Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir à la Cour d'appel de l'Ontario des services de secrétariat juridique et d'administration de nature confidentielle.

Tâches et responsabilités :

En tant que membre de l'équipe responsable du soutien juridique, la ou le titulaire doit fournir des services de secrétariat juridique et d'administration de haute qualité aux juges de la Cour d'appel de l'Ontario, soit :

1. Transcrire et taper des notes sténographiées, des ébauches manuscrites ou des enregistrements numériques à l'aide d'un ordinateur connecté à un réseau et de diverses applications (c. à d. Word, Internet Explorer, Quicklaw, Adobe Acrobat, Walkabout Write et Walkabout Transfer) pour produire des documents confidentiels de nature très délicate, comme des motifs de jugements, des annotations, des annexes, des rapports de commission d'enquête, des discours, des comptes rendus, des correspondances et d'autres documents liés à la Cour. Consulter (dans la bibliothèque juridique, auprès de commis aux services juridiques ou en ligne) différents recueils de jurisprudence, actes et textes pour citer correctement des documents, exécuter des tâches d'édition et de vérification en employant un grand nombre d'expressions latines et de termes juridiques (une simple erreur de typographie pourrait influencer l'interprétation du texte ou déformer l'intention du juge), et relire les documents pour assurer leur exactitude et leur respect des conventions en tous points.

2. Rédiger des correspondances à partir de consignes fournies à l'oral et les faire signer par les juges. Au besoin, envoyer par télécopieur des jugements exhaustifs, des mémoires, des notes de service et des documents à des juges et à des destinataires multiples. Expédier des colis et des boîtes de documents exigeant un service rapide dans la région, le pays ou à l'étranger au moyen d'un service de messagerie.

3. Dépouiller le courrier adressé aux juges, le classer en ordre de priorité et le transmettre au destinataire en fonction des activités en cours et des exigences personnelles du juge. Transférer certaines correspondances pour qu'elles soient traitées selon la procédure habituelle ou les transmettre à d'autres responsables (c. à d. avocate principale ou avocat principal, greffière ou greffier ou membre du personnel administratif). Envoyer à diverses maisons d'édition du domaine du droit des jugements en délibéré et les addendas subséquents, des jugements supplémentaires ou des décisions sur les coûts conformément aux procédures établies en matière de dépôt et de diffusion des décisions, et enregistrer les renseignements relatifs aux décisions dans le Court Office System. Retourner la documentation liée aux dossiers clos au bureau concerné, et déchiqueter les notes sur les audiences et les notes personnelles des juges.

4. Communiquer avec de hauts fonctionnaires du gouvernement, des membres du personnel, des commis aux services juridiques et des huissières et huissiers pour assurer le respect des consignes et des demandes des juges. Organiser des réunions le midi et accueillir les visiteurs, comme d'autres membres de la magistrature et des hauts fonctionnaires du gouvernement, et annoncer leur arrivée de manière affable et cordiale en respectant le protocole relatif au poste des juges. Communiquer s'il y a lieu avec le Commissariat à la magistrature fédérale Canada, le Ministre de la Justice et Procureur général du Canada, la ou le procureur général de l'Ontario et des hauts fonctionnaires du ministère au nom des juges.

5. Gérer les cahiers d'audience des juges sur les affaires en cours, les registres de bureau (agendas de bureau et agenda électronique d'Outlook) et tenir les juges informés de tout élément important, s'il y a lieu. Coordonner et organiser au besoin des conférences téléphoniques et des réunions entre les juges et les conseillers juridiques en collaboration avec l'Unité de l'établissement du rôle des appels. Demeurer au fait des rôles d'audience de la Cour, aviser les juges des situations d'urgence et veiller à ce que les dossiers des cas à venir soient transmis aux juges.

6. Organiser et gérer le système de classement et la bibliothèque juridique en tenant les ouvrages à jour en tout temps, y compris les feuillets mobiles. Indexer les jugements et créer des renvois par partie ou sujet pour faciliter la consultation. Commander des publications juridiques, tenir les registres, préparer et coordonner la reliure de publications juridiques, remplir et soumettre des formulaires de demande de remboursement. Remplir et soumettre des formulaires d'approbation des dépenses lors de la commande de nouvelles toges ou de la réparation de toges ou de matériel de bureau.


7. Communiquer au quotidien avec les juges (qu'ils soient au bureau ou ailleurs), jouer le rôle de principale personne-ressource pour toutes les demandes d'information juridique, tenir les juges informés des activités prévues pour la semaine à venir et veiller à ce que ceux-ci disposent des dossiers de la Cour et des documents connexes. Répondre aux demandes d'information présentées par des membres du barreau et du grand public, et distribuer, sous la direction des juges, des documents aux parties habilitées (p. ex. : des jugements).


8. Organiser des déplacements et l'hébergement nécessaire. Préparer divers rapports sur les dépenses autorisées par les gouvernements fédéral et provincial, comme les allocations pour déplacements et conférences, et consulter au besoin le taux de change du dollar canadien par rapport à la devise américaine sur le site Web de la Banque du Canada pour remplir les demandes de remboursement. Surveiller le solde de l'allocation discrétionnaire (500 $) et de celle pour frais accessoires (5 000 $) du juge, informer les juges des dépenses engagées et soumettre les demandes de remboursement avant la fin de l'exercice. Remplir des demandes d'indemnisation médicale et dentaire et coordonner les prestations en fonction du régime de l'épouse ou de l'époux du juge, le cas échéant.


9. Aider les juges et communiquer avec les membres des divers comités qu'ils président concernant des courriels, des correspondances et des documents. Organiser des séminaires de formation à l'intention des juges à l'Osgoode Hall et prévoir la logistique, l'équipement, les repas et les rafraîchissements. Aider les juges à préparer leurs séminaires de formation bisannuels ayant lieu dans divers endroits de la province. Prévoir des conférenciers, des activités, etc.


10. Aider les juges nouvellement nommés à s'intégrer à la Cour d'appel et communiquer avec les personnes appropriées pour faciliter le déménagement et l'aménagement de leurs effets personnels. Consulter la ou le superviseur et la coordonnatrice ou le coordonnateur de l'administration, services judiciaires afin de préparer la cérémonie d'assermentation. Faire le suivi des réponses à l'invitation à la cérémonie d'assermentation. Aménager le bureau du nouveau juge et commander des toges et des fournitures de bureau au besoin. Aider les juges nouvellement nommés, s'il y a lieu, à gérer les aspects procéduraux de la transition.

11. Après la retraite d'un juge, travailler avec ce dernier en communiquant avec le Commissariat à la magistrature fédérale Canada, le Ministre de la Justice et Procureur général du Canada et la ou le procureur général de l'Ontario, et effectuer un suivi au besoin. Prendre les dispositions nécessaires pour annuler les abonnements du juge et effectuer le changement d'adresse auprès d'associations, de maisons d'édition et d'autres personnes concernées. Travailler en collaboration avec le juge et le service de gestion des locaux pour transférer les effets personnels et les dossiers en fonction des directives du juge.


12. Fournir des services de secrétariat aux juges qui siègent à la Cour d'appel de façon ponctuelle. Offrir au besoin des services de secrétariat pour remplacer des secrétaires en congé (vacances, maladie, etc.) et soutenir la ou le juge en chef et la ou le juge en chef adjoint de la Cour de justice de l'Ontario.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Les connaissances de la sténographie et du dictaphone de la ou du titulaire doivent répondre aux normes du Ministère. Elle ou il doit être en mesure de taper 50 mots par minute.

Connaissances :

La ou le titulaire doit connaître les procédures juridiques et administratives de la Cour d'appel, les documents et les formes juridiques, les règles et règlements qui régissent la Cour d'appel, et les actes, codes et lois fédérales et provinciales connexes pour fournir des services de secrétariat et d'administration à la magistrature, répondre aux demandes par téléphone et transmettre des renseignements factuels sur les politiques administratives et les procédures de la Cour d'appel, notamment celles relatives à la circulation des documents. Elle ou il doit connaître la terminologie juridique nécessaire pour transcrire des notes sténographiées, des ébauches manuscrites et des enregistrements sur dictaphone ou des enregistrements numériques, vérifier l'orthographe et réaliser des tâches d'édition et de vérification. Elle ou il doit connaître les actes et documents de référence pertinents pour corriger les documents saisis au clavier, citer correctement des ouvrages et vérifier des citations. La ou le titulaire du poste doit connaître les procédures en matière de secrétariat juridique et d'administration et les pratiques internes de travail de bureau pour assurer un soutien par l'exécution de tâches comme la mise à jour des dossiers et des rôles d'audience, l'organisation de conférences et de déplacements, ainsi que les commandes de fournitures de bureau et de publications juridiques. Elle ou il doit savoir se servir d'un dictaphone, d'appareils d'enregistrement numérique, et d'un ordinateur personnel entièrement personnalisable et des logiciels connexes, comme Windows, la suite logicielle Microsoft Office (Outlook, Word, Publisher, Access, Excel et PowerPoint) et Quicklaw, lesquels sont nécessaires pour éditer des textes et produire des lettres, des notes de service, des rapports et des documents juridiques conformément aux procédures établies. Elle ou il doit connaître des applications de bases de données (p. ex. : le Court Office System et le portail Judicom) pour entrer des données et les mettre à jour. La ou le titulaire du poste doit connaître les processus financiers nécessaires pour assurer le respect des procédures d'achat, la production des factures et des déclarations de dépenses, et la préparation de rapports sur les dépenses des juges autorisées par les gouvernements fédéral et provincial. Elle ou il doit connaître les services de messagerie et faire appel à ceux-ci pour livrer des colis ou boîtes de documents exigeant un service rapide dans la région, le pays ou à l'étranger.

Compétences :

La ou le titulaire doit faire preuve de discernement et d'initiative dans la sélection des procédures administratives appropriées pour la dactylographie des documents juridiques et le dépouillement de la correspondance, par exemple choisir le format et la terminologie appropriés, corriger l'orthographe et la grammaire et veiller à respecter le format de la correspondance. Elle ou il doit être capable de déterminer les priorités et de reconnaître les urgences dans le dépouillement du courrier, et de repérer les cas auxquels il faut donner suite. Elle ou il doit être en mesure de discerner les problèmes, de les résoudre et d'en faire le suivi, notamment en ce qui a trait aux documents incomplets ou aux conflits d'horaire, en obtenant des renseignements additionnels, par exemple la date ou le lieu, et de revoir et de fixer les priorités en fonction des échéances. Elle ou il doit posséder une capacité d'analyse suffisante pour répondre aux questions et expliquer les procédures judiciaires, notamment en ce qui concerne les documents requis, les délais prescrits ou l'interprétation de termes juridiques, et pour réacheminer les appels vers le service approprié, par exemple une avocate ou un avocat, la police ou l'aide juridique. La ou le titulaire doit présenter un sens de l'organisation lui permettant de classer ses tâches en ordre de priorité, de coordonner la logistique associée aux réunions et aux conférences, d'organiser et de tenir pour la magistrature un système de classement des directives, de la correspondance, des documents confidentiels et de la jurisprudence, et de gérer la bibliothèque juridique. Elle ou il doit posséder les compétences en communication écrite nécessaires pour employer correctement la terminologie juridique, préparer des documents juridiques, rédiger des correspondances à partir de directives fournies à l'oral par les juges, répondre à des demandes d'information présentées par d'autres juges et membres du barreau, et réviser des documents préparés pour en assurer l'exactitude et le respect des conventions en tous points. Elle ou il doit posséder les compétences en communication nécessaires pour organiser des conférences téléphoniques, des réunions et des séminaires de formation, filtrer les appels téléphoniques et les messages, et accueillir les visiteurs. La ou le titulaire doit être en mesure de transmettre au public des renseignements factuels sur les politiques et procédures administratives et juridiques de la Cour d'appel et la terminologie qu'elle emploie. Elle ou il doit être capable d'assurer une communication suivie avec la magistrature au sujet des rôles d'audience, des comparutions et des réponses aux demandes. Elle ou il doit faire preuve de tact et de diplomatie dans ses relations avec la magistrature, les avocates et avocats, les hauts fonctionnaires du gouvernement et le public, et respecter les procédures et protocoles pertinents. Elle ou il doit également faire preuve de tact et de diplomatie lors de ses entretiens (en personne ou par téléphone) avec des membres du public ou des parties non représentées en colère ou mécontents et conserver une attitude calme et patiente.

Autonomie d'action :

La ou le titulaire doit pouvoir travailler de façon autonome en respectant les procédures et pratiques établies; son travail relève directement des juges et de la superviseure ou du superviseur. Elle ou il a accès aux procédures et politiques juridiques et administratives de la Cour d'appel, ainsi qu'aux rôles d'audience. Elle ou il doit présenter les jugements, les annotations, les lettres, les rapports et les tableaux dans la meilleure mise en page ou présentation possible. Elle ou il dispose régulièrement d'une grande marge de manœuvre pour prendre des décisions ou résoudre des problèmes lors de la gestion des activités de bureau exécutées au nom des juges, notamment pour filtrer les appels, y répondre par soi-même ou déterminer l'urgence de leur transfert à d'autres, classer ses tâches en ordre de priorité, planifier ou gérer l'horaire des juges, organiser les déplacements et l'hébergement, réserver des salles de réunion, des services de traiteur ou du matériel particulier, organiser des séminaires de formation et offrir du soutien aux nouveaux juges, notamment concernant la cérémonie d'assermentation. La ou le titulaire doit faire preuve d'une grande discrétion et de discernement dans la détermination de la nature et de la portée de la diffusion de renseignements, soit savoir si les renseignements sont confidentiels et peuvent être divulgués sur demande (la communication par erreur de renseignements confidentiels pourrait nuire directement aux plaideurs). Elle ou il doit faire preuve de discrétion et connaître les délais et les protocoles de la Cour lors de la communication de renseignements au public et aux médias. Elle ou il doit assurer la confidentialité et l'exactitude des documents de nature très délicate et les préparer à temps, et corriger par soi-même l'orthographe et la grammaire des travaux terminés. La ou le titulaire doit conserver les documents de la Cour en lieu sûr et assurer leur confidentialité lors de la préparation d'ébauches de jugements ou d'annotations (les versions provisoires sont confidentielles et ne font pas partie des dossiers publics de la Cour). Elle ou il doit résoudre la plupart des problèmes liés à son travail de façon autonome et ne consulter sa ou son superviseur que pour les questions les plus litigieuses (p. ex. : problèmes liés à la charge de travail). Elle ou il doit savoir déceler les menaces potentielles à la sécurité des juges posées par téléphone ou par courriel et prendre les dispositions nécessaires auprès des agents appropriés. La ou le titulaire doit procéder à l'édition et à la vérification de documents juridiques en employant un grand nombre d'expressions latines et de termes juridiques (une simple erreur de typographie pourrait influencer l'interprétation du texte ou déformer l'intention du juge). Les erreurs dans les documents juridiques, les correspondances et les rapports préparés au nom des juges ont des répercussions directes sur la Cour d'appel et pourraient nuire à la bonne administration de la justice.