Description du poste

Objectifs du poste :

Le ministère des Affaires autochtones a besoin d'une personne bilingue qui pourra lui fournir des services d'accueil et répondre, par téléphone, aux demandes de renseignements de nature générale. Cette personne devra aussi fournir un soutien administratif et des services de bureau à la Direction des services de communications.

Tâches et responsabilités :

1) Répondre au téléphone, déterminer la nature des appels et acheminer ceux-ci au personnel auquel ils sont destinés.


2) Noter correctement les messages et les transmettre sans tarder.


3) Répondre aux demandes de renseignements de nature générale et fournir de l'information de base au sujet des programmes et services du ministère.


4) Accueillir les visiteurs et déterminer la raison de leur présence ou l'heure de leur rendez-vous, puis les orienter vers le bon bureau ou la bonne salle de réunions.


5) Ouvrir, timbrer et enregistrer les lettres et colis reçus par la poste ou messagerie, et prendre les dispositions requises pour expédier lettres et colis par messagerie.


6) Taper à la machine toutes sortes de textes (ordres du jour, lettres, notes de service, rapports, etc.) en utilisant un ordinateur et des outils de traitement de texte.


7) Lire les textes du personnel (dont la correspondance du ministre et du sous-ministre) pour en garantir l'exactitude et corriger, s'il le faut, la grammaire, l'orthographe, la ponctuation et la présentation.


8) Photocopier, rassembler et distribuer les rapports, soumissions, notes de synthèse, etc.


9) Maintenir un bon stock de toutes les fournitures de bureau requises, commander des fournitures lorsque cela est nécessaire et communiquer avec le personnel pour garantir qu'il ait toutes les fournitures dont il a besoin.


10) Maintenir à jour les listes ministérielles (organigrammes, listes du Conseil des ministres, listes du sous-ministre, etc.), les manuels et les annuaires.


11) Se tenir à jour sur les programmes, les politiques et l'organisation du personnel du ministère.


12) Lorsque la personne retenue pour ce poste sera au travail, elle devra se comporter conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et aux règlements qui s'y rapportent, ainsi qu'aux politiques, procédés ou pratiques du milieu de travail que son superviseur immédiat lui aura fait connaître, et elle devra déclarer à son superviseur immédiat tous les risques et toutes les blessures et maladies professionnelles dont elle prend connaissance.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Le poste est désigné bilingue. Son titulaire doit maîtriser le français oral et écrit.

Connaissances :

Savoir utiliser des logiciels de traitement de texte (Word, Excel, etc.), de gestion de bases de données (p. ex., On-line Contact Management System - OCMS) et de courrier électronique, afin de rédiger des textes, faire des recherches (surveillance, production de rapports) et de communiquer avec le personnel du ministère des Affaires autochtones et celui d'autres ministères. Savoir utiliser des systèmes téléphoniques (p. ex., l'appareil à plusieurs lignes Centrex de Bell), pour répondre au téléphone et acheminer les appels vers leurs destinataires au sein du ministère. Connaître les questions de nature juridique, sociale et économique qui ont trait aux affaires autochtones, ainsi que l'histoire des personnes autochtones au Canada, afin de pouvoir répondre aux demandes de renseignements de nature générale. Connaître la mission, les règlements, les politiques et marches à suivre, les activités, les tendances et les dossiers relatifs au ministère et au gouvernement, afin de pouvoir répondre aux demandes de renseignements du public ou acheminer celles-ci vers des personnes qui pourront y répondre. Connaître la Loi sur la santé et la sécurité au travail et tous les règlements du travail pertinents, afin de pouvoir garantir un lieu de travail sécuritaire.

Compétences :

Avoir le sens de l'organisation, pour pouvoir classer les tâches selon leur degré de priorité et respecter les délais en travaillant sous pression. Très bien connaître la grammaire et l'orthographe, les techniques de rédaction et de révision, et les pratiques de la rédaction ministérielle, afin de pouvoir rédiger des textes, dont la correspondance. Avoir d'excellentes compétences en ce qui concerne les communications orales, les relations avec autrui, la consultation, le service à la clientèle, et pouvoir travailler avec un large éventail de clients à tous les échelons du ministère et avec des représentants d'organismes externes. Être capable de travailler au sein d'une équipe.

Autonomie d'action :

Être capable de travailler conformément aux politiques, marches à suivre et directrices du ministère, afin de pouvoir s'occuper des demandes de renseignements et des tâches de recherche en respectant les pratiques reconnues. Être capable de prendre des décisions de manière indépendante pour choisir les sources d'information et établir ou observer les priorités par un contact régulier avec le personnel et d'autres personnes. La personne qui sera retenue devra consulter le chef de service lorsqu'il lui manque de bonnes sources d'information, lorsqu'il y a des renseignements qui ne concordent pas relativement à un sujet en particulier ou lorsque les opinions diffèrent sur la façon de répondre à une question.