Ontario au travail par le biais du SGMPS, en veillant à la sécurité des données du terminal et des données de sauvegarde.
- Discuter et communiquer avec le personnel de l'UDAPH et d'autres personnels du ministère (POSPH et Ontario au travail) afin de répondre aux demandes concernant le SGMPS.
- Cerner et signaler les améliorations à la gestion concernant la technologie du SGMPS.
- Exécuter les autres tâches attribuées.
- Expliquer au besoin les tâches et les processus à d'autres membres du personnel.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

- Maîtrise de la langue française, à l'oral au niveau avancé.

Connaissances :

Le ou la titulaire du poste doit posséder des connaissances approfondies du processus de prise de décisions relatives au handicap et de bonnes connaissances de la législation connexe, comme la Loi sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées et la Loi sur le programme Ontario au travail, afin d'être en mesure de répondre aux questions d'ordre général et d'acheminer les appels vers les personnes compétentes. Le ou la titulaire du poste doit connaître les procédures de bureau, les directives et les pratiques de travail du ministère, de l'UDAPH, du POSPH et du programme Ontario au travail. Il ou elle doit être au courant des systèmes informatiques du ministère et des programmes internes, comme le système de suivi de la trousse de détermination du handicap, le système de suivi du Tribunal de l'aide sociale et le SGMPS, afin de pouvoir fournir des services de soutien administratif, comme compiler l'information, accéder aux dossiers des clients et produire des rapports. Le ou la titulaire du poste doit être capable d'utiliser les programmes de traitement de texte et les logiciels de bureau, comme MS Word et MS Access, afin de produire de la correspondance de routine et des rapports. Des connaissances de base d'Excel sont exigées.

Compétences :

De base : Le ou la titulaire du poste doit posséder d'excellentes aptitudes à la communication orale et à l'entregent, alliées à un sens du tact et de la diplomatie, afin de pouvoir traiter efficacement les demandes de renseignements. Le ou la titulaire du poste doit faire preuve de compétences analytiques pour déterminer l'information pertinente et fournir les renseignements nécessaires sur les clients, ainsi que pour maintenir et produire les rapports demandés. Des aptitudes à la rédaction et des connaissances grammaticales sont exigées pour pouvoir vérifier l'exactitude rédactionnelle des documents. Un bon sens de l'organisation est exigé afin de tenir à jour des dossiers statistiques et d'exécuter efficacement ses responsabilités. Le ou la titulaire du poste doit posséder des connaissances de base du matériel de bureau, comme les télécopieurs et les photocopieurs.

Techniques : Aptitudes démontrées à la dactylographie en utilisant un logiciel de traitement de texte dans un environnement Windows.

En comptabilité : Le ou la titulaire du poste est responsable de la prestation de services de qualité, exacts et conformes aux délais impartis. Des erreurs dans l'établissement des priorités de travail pourraient conduire au non-respect des délais impartis. Le ou la titulaire du poste a la responsabilité de fournir des services rapides, exacts et courtois pour l'unité. Le ou la titulaire du poste a la responsabilité de tenir des dossiers exacts pour les clients qui ont fait l'objet d'une décision. Des erreurs pourraient conduire à la diffusion de renseignements inexacts ou incorrects aux arbitres, clients, organismes et membres du public. Ces erreurs pourraient à leur tour conduire à des décisions incorrectes et à de mauvaises relations entre le public et l'unité, la division ou le ministère.

Autonomie d'action :

Le ou la titulaire du poste doit démontrer un sens du jugement afin de pouvoir établir ses priorités de travail dans le respect des délais et avec un minimum de supervision. Le poste exige des connaissances acquises des opérations et des programmes afin de décider où et quand transférer les appels téléphoniques aux fins de renseignements ou de règlement des problèmes internes. Le ou la titulaire du poste doit résoudre tous les problèmes courants liés au travail et ne renvoyer que les problèmes complexes ou inhabituels au superviseur ou au conseiller ou à la conseillère du service à la clientèle.