Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services de soutien administratifs et des services de bureau en anglais et en français à l'oral et à lécrit à un niveau avancé à l'Unité de lefficacité des programmes, de la statistique et de la recherche appliquée.

Tâches et responsabilités :

• Fixer les réunions pour le chef de service, EPSRA, et mettre à jour son calendrier. S'occuper des arrangements de voyage du chef de service et du personnel, selon le besoin.

• Faire les arrangements adéquats pour les réunions, conférences, etc., et passer des commandes aux services d'alimentation et s'occuper de l'hébergement au besoin.

• Rédiger ou éditer et dactylographier selon les normes de la fonction publique une variété de lettres,

rapports, formules, procès-verbaux, etc. à partir d'une ébauche ou de directives orales en se servant d'un ordinateur personnel et faire de la lecture dépreuves et apporter des corrections. Composer la correspondance de routine en utilisant un ordinateur personnel. Transcrire et/ou interpréter d'après des rapports écrits et dactylographier une variété de documents.

• Distribuer et surveiller le courrier d'arrivée. Préparer le courrier de sortie. Télécopier et photocopier une variété de documents ordinaires et confidentiels.

• Mettre à jour le système de repérage des tâches pour localiser les affectations et mettre le chef de service au courant du statut.

• S'assurer du respect des échéances des demandes de renseignements, faire le suivi au besoin en faisant preuve de jugement pour déterminer le moment auquel une mesure supplémentaire est nécessaire.

• Recevoir les appels téléphoniques. Répondre aux demandes de renseignements généraux et diriger les personnes au besoin.

• Aider dans le processus financier en traitant et codant les factures, en préparant des budgets mensuels, en rapprochant les états financiers mensuels et en préparant des journaux.

• Acheter les fournitures de bureau.

• Assurer la suppléance, y compris la suppléance téléphonique, des autres membres du personnel de soutien de la Direction du soutien opérationnel et administratif/Direction des initiatives stratégiques et opérationnelles.

• Coordonner la présence.

• Assurer le soutien administratif aux projets de l'unité, par exemple la conférence semestrielle de l'EPSRA.

• Capacité de travailler de façon autonome; avoir le sens de l'initiative et de la motivation.

• Capacité de prévoir les difficultés dans les priorités et de régler les problèmes.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Connaissance du français oral et écrit au niveau avancé.

Connaissances :

Le poste exige la connaissance des procédures et lignes directrices administratives et de bureau pour fournir un soutien à l'unité de l'EPSRA en assumant des fonctions comme la rédaction de la correspondance, la modification et la création de gabarits et de chiffriers électroniques en utilisant un ordinateur personnel et en les distribuant au besoin. Le poste exige aussi la connaissance des politiques et procédures du ministère en matière d'achat pour commander les fournitures générales de bureau et rapprocher les états de la carte d'achat P-card. Le poste exige la connaissance de la structure, des politiques et procédures du ministère, notamment la fonction et les objectifs de l'EPSRA. Excellentes aptitudes à l'organisation. Très bonnes aptitudes à la dactylographie conformément aux normes de la fonction publique de lOntario. Bonne connaissance de lordinateur personnel, notamment les programmes du logiciel Microsoft Office (comme Outlook, Internet, Word, Excel). Le poste exige la connaissance des politiques et procédures financières pour préparer les rapports détape mensuels du budget, les journaux, la codification et le traitement des factures. Le poste exige la connaissance des fonctions arithmétiques de base, comme lutilisation des fractions, laddition, la soustraction, la multiplication et lapplication des formules de base pour aider dans les processus financiers. Le poste exige la connaissance du fonctionnement de léquipement de bureau comme les photocopieurs, les télécopieurs, les imprimantes et les scanneurs. Le poste exige la connaissance des bonnes techniques de classement. Capacité de travailler avec une supervision minimale. Connaissance des systèmes de classement électronique; organiser des rapports, des journaux pour appuyer le travail des analystes dans lEPSRA

Compétences :

Le poste exige du jugement, du tact, de la diplomatie et des aptitudes au raisonnement pour déterminer quelle information pourra être fournie aux demandes de renseignements et établir la priorité des questions en assumant différentes tâches aux échéances contradictoires. Le poste exige des aptitudes à lorganisation, à létablissement des priorités, à la solution des problèmes pour assurer les arrangements adéquats concernant les réunions et les voyages du personnel. Le poste exige des aptitudes à la communication écrite pour composer et modifier la correspondance, des procès-verbaux et des rapports. Le poste exige des aptitudes à la communication orale et écrite pour recueillir et transmettre linformation en réponse aux appels téléphoniques et demandes de renseignements. Le poste exige des aptitudes au raisonnement et la solution de problèmes pour établir et mettre à jour les détails du calendrier du chef de service, pour résoudre les priorités et les réunions conflictuelles. Capacité de compléter des calculs mathématiques, y compris lutilisation de fractions, des fractions décimales, des pourcentages ou des formules de base pour compléter ou balancer les chiffriers ou préparer des rapports financiers mensuels. Capacité de dactylographier selon les normes de la fonction publique de lOntario. Aptitudes au français oral au niveau avancé.

Autonomie d'action :

Le poste exige de travailler conformément aux politiques, procédures et lignes directrices administratives pertinents du ministère ainsi quavec les procédures de bureau internes établies. Le poste exige de répondre aux demandes de renseignements routinières et de régler les problèmes de travail routiniers en cherchant des conseils au besoin et en renvoyant les questions inhabituelles qui ne sont pas couvertes par les procédures et lignes directrices établies au superviseur. L'employé(e) assume une variété de tâches et responsabilités attribuées et est responsable de coordonner le travail, de gérer le temps et de respecter les échéances établies.