Description du poste

Objectifs du poste :

Au sein du tribunal de dernier ressort de la province, la Cour d'appel de l'Ontario, fournir différents services de gestion des causes et d'administration juridique, en veillant au traitement complet et rigoureux de tous les dossiers d'appel, de la réception au règlement définitif. Agir au nom du tribunal en assurant la liaison entre toutes les participantes et tous les participants du système judiciaire, et notamment en appuyant directement la magistrature, afin de voir au traitement efficace et en temps voulu des appels en droit pénal et civil et des motions présentées à l'oral devant le tribunal ou par écrit, y compris ceux interjetés par les personnes détenues dans des établissements correctionnels partout au Canada.

Tâches et responsabilités :

La ou le titulaire du poste épaule la Division des services aux tribunaux dans la prestation de services modernes et professionnels aux tribunaux, pour que ceux-ci puissent à leur tour offrir au public et aux participantes et participants du système judiciaire des services accessibles, équitables, rapides et efficaces, et qui valorisent la diversité, le respect et le professionnalisme en milieu de travail, conformément aux valeurs et à l'objectif d'excellence du service de la fonction publique de l'Ontario.
L'agente ou l'agent de gestion des dossiers d'appel des détenus occupe un poste de première ligne à la Cour d'appel de l'Ontario (COA). Par conséquent, elle ou il doit faire preuve de professionnalisme et de respect à l'égard des clientes et clients, de ses collègues et des participantes et participants du système judiciaire dans le cadre de ses fonctions, à l'intérieur comme à l'extérieur de la salle d'audience.
La COA traite environ 1 300 appels en droit pénal et 1 300 appels en droit civil par année, sans compter les nombreuses motions d'intervenants et demandes d'autorisation d'interjeter appel. C'est dans cet environnement au rythme soutenu, et avec très peu d'encadrement, que la ou le titulaire assume les responsabilités suivantes.
1. Gestion des appels et des motions, de la réception au règlement définitif
• Évaluer, traiter et accepter ou rejeter les avis d'appel, les avis de motion et les autres documents soumis dans le cadre d'affaires pénales ou civiles conformément à la Loi sur les tribunaux judiciaires, aux Règles de procédure civile, au Code criminel du Canada, aux Règles de procédure de la Cour d'appel en matière criminelle, à la Loi sur la faillite et l'insolvabilité, à la Loi sur les infractions provinciales, à la Loi sur le droit de la famille, aux Règles en matière de droit de la famille, à la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA), à la Loi sur les services à l'enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF), à la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies, à la Loi sur l'extradition, aux directives de pratique concernant les appels en matière criminelle et en matière civile et aux autres lois et instruments législatifs applicables; assurer l'exactitude et l'exhaustivité des documents déposés.
La ou le titulaire du poste épaule la Division des services aux tribunaux dans la prestation de services modernes et professionnels aux tribunaux, pour que ceux-ci puissent à leur tour offrir au public et aux participantes et participants du système judiciaire des services accessibles, équitables, rapides et efficaces, et qui valorisent la diversité, le respect et le professionnalisme en milieu de travail, conformément aux valeurs et à l'objectif d'excellence du service de la fonction publique de l'Ontario.
L'agente ou l'agent de gestion des dossiers d'appel des détenus occupe un poste de première ligne à la Cour d'appel de l'Ontario (COA). Par conséquent, elle ou il doit faire preuve de professionnalisme et de respect à l'égard des clientes et clients, de ses collègues et des participantes et participants du système judiciaire dans le cadre de ses fonctions, à l'intérieur comme à l'extérieur de la salle d'audience.
La COA traite environ 1 300 appels en droit pénal et 1 300 appels en droit civil par année, sans compter les nombreuses motions d'intervenants et demandes d'autorisation d'interjeter appel. C'est dans cet environnement au rythme soutenu, et avec très peu d'encadrement, que la ou le titulaire assume les responsabilités suivantes.
1. Gestion des appels et des motions, de la réception au règlement définitif
• Évaluer, traiter et accepter ou rejeter les avis d'appel, les avis de motion et les autres documents soumis dans le cadre d'affaires pénales ou civiles conformément à la Loi sur les tribunaux judiciaires, aux Règles de procédure civile, au Code criminel du Canada, aux Règles de procédure de la Cour d'appel en matière criminelle, à la Loi sur la faillite et l'insolvabilité, à la Loi sur les infractions provinciales, à la Loi sur le droit de la famille, aux Règles en matière de droit de la famille, à la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA), à la Loi sur les services à l'enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF), à la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies, à la Loi sur l'extradition, aux directives de pratique concernant les appels en matière criminelle et en matière civile et aux autres lois et instruments législatifs applicables; assurer l'exactitude et l'exhaustivité des documents déposés.
• Analyser des dossiers complexes, repérer immédiatement ceux qui sont particulièrement graves, délicats ou notoires, et les porter à l'attention de la personne au poste de greffier, de greffier adjoint ou d'avocat principal; rédiger, en faisant preuve de jugement et d'initiative, divers documents de correspondance (résumés de dossiers complexes, mémoires, lettres concernant le rejet d'un document en raison d'incohérences ou de manquement aux Règles, etc.); classer par ordre de priorité les affaires familiales et les appels de détenues et détenus devant être présentés à la COA, comme les appels relatifs à la garde d'un enfant, les allégations d'assistance inadéquate d'une avocate ou d'un avocat, les demandes de mise en liberté provisoire par voie judiciaire (cautionnement), les demandes de désignation d'une avocate ou d'un avocat aux termes de l'article 684 du Code et les demandes de désignation d'une intervenante ou d'un intervenant désintéressé.
• Agir au nom de la COA et entretenir de bonnes relations de travail avec les avocates et avocats en droit pénal et civil, les procureures et procureurs de la Couronne fédéraux et provinciaux, les bureaux de directrices et directeurs régionaux de Pro Bono Ontario et d'Aide juridique Ontario, les établissements correctionnels, les centres de soins en santé mentale et les tribunaux de première instance de la province, afin de pouvoir échanger des renseignements et ainsi assurer la gestion adéquate, rapide et efficace des causes présentées à la Cour.
• Utiliser la base de données informatisée de la COA, le Court Office System (COS) ou toute autre base de données qui le remplace, pour bien gérer la charge de travail et assurer la consignation et la mise à jour adéquate des activités relatives aux appels et aux motions; noter les dates limites et en assurer le suivi, en veillant au respect des délais prescrits et au traitement des appels et des motions en temps voulu, sans retard injustifié.
• Planifier la présence aux audiences des parties et de leurs avocates et avocats par la mise au rôle des motions présentées devant un seul juge, des demandes d'autorisation d'interjeter appel présentées en vertu de la Loi sur les infractions provinciales, des règlements de différends et des motions présentées à la greffière ou au greffier conformément aux politiques, procédures et processus législatifs qui s'appliquent.
• Veiller à ce que les avis d'audience soient envoyés à toutes les parties, avec la date, l'heure et le lieu de l'audience, dans les délais prévus par la loi et conformément aux directives non réglementaires comprises dans les Règles ou les directives de pratique; veiller à ce que les avis concernant l'intention de la COA de rejeter une action pour cause de retard en vertu des Règles ne soient envoyés qu'après une évaluation approfondie du dossier et la confirmation de ses lacunes.
• Rédiger pour la COA les ordonnances définitives en droit pénal d'après les décisions de la magistrature, manuscrites ou dactylographiées, ce qui comprend les mettre en page et y intégrer l'information du tribunal d'origine.
• Publier les décisions, y compris les jugements en délibéré concernant les motions présentées à un seul juge, les décisions au sujet des demandes d'autorisation d'interjeter appel et l'inscription des appels de détenues ou détenus ou des cahiers d'appel en communiquant avec les avocates et avocats et les parties au litige non représentées; mettre à jour les données partagées qui pourraient avoir un effet sur la date d'audience d'un appel; mettre à jour les données partagées pouvant influer sur la date d'audition d'un appel en inscrivant les dates limites pour le dépôt de documents judiciaires, en ajoutant des parties à une action ou en consignant toute autre directive concernant le déroulement d'un appel, et en communiquant l'information à toutes les participantes et tous les participants du système judiciaire concernés.
2. Service à la clientèle de partout dans la province
• Obtenir des renseignements pertinents de la part des participantes et participants du système judiciaire au téléphone, par courriel et en personne, en faisant appel à diverses compétences en communication, notamment à des stratégies efficaces et constructives auprès des personnes en détresse émotionnelle, ou aux prises avec des problèmes de santé mentale, d'accessibilité ou autres.
• Répondre à l'oral ou par écrit aux questions des juristes, des médias, du public et d'autres participantes et participants du système judiciaire sur le statut des appels et des motions, avec tact et jugement lorsque des renseignements confidentiels sont en jeu.
• Effectuer des tâches de gestion en lien avec le dépôt de documents papier ou électroniques, y compris faciliter l'accès aux documents des archives judiciaires, conformément à la politique de la Division des services aux tribunaux concernant l'accès public aux documents, aux pièces à conviction et aux dossiers du greffe; protéger la confidentialité des dossiers de réhabilitation, des dossiers scellés (affaires relatives à la LSJPA ou à la LSEJF, entre autres) et des dossiers frappés d'une interdiction de publication.
3. Fonctions de signataire autorisé de la greffière ou du greffier pour la délivrance des ordonnances définitives en droit pénal et civil, des assignations à comparaître, des certificats de sursis et des certificats de non-dépôt
• Vérifier les ordonnances rédigées par la COA (droit pénal) et les ordonnances proposées au tribunal par les parties (droit civil), dans leur forme et leur contenu, pour s'assurer qu'elles sont conformes à la loi, aux décisions du tribunal ainsi qu'aux règles et directives applicables.
• Signer, publier et consigner ces documents et noter leur publication comme il se doit dans le COS ou toute base de données qui le remplace.
4. Fonctions de greffier de la cour avant, pendant et après l'audience
• Dresser la liste des avocates et avocats pour chaque motion ou appel prévu au rôle d'audience du jour; vérifier l'existence d'ordonnances de cautionnement antérieures, confirmer la remise en détention de la partie auprès de l'établissement correctionnel et préparer les mémoires correspondants pour la présidence du comité judiciaire; veiller à ce que tous les documents judiciaires nécessaires à l'audience orale se trouvent dans la salle d'audience en consultant le COS ou la base de données qui le remplace.
• Faciliter l'accès à la justice en installant et en exploitant diverses technologies judiciaires et en réglant les problèmes techniques connexes, et en assurant la disponibilité dans la salle d'audience ainsi que le bon fonctionnement de l'équipement demandé par les participantes et participants du système judiciaire (appareils de vidéoconférence ou de comparution à distance, afficheurs de pièces à conviction, aide de suppléance à l'audition et autres aides à l'accessibilité).
• Ouvrir, ajourner et lever les séances, à la demande de la magistrature; produire le procès-verbal électronique de chaque motion ou appel et veiller à ce que les avocates et avocats présents y soient tous notés, et à ce que la décision définitive relative à chaque motion ou appel soit inscrite dans le COS ou la base de données qui le remplace; faire prêter serment au besoin; voir au maintien du décorum du tribunal et au respect des exigences en matière de sécurité.
• Envoyer, après les audiences, des avis relatifs aux décisions rendues sur les affaires entendues cette journée-là ainsi qu'à toute question reportée ou tout ajournement; préparer les ordonnances de cautionnement ou les ordonnances définitives urgentes portant libération immédiate de la personne détenue à la fin de la séance; préparer les autres ordonnances définitives pour les affaires criminelles ou relatives à la Loi sur les infractions provinciales pour qu'elles soient distribuées aux établissements correctionnels, aux ministères, aux procureures et procureurs de la Couronne et aux avocates et avocats de la défense.
• Participer à la formation et à l'encadrement du nouveau personnel; aider la direction à concevoir et mettre à jour des manuels de formation et des guides de procédures pour la prestation des programmes.
• Remplir toute autre fonction de gestion des causes et d'administration judiciaire qui lui est assignée.

Connaissances :

La ou le titulaire du poste doit servir de point de contact local et direct entre le public et les médias, les procureures et procureurs de la Couronne et les autres avocates et avocats, et la troisième branche du gouvernement : l'appareil judiciaire. Elle ou il doit connaître le principe d'indépendance judiciaire, pierre angulaire du système judiciaire canadien, et veiller à ce que les services de soutien essentiels fournis à la magistrature garantissent leur droit à cette indépendance et respecte le protocole d'entente conclu entre le procureur général de l'Ontario et la COA.
Le poste exige aussi une connaissance de la Loi sur les tribunaux judiciaires, qui régit la juridiction du tribunal, ainsi qu'une excellente connaissance du champ de compétence, des procédures, des pratiques et des activités du tribunal, dans la mesure nécessaire pour pouvoir répondre aux questions formulées en personne, par téléphone ou par courriel par les membres du Barreau, les parties au litige non représentées, le public ou les médias.
La ou le titulaire doit très bien connaître les Règles de procédure civile, le Code criminel du Canada, les Règles de procédures de la Cour d'appel en matière criminelle, la Loi sur la faillite et l'insolvabilité, la Loi sur les infractions provinciales, la Loi sur le droit de la famille, les Règles en matière de droit de la famille, la LSJPA, la LSEJF, la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies, la Loi sur l'extradition, les directives de pratique concernant les appels en matière criminelle et en matière civile et toute autre loi ou disposition législative dont s'occupent les tribunaux inférieurs, y compris les conseils et tribunaux dont les décisions peuvent faire l'objet d'une demande d'autorisation d'interjeter appel auprès de la COA.
Le poste exige une maîtrise des techniques d'analyse nécessaires pour trouver de l'information et comprendre les objectifs, besoins, demandes et intérêts des clients; pour évaluer les situations ou les circonstances, déterminer la bonne marche à suivre et porter un regard critique sur les faits afin de relever les incohérences; pour interpréter des règles et des procédures complexes et les communiquer aux clients de façon simple et concise; et pour déchiffrer les situations et réagir avec discernement ou prendre des décisions judicieuses au nom de la COA d'après l'information recueillie.
Il nécessite une connaissance des fournisseurs de services externes, des autres programmes du gouvernement et des organismes connexes, qui servira à obtenir de l'information pour les clients et à transmettre au bon endroit leurs demandes de renseignements, d'aide et de règlement.
Il nécessite aussi une connaissance des principes et normes de service à la clientèle de la fonction publique de l'Ontario, pour pouvoir fournir en tout temps un service professionnel et adapté.
La ou le titulaire doit connaître les procédures et politiques administratives ainsi que les pratiques de gestion des dossiers et des causes pour exercer certaines fonctions de bureau : examen et réception ou rejet de documents déposés, préparation de la correspondance, suivi et respect des échéances, etc.
Le poste nécessite une connaissance des politiques et procédures gouvernementales concernant le traitement de l'encaisse, les machines de points de vente (crédit et débit) et les rapprochements quotidiens, ainsi que les autres politiques et procédures portant sur la réalisation, l'enregistrement, la communication et l'administration des transactions financières.
La ou le titulaire doit connaître les directives ministérielles relatives aux procédures, pratiques et protocoles des salles d'audience – notamment ses responsabilités en tant que préposée ou préposé à la sécurité-incendie désigné pour la salle, qui consistent à aider toutes les participantes et tous les participants du système judiciaire en cas d'urgence – et avoir les connaissances techniques nécessaires pour pouvoir utiliser une vaste gamme d'appareils et de technologies judiciaires, afin d'assurer le bon déroulement des séances et faciliter l'accès à la justice.
Enfin, le poste nécessite une connaissance des PC, de l'Internet et des systèmes de gestion des causes électroniques, de la suite Microsoft Office et d'autres applications logicielles de tiers fournisseurs, comme les produits Adobe et des applications spécialisées pour la synthèse de grandes quantités de données de multiples sources et l'extraction, la compilation et l'application de données dans les appels et motions complexes.

Compétences :

Le poste exige un tact et une perspicacité politique hors du commun, pour pouvoir mobiliser et consulter régulièrement la magistrature du tribunal de dernier ressort de la province.
Il nécessite de savoir travailler efficacement avec une vaste gamme d'intervenants, y compris les cadres et le personnel ministériels ainsi que les services et représentants de divers bureaux et organisations de partout dans la province.
La ou le titulaire du poste doit avoir de bonnes compétences en gestion des causes pour pouvoir prendre en charge et superviser un certain volume de dossiers, de même que des aptitudes de recherche, d'enquête et d'analyse pour pouvoir traiter les dossiers conformément aux règles et procédures qui s'appliquent aux appels et aux motions en droit pénal et civil.
Des compétences en planification, en organisation et en gestion du temps sont nécessaires pour : gérer un grand volume de dossiers; classer en ordre de priorité, coordonner et exercer des responsabilités parallèles dans les délais prescrits et respecter des échéances qui se resserrent ou changent inopinément, et avec peu d'encadrement; superviser le fonctionnement d'un système de gestion des causes diversifié et complexe tout en tenant compte des demandes des parties relativement aux règles et procédures de la COA.
Le poste nécessite un bon esprit d'analyse pour pouvoir interpréter et appliquer les lois, les directives de pratique, les politiques, les Règles et les procédures.
Il nécessite de savoir utiliser un ordinateur PC, la suite logicielle Microsoft Office, l'Internet et l'intranet, les systèmes de gestion des causes électroniques, les produits Adobe et les logiciels informatiques connexes.
La ou le titulaire doit faire preuve d'un bon esprit d'équipe pour favoriser la collaboration dans un milieu au rythme soutenu, et savoir jouer efficacement son rôle dans une équipe.
Elle ou il doit démontrer les compétences interpersonnelles, les aptitudes en communication orale et le haut niveau de tact et de diplomatie nécessaires pour pouvoir interagir convenablement et avec compassion avec les parties au litige non représentées, qui éprouvent souvent un grand stress, et pour pouvoir répondre avec calme et professionnalisme aux inquiétudes et plaintes sur le dépôt de documents, l'inscription au rôle ou d'autres problèmes logistiques.
Le poste nécessite de faire appel à son bon jugement pour assurer la protection de la vie privée et de la confidentialité de l'information et de la correspondance judiciaires ainsi que des renseignements sur les parties et les causes qui ne s'inscrivent pas dans les dossiers publics des tribunaux, et dont la divulgation pourrait compromettre l'administration de la justice.
Il exige d'excellentes compétences en communication écrite pour la rédaction de correspondance variée (lettres ou courriels personnalisés aux parties appelantes ou intimées ou à leurs avocates ou avocats, résumés de cas complexes pour la magistrature, etc.).
Une connaissance des techniques de présentation s'impose pour informer la direction, les membres de l'Unité des services judiciaires auxiliaires de la COA et la magistrature au sujet des causes et de leur statut, des enjeux, des tendances et des recommandations.
Il faut avoir l'esprit d'initiative nécessaire pour pouvoir résoudre les problèmes liés aux procédures de gestion des causes et repérer les cas complexes ou potentiellement graves qui doivent être triés adéquatement.
La ou le titulaire doit être apte à apprendre de nouvelles procédures et règles, à se familiariser avec les nouvelles lois et nouveaux règlements, et à apprendre les nouveaux processus de gestion des causes de la COA, lorsque des changements surviennent.

Autonomie d'action :

Le travail s'effectue sous la direction de la greffière ou du greffier, ou des greffières adjointes ou greffiers adjoints et du Cabinet du juge en chef de l'Ontario; il nécessite de prendre des décisions, dans un contexte où les options sont vastes, pour atteindre les objectifs fixés.
La ou le titulaire du poste doit faire preuve de beaucoup d'autonomie et d'initiative pour s'adapter au rythme soutenu d'un milieu exigeant, en évaluant bien ses priorités et en supervisant les systèmes et services de gestion des causes pour la COA. On s'attend de cette personne qu'elle solutionne tous les problèmes dans le contexte de son travail et qu'elle sache interpréter et évaluer l'intention des politiques et des directives de pratique en vigueur lorsqu'elle fournit des renseignements à l'oral ou par écrit aux participantes et participants du système judiciaire. Son travail s'effectue dans le cadre des lois, règles et directives judiciaires; toutefois, elle doit aussi concevoir des procédures adéquates pour l'administration des tribunaux afin d'assurer la bonne gestion des appels et des motions.
Il faut avoir du jugement pour superviser un grand volume de dossiers dans un contexte de priorités changeantes et d'échéances serrées, repérer les questions litigieuses et formuler des recommandations éclairées aux greffières et greffiers et aux greffières adjointes et greffiers adjoints. La ou le titulaire est appelé à remplir ses responsabilités avec une supervision minime et sans assistance technique. Elle ou il doit aussi faire appel à son jugement pour évaluer les tendances, pour résoudre des problèmes techniques ou administratifs complexes, à l'intérieur comme à l'extérieur de la salle d'audience, ainsi que pour enquêter et formuler des recommandations sur les moyens d'améliorer les processus ou la mise au rôle. Il en est de même pour la préparation de rapports, de correspondance et de notes de service auxquels doivent être intégrées des références aux lois, aux règles du droit pénal ou civil, aux directives de pratique de la COA et aux précédents jurisprudentiels. Le discernement et la prudence sont nécessaires pour la prise de décisions dans les cas où les précédents et les directives ne s'appliquent pas directement. La ou le titulaire doit faire appel à son bon sens pour assurer l'exactitude et l'intégrité des données judiciaires traitées et prévenir la divulgation non autorisée de renseignements confidentiels.
Elle ou il doit donner des réponses fiables et faisant autorité aux questions du personnel d'autres palais de justice, des membres du Barreau, des parties au litige non représentées et des établissements correctionnels concernant toute situation inhabituelle survenant dans le processus de gestion des appels et des motions; cette information doit découler d'une compréhension exacte de la jurisprudence de la Cour et des règles qui s'appliquent spécifiquement au litige.
Le poste nécessite de savoir déceler les menaces potentielles à la sécurité des juges dans la salle d'audience et de prendre les dispositions nécessaires auprès des agents concernés pour y assurer l'ordre.
Toute erreur dans la gestion des causes et la mise au rôle pourrait ternir la réputation de la COA, du ministère et, en général, du système de justice de l'Ontario; elle pourrait rendre invalides les actions menées ou les décisions rendues, pour cause d'erreur judiciaire. Les erreurs de jugement peuvent entraîner la sous-utilisation de ressources spécialisées et coûteuses (comme les heures de travail des juges et les salles d'audience), mener à une mauvaise utilisation des heures de travail des avocats (et donc à une hausse des dépens), retarder l'accès à la justice, causer des préjudices aux personnes concernées par le litige et prolonger inutilement le temps d'emprisonnement de la partie accusée en attendant la décision définitive de la COA.