Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services de tenue de livres et de préparation de rapports financiers pour l'établissement, des services de supervision administrative et technique au personnel subalterne et veiller au contrôle et à la sécurité des biens de l'établissement.

Tâches et responsabilités :

Dans une prison à sécurité maximale comptant environ 187 contrevenants et 98 membres du personnel, fournir des services de tenue de livres et de préparation de rapports financiers pour l'établissement, veiller au contrôle et à la sécurité des biens de l'établissement et fournir des services de supervision administrative et technique au personnel subalterne en assumant en outre les responsabilités suivantes :

1. Administrer le budget général, dont les prévisions des exigences budgétaires, l'analyse des dépenses courantes et la préparation des rapports sur la situation budgétaire, fournir des conseils financiers au chef d'établissement et au personnel de gestion concernant les politiques et pratiques financières sur l'approvisionnement en fournitures et en équipement, les contrats de services et les dépenses en heures supplémentaires et veiller à la conformité et au respect des normes du gouvernement.
2. Fournir des conseils au chef d'établissement concernant la disponibilité des ressources financières et matérielles et les répercussions des contraintes budgétaires et des modifications des programmes.
3. Superviser et gérer le personnel, les registres de la paie et les avantages sociaux, le fonctionnement et les inventaires des magasins, la comptabilité générale, les services des achats et les autres fonctions des services liés au bureau, incluant la sélection, la formation, la surveillance, l'évaluation et la discipline du personnel.
4. Contrôler divers programmes financiers, dont les comptes en fiducie des contrevenants, les primes d'encouragement, les programmes de cantine, la perception des amendes, les comptes de petite caisse, le compte central, le compte des revenus, les recouvrements du tribunal de la famille et l'approbation de toutes les factures ainsi que la tenue des comptes bancaires de l'établissement.
5. Assurer la liaison avec les chefs des services afin de veiller à la gestion efficace des installations et du matériel, au contrôle des actifs fixes et des stocks et au contrôle du coût des services alimentaires, d'informer le personnel de gestion des irrégularités, des ruptures de stock ou de la surutilisation des ressources et de recommander des mesures correctrices.
6. Contribuer à la formulation, à l'administration et à la mise en oeuvre des politiques et des processus de l'établissement en faisant partie de divers comités de l'établissement, y compris le Comité de la haute direction.

Connaissances :

Le ou la titulaire du poste doit avoir une bonne connaissance de la gestion opérationnelle et des processus et pratiques du gouvernement de l'Ontario afin d'assumer les responsabilités suivantes : évaluer les besoins financiers de l'établissement et y satisfaire efficacement; appliquer des pratiques financières judicieuses en fonction des contraintes budgétaires; planifier efficacement et superviser des services de soutien comme la gestion du personnel, des achats et le contrôle de l'inventaire; administrer les comptes en fiducie des contrevenants. De telles connaissances s'acquièrent habituellement par des études en administration des affaires et en comptabilité et plusieurs années d'expérience dans des postes à niveau croissant de responsabilité. Le titulaire doit également avoir une connaissance approfondie des diverses dispositions législatives pertinentes dont la Loi sur le ministère des Services correctionnels, le Code criminel, la Loi sur la santé et la sécurité au travail, les règlements du ministère, les directives et les manuels des ressources humaines ainsi que les conventions collectives. Il doit avoir la capacité d'interpréter les données informatiques saisies et extraites. Ses aptitudes pour la gestion et l'administration doivent comprendre la capacité de superviser le personnel et de prendre des décisions bien fondées dans des situations urgentes et stressantes. Il doit aussi pouvoir communiquer oralement et par écrit notamment avec tous les niveaux de personnel, les cadres du ministère et du gouvernement.

Discernement :

Le ou la titulaire du poste travaille sous la direction administrative du chef d'établissement. Il doit faire preuve de discernement lorsqu'il fournit des conseils au chef d'établissement quant à l'utilisation optimale des ressources financières, matérielles et administratives disponibles. Il doit déterminer les priorités dans la charge de travail en tenant compte des ressources humaines limitées. Il fait appel à son discernement pour la sélection, la formation, la supervision et la discipline du personnel subalterne et pour veiller au respect des processus établis. Il doit aussi faire appel à son discernement pour l'interprétation des dispositions législatives et le calcul des heures supplémentaires, l'utilisation du système LARS, les achats, etc. Le titulaire a directement accès au chef d'établissement, au personnel-cadre de l'établissement et aux spécialistes du bureau principal pour obtenir des conseils et les consulter. Il doit également faire appel à son discernement pour l'application de divers manuels comme les manuels de gestion des ressources humaines, le manuel des services financiers et administratifs et d'une variété de lois et de règlements.

Responsabilité – Programmes :

Fournir des services financiers, y compris des conseils aux cadres supérieurs, des méthodes, des processus et des mesures de contrôle ainsi que des rapports financiers pour l'établissement.

Responsabilité – Personnel :

Superviser directement les dossiers des détenus, le commis aux dossiers des jeunes contrevenants, le commis aux comptes généraux, la secrétaire-réceptionniste. Superviser indirectement un commis aux dossiers.

Responsabilité – Ressources matérielles et financières :

Coordonner, préparer et surveiller le budget de l'établissement (3 776 762 $ en 1998-1999); approuver les dépenses pour divers services et fournitures jusqu'à concurrence d'une limite de 20 000 $ et partager le pouvoir de signature des chèques avec le chef d'établissement. Le titulaire est également responsable des magasins, de l'équipement de bureau et du stock de biens mobiliers de l'établissement.

Responsabilité – Incidence des erreurs :

L'incidence des décisions est telle que le défaut de mettre en place des processus et des mesures de contrôle ainsi que fournir des rapports budgétaires appropriés pourrait entraîner des difficultés financières pour l'établissement et le ministère, avec le résultat qu'il faudrait procéder à des compressions dans les programmes de l'établissement.

Interactions à l'interne :

Le ou la titulaire du poste a des interactions régulières avec les cadres supérieurs et le personnel opérationnel de l'établissement afin d'obtenir et de fournir des renseignements et des conseils, des interprétations et des conseils portant sur les questions juridiques liées à l'administration et résoudre des problèmes courants. Il a des interactions régulières avec le personnel régional et du bureau principal. Il fait partie des comités suivants : Comité d'examen de l'assiduité au travail et comité du Programme d'aide.

Interactions à l'externe :

Le ou la titulaire du poste a des interactions fréquentes avec les services de police, les cours et les avocats afin d'échanger des renseignements sur la situation des contrevenants incarcérés; avec les fournisseurs au sujet des devis de prix, des achats, etc.; avec les candidats à des emplois pour les entrevues.