Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services d'administration, de bureau et de soutien juridique aux membres du personnel du détachement dans le cadre de leurs tâches de coordination et de gestion des services administratifs.

Tâches et responsabilités :

1. Préparer et taper les documents de procédure, notamment les assignations, les sommations, les mémoires, les mandats, les documents de dénonciation, les avis de procès, etc.; déterminer l'ordre de priorité des demandes; réviser ces documents et y apporter des modifications, au besoin; extraire des documents du système de gestion des dossiers (SGD) de Niche et du CIPC; vérifier les dates d'audience et de mise en liberté, les accusations applicables, etc. pour la préparation des mémoires et des renseignements à inclure dans la documentation; faire le suivi des documents de procédure entrants et sortants et consigner le traitement de ces documents; communiquer avec le personnel du détachement et les tiers, p. ex. la procureure ou le procureur de la Couronne et le personnel chargé des services aux tribunaux, coordonner la communication avec ces personnes et leur remettre la documentation nécessaire; mettre à jour le programme Gestion des dossiers judiciaires en conséquence.

2. Utiliser des logiciels de traitement de texte, des logiciels de présentation et des tableurs; préparer des notes de service, des lettres, des rapports, des documents juridiques, des présentations, des graphiques et des tableaux à partir de déclarations manuscrites; rédiger la correspondance et remplir les formulaires standard, p.ex. les fiches dactyloscopiques ou les lettres d'accompagnement; créer diverses bases de données.

3. Recueillir des données, rassembler la documentation et diffuser l'information selon les directives énoncées; compiler des statistiques pour le compte du détachement, p. ex. la dotation des services de police contractuels et les heures supplémentaires effectuées par ces services, le nombre d'accidents de véhicules automobiles.

4. Transcrire les déclarations sur vidéo ou cassette audio faites par les victimes, les accusés et les témoins, les entrevues numériques réalisées au moyen de logiciels WAV Player, et les CD des appels passés au 911.

5. Offrir du soutien pour certaines fonctions financières et comptables au moyen du Système intégré de gestion de l'information financière, notamment : préparer des rapports budgétaires; vérifier les comptes de dépenses pour s'assurer de leur exactitude et de l'obtention des approbations nécessaires et traiter les formulaires; gérer les fonds de la petite caisse; recevoir et traiter les paiements, p. ex. pour les contraventions émises en vertu d'un règlement municipal, les déclarations d'assurance, les vérifications de sécurité et les fausses alertes; préparer les écritures de journal relatives aux écarts dans la feuille de paie; vérifier l'exactitude des factures, y apposer un code et les envoyer à la région visée, au GQG ou à la Direction des services financiers et administratifs pour paiement; consigner et faire le suivi des dépenses et des opérations financières; effectuer le rapprochement entre les rapports et les comptes; préparer les bons de commande et traiter les relevés de cartes de crédit pour petits achats; assumer des fonctions comptables relatives aux services arrangés par l'intermédiaire du corps de police; préparer les bordereaux de dépôt et les déposer à l'institution financière du détachement; préparer l'état des résultats aux fins de l'envoi des relevés de pension; faire le suivi auprès des fournisseurs en ce qui concerne la facturation; préparer des demandes de prix à des fins d'approvisionnement.

6. Saisir et extraire des renseignements dans les bases de données des services de police, p. ex. le SGD de Niche et le Registre des délinquants sexuels; traiter les demandes de vérification de casier judiciaire; remplir et envoyer les documents applicables et communiquer avec les intéressés, p. ex. le ministère des Transports pour vérifier l'information et obtenir les renseignements pertinents, si possible; traiter et consigner chaque jour les contraventions liées à une infraction provinciale et veiller à ce que les contraventions soient envoyées au tribunal avant la date limite.

7. Utiliser l'application logicielle PowerCase du Système de gestion des cas graves lors d'enquêtes importantes, ce qui comprend l'indexation, la recherche et le classement de documents se rapportant à des enquêtes particulières.

8. Effectuer le dépôt manuel et électronique de divers documents de procédure et de la correspondance du détachement, p. ex. la liste des procès criminels, les cas inscrits au rôle pour le mois, les renseignements relatifs aux enquêtes et les comptes de dépenses; tenir à jour un système de gestion des dossiers pour les dossiers papier et informatiques au moyen du SGD de Niche et du CIPC; traiter et conserver les fiches dactyloscopiques et les photos d'identité judiciaire conformément aux lois applicables.

9. Préparer, vérifier et envoyer la feuille de paie, notamment les calculs mathématiques et les données saisies dans les systèmes électroniques concernant les heures supplémentaires, les primes de quart, la rémunération de jours fériés, l'indemnité de tenue civile et la paie de vacances; saisir les renseignements appropriés dans le Réseau d'information sur les ressources humaines (RIRH) pour consigner les retraits autorisés; préparer et modifier les horaires dans le système Daily Activity Report; vérifier mensuellement, à l'aide de divers systèmes de déclaration, les absences, notamment les congés de maladie, les maladies professionnelles couvertes par la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT), les vacances, les congés fériés et les congés compensatoires, et ce, pour toutes les agentes en uniforme, tous les agents en uniforme et tous les membres du personnel civil du lieu de travail; remplir les formulaires de la CSPAAT et traiter les demandes relatives aux services arrangés par l'intermédiaire du corps de police, en s'assurant que les permis nécessaires ont été délivrés et en information le personnel de l'affectation; remplir un certain nombre de formulaires relatifs au personnel, p. ex. le formulaire WIN Employee Action Request, les besoins essentiels en dotation.

10. Saisir, au besoin, des renseignements sur les personnes accusées en attente de leur procès, sur les personnes reconnues coupables d'une infraction criminelle et sur les policiers suspendus qui se sont présentés, ce qui comprend la consignation des documents appropriés au dossier, des vérifications dans le CIPC et l'envoi aux enquêteuses et aux enquêteurs ou à l'officière ou à l'officier de justice d'un avis d'omission de se présenter.

11. Exécuter diverses tâches administratives et de bureau, p. ex. le suivi et le repérage de l'information; agir à titre de commissaire aux affidavits et aux serments pour les affidavits et confirmer l'authenticité des données d'enquête; ouvrir et distribuer le courrier; traiter le courrier sortant; régler les détails avec les services de messagerie et autres services de livraison spéciale; envoyer les télécopies; traiter les films; faire la correction d'épreuve des documents; envoyer les courriels; effectuer les sauvegardes informatiques; commander, tenir et remettre les fournitures et le mobilier de bureau au personnel du détachement; photocopier et remettre les documents; agir à titre de responsable de l'enregistrement local dans le cadre du projet Infrastructure à clé publique; planifier les réunions; rédiger les procès-verbaux; se charger de l'entretien du matériel de bureau, p. ex. l'affranchisseuse, le télécopieur, la photocopieuse, et prendre les rendez-vous si des réparations sont nécessaires.

12. Offrir, au besoin, du soutien lors de la vérification des chambres fortes pour les biens, l'alcool et les stupéfiants; examiner l'exactitude des rapports sur les saisies de stupéfiants et envoyer, de la manière prescrite, les stupéfiants saisis à Santé Canada à des fins d'analyse; inscrire la date dans le journal, à des fins de suivi ou d'élimination.

13. Accueillir les visiteurs dans les bureaux du détachement; fournir et échanger des renseignements, des formulaires et des documents, sur demande, p. ex. des demandes de vérification de casier judiciaire, des documents sur le renvoi de permis de conduire, des demandes présentées en vertu du droit à l'accès à l'information; renvoyer les demandes plus détaillées à une agente en uniforme, à un agent en uniforme ou à tout autre membre du personnel; répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone de divers organismes gouvernementaux ou autres, de divers services de police, du public, etc. en leur fournissant des réponses détaillées ou en écoutant les renseignements que ces personnes ont à divulguer, p. ex. les compagnies d'assurance, Échec au crime et la société d'aide à l'enfance; réacheminer les appels, au besoin.

14. Exécuter les autres tâches assignées.

Exigences de dotation et permis requis

Rapidité au clavier, selon les besoins définis au lieu de travail. Doit se soumettre à une enquête sur les antécédents par la Police provinciale de l'Ontario. Connaissance de la langue française orale et écrite de niveau avancé pour les postes désignés.

Connaissances :

Connaissance des sections appropriées des guides, politiques, protocoles, procédures et pratiques de la Police provinciale de l'Ontario, du Ministère et du détachement afin d'assurer les services de bureau et d'administration du détachement. Connaissance des articles appropriés des lois fédérales et provinciales, notamment le Code criminel du Canada, le Code de la route, la Loi sur l'assurance-automobile obligatoire, la Loi sur la responsabilité des propriétaires de chiens, la Loi réglementant certaines drogues et autres substances, la Loi sur les permis d'alcool, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et le protocole de vérification de casier judiciaire, afin de pouvoir communiquer tout renseignement pertinent au public, aux entreprises, aux organismes et aux employées et employés du Ministère. Connaissance des différents tribunaux du système judiciaire (de la famille, civil, provincial et criminel), de leurs processus et de leurs représentants en cour (p. ex. les juges, les juges de paix, les procureures et procureurs de la Couronne et les avocates et avocats de la défense) pour être en mesure de répondre aux demandes de renseignements relatives aux tribunaux et de remplir divers documents de procédure.

Connaissance de la terminologie qui se rapporte aux opérations du détachement afin de préparer la correspondance, les rapports et les documents de procédure. Connaissance de l'arithmétique et des pratiques ministérielles en matière d'approvisionnement, de dépenses, de salaires, d'inventaire et de petite caisse, ce qui inclut le traitement de formulaires et la codification, en vue d'exécuter des tâches financières et de comptabilité et de gérer les fonds de la petite caisse.

Connaissance de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail afin de traiter et d'assurer le suivi des réclamations relatives aux blessures corporelles.

Connaissance en informatique et capacité à utiliser un ordinateur et les logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint pour créer des documents de procédure, rédiger la correspondance, préparer des présentations et élaborer des rapports financiers ou statistiques. Connaissance d'applications logicielles spécifiques, notamment le Réseau intégré d'information sur les infractions, le CIPC, le Système informatisé de renseignements sur les immatriculations fournis aux corps de police, Parklane, Entrust, Access, PowerCase, le programme du ministère des Transports, le réseau du gouvernement de l'Ontario (GONet – SYSPAI), le RIRH et Daily Activity Report. Connaissance des pratiques de gestion des documents et du SGD de Niche afin de tenir un système de documentation organisé et à jour.

Connaissance du fonctionnement et de l'entretien de l'équipement de bureau tel que la photocopieuse et le télécopieur, pour faire des photocopies et acheminer la correspondance et les documents, et voir au bon fonctionnement de l'équipement et à sa réparation au besoin.

Aptitudes POUR LA COMMUNICATION ET les relations interpersonnelles

Aptitudes en communication orale pour clarifier la raison des appels de demandes de renseignements, transmettre les messages et répondre clairement, en personne ou au téléphone, aux demandes des organismes, des entreprises, du personnel juridique, des services de police et du public.

Aptitudes en communication écrite pour rédiger la correspondance, préparer des documents de procédure, réviser divers documents, élaborer des rapports et résumer les renseignements.

Faire preuve de tact et de diplomatie lors de demandes de renseignements par des personnes qui sont parfois bouleversées, très émotives ou mécontentes.

Résolution de problèmes/complexité

Vérifier que les documents de procédure sont dûment remplis et exacts; obtenir, au besoin, les renseignements manquants ou appropriés et modifier les documents ou en créer de nouveaux; effectuer des recherches de la manière prescrite pour recueillir les renseignements à inclure dans les documents de procédure ou à d'autres fins.

Faire le suivi des mandats d'arrestation manquants, des documents de procédure nécessaires pour la saisie dans le CIPC, des rapports produits, etc.

Régler les problèmes liés au paiement qui surviennent entre les agentes, les agents et les entreprises privées qui retiennent leur service contre rémunération et entre les agentes et agents en uniforme, le personnel civil et les responsables de SYSPAI.

Clarifier et analyser la raison des appels ou des demandes de renseignements (certains sont confidentiels ou de nature délicate), obtenir des précisions sur la demande et trouver la meilleure réponse possible ou acheminer l'appel ou la demande à une agente ou un agent en uniforme ou à tout autre membre du personnel. Résoudre les problèmes avec le matériel de bureau.

Résoudre les problèmes pour pouvoir vérifier l'exactitude de divers rapports, formulaires et documents; faire le suivi et apporter des modifications, au besoin, p. ex. dans le RIRH, les feuilles d'heures supplémentaires, les factures et les listes d'élimination et de validation du CIPC.

Déceler et régler les problèmes avec Entrust et les programmes informatiques, si possible, avant de demander l'aide du service de dépannage.

Discernement :

Effectuer les tâches conformément aux procédures et aux pratiques établies. Planifier son travail et établir l'ordre de priorité de sa journée de travail, et ce, chaque jour. Exécuter du travail de bureau et des tâches administratives sous supervision générale.

Décider si les organismes approuvés par la commandante ou le commandant de détachement appliquent (aux fins de la vérification du casier judiciaire de leurs bénévoles) des mesures de sécurité suffisantes pour conserver leur approbation.

Choisir le bon format ou modèle pour les documents, notamment les présentations, au moyen de divers logiciels, ce qui comprend la sélection de fonctions avancées permettant de manipuler les données et les renseignements et de les modifier. Modifier le format ou faire la correction d'épreuve de certains documents, rapports, lettres et notes de service.

Faire preuve de discrétion, de tact et de diplomatie lorsqu'il s'agit de répondre à des demandes de renseignements reçues par téléphone ou au comptoir.

RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DU TRAVAIL DES AUTRES MEMBRES DU PERSONNEL

La ou le titulaire du poste n'assume aucune responsabilité officielle à l'égard du travail des autres employés.

EXIGENCES PHYSIQUES ET SENSORIELLES

Exigences physiques

Capacité physique d'utiliser un ordinateur tous les jours, ce qui signifie que la ou le titulaire du poste devra demeurer assis pendant une période prolongée, mais qu'elle ou il pourra se lever à l'occasion, au besoin.

Le poste exige que la ou le titulaire demeure debout pendant un certain temps et se déplace pour répondre aux demandes de renseignements faites en personne et exécuter ses fonctions administratives (envoyer des télécopies, recevoir ou envoyer des courriels, etc.). Le poste exige aussi que la ou le titulaire se penche, tende les bras et soulève des objets lorsqu'elle ou il exécute des tâches de classement, de rangement des fournitures de bureau et de remise de documents au tribunal.

Exigences sensorielles

Visuelle : compiler des statistiques; taper des documents à partir de notes manuscrites; saisir des données dans un ordinateur; préparer des rapports budgétaires et des dépenses; vérifier les documents de procédure (papier) et d'autres types de documents.

Auditive : transcrire les déclarations faites sur vidéo ou cassettes audio; répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone.

La gestion de la comptabilité, le traitement de la paie, la préparation de documents de procédure et la vérification de casier judiciaire sont des tâches qui comportent des échéances précises ou qui doivent être accomplies rapidement. La ou le titulaire doit répondre à des demandes imprévues et être capable de s'adapter au changement de priorités lorsque plusieurs demandes sont présentées en même temps par le personnel du détachement et des demandeurs externes. La ou le titulaire doit donc être en mesure d'établir l'ordre de priorité de ses tâches et être capable d'accomplir plusieurs tâches à la fois.

CONDITIONS DE TRAVAIL

La ou le titulaire travaille dans un environnement de bureau normal, mais dans le cadre de ses fonctions de réception, elle ou il peut être en contact avec des personnes qui sont parfois mécontentes ou bouleversées. La ou le titulaire peut parfois devoir traiter de sujets désagréables et voir des éléments de preuve déplaisants.